Gemeenschappelijke regeling Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking Westfriesland

Zaaknummer: 2160970

De colleges van burgemeester en wethouders en de raden van de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer, en Stede Broec.

besluiten met ingang van 1 juli 2024 de Gemeenschappelijke regeling Ondersteuning bestuurlijke samenwerking Westfriesland 2005 te wijzigen waardoor de tekst komt te luiden als volgt:

Gemeenschappelijke regeling Ondersteuning Bestuurlijke Samenwerking Westfriesland

Hoofdstuk I BESTUURSVORM, BELANG EN TAKEN

Artikel 1

• 1. De raden en de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Medemblik, Koggenland, Opmeer en Stede Broec nemen deel aan een gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 1 en artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 2. De in het vorige lid genoemde bestuursorganen van de gemeente Hoorn verlenen tegen betaling van de kosten diensten aan de bestuursorganen van de overige aan deze regeling deelnemende gemeenten.

• 3. De gemeenschappelijke regeling wordt in het belang van de regio Westfriesland getroffen om voor de regio Westfriesland de samenwerking op het gebied van bestuurlijk overleg te ondersteunen. Bij de start van deze regeling vallen hieronder de bestuurlijke overleg ondersteuningstaken die door de deelnemende gemeenten zijn teruggenomen van het Samenwerkingsorgaan Westfriesland en nu worden ondergebracht bij de dienstverlenende gemeente. Dit zijn de volgende drie bestuurlijke overleggen:

• a. Algemeen Bestuurlijke Zaken (ABZ)

• b. Verkeer en vervoer, Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Economie (VVRE)

• c. en Maatschappelijke Dienstverlening en Volksgezondheid (Madivo)

• 4. Zonodig kan door een unaniem besluit van de aan deze regeling deelnemende bestuursorganen aan de werkingssfeer van deze gemeenschappelijke regeling de uitvoering van andere taken worden toegevoegd.

• 5. Aan deze regeling zijn de volgende taken toegevoegd:

• a. Op grond van de Huisvestingsverordening instellen, in stand houden en ondersteunen van de Urgentiecommissie Huisvesting Westfriesland en de Klachtencommissie Woningtoewijzing Westfriesland

• b. regionale coördinatietaken op het gebied van jeugdbeleid

• c. voeren van de leerlingadministratie van het Leerlingenvervoer Westfriesland

• d. afwikkelingen verplichtingen voormalig SOW

Hoofdstuk 2 BEGRIPSBEPALING

Artikel 2

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a. deelnemende gemeente: de raad en het college van burgemeester en wethouders als bestuursorganen van alle aan deze regeling deelnemende gemeenten;

• b. dienstverlenende gemeente: de raad en het college van burgemeester en wethouders als bestuursorganen van de gemeente Hoorn;

• c. dienstafnemende gemeente: de raad en het college van burgemeester en wethouders als bestuursorgaan van de naast Hoorn aan deze regeling deelnemende gemeenten;

• d. marktplaats: het bestuurlijke overleg tussen portefeuillehouders van de deelnemende gemeenten;

• e. marktplaats algemeen bestuurlijke zaken: het bestuurlijke overleg waarin behalve over regionale zaken samenwerking in het algemeen ook over specifieke aangelegenheden deze gemeenschappelijke regeling betreffende kan worden gesproken;

• f. ambtelijke werkgroep: een werkgroep, samengesteld uit ambtelijke vertegenwoordigers van deelnemende gemeenten;

• g. de wet: de Wet Gemeenschappelijke Regelingen 1984;

Hoofdstuk 3 VERPLICHTINGEN

Artikel 3 Verplichtingen van de dienstverlenende gemeente

• 1.

• a. De dienstverlenende gemeente waarborgt een goede uitvoering van de werkzaamheden voor de in artikel 1, derde, vierde en vijfde lid, genoemde taken door de inzet van voldoende vakbekwaam personeel, het beschikbaar stellen van apparatuur, hulpmiddelen en huisvesting, alsmede door het invoegen in de bestuurs- , financiële, planning & controlcyclus van de gemeente.

• b. Tot de onder a. bedoelde werkzaamheden behoren ook die betreffende de archivering van de bij deze werkzaamheden behorende bescheiden, overeenkomstig de daaraan door de Archiefwet 1995 gestelde eisen en de in de dienstverlenende gemeente hiervoor geldende nadere regels.

• 2. De dienstverlenende gemeente levert de bestuurlijke voorzitters van de te organiseren marktplaatsen.

• 3. De dienstverlenende gemeente verzorgt het secretariaat van de marktplaatsen en daaraan verbonden ambtelijke werkgroep(en).

• 4.

• a. De dienstverlenende gemeente stelt voor de onder deze regeling vallende taken jaarlijks voor 1 juli een begroting met werkprogramma op voor het volgende jaar waarin de voor de samenwerking op grond van deze regeling beschikbare formatieplaatsen worden weergegeven en de daarbij behorende direct productieve uren per formatieplaats worden uitgezet ten opzichte van de voorgenomen werkzaamheden voor dat jaar.

• b. De dienstverlenende gemeente berekent in de onder lid 4 onder a. bedoelde begroting de door de dienstafnemende gemeenten te betalen financiële bijdrage op grond van de in artikel 4 afgesproken verdeelsleutel.

• c. De dienstverlenende gemeente zendt deze begroting met werkprogramma voor 1 juli aan de dienstafnemende gemeenten en agendeert deze in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken om het gevoelen van de deelnemende gemeenten te peilen.

• d. Het gevoelen van de deelnemende gemeenten ten aanzien van deze begroting en ten aanzien van het werkprogramma wordt expliciet ter kennisgebracht aan de raad van de dienstverlenende gemeente alvorens deze begroting als onderdeel van de begroting van de dienstverlenende gemeente vaststelt.

• e. De dienstverlenende gemeente zendt de conceptbegroting voor deze taken als voornemen vóór 15 juli aan gedeputeerde staten en zendt de definitieve begroting als onderdeel van de totale gemeentelijke begroting aan gedeputeerde staten overeenkomstig de voor gemeentebegrotingen geldende voorschriften en termijnen.

• 5. De dienstverlenende gemeente zendt gelijktijdig met de jaarrekening een inhoudelijk jaarverslag aan de dienstafnemende gemeenten.

• 6.

• a. De dienstverlenende gemeente stelt van de kosten die voor de uitvoering van deze regeling zijn gemaakt een jaarrekening vast in het jaar volgend waarop deze betrekking heeft als onderdeel van de gemeentelijke jaarrekening.

• b. De dienstverlenende gemeente zendt de gemeentelijke jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft aan de deelnemende gemeenten en aan gedeputeerde staten.

• 7.

• a. De dienstverlenende gemeente verstrekt binnen 30 dagen na ontvangst van een verzoek van het college of van een of meer leden van de raden van de aan de regeling deelnemende gemeenten schriftelijk inlichtingen aangaande de belangen waarvan de behartiging bij of krachtens deze gemeenschappelijke regeling aan de dienstverlenende gemeente is opgedragen.

• b. Indien beantwoording van een verzoek om inlichtingen niet binnen deze termijn kan plaatsvinden geeft de dienstverlenende gemeente de vragensteller daarvan gemotiveerd bericht.

• c. De vragen met de antwoorden worden door de dienstverlenende gemeente onverwijld aan de colleges, resp. raden van de aan deze regeling deelnemende gemeenten en aan de vragensteller meegedeeld.

Artikel 4 Verplichtingen van de dienstafnemende gemeente

• 1. De dienstafnemende gemeenten verplichten zich ieder kalenderjaar aan de dienstverlenende gemeente een financiële vergoeding te betalen. Voor een deel van de werkzaamheden is dit naar rato van het inwonertal van de gemeente per 1 januari van het voorafgaande jaar. De kosten voor de afwikkeling van het voormalige SOW worden apart inzichtelijk gemaakt”.

• 2. Voor de berekening van het in lid 1 bedoelde inwonertal wordt uitgegaan van de door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingsgegevens.

Hoofdstuk 4 VERDERE WERKAFSPRAKEN

Artikel 5.

• 1. Adviezen, welke als onderdeel van de dienstverlening door de dienstverlenende gemeente worden uitgebracht, worden ondertekend door diens gemeentesecretaris of door een schriftelijk aangewezen mandataris.

• 2. De dienstverlenende gemeente is niet aansprakelijk voor de publiek- of privaatrechtelijke gevolgen van besluiten van de bestuursorganen van de dienstafnemende gemeenten, welke genomen zijn naar aanleiding van op grond van deze regeling gedane dienstverlening, behoudens indien er sprake is van verwijtbare schuld of nalatigheid.

Artikel 6.

• 1. In voorkomende gevallen kan na onderling overleg voor de uitvoering van deze regeling onder dezelfde condities ook deskundigheid van een van de andere deelnemende gemeenten worden ingezet. Hiermee wordt niet bedoeld het deelnemen door ambtelijke vertegenwoordigers van deelnemende gemeenten aan ambtelijke werkgroepen.

• 2. In overleg tussen de dienstverlenende en dienstafnemende gemeenten kan tot:

• a. tijdelijke inzet van extra mensuren;

• b. bijstelling van het werkprogramma;

• c. de uitvoering van eventueel andere nader overeen te komen taken, worden besloten zulks voor zover dat overeenkomstig de doelstelling van deze regeling is en er zich geen organisatorische belemmeringen bij de betrokken gemeenten voordoen.

Artikel 7. Evaluatie

• 1. Een evaluatie vindt minimaal 1 keer per 4 jaar plaats.

• 2. De dienstverlenende gemeente zorgt er voor dat 1 jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar de deelnemers van de regeling, met daarbij een procesbeschrijving over het aandragen van de onderwerpen en het stemmen daarover.

• 3. Wanneer met een evaluatie wordt ingestemd draagt de dienstverlenende gemeente zorg voor de uitvoering van de evaluatie.

• 4. De uitvoering van de evaluatie begint met een procesbeschrijving met daarin een beschrijving van het onderwerp, de manier waarop de evaluatie wordt uitgevoerd en binnen welke termijn. De procesbeschrijving vermeldt ook of de evaluatie extra kosten voor de deelnemers tot gevolg heeft.

• 5. Als de evaluatie conclusies en aanbevelingen bevat, dan verwerkt de dienstverlenende gemeente deze in een voorstel hoe hieraan gevolg wordt gegeven.

• 6. De gevolgen als bedoeld in het vorige lid, kunnen aanleiding zijn om te betrekken in de daaropvolgende evaluatieperiode.

Artikel 8. Archiefzorg

• 1. Archiefzorg

Het college van burgemeester en wethouders van de dienstverlenende gemeente draagt zorg voor de archiefbescheiden van de centrumregeling.

• 2. Archiefbeheer

• 1. De secretaris van de dienstverlenende gemeente is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders van de dienstverlenende gemeente stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

• 3. Archiefbewaarplaats

Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de centrumregeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland.

• 4. Toezicht

Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland.

• 5. Verantwoording

• 1. De archivaris van Westfries Archief, Regionaal Historisch Centrum voor West-Friesland brengt minimaal twee jaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders/ gedeputeerde staten van de dienstverlenende gemeente verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de centrumregeling die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders van de dienstverlenende gemeente brengt jaarlijks verslag uit aan de gemeenteraad van de dienstverlenende gemeente over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van de centrumregeling.

• 6. Terbeschikkingstelling

• 1. De deelnemers aan de centrumregeling stellen aan het college van burgemeester en wethouders van de dienstverlenende gemeente de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de gemandateerde taken.

• 2. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden geregeld.

Hoofdstuk 5 AANVULLENDE FINANCIELE BEPALINGEN

Artikel 9.

• 1. De dienstverlenende gemeente richt ten behoeve van de samenwerking op grond van deze regeling een kostenplaats binnen haar begroting in.

• 2. De kosten worden bepaald op grond van:

• a. de kosten welke jaarlijks worden vastgesteld aan de hand van de personele en rechtspositionele kosten van de directe personeelsinzet in het kader van de dienstverlening binnen dit samenwerkingsverband;

• b. een bij dit samenwerkingsverband passende opslag voor indirecte kosten (zoals huisvesting, personeel en organisatie, automatisering, huisdrukkerij, planning & control, bestuur, archivering).

• c. eventuele bijzondere kosten verbonden aan de werkzaamheden verricht in het kader van deze regeling.

Artikel 10.

• 1. De verrekening van kosten vindt plaats op basis van per kwartaal door de dienstverlenende gemeente bij de dienstafnemende gemeenten in te dienen voorschotnota’s.

• 2. Na afloop van het kalenderjaar, doch uiterlijk voor 1 maart, wordt door de dienstverlenende gemeente een rekening opgesteld en afrekeningen aan de dienstafnemende gemeenten toegezonden, waarop de betaalde voorschotten in mindering zijn gebracht.

Artikel 11.

• 1. Met betrekking tot de regels op het gebied van administratie en het beheer van vermogenswaarden is de betreffende verordening van de dienstverlenende gemeente van toepassing. Deze regels dienen te waarborgen dat aan de eisen van doelmatigheid en controle wordt voldaan.

• 2. Met betrekking tot de controle op de administratie en op het beheer van vermogenswaarden is de betreffende verordening van de dienstverlenende gemeente van toepassing. Deze regels dienen onder meer te waarborgen dat de rechtmatigheid en doelmatigheid van de administratie en het beheer worden getoetst.

Hoofdstuk 6 WIJZIGING, TOE- EN UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 12.

• 1. Een wijziging van de regeling kan worden voorgesteld door elke deelnemende gemeente.

• 2.

• a. Een besluit tot wijziging van de regeling, daaronder mede verstaan aanvulling met of schrapping van woorden of bepalingen, komt slechts tot stand na instemming van minimaal tweederde van het aantal deelnemende gemeenten.

• b. Als een besluit tot wijziging aanzienlijke gevolgen heeft voor de verplichtingen van de dienstverlenende gemeente of voor de toerekening van de kosten dient de dienstverlenende gemeente te behoren tot de gemeenten die met dit besluit instemmen om te voorkomen dat de dienstverlenende gemeente met ongewenste gevolgen wordt geconfronteerd in haar organisatie.

• 3. Een besluit tot opheffing van de regeling komt slechts tot stand na instemming van minimaal tweederde van het aantal deelnemende gemeenten.

Artikel 13.

• 1. Gedurende een termijn van 4 jaar, te rekenen vanaf de datum van deelname aan/toetreding tot de regeling, is uittreding niet mogelijk.

• 2. Tot deze regeling kan worden uitgetreden (geheel en gedeeltelijk), dan wel toegetreden door middel van besluiten van de daartoe bevoegde bestuursorganen van een deelnemende gemeente, respectievelijk een toetredende gemeente.

• Van gedeeltelijke uittreding is sprake indien de deelnemer slechts een deel van de door het samenwerkingsverband ten behoeve van alle deelnemers uitgevoerde taken, als bedoeld in artikel 1 lid 5 van deze regeling, wenst terug te nemen.

• 3. Het voornemen tot toe- dan wel uittreding wordt zo spoedig mogelijk aan de dienstverlenende gemeente gemeld, die dit weer zo snel mogelijk meldt aan de deelnemende gemeenten en onderwerp van bespreking maakt in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken.

• 4. In geval van toe- of uittreding van een gemeente of opheffing van de regeling worden de financiële gevolgen door de dienstverlenende gemeente in een rapportage neergelegd. In de regeling worden de personele, juridische, organisatorische en financiële gevolgen van de uittreding geïnventariseerd, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan, de voorwaarden voor uittreding, de hoogte van de uittreedsom en de overname van personeel en/of overige verplichtingen door de uittredende deelnemer. Indien blijkt dat, als gevolg van een mogelijk verlies aan arbeidsplaatsen, een overleg met de bij de sector betrokken vakbonden noodzakelijk is ten behoeve van het opstellen van een sociaal plan, wordt de conclusie van dit overleg opgenomen in de rapportage.

• 5. Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende deelnemer de reële schade dient te vergoeden, die rechtstreeks het gevolg is van het (gedeeltelijk) uittreden uit de gemeenschappelijke regeling, waarbij bij het bepalen van de hoogte van de schade in beginsel een afbouwperiode van 5 jaar wordt gehanteerd, te rekenen vanaf de datum van uittreding.

• 6. De hoogte van de uittreedsom als bedoeld in lid 5 wordt slechts verhoogd indien er sprake is van substantiële langlopende en niet te mitigeren financiële verplichtingen, indien vast staat dat deze zich zullen voor doen én in die becijferde omvang, waarbij de bijdrage in de kosten door de uittredende deelnemer naar rato wordt vastgesteld.

• 7. De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten) in de in lid 5 genoemde afbouwperiode.

• 8. Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten in verband met de uittreding van de deelnemer, zoals de kosten van inhuur externe dienstverlening, kosten onderzoek accountant, kosten boventallig primair personeel, kosten opstellen sociaal plan, kosten boventallig decentrale personele overhead, kosten afwaardering activa.

  De frictiekosten komen volledig ten laste van de uittredende deelnemer.

• 9. Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle doorbelaste kosten als gevolg van overcapaciteit in personele en materiele sfeer en andere verplichtingen, die ontstaan als direct gevolg van de uittreding gedurende de in lid 5 genoemde afbouwperiode.

  De desintegratiekosten die direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, komen integraal voor rekening van de uittredende deelnemer voor de duur van maximaal 5 jaar. Desintegratiekosten die niet direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, zoals investeringskosten, afschrijvingskosten, kantoorhuur, salariskosten en inhuur van personeel etc. komen naar rato van de kostenverdeelsleutel als bedoel in artikel 9 van de regeling, voor rekening van de uittredende deelnemer bij algehele uittreding. Bij gedeeltelijke uittreding komen de desintegratiekosten voor rekening van de uittredende gemeente naar rato van uittreding.

• 10. Een rapportage, als bedoeld in het vierde lid, wordt in ieder geval ter behandeling ingebracht in de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken en vervolgens ter behandeling toegezonden aan de dienstafnemende gemeenten.

• 11. Indien bij een besluit tot uittreding niet tot overeenstemming kan worden gekomen, geeft de dienstverlenende gemeente aan een in overleg met de uittredende gemeente(n) aan te wijzen deskundige opdracht een liquidatieplan op te stellen, als ware tot opheffing van de regeling besloten.

• 12. Indien bij een besluit tot opheffing niet tot overeenstemming kan worden gekomen, geeft de dienstverlenende gemeente aan een in overleg met de deelnemende gemeenten aan te wijzen deskundige opdracht een liquidatieplan op te stellen. Daarbij wordt tevens een afkoopsom berekend conform het vijfde tot en met zevende lid.

• 13. Indien in het geval van uittreding als bedoeld onder lid 11, of opheffing als bedoeld onder lid 12 niet tot overeenstemming kan worden gekomen ten aanzien van de bepaling van de deskundige aan wie de opdracht zal worden verleend, beslist de dienstverlenende gemeente aan welke deskundige deze opdracht wordt verleend.

• 14. Alvorens tot de in het volgende lid bedoelde besluitvorming over te gaan, worden de dienstafnemende gemeenten minimaal drie maanden tevoren gehoord met betrekking tot een ontwerp-liquidatiebesluit.

• 15. Het liquidatiebesluit wordt vastgesteld door de raad van de dienstverlenende gemeente en ter goedkeuring toegezonden aan Gedeputeerde Staten van de provincie Noord-Holland.

• 16. Uittreding, geheel of gedeeltelijk, geschiedt per 1 januari van enig jaar, waarbij een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht wordt genomen.

• 17. De uittreedsom dient binnen een termijn van 6 maanden na vaststelling door de uittredende deelnemer te zijn voldaan, tenzij in het liquidatieplan een andere afspraak is gemaakt. Eerst na de voldoening hiervan is de uittredende gemeente van haar financiële verplichtingen jegens de overige gemeenten en de dienstverlenende gemeente ontslagen.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 14.

• 1. Voordat over een geschil, als bedoeld in artikel 28 van de wet, de beslissing van Gedeputeerde Staten wordt ingeroepen, leggen de betrokken gemeenten het geschil voor aan een daartoe door de marktplaats Algemeen bestuurlijke zaken in te stellen en nader te regelen geschillencommissie.

• 2. De geschillencommissie hoort de bij het geschil betrokken partijen en brengt advies uit over de mogelijkheden om partijen tot elkaar te brengen.

Artikel 15.

• 1. De dienstverlenende gemeente draagt zorg voor de toezending als bedoeld in artikel 26, eerste lid, van de wet.

• 2. De deelnemende gemeenten dragen zorg voor de opname in de registers als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de wet.

• 3. Van de opname in het gemeentelijke register wordt door de desbetreffende gemeente onverwijld de dienstverlenende gemeente schriftelijk ingelicht.

Artikel 16.

• 1. Deze gemeenschappelijke regeling kan worden aangehaald als “Ondersteuning bestuurlijke samenwerking Westfriesland 2005”.

• 2. Deze regeling treedt in werking op de dag na inschrijving ervan in het register als bedoeld in artikel 27, lid 2, van de Wet gemeenschappelijke regeling.

• 3. De regeling wordt geacht te zijn getroffen voor onbepaalde tijd.

• 4. Deze gewijzigde regeling treedt op 1 juli 2024 in werking.