Besluit van de directie van de gemeente Schiedam tot vaststelling van de taakverdeling organisatie-eenheden gemeente Schiedam

De directie van de gemeente Schiedam;

gelet op artikel 25, tweede lid, van de Organisatieregeling van de gemeente Schiedam 2022;

overwegende dat:

• het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Schiedam op 12 december 2023 de Mandaatregeling Schiedam 2024 hebben vastgesteld;

• hierin is bepaald dat de gemandateerde alleen gebruik maakt van het mandaat voor aangelegenheden die behoren tot het werkterrein van diens organisatie-eenheid of de aan de gemandateerde opgedragen taken;

• het daarom wenselijk is de taken en werkterreinen van de organisatie-eenheden van de gemeente Schiedam in een instructie te beschrijven;

besluit vast te stellen de volgende:

TAAKVERDELING ORGANISATIE-EENHEDEN GEMEENTE SCHIEDAM

Algemeen uitgangspunt

De in dit besluit genoemde taakomschrijvingen van de teams zijn op algemene wijze omschreven en zijn dan ook niet uitputtend. Het doel van dit besluit tot taakverdeling is dat voor een ieder kenbaar is welke werkzaamheden in zijn algemeenheid behoren tot de onderscheidende werkterreinen en teams.

Team Concern & Bestuurszaken

Hoewel het vanzelfsprekend is dat alle ambtenaren van de gemeente het college van B&W ondersteunen, adviseert het team Concern- en Bestuurszaken het bestuur en de directie integraal en proactief op (grote) strategische dossiers en fungeert het als klankbord binnen de bestuurlijke portefeuilles en voor de directie. Daarnaast is het team Concern- en Bestuurszaken de procesbewaker van bestuurlijke processen en ondersteunt het team het college en de directie secretarieel. In het kort ontzorgt het team Concern- en Bestuurszaken het college en de directie inhoudelijk, procedureel en secretarieel.

Sociaal domein

Team Jeugd & Onderwijs; Team Zorg & Ondersteuning; Team Welzijn, Sport & Participatie

Ieder mens wil mee kunnen doen in de samenleving en daarbij zo min mogelijk afhankelijk zijn van anderen. Meedoen betekent onderwijs volgen, werken, sporten, recreëren en iets betekenen voor een ander. Mensen willen die keuzes kunnen maken die voor hen en hun omgeving het beste zijn. Soms hebben mensen toch hulp of ondersteuning nodig van anderen.

Het sociaal domein van de gemeente Schiedam heeft de wettelijke taken om inwoners ondersteuning te bieden, als dat nodig is. We moeten de ondersteuning, om deze ook in de toekomst betaalbaar te houden, efficiënt en effectief aanbieden; de juiste dingen goed doen. Hierbij past een focus op preventie; het voorkomen dat inwoners toenemende ondersteuning nodig hebben.

Onder de term ‘Sociaal Domein’ verstaan we alle inspanningen die de gemeente verricht rond werk, participatie, zelfredzaamheid, zorg en jeugd. In één oogopslag:

Team Veiligheid & Crisisbeheersing

Dit team houdt zich elke dag bezig met de veiligheid van de inwoners van Schiedam. Maar ook met die van de mensen die in Schiedam werken of onze stad bezoeken, bijvoorbeeld als toerist. De burgemeester gaat over de handhaving van de openbare orde. In de gemeente Schiedam wordt de burgemeester hierin ondersteund door de medewerkers van het team Toezicht en Handhaving en van het team Veiligheid en Crisisbeheersing, inclusief Horeca en Evenementen.

Binnen het taakveld van dit team zijn verschillende prioriteiten aangemerkt, namelijk Fysieke veiligheid, Jeugd en Veiligheid, Ondermijning, Openbare orde en Veiligheid, Woonoverlast, Zorg en Veiligheid. Daarbij is extra aandacht voor radicalisering, persoonsgerichte aanpak en de stadsbrede aanpak van ondermijning.

Team Toezicht & Handhaving

Dit team bestaat uit een basisteam en 2 specialistische interventieteams. Het basisteam is verantwoordelijk voor toezicht en handhaving in de openbare ruimte (o.a. parkeren, milieu en APV). Het Interventieteam ondermijning is verantwoordelijk voor controle van (horeca)bedrijven en handhaving van prostitutie- en henneppanden met het oog op de aanpak van ondermijnende criminaliteit. Het Interventieteam woonoverlast richt zich op de juistheid van de basisregistratie personen, onderzoek naar woonfraude en huurdersuitbuiting en de aanpak van woonoverlast.

Stadsontwikkeling

Team Projecten

Dit team richt zich op de voorbereiding, begeleiding/ uitvoering van IUPB- en vastgoedprojecten in de stad. Daarnaast wordt er uitvoering gegeven aan grotere ontwikkel- en transitieopgaven, de zogenaamde gebiedsontwikkelingen. Bij alle projecten en opgaven komen naast ruimtelijke ordening ook andere beleidsvelden aan de orde, zoals bijvoorbeeld economie, veiligheid, duurzaamheid, mobiliteit, grondbeleid en sociale en maatschappelijke aspecten. Bij de voorbereiding van projecten en in de opgaven wordt er intensief samengewerkt met de diverse beleidsafdelingen en vakdisciplines, en met inwoners en bedrijven. Participatie is een onderdeel van het werkpakket. Het team bestaat uit project-, programma-, gebiedsmanagers, projectleiders en projectassistenten.

Team Ruimtelijke Ontwikkeling & Beleid

Dit team richt zich op de strategische beleidsontwikkeling voor de fysieke leefomgeving (in o.a. omgevingsvisie en omgevingsprogramma’s) en het adviseren van bestuur en organisatie over en vanuit dit beleid. Ook is het team verantwoordelijk voor het vertalen van het strategisch beleid naar het gemeentelijke omgevingsplan en andere lokale regelgeving. Daarnaast houdt het team zich bezig met het behandelen/begeleiden van initiatieven die afwijken van het omgevingsplan. Het team bestaat uit de vakdisciplines Wonen, Milieubeleid, Mobiliteit, Stedenbouw en Landschap, Planologie en Planjuridische Zaken.

Team Economie, Cultuur & Stadspromotie

Dit team richt zich op de strategische beleidsontwikkeling op het gebied van Monumenten, Economie, Cultuur, Evenementen en Stadsmarketing en het adviseren van het bestuur en organisatie over en vanuit dit beleid. Ook is het team verantwoordelijk voor het vertalen van het strategische beleid naar planologische advisering en advisering in vergunningverlening op gebied van monumenten en economie. Daarnaast houdt het team zich bezig met subsidieverlening aan monumenten, culturele initiatieven en evenementen, het laten organiseren van stadspromotie activiteiten en recreatie. Het accountmanagement voor bedrijven en evenementen is binnen het team belegd. Als laatste is het team verantwoordelijk voor het programma Binnenstad, het Programma Havens en viering 750 jaar Schiedam.

Team Vastgoed & Grondzaken

Het Team Vastgoed & Grondzaken bestaat uit Planeconomie, Erfpacht, technische vastgoedbeheerders, Beleidsmedewerker vastgoed, verhuur- en verkoopmakelaar en juristen privaatrecht met als aandacht gebied onroerend goed. Het team is verantwoordelijk voor contractvorming en advisering bij (gebieds)ontwikkelingen, het beheren van panden (tijdelijk) in eigendom van de gemeente. Uitgifte van gronden en (uitvoeren van) snippergroen(beleid) zowel in eigendom als erfpacht. Ook zaken zoals erfpachtbeleid, conversies van erfpacht naar eigendom, toestemmingen bij verhuur etc zijn bij ons team belegd. Verder zorgen de planeconomen voor de financiële onderbouwingen bij uitgiftes, de grondexploitaties, zijn ze penvoerder bij het schrijven van grondbeleid en onderdeel van onderhandelingsteams.

Team Beheer Openbare Ruimte

Het team Beheer Openbare Ruimte (BOR) is primair verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte, afvalinzameling en grootschalig onderhoud en vervangingen in de openbare ruimte. Beheer en onderhoud draagt bij aan de primaire behoefte; een stad die schoon, heel en fysiek veilig is. Het team BOR moet daarnaast inspelen op marktbehoeften en ontwikkelingen. De maatschappelijke thema’s en ontwikkelingen vinden o.a. plaats vanuit participatie, duurzaamheid, klimaat, biodiversiteit en leefbaarheid.

Team Vergunningen & Handhaving

Dit team ontwikkelt beleid voor de uitvoering van de gemeentelijke VTH-taken in de fysieke leefomgeving. Verder is het team verantwoordelijk voor het verlenen van omgevingsvergunningen en het verlenen van huisvestingsvergunningen in het kader van het beheer van de woonruimtevoorraad. Ook toezicht en handhaving in de fysieke leefomgeving en op het gebied van huisvesting behoort tot de taken van het team. Daarnaast worden projecten ondersteund en bevindt zich binnen het team de regiefunctie op de werkzaamheden van de DCMR Milieudienst Rijnmond in Schiedam.

Projectteam SchieDistrict

Op basis van de Gebiedsopdracht SchieDistrict van april 2020 werkt dit team aan de uitvoering en verdere vormgeving van deze gebiedsontwikkeling, die gericht is op een schaalsprong in wonen, bereikbaarheid en werken & een Leven Lang Ontwikkelen. Dit krijgt vorm in diverse deelprojecten:

• Bouw van ca. 3500 woningen op locaties als Schieveste, Terras aan de Schie, Kop van de Singel en Peperklip (de laatste incl. een maatschappelijk voorzieningencentrum ‘Hart van de Wijk’).

• Een verbeterd OV-knooppunt station Schiedam Centrum; inpassing nieuw station Kethel.

• De herstructurering van de bedrijventerreinen Spaanse Polder en ’s-Gravenlandsepolder naar bedrijventerreinen van de toekomst; een gebied met een klimaat-bestendige openbare ruimte en energiezuinige gebouwen, dat plaats biedt aan bedrijven die als duurzame banenmotor voor de stad en regio kunnen fungeren.

• Uitvoering van het programma Leven Lang Ontwikkelen als rode draad binnen de gebiedsontwikkeling om scholing en arbeidsmarkt beter op elkaar af te stemmen en iedereen een kans op een goede toekomst te bieden.

Het team adviseert het college over de (aspecten van de) gebiedsontwikkeling en verzorgt de coördinatie (met alle betrokken gemeentelijke afdelingen) van besluitvorming door college en raad over de te realiseren deelprojecten (ca. 105 projecten), inclusief de financiering (via gemeentelijke grondexploitaties, lijnbudgetten en subsidies). Het team legt en onderhoudt relaties met marktpartijen (zoals ontwikkelaars, aannemers ed.), onderhandelt met hen over programma en financiën en verzorgt gronduitgiften. Tenslotte organiseert het team de afstemming met het Rijk en regiopartijen vanuit de gebiedsontwikkeling samen met de manager Projecten, o.a. voor de gemeentelijke inzet bij diverse bovenlokale projecten als de MIRT-verkenning Oude Lijn t.b.v. verbetering van het station Schiedam Centrum, de vier-sporigheid tussen Delft en Schiedam en een nieuw station Kethel.

Bedrijfsvoering

Team Financiën & Control

Dit team is regievoerder en kennis- en ketenpartner op het gebied van financiën voor het bestuur, directie en alle organisatieonderdelen binnen de gemeente Schiedam. Het team ontwikkelt, beheert en regisseert de uitvoering van het financiële en fiscale beleid, geeft uitvoering aan de treasury-functie, coördineert de totstandkoming van de planning & controlproducten en verzorgt de financiële advisering daar waar dat vereist en noodzakelijk is binnen de gemeente Schiedam. Het team verzorgt de coördinatie rondom de accountantscontrole en is gesprekspartner voor de belastingdienst en de provinciaal financieel toezichthouder. Daarnaast vindt binnen dit team de coördinatie op het beleid rondom verbonden partijen plaats en wordt uitvoering gegeven aan de verbijzonderde interne controlefunctie.

Team Administratie bedrijfsvoering

Dit team verzorgt de financieel administratieve processen rondom het verwerken van inkomende en uitgaande facturen, urenregistraties, betalingen, administratieve wijzigingen en correcties. Daarnaast zorgt het team voor de invordering van de gemeentelijke vorderingen, het beheer van de administratie in het financieel systeem en verzorgt het de kwartaalrapportages aan het CBS.

Team Informatiemanagement, ICT & FD

Dit team kent een grote variëteit aan aandachtsgebieden.

Informatiemanagement, verantwoordelijk voor alle aspecten die te maken hebben met het stroomlijnen van onze ICT-omgeving op het gebied van applicaties, onderlinge samenhang en bewaken van afspraken rondom architectuur.

ICT houdt zich bezig met alle beheerszaken rondom onze ICT-infrastructuur, denk hierbij aan netwerkbeheer, systeembeheer, applicatiebeheer, servicedesk.

Facilitaire dienst, houdt zicht bezig met alles aspecten van het facilitaire landschap, denk hierbij aan catering, gebouwbeheer, beveiliging, onderhoud.

GEO, houdt zich bezig met het beheer van onze geo informatie in de basisregistraties, denk hierbij aan de BAG, WKPB etc.

BI, Business Intelligence, houdt zich bezig met het voorzien van de organisatie van stuurinformatie door middel van dashboards.

Kenniscentrum, houdt zich bezig met het uitvoeren van onderzoeken naar de staat van de stad Schiedam, denk aan armoede, maar ook worden enquêtes uitgevoerd onder de inwoners van de gemeente Schiedam.

Veiligheid, binnen het team zijn de functies van de CISO, ISO, FG en PO ondergebracht. Deze hebben als taak onze organisatie te begeleiden naar een hoog niveau van informatieveiligheid en bescherming persoonsgegevens.

Team Personeel & Organisatie

De werkzaamheden van de afdeling Personeel en Organisatie variëren van uitvoering geven aan de salaris- en personeelsadministratie, het coördineren van alle opleidingen, trainingen, loopbaan- en organisatieontwikkelingstrajecten voor interne medewerkers, het adviseren van het management (inclusief directie) van Gemeente Schiedam over alle P&O gerelateerde onderwerpen op het gebied van in-, door- en uitstroom gekoppeld aan staande of aankomende wetgeving, vastgesteld P&O beleid of werkprocessen en/of praktijksituaties die hieraan zijn gerelateerd. Tot slot voert de afdeling regie op werving en selectieprocessen binnen gemeente Schiedam en wordt door de afdeling nieuw P&O beleid ontwikkeld of doorontwikkeld (veelal in integrale afstemming met andere afdelingen). De reikwijdte van de afdeling omvat de interne medewerker en het werken bij de organisatie Gemeente Schiedam.

Team Gemeentearchief

Het gemeentearchief bewaart informatie over Schiedam en Schiedammers van 1286 tot gisteren en stelt deze gratis beschikbaar.

De taken omvatten:

• beheer van de fysieke en digitale archiefbewaarplaats (met onder meer ontsluiten en beschikbaar stellen van historische informatie);

• toezicht op de naleving van de Archiefwet 1995;

• uitdragen van de historische identiteit van de stad;

• documentaire Informatievoorziening.

Team Klant Contact Centrum

Het Klant Contact Centrum (KCC) geeft uitvoering aan een belangrijk deel van de directe dienstverlening van de gemeente aan burgers, bedrijven en bezoekers. Deze dienstverlening is gebaseerd op wettelijke taken met betrekking tot de basisadministratie personen (BRP) en de burgerlijke stand, de uitgifte van (waarde)documenten (bijvoorbeeld paspoorten, rijbewijzen, uittreksel en diverse vergunningen), naturalisatierecht, kieswet, ruimtelijke ordening, milieu en APV. En is daarnaast verantwoordelijk voor de organisatie van verkiezingen. Het KCC servicecenter is verantwoordelijk voor de telefonische- en elektronische dienstverlening via de website en de centrale e-mailafhandeling en sociale media van de gemeente.

Team Juridische zaken & Inkoop

Het team is verantwoordelijk voor het ontwikkelen van juridisch beleid, juridische kwaliteitszorg en de juridische advisering aan bestuur en organisatie. Het secretariaat van de bezwaarschriftencommissie is hier ondergebracht, evenals de gemeenteadvocatuur. Het team coördineert de behandeling van verzoeken op grond van de Wet open overheid. Ook beheert zij de gemeentelijke mandaatregeling en verzorgt zij de bekendmaking van gemeentelijke regelgeving in het elektronisch gemeenteblad. Het team is tevens verantwoordelijk voor de gemeentelijke verzekeringen en behandelt aanvragen om schadevergoeding en aansprakelijkstellingen. Tot slot is het team verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het gemeentelijke inkoopbeleid en adviseert zij bestuur en organisatie over inkoop en aanbestedingen en begeleidt inkoop- en aanbestedingstrajecten. Contractbeheer hoort hier ook bij.

Teams Communicatie & Wijkontwikkeling

Wijkontwikkeling is ‘participatie in praktijk’: brengt samenhang aan in activiteiten op wijkniveau, schakelt tussen bestuur, collega’s, instellingen en de wijken, en het team ondersteunt wijkinitiatieven. Ze zijn de ogen en oren van de wijk.

Communicatie richt zich op thema’s en onderwerpen die variëren van gebiedsontwikkelingen en projecten tot en met het sociaal domein en veiligheid. Daartoe behoren ook de aandachtsgebieden woordvoering, strategisch advies, concerncommunicatie, regie op decentrale communicatiefuncties (makelaarsfunctie) en online communicatie. De doelstelling van Communicatie is om collega’s, stad en bestuur zichtbaar met elkaar te verbinden.

Deze instructie treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Aldus vastgesteld,

Schiedam, 2 augustus 2024

De directie van de gemeente Schiedam,

C.E. Bos,

gemeentesecretaris/algemeen directeur

C.B. Baauw,

directeur