Gemeenteblad van Laarbeek
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Laarbeek | Gemeenteblad 2024, 356808 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
Budgethoudersregeling gemeente Laarbeek 2024
gelezen het voorstel van 11 juni 2024;
- -
- -
het college op grond van de Financiële verordening gemeente Laarbeek 2023 zorg draagt voor nadere regels omtrent de relatie tussen het college en de ambtelijke organisatie, over de wijze waarop budgethouderschap wordt uitgevoerd, de interne regels voor taken en bevoegdheden, de informatievoorziening en de verantwoordingsrelaties, mede met het oog op de mandaatregeling.
Gelet op de bepalingen uit de Financiële verordening gemeente Laarbeek 2023 en de Uitvoeringsregels financiën gemeente Laarbeek 2019;
Hoofdstuk 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
Budgetverantwoordelijke: een voor het exploitatiebudget en/of investeringsbudget verantwoordelijk(e) afdelingshoofd, coördinator of algemeen directeur/secretaris. Hij/zij is verantwoordelijk voor de vorming en coördinatie van beleid voor de beleidsproducten van de budgetten, waarvoor hij/zij is aangewezen als budgetverantwoordelijke. Een budgetverantwoordelijke is binnen zijn of haar budget verantwoordelijk voor de onderlinge afstemming met de budgethouders.
- f.
- g.
- h.
- i.
- j.
- k.
- l.
- m.
- n.
- o.
- p.
- q.
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
- 9.
- 10.
Artikel 8 Verantwoording afleggen
- 1.
De budgetverantwoordelijke legt integraal verantwoording af over zijn/haar budget(ten) aan het MT en is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de bijdragen voor de jaarrekening, kadernota, begroting en financiële bijstellingen en/of andere financiële rapportages. Over significante (verwachte) afwijkingen ten opzichte van de geplande voortgang van de beleidsuitvoering en van de realisatie van budgetten wordt het MT direct geïnformeerd.
- 2.
- 3.
- 4.
Artikel 9 Relatie met andere besluiten
- 1.
Onverminderd de gehoudenheid aan overige wettelijke bepalingen neemt de budgetverantwoordelijke en budgethouder bij de uitvoering van deze regeling altijd de bepalingen van de Financiële verordening, de mandaatregeling en het inkoopbeleid in acht alsook de geldende regels met betrekking tot de administratieve organisatie en de interne advisering.
- 2.
Artikel 10 Budgetverschuivingen binnen begrotingsjaar
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
Voor afwijkingen in investeringsbudgetten gelden bijzondere regels, omdat deze door de raad specifiek beschikbaar zijn gesteld. Grondexploitatie wordt gezien als een investeringsbudget.
- a.
Meevallers op investeringsbudgetten. Als een investering minder geld nodig heeft dan voorzien was, dan vloeit het exploitatievoordeel, wat voortvloeit uit de lagere kapitaallasten, terug naar het exploitatieresultaat. Meevallers op investeringsbudgetten mogen niet zonder raadsbesluit worden gebruikt ter compensatie van tegenvallers op andere investeringsbudgetten.
- b.
Tegenvallers op investeringsbudgetten. Investeringsbudgetten mogen niet overschreden worden. Er mag geen compensatie met andere investeringsbudgetten plaats vinden. Bij een dreigende overschrijding dient aan de raad een aanvullend investeringsbudget te worden aangevraagd. Bij het aanvragen van een aanvullend investeringsbudget zal door de budgetverantwoordelijke dekking moeten worden aangegeven voor de hogere kapitaallasten. Bij instemming van de raad wordt een verhoging van een investeringsbudget door middel van een begrotingswijziging vast gelegd.
- a.
- 1.
Het is niet altijd mogelijk om volgens planning binnen een bepaald jaar activiteiten te verrichten waarvoor budget beschikbaar is gesteld. Dit beïnvloedt in positieve zin het rekeningresultaat wanneer het budget komt te vervallen. Het is van belang om in een aantal gevallen de mogelijkheid te hebben om budget van het ene jaar naar het volgende jaar over te hevelen, zodat het opnieuw beschikbare budget alsnog in het volgend jaar kan worden ingezet waarvoor het is bedoeld. Dit kan onder de voorwaarden die zijn vastgelegd in de uitvoeringsregels financiën.
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Laarbeek. In de vergadering van: 18 juni 2024
Het college van burgemeester en wethouders,
de gemeentesecretaris van Laarbeek
J.W.M. van de Ven
de burgemeester van Laarbeek
Y.C.M.G. de Boer
TOELICHTING BIJ DE BUDGETHOUDERSREGELING GEMEENTE LAARBEEK 2024
Het college mandateert via deze budgethoudersregeling de uitvoering van de begroting aan de ambtelijke organisatie. In deze regeling is rekening gehouden met onze organisatiefilosofie:
- -
We willen een meer procesgerichte organisatie met verantwoordelijkheden laag in de organisatie en minder hiërarchische aansturing. Via het aanwijzen van medewerkers als budgethouders en met de komst van de coördinatoren als (deels) budgetverantwoordelijken is het budgetbeheer laag in de organisatie gelegd.
- -
Deze budgetregeling is bedoeld als leidraad om taken, bevoegdheden en omgangsregels in de gemeentelijke organisatie duidelijk te maken.
Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de budgetregeling.
Dit artikel beschrijft de verordeningen en regelingen waaruit deze regeling uit voorkomt of naast deze regeling ook van toepassing is.
De uitgangspunten zijn eenvoudig. Het MT als geheel is integraal verantwoordelijk voor het geheel. De budgetverantwoordelijken zijn integraal verantwoordelijk voor (sub)team(s) en voor alle producten van deze teams. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor de taken die zij uitvoeren.
Het afdelingshoofd is integraal verantwoordelijk voor de realisatie van de producten binnen diens team. Van de budgetten die bij deze producten horen is hij/zij budgetverantwoordelijke.
Bij elk budget hoort slechts één budgetverantwoordelijke. Daarnaast kan de budgetverantwoordelijke per budget één budgethouder aanwijzen.
Als een medewerker voor het uitvoeren van diens functie iets moet inkopen of een opdracht verlenen, heeft deze daar ook de bevoegdheid voor nodig. De budgetverantwoordelijke kan dan deze bevoegdheid verlenen door de medewerker aan te wijzen als budgethouder.
De budgethouder wordt aangewezen voor een budget (grootboekrekening). Hij/zij is degene die de factuur goedkeurt en (digitaal) doorstuurt naar de budgetverantwoordelijke.
In de financiële administratie wordt vastgelegd van welke budgetten wie budgetverantwoordelijke en budgethouder is. De financiële administratie bestaat uit het financiële systeem en alle sub-administraties.
Dit artikel regelt de vervanging van budgetverantwoordelijke en budgethouder.
Dit artikel regelt het mandateren van de bevoegdheid tot het aangaan van verplichtingen door het college aan de budgetverantwoordelijke en de budgethouders. De ondertekening van overeenkomsten of opdrachten wordt geregeld in de mandaatregeling.
Bij het aangaan van een verplichting is het belangrijk dat eerst wordt gekeken of er voldoende budgetruimte is. Daarbij moeten ook de geplaatste maar nog niet betaalde opdrachten in de beoordeling worden meegenomen. Ook bij meerjarige verplichtingen mag het (meerjarig) budget niet worden overschreden.
De gemeente Laarbeek kent nog geen verplichtingenadministratie voor alle budgetten. Daarom is het van belang dat om de budgetruimte te kunnen beoordelen, de aangegane verplichtingen goed in beeld zijn.
Een factuur wordt altijd door minimaal twee personen in de digitale workflow goedgekeurd. De goedkeuring van de budgethouder betekent dat er voldoende budget aanwezig is en dat de prestatie op de factuur ook echt conform afspraak is geleverd. De goedkeuring van de budgetverantwoordelijke betekent dat team Financiën de factuur kan betalen.
Als een factuur door verschillende budgethouders en/of –verantwoordelijke moet worden behandeld gaat de factuur automatisch door naar de workflow van de volgende budgethouder en/of -verantwoordelijke.
In geval een coördinator budgetverantwoordelijke is, gelden aanvullend de volgende afspraken. Bij lichte facturen (tot maximaal € 30.000 voor producten en diensten en maximaal € 100.000 voor werken) komen de door budgethouders goedgekeurde facturen terecht bij de coördinator. Door akkoord op de betaling door de coördinator als budgetverantwoordelijke, gaat de factuur in het financieel systeem door naar team Financiën.
Bij zware facturen (meer dan € 30.000 voor producten en diensten en meer dan € 100.000 voor werken) komen de door budgethouders goedgekeurde facturen terecht bij de coördinator. De coördinator controleert de factuur en zet deze bij akkoord handmatig door in het financieel systeem naar het afdelingshoofd. Het afdelingshoofd kan deze vervolgens (bij akkoord) goedkeuren en daarmee doorzetten naar team Financiën.
In geval een coördinator tegelijkertijd budgethouder en budgetverantwoordelijke is, zet hij/zij de facturen handmatig ter goedkeuring door aan zijn of haar afdelingshoofd.
De budgethouder en de budgetverantwoordelijke krijgen per dag maximaal één e-mail met de melding dat er facturen aan hem zijn toegewezen.
De budgethouder moet beoordelen of de prestatie is geleverd. Indien de prestatie boven de € 25.000 bedraagt dan zorgt de budgethouder dat de prestatielevering wordt vastgelegd in de financiële administratie door (digitaal) een bijlage aan de (digitale) factuur toe te voegen of met een zaaknummer (en kenmerk document) te verwijzen naar een bijlage in E-suite. De budgetverantwoordelijke ziet toe op deze prestatievastlegging en kan steekproefsgewijs ook prestatieverklaringen vragen van bedragen beneden de € 25.000.
In dit artikel wordt het algemene geldende verantwoordingproces voor de budgetverantwoordelijke en budgethouder in grote lijnen neergezet.
Het spreekt voor zich dat de budgetverantwoordelijke, -houder zich ook houden aan andere regelgeving. Voor de volledigheid zijn deze hier vermeld.
Hier worden de mogelijkheden beschreven om extra budget te realiseren door het schuiven van budgetten.
Indien de verschuiving budgettair neutraal, binnen hetzelfde taakveld en binnen hetzelfde programma is, dan kan de budgethouder budgetten verschuiven met toestemming van de budgetverantwoordelijke. Praktisch kan dit verlopen via de mail waar de budgethouder een akkoord vraagt aan budgetverantwoordelijke en deze mail als een opdracht verstuurd naar het team, die zorgdraagt voor de administratieve begrotingswijziging.
Indien de verschuiving budgettair neutraal is en niet binnen hetzelfde taakveld maar wel binnen het hetzelfde programma dan kan de budgetverantwoordelijke budgetten verschuiven met toestemming van het college. Hier is dus een collegebesluit voor nodig en leidt ook tot een administratieve begrotingswijziging vanuit het college B&W.
Voor beide methodes geldt wel de uitzondering dat dit alleen kan binnen de uitgaven of alleen binnen de inkomsten. Indien er dus meer inkomsten binnenkomen dan begroot dan is het niet mogelijk om hiervoor extra uitgaven te begroten, ook al is deze begrotingswijziging budgetneutraal. Indien dit speelt dan is een raadsbesluit nodig. Dit kan eventueel met instemming van het college B&W verwerkt worden via een P&C product, die door de raad wordt vastgesteld.
In artikel 11 wordt beschreven dat het mogelijk is om een budget van het ene jaar naar het andere jaar over te hevelen om alsnog de uitgestelde taken uit te kunnen voeren in het volgende jaar. De voorwaarden hiervoor zijn vastgelegd in de uitvoeringsregels financiën.
Dit artikel regelt dat alle financiële informatie tijdig en volledig beschikbaar moet zijn voor de betrokkenen en wie dat regelt.
Dit artikel behoeft geen toelichting.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-356808.html