Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Zwijndrecht

De raad van de gemeente Z w i j n d r e c h t ;

Gezien het voorstel d.d. 13 juni 2024;

Gelet op het bepaalde in artikel 33 Gemeentewet;

B e s l u i t:

Vast te stellen de Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Hoofdstuk 1 Ambtelijke bijstand

Artikel 1

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier of een ambtenaar met een verzoek om:

  • a. feitelijke en beschikbare informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

  • c. (technische) bijstand bij het formuleren van initiatiefvoorstellen, amendementen en moties of andere bijstand

• 2. De informatie, bedoeld in het eerste lid, onderdeel a en b, wordt door de griffier, een medewerker van de griffie of op verzoek van de griffier door een ambtenaar gegeven.

• 3. Indien de ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid, onderdeel a of b, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De gemeentesecretaris beslist.

• 4. De bijstand, bedoeld in het eerste lid onderdeel c, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de gemeentesecretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen, die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 2

• 1. Een ambtenaar verleent op verzoek van de griffier of de gemeentesecretaris ambtelijke bijstand tenzij:

  • a. het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b. dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c. dit het werkbaar evenwicht als bedoeld in artikel 5 van deze verordening verstoort.

• 2. De gemeentesecretaris beoordeelt of ambtelijke bijstand op grond van het eerste lid geweigerd wordt.

• 3. Indien de bijstand op grond van het eerste lid wordt geweigerd deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 3

Indien het verzoek om bijstand van een ambtenaar door de gemeentesecretaris wordt geweigerd kan de griffier of het betrokken raadslid de burgemeester verzoeken met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 4

• 1. Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand, kan hij de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de secretaris.

• 2. Indien overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing kan de burgemeester verzocht worden met de griffier en de secretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over de aan hem verleende bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek.

Artikel 5

De gemeentesecretaris ziet toe op een werkbaar evenwicht tussen het aantal malen dat een beroep gedaan wordt op het verlenen van ambtelijke bijstand als bedoeld in artikel 1 eerste lid en de beschikbare capaciteit van de reguliere ambtelijke organisatie.

Artikel 6

• 1. Een raadslid kan vragen een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim te houden.

• 2. Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Hoofdstuk 2 Fractieondersteuning

Artikel 7

• 1. De fracties, zoals bedoeld in het Reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van € 2.500,-- voor elke fractie per jaar. Daarnaast ontvangt elke fractie jaarlijks een bedrag van € 250,-- per raadszetel.

Artikel 8

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2. Rechtmatig zijn in ieder geval bestedingen als genoemd in de tabel in Bijlage 1 van deze verordening.

• 3. De opsomming zoals genoemd in de tabel van Bijlage 1 bij deze verordening en de opsomming in het vierde lid van dit artikel zijn niet limitatief, maar bieden slechts inzicht in wat wel en wat niet als declarabele fractiekosten beschouwd kan worden.

• 4. De bijdrage mag niet worden gebruikt ter bekostiging van:

  • a. Uitgaven die raadsleden geacht worden te voldoen uit hun raadsvergoeding dan wel andere tegemoetkoming in hun kosten (zoals bijvoorbeeld kosten van reizen binnen de gemeente, representatiekosten en niet werk-gerelateerde lunches en diners).

  • b. Betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen of met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

  • c. uitgaven gericht op politieke doeleinden, zoals verkiezingscampagnes;

  • d. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

  • e. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

• 5. Er dient steeds sprake te zijn van gemaakte kosten, dit betekent dat het niet is toegestaan om de fractievergoeding aan te wenden voor giften, leningen, bijdragen aan politieke partijen dan wel met politieke partijen verbonden personen of instellingen.

• 6. Uitgezonderd zijn het geven van fooien in een horecagelegenheid. Toegestaan is een fooi van maximaal 5% op de totale kosten.

• 7. Bestedingen zoals bedoeld in het vierde lid van dit artikel dienen als strijdig met deze verordening en dus als onrechtmatig te worden bestempeld.

• 8. Onduidelijkheden over bestedingen van de financiële vergoedingen worden vooraf voorgelegd aan het presidium

Artikel 9

• 1. De fractievergoeding wordt uitgekeerd zodra het verslag als bedoeld in artikel 12 tijdig is ingeleverd.

• 2. De griffier is als productverantwoordelijke c.q. budgethouder – overeenkomstig de in onze organisatie geldende regels - verantwoordelijk voor:

  • a. de beoordeling of een fractie voor vergoeding in aanmerking komt;

  • b. het aanschrijven van die fracties die gelden dienen terug te storten, dan wel

  • c. de tijdige uitbetaling aan de fractie van het voorschot voor het kalenderjaar.

Artikel 10

In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden wordt het voorschot als bedoeld in artikel 7 naar rato verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt het voorschot verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 11

• 1. Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt de bijdrage

  • a. bij vermindering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

  • b. bij vermeerdering van het zeteltal: op de eerste dag van de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt.

• 2. Bij splitsing/samenvoeging van (een) fractie(s) worden de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdragen naar rato opnieuw berekend per de 1e dag van de maand, volgend op de maand waarin de nieuwe fractie(s) voor de eerste keer in de nieuwe setting aan de vergaderingen van de raad deelnemen.

• 3. Bij splitsing/samenvoeging van (een) fractie(s) wordt het aan de oorspronkelijke fractie(s) verstrekte voorschot verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het tweede lid.

Artikel 12

• 1. Elke fractie legt voor 1 april van het nieuwe kalenderjaar verantwoording af aan de voorzitter van de raad over de besteding van de fractievergoeding van het voorgaande jaar. Fracties die na 1 april de verantwoording indienen krijgen zodra de controle is afgerond het voorschot uitgekeerd.

• 2. In een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden legt elke fractie uiterlijk één maand voor de verkiezingen verantwoording af aan de voorzitter van de raad over de besteding van de fractievergoeding van het voorgaande jaar.

• 3. Is de jaarverantwoording niet ingediend vindt geen uitbetaling plaats van het voorschot genoemd in artikel 9.

• 4. De verantwoording van de bestedingen vindt slechts plaats middels het daarvoor bestemde verslagformulier (bijlage 2), waarin wordt aangegeven welke bestedingen zijn gedaan, voor welk doel en voor welk bedrag.

• 5. Iedere verantwoording moet zijn voorzien van de nodige bewijsstukken.

• 6. Jaarlijks worden de verantwoordingen besproken in het Presidium.

• 7. Controle van de jaarverantwoording vindt plaats door de controller AO/IC, die hierover een advies uitbrengt aan de griffier.

Artikel 13

• 1. Reservering van de fractievergoeding voor volgende jaren is toegestaan tot maximaal het jaarlijkse bedrag van de fractievergoeding. Een eventueel hoger overschot/reservering dient te worden teruggestort.

• 2. Dit betekent dat als een overschot per 31 december meer bedraagt dan het jaarlijkse bedrag van de fractievergoeding dat mag worden toegevoegd aan het volgend jaar, tot een maximum van twee keer de fractievergoeding voor het volgende jaar, het meerdere wordt binnen 1 maand na het indienen van de verantwoording van het voorgaande jaar teruggestort aan de gemeente.

• 3. De fractie is verantwoordelijk voor het terugstorten van dit bedrag.

• 4. Over de bepaling van de hoogte van het bedrag en de wijze waarop het bedrag dient te worden teruggestort treedt de fractie in overleg met de griffier.

• 5. De fractie, die na verstrijken van een raadsperiode niet terugkeert in de gemeenteraad stort het bedrag, dat resteert na de datum van de ontbinding van de raad binnen 3 maanden na die datum terug in de gemeentekas.

Hoofdstuk 3 Slotbepaling

Artikel 14

Deze verordening kan worden aangehaald als: Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning gemeente Zwijndrecht.

Artikel 15

Deze verordening treedt in werking de dag na publicatie.

Ondertekening

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 2 juli 2024

de voorzitter de griffier,

L.C.A. Anink I.M. Odinot

Bijlage 1

Toelichting bij de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Zwijndrecht

ALGEMEEN

Deze verordening geeft uitvoering aan artikel 33 van de Gemeentewet. Dit artikel legt expliciet vast dat de raad én individuele raadsleden een recht op ambtelijke bijstand hebben. Voor politieke groeperingen bestaat daarnaast een recht op fractieondersteuning. De uitwerking van deze rechten moet bij verordening worden geregeld.

De verordening is niet bedoeld om formele barrières op te werpen die het verlenen van bijstand aan raadsleden bemoeilijken. Een raadslid kan een beroep doen op de griffier voor ondersteuning.

FRACTIEONDERSTEUNING

Budget

Naast het beroep doen op ambtelijke bijstand hebben fracties de mogelijkheid om ondersteuning in te schakelen bij de uitvoering van de politieke taken. Hiervoor stelt de raad jaarlijks bij de begroting een bedrag vast voor fractieondersteuning.

Besteding

De verordening schrijft regels voor over de besteding van het fractiebudget. Het is van belang dat er eenduidigheid is over de criteria. Zo is het verboden om het budget te gebruiken voor partijbelangen, zoals kosten voor campagnes of verkiezingen.

Verantwoording

Elke fractie legt voor 1 april van het volgend kalenderjaar verantwoording af over de besteding van het budget. Fracties die na 1 april de verantwoording indienen krijgen zodra de controle is afgerond het voorschot uitgekeerd.

Het jaarverslag en de originele betalingsbewijzen dienen t.b.v. de Belastingdienst zeven jaar te worden bewaard. Hier zijn de fracties zelf verantwoordelijk voor. Bij het opheffen van politieke fracties kunnen deze stukken bij de griffier ter archivering worden aangeboden. In voorkomend geval ontvangen zij daarvoor een ontvangstbevestiging.

Rechtmatig zijn bestedingen aan:

A.	facilitair en administratief	administratieve kosten zoals kantoorartikelen fractie, porto, telefoonkosten fractie, verzekeringen e.d.
B.	inhoudelijke fractieondersteuning	zoals vakliteratuur, inhuur externen, congressen. Elke fractie mag één abonnement afsluiten voor een regionale en/of lokale krant
C	fractieassistenten of secretariële fractieondersteuning	voor burgerraadsleden die deze ondersteuning bieden geldt dat er duidelijke splitsing van de werkzaamheden tussen de werkzaamheden als burgerraadslid en die van secretariële ondersteuning moet zijn.
D	Vergoedingen vrijwilligers	vergoeding aan vrijwilliger die de fractie ondersteunt
E	fractiegerichte opleidingen	zoals cursussen en coaching gericht op de fractie als geheel
F	Persoonlijke opleidingen	conform Scholingsplan Gemeenteraad Zwijndrecht 2016
G	bekostiging van controles of contra-expertise
H	ondersteuning bij de organisatie van fractie- en themabijeenkomsten	bijvoorbeeld kosten als zaalhuur, sprekers, organisatiekosten, werkbezoeken, versturen van uitnodigingen etc.
I	het bevorderen van het professionaliseringsproces van de fractie	het bevorderen van het professionaliseringsproces van de fractie door het opzetten van bijvoorbeeld een website, nieuwsbrief, spreekuur.
J	uitgaven ten behoeve van attenties die voor een persoon bedoeld zijn	zoals attenties bij ziekten, jubilea, vertrek.
K	gemengde kosten van fractie- en partijbelang	In de praktijk blijkt namelijk dat het onderscheid tussen fractiebelang en partijbelang niet altijd goed is te maken. Vaak is sprake van zogenaamde gemengde kosten. Deze gemengde kosten kunnen volledig bekostigd worden uit de fractievergoeding.

Bijlage 2