Protocol cameratoezicht in en om de gemeentelijke gebouwen van Oldebroek

Burgemeester en wethouder van de gemeente Oldebroek;

gelet op het gestelde in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de privacy beleidsregels cameratoezicht opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegeven, de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en aanvullende richtlijnen van de lnformatiebeveiligingsdienst (IBD) en de Wet op de ondernemingsraden;

overwegende dat het ten behoeve van het waarborgen van de veiligheid van gemeentelijke gebouwen en de gebruikers noodzakelijk is om cameratoezicht in te voeren;

overwegende dat om dit cameratoezicht correct juridisch te borgen, vaststelling van een protocol wenselijk;

overwegende dat in dit protocol de voorwaarden beschreven worden waaronder dit cameratoezicht kan plaatsvinden;

overwegende dat omdat er bij dit cameratoezicht sprake kan zijn van het filmen van medewerkers, de ondernemingsraad moet instemmen met een voorgenomen besluit tot invoering van een regeling en dat de ondernemingsraad op 23 juli 2024 schriftelijk heeft ingestemd;.

overwegende dat de datum waarop de ondernemingsraad heeft ingestemd, geldt als de datum waarop dit besluit is vastgesteld.

B E S L U I T E N:

• 1. het Protocol cameratoezicht in en om de gemeentelijke gebouwen van Oldebroek vast te stellen;

• 2. te bepalen dat dit besluit in werking treedt op de dag na de bekendmaking.

1. Inleiding

De gemeenten Heerde, Hattem en Oldebroek (H2O) maken gebruik van camera's. Zowel fysiek als digitaal.

Deze camera's moeten voldoen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hieraan stelt. Daarom is een goede beoordeling van de noodzaak, en het vastleggen van hoe we de camera's inzetten en de beelden en systemen beveiligen verplicht. Het heeft immers een impact op de privacy van werknemers en bezoekers. Dit wordt in dit protocol verantwoord.

Dit protocol is opgebouwd aan de hand van de privacy beleidsregels cameratoezicht opgesteld door de Autoriteit Persoonsgegevens¹ en geüpdatet aan de hand van de meest recente richtlijn 3/2019 European Data Protection Board.² De regels voor de beveiliging van beelden en systemen vloeien voort uit de normen gesteld in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en aanvullende richtlijnen van de lnformatiebeveiligingsdienst (IBD). Alle cursief gebruikte teksten zijn beleidsregels en geven aan wat in dat hoofdstuk in feite beantwoord moet worden.

De voorwaarden waaraan een werkgever en eigenaar moet voldoen om een camera op te mogen hangen zijn:

• het hebben van een gerechtvaardigd belang;

• een aantoonbare afweging van de noodzakelijkheid, subsidiariteit en proportionaliteit van de camera;

• afweging van de belangen van werkgever en werknemer;

• vastleggen van de rechten van werknemer en werkgever;

• inzichtelijk maken wat er met de beelden gebeurt;

• een deugdelijke beveiliging van de beelden en systemen;

• informatieplicht naar de betrokkenen.

In dit protocol wordt, met beeldende voorbeelden, uitgelegd wat dit inhoudt.

2. Scope van dit protocol

Dit protocol omvat niet alle camera's die H2O heeft ingezet. Voor het gebruik van bodycams door de gemeentelijke BOA's is een apart protocol vastgesteld.

Afhankelijk van het doel van de camera en de wettelijke grondslag vallen ze wel of niet onder dit protocol. De grondslag bepaalt welk orgaan verantwoordelijk is voor de beelden en bepaalt of een belangenafweging noodzakelijk is. Er zijn drie verschillende grondslagen voor de camera's:

• 1. Er zijn camera's die privaat worden ingezet in en om de gemeentelijke panden om de werknemers en eigendommen van H2O te beschermen. De grondslag voor deze camera's is het gerechtvaardigd belang van de gemeente als werkgever (artikel 6 lid 1 sub f, van de AVG).

• 2. Er zijn camera's die gebruikt worden voor het uitoefenen van de gemeentelijke taken. De grondslag voor deze camera's is de noodzaak voor het vervullen van een taak van algemeen belang (artikel 6 lid 1 sub e, van de AVG).

• 3. Er zijn camera's in de openbare ruimte voor het handhaven van de openbare orde en veiligheid. De grondslag voor deze camera's is artikel 151c van de gemeentewet en de

  APV en de beelden van deze camera's vallen onder verantwoordelijkheid van de politie en de Wet politiegegevens (wpg).

In artikel 151c van de gemeentewet staat dat de gemeenteraad de burgemeester de bevoegdheid mag verlenen camera's in de openbare ruimte te plaatsen. Dit is in de APV gebeurd: in artikel 2:77 van de Apv heeft de raad aan de burgemeester de bevoegdheid gegeven om camera's te plaatsen. Op grond van dit artikel kan de burgemeester besluiten om camera's te plaatsen voor een bepaalde duur voor het toezicht op een openbare plaats indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is in het belang van de handhaving van de openbare orde.

De politie heeft een belangrijke rol bij het cameratoezicht. Het initiatief wordt vaak genomen op voorstel van de politie en/of de politie adviseert over het inzetten van cameratoezicht. De beelden bevinden zich onder de (verwerkings)verantwoordelijkheid van de politie omdat de beelden van deze camera's door de politie worden bekeken en beheerd. De politie is verantwoordelijk voor de privacy en beveiliging van deze camera's. Daarom zullen ze in dit protocol niet aan bod komen.

In dit protocol richten we ons op de camera's die gemeenten privaat gebruiken voor een gerechtvaardigd belang, en de camera's die de gemeenten gebruiken om haar gemeentelijke taken goed uit te kunnen voeren. Zie in dit verband de opgesomde grondslagen 1. tot en met 3. in paragraaf 2.

Voor de camera's die de gemeente privaat inzet is een belangenafweging noodzakelijk tussen het privacybelang van bezoekers en werknemers en het belang van de gemeente om haar eigendommen en personeel te beschermen.

Voor de camera's die worden ingezet voor het uitoefenen van de taken in het algemeen belang is een dergelijke belangenafweging niet noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde. Behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen zwaarder wegen dat die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

We spreken hier van cameragebruik, in plaats van toezicht. Wel moet onder andere voldaan worden aan de noodzakelijkheidseis en informatieplicht van de AVG. En uiteraard spreekt vanzelf dat de AVG in zijn algemeenheid van toepassing is.

In Annex 1 wordt daarom het doel en de noodzaak van deze camera's vastgelegd.

3. Cameratoezicht of camerabewaking

We onderscheiden twee vormen van inzet van camera's, namelijk cameratoezicht en camerabewaking. Camerabewaking heeft als doel het bewaken en beveiligen van personen, goederen, gebouwen en gebieden. Beelden van bewakingscamera's worden meestal niet rechtstreeks bekeken. Het belangrijkste doel van bewakingscamera's is dat er bewijsmateriaal in de vorm van beelden beschikbaar is na een incident.

Bij cameratoezicht ligt de nadruk op toezicht. Er wordt ook naar de beelden gekeken als er géén incident gebeurt. Een belangrijk doel van cameratoezicht is het voorkómen van incidenten. Op het moment dat er hier een risicovolle situatie ontstaat, zal er middels cameratoezicht meteen ingegrepen kunnen worden (door de bode/beveiliger/beheerder) als de situatie uit de hand dreigt te lopen.

Bij H20 wordt een combinatie van camerabewaking en cameratoezicht gebruikt. In dit protocol zal gemakshalve gesproken worden over cameratoezicht. Hiermee wordt zowel cameratoezicht als camerabewaking bedoeld.

4. Cameratoezicht op de werkplek

Cameratoezicht op het werk kan helpen tegen bijvoorbeeld diefstal of beschadiging van eigendommen. Maar de inbreuk op de privacy van de werknemers en bezoekers is groot. Daarom mogen werkgevers alleen camera's ophangen als zij aan een aantal voorwaarden voldoen. Ook moeten zij ervoor zorgen dat de inbreuk op de privacy zo klein mogelijk is. Een camera in bijvoorbeeld een toilet gaat te ver, omdat mensen dan ontkleed in beeld kunnen komen.

De meeste camera's die zijn opgehangen in de gemeentelijke panden zijn bedoeld voor de bescherming van gemeentelijk eigendommen en het personeel. Voor de camera's in de ruimtes waar publiek wordt ontvangen, gemeentewerven, zwembaden en sporthallen geldt dat zowel de werknemers als de bezoekers gebaat zijn bij een omgeving waarin men zich veilig voelt.

Om de veiligheid van de medewerkers en bezoekers van de ruimtes waar publiek wordt ontvangen nog beter te waarborgen wordt dit gedeelte ook beveiligd met camera's. Naast (bijvoorbeeld) de aanwezigheid van paniekknoppen en eventueel een beveiliger. De voorwaarden waaraan een werkgever moet voldoen om camera's op te hangen zijn: het hebben van een gerechtvaardigd belang, het aantoonbaar afwegen van de noodzakelijkheid, subsidiariteit en proportionaliteit, de afweging van belangen en rechten van werknemer en werkgever, vastleggen wat er gebeurt met de beelden en de informatieplicht aan betrokkenen. Dat komt in de volgende paragrafen aan bod.

Algemene Verordening Gegevensbescherming

Cameratoezicht is een inbreuk op de privacy van de werknemer. Zo'n inbreuk kan toegestaan zijn als het bedrijfsbelang dat vergt, maar dat vereist wel dat er een noodzaak is binnen dat bedrijfsbelang. Enkel "ik wil graag zien wat mijn mensen doen" is geen grond. Bij een concreet vermoeden van diefstal uit de kassa camera's inzetten zou dat weer wel moeten zijn.

Waar het vaak misgaat, is dat men camera's ophangt vanwege een op zich legitiem doel maar vervolgens de beelden ergens anders voor gebruikt. De populairste fout is beveiligingscamera's ophangen (wat mag) maar de beelden gebruiken om mensen aan te spreken op hun gedrag. Wie de achterdeur filmt om insluipers te kunnen betrappen, mag die beelden niet gebruiken om werknemers aan te spreken op al te veel pauzes.

Het mág wel, mensen met camera's monitoren en observeren om hun gedrag te kunnen beoordelen. Alleen, dat moet apart worden gemeld vooraf en er moet een goede reden zijn waaróm camera-observatie de enige manier is om die beoordeling te kunnen doen. En wanneer het bedrijf een OR heeft, heeft de OR instemmingsrecht bij deze vorm van monitoren.

Voor verborgen camera's geldt daarbij nog dat deze eigenlijk alleen bij een zéér ernstige grond (zoals diefstal) mogen worden ingezet en dan ook nog eens tijdelijk.

Daarmee is het live uitkijken via een digitale camera een verwerking van persoonsgegevens en is de AVG van toepassing.

4.1. Gerechtvaardigd belang

De werkgever moet een zogeheten gerechtvaardigd belang hebben voor het cameratoezicht.

Bijvoorbeeld diefstal tegengaan of werknemers en bezoekers beschermen.

Het filmen van medewerkers is in alle gevallen gerechtvaardigd voor de bescherming van de werknemers zelf en van bezoekers tegen agressie en de bescherming van de (gemeentelijke) eigendommen tegen diefstal.

Beveiliging is tegenwoordig zonder de hulp van camera's niet 24/7 mogelijk. Daarom kiest H20 voor de inzet van camera's.

4.2. Noodzakelijkheid, subsidiariteit en proportionaliteit van cameratoezicht

Het cameratoezicht moet voldoen aan eisen van noodzakelijkheid, subsidiariteit en proportionaliteit. Dat wil zeggen dat de werkgever het doel, bijvoorbeeld fraudebestrijding, niet op een andere manier kan bereiken. Is er geen andere mogelijkheid, die minder ingrijpend is voor de privacy? Dat moet de werkgever eerst nagaan. Ook mag het cameratoezicht niet op zichzelf staan. Het moet onderdeel zijn van een totaalpakket aan maatregelen.

Voor de meeste camera's geldt dat ze tot doel hebben de (gemeentelijke) eigendommen te beschermen tegen diefstal en vandalisme. De camera's werken preventief, maar de beelden kunnen ook gebruikt worden voor de opsporing of het verhalen van schade. In de publieksruimtes hangen camera's die daarnaast ook tot doel hebben de werknemers tegen agressie te beschermen. Ten slotte kunnen de camera's ook ingezet worden om beveiligingsincidenten te voorkomen, detecteren en opsporen.

We kunnen op veel plekken waar deze camera's hangen niet continu aanwezig zijn, terwijl het toch om redelijk gevoelige objecten en locaties gaat. Met behulp van cameratoezicht wordt de veiligheid van medewerkers en bezoekers verbeterd. Camera's hangen bij ruimtes waar incidenten waarschijnlijker zijn, zoals bij de ingangen, publieke ruimtes, serverruimte en parkeerplaatsen.

Camera's bieden de mogelijkheid om afwijkende situaties tijdig te signaleren en hierop te anticiperen. Er zijn ook andere maatregelen genomen, zoals hekken, sloten, beveiligingszones, alarmknoppen, beveiligers en/of alarmsystemen. Deze maatregelen alleen hebben gebouwen en medewerkers niet voldoende kunnen beschermen tegen inbraak en agressiviteit.

Als gevolg van toenemende polarisatie en spanningen is het aantal incidenten van vandalisme, rellen en geweld in en rondom overheidsgebouwen en agressie tegen overheidsfunctionarissen toegenomen, ook in H20. De camera's kunnen een preventieve functie hebben en geweld en schade voorkomen. Het voorkomt ongewenste situaties alleen al door de aanwezigheid van camera's. Eveneens worden de eigendommen, de medewerkers en bezoekers door het cameratoezicht beschermd.

De noodzakelijkheid, subsidiariteit en proportionaliteit van de inzet van camera's op iedere locatie dient jaarlijks geëvalueerd te worden. Dit moet plaatsvinden aan de hand van de op dat moment actuele criteria die ook gelden voor het plaatsen van de betreffende camera's.

Voorbeeld niet noodzakelijk Een restauranthouder wil cameratoezicht instellen, omdat er geregeld geld uit de kassa wordt vermist. Het is voor dit doel niet noodzakelijk dat het gehele restaurant wordt gefilmd. Volstaan kan worden met video-opnames van de kassa. Voorbeeld noodzakelijk Op een parkeerplaats worden 's nachts vaak auto's vernield. De parkeerplaatshouder heeft reeds een hek om de parkeerplaats geplaatst, extra verlichting aangebracht en een beveiligingsbeambte vaker laten surveilleren. Deze maatregelen blijken echter onvoldoende effect te sorteren, waardoor de parkeerplaatshouder heeft besloten tot het inzetten van cameratoezicht. De camera's staan alleen aan gedurende de nachtelijke uren. De parkeerplaatshouder heeft hiermee de noodzaak (proportionaliteit en subsidiariteit) van het cameratoezicht aangetoond.

4.3. Belangenafweging

De werkgever moet eerst een privacytoets uitvoeren. Dit betekent dat de werkgever de belangen en rechten van de werknemers en bezoekers afweegt tegen zijn eigen belang. Ook moet de werkgever de plannen met de ondernemingsraad bespreken en verzoeken om instemming (met dit protocol)..

Deze afweging moet voor alle camera's worden gemaakt. Dus ook voor de bestaande.

Het gaat in de meeste gevallen om de beveiliging van (gemeentelijke) eigendommen tegen diefstal en vandalisme en het beschermen van werknemers tegen agressie.

Op de beelden die we opnemen zijn ook werkplekken te zien waar werknemers continu aanwezig zijn en hun werk uitvoeren. Denk daarbij aan de balies van de ruimtes waar publiek wordt ontvangen en De Brinkhof in Wezep. Deze beelden kunnen in de betreffende gemeente continu live worden bekeken. Voor het overige vormen de geplaatste camera's tevens een set extra ogen ter bescherming van de werknemers en bezoekers bij ongeregeldheden.

Beelden van bezoekers worden vastgelegd, terwijl zij er niet voor kunnen kiezen om niet in beeld te komen. Wel zijn bezoekers vaak maar kort in beeld en hierdoor blijft de inbreuk op de privacy beperkt. Bij de plaatsing van de camera's is rekening gehouden met de privacy van bezoekers. Zo hangen de camera's niet in de spreekkamers, maar zijn ze gericht op de ingang ervan.

Een nadeel van opnemen op werkplekken is dat de werknemers in beeld zijn bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Om de nadelen voor werknemers te beperken, kiezen we voor een zo kort mogelijke bewaartermijn van de beelden, maatregelen om inzage te beperken, en voorwaarden op ingezette techniek. In hoofdstuk 6 en 7 wordt hier dieper op ingegaan.

De werkgever kan besluiten dat het noodzakelijk is om camera's voor een langere periode systematisch in te zetten voor een ander doel, zoals het bestrijden van diefstal en fraude door werknemers. In dat geval zal, voordat hiermee begonnen wordt, eerst een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitgevoerd worden. Ook wanneer de werkgever (incidenteel) verborgen camera's overweegt in te zetten, moet eerst een DPIA gedaan worden. Hierbij zal ook altijd de Ondernemingsraad moeten worden verzocht om instemming als er werknemers van de gemeente Oldebroek bij betrokken zijn.

Op deze manier beperken we de nadelen voor bezoekers en werknemers. Door de nadelen te beperken, wegen de belangen van de werkgever om de eigendommen en werknemers te beschermen tegen agressie en diefstal zwaarder dan de nadelen van de inbreuk op de privacy van werknemers en bezoekers. Daarnaast hebben de preventieve werking van de camera's en de mogelijkheid snel in te grijpen bij incidenten, ook positieve effecten op de veiligheid van onze bezoekers en werknemers.

4.4. Informatieplicht cameratoezicht

De werkgever moet ervoor zorgen dat de werknemers en bezoekers weten dat er een camera hangt. Bijvoorbeeld door bordjes op te hangen.

Op alle locaties waar sprake is van cameratoezicht wordt door middel van borden gewezen op de aanwezigheid van camera's ter beveiliging van gemeentelijke eigendommen.

Voorbeeld informeren betrokkenen

Een winkelier wil cameratoezicht instellen ter beveiliging van de bezoekers en goederen van zijn winkel. De winkelier zal de betrokkenen over het cameratoezicht informeren door middel van een bord bij de ingang van de winkel.

5. Verantwoordelijkheid camera's

Stel vast wie de verantwoordelijke zal zijn voor het verwerken van persoonsgegevens door middel van een camera. De verantwoordelijke is degene die deze uitgangspunten in acht moet nemen. Er kunnen meerdere verantwoorde/ijken zijn. In sommige gevallen is wettelijk bepaald wie als verantwoordelijke wordt aangemerkt.

Het cameratoezicht in de gemeentehuizen en de gemeentelijke panden vallen onder verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeenten. Een uitzondering hierop zijn de camera's in de raadszalen. Deze camera's dienen (primair) een democratisch doel, te weten het bieden van de mogelijkheid om plaatsonafhankelijk een openbare raadsvergadering te kunnen volgen.

Het ambtelijk management is verantwoordelijk voor de uitvoering van het camerabeleid. Dit geldt zowel voor plaatsing van de camera's, als het beheer en de uit het protocol voortvloeiende handelingen. Het ambtelijk management draagt zorg voor een uniforme uitleg en toepassing van het protocol en geeft zo nodig bindende aanwijzingen. Voor de operationele en technische uitvoering hiervan zijn de beheerders verantwoordelijk.

6. Wat wordt met de beelden gedaan

Bepaal wat er met de camerabeelden zal worden gedaan. Aan wie zullen de beelden worden verstrekt? Hoe lang zullen de beelden worden bewaard? In het algemeen geldt dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (artikel 5, lid 1 onder e. AVG). De AVG noemt geen specifieke bewaartermijnen.

6.1. Bewaartermijn camerabeelden

Het bewaren van camerabeelden mag niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel. De Europese richtlijn hiervoor is 72 uur. De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert in haar richtlijnen 4 weken. Als er een incident is vastgelegd dan mag de werkgever de betreffende beelden veiligstellen en bewaren tot dit is afgehandeld.

Van beide bovengenoemde richtlijnen kan worden afgeweken, zolang voldaan wordt aan de voorwaarden uit de AVG van noodzakelijkheid voor het doel. Uit voorgekomen incidenten is gebleken dat een bewaartermijn van 72 uur voor beelden niet haalbaar is. Bijvoorbeeld wanneer er naast de gebruikelijke werkzaamheden een lange tijdsspanne aan beelden teruggekeken moet worden. Het komt ook voor dat een incident niet direct of de volgende ochtend, maar pas later vastgesteld wordt. Ten slotte verzoekt ook de politie vaak niet binnen 72 uur om beelden waarop een strafbaar feit is vastgelegd. Als een bewaartermijn van 72 uur gehanteerd zou worden, zou dit een te grote impact hebben op de doelmatigheid van het cameratoezicht.

Daarom hanteren wij een bewaartermijn van 9 kalenderdagen. Hiermee borgen we de privacy van medewerkers en bezoekers op een manier die voor onze organisatie realistisch is. Dit betekent dat beelden binnen 9 dagen veiliggesteld moeten worden, als er een incident heeft plaatsgevonden. Na 9 dagen worden de beelden overschreven met recentere beelden en zijn ze niet meer terug te halen.

Het kan gebeuren dat een bewaartermijn van 9 dagen voor een bepaalde camera niet mogelijk of voldoende is. In zulke gevallen moet overtuigend beargumenteerd worden waarom wordt afgeweken van de bewaartermijn en hanteren we een maximale termijn van 4 weken, zoals geadviseerd door de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beelden die zijn veiliggesteld naar aanleiding van een incident mogen langer bewaard worden, maar dit moet wel verantwoord kunnen worden. Na afhandeling van het incident moeten de beelden verwijderd worden. Bijvoorbeeld, als de beelden zijn overgedragen aan een andere instantie, of als de situatie intern is afgedaan en afgesloten.

6.2. Wie mag de beelden inzien

Bepaal wat er met de camerabeelden zal worden gedaan. Aan wie zullen de beelden worden verstrekt? Welke personen toegang mogen krijgen is afhankelijk van de functie die zij bekleden alsmede de aard van de gegevens en de doeleinden van het cameratoezicht.

Het opvragen, uitlezen en verstrekken van beeldmateriaal zal alleen plaatsvinden als er een incident heeft plaatsgevonden of wanneer beelden worden opgevraagd door bevoegden voor doeleinden zoals beschreven in hoofdstuk 4.2.

Er zijn verschillende situaties waarin beelden kunnen worden teruggekeken en/of veilig moeten worden gesteld, zoals schade, agressie, concrete vermoedens van diefstal of strafbare feiten, beveiligingsincidenten en inzageverzoeken. Degene die het beeldmateriaal beheert, zorgt ervoor dat beelden alleen ingezien kunnen worden door personen die hiertoe bevoegd zijn voor de doeleinden zoals beschreven in dit protocol. Het gaat hierbij om medewerkers voor wie kan worden gesteld dat hun functie meebrengt dat dit inzien noodzakelijk is.

In geen geval mogen camerabeelden worden ingezien om werknemers te beoordelen of systematisch te volgen.

Alle aanvragen tot het uitlezen en verstrekken van beeldmateriaal, zullen worden opgenomen in een register. In dit register wordt bijgehouden wie beelden heeft uitgelezen en wanneer, en wie beelden heeft opgevraagd, wanneer, en waarom. Dit register wordt minstens 1x per jaar gecontroleerd door de Functionaris Gegevensbescherming (FG), die zal toetsen of het inzien van de beelden rechtmatig heeft plaatsgevonden met inachtneming van de AVG en dit protocol.

6.3. Recht op inzage door betrokkenen

Personen die te zien zijn op camerabeelden hebben het recht de beelden in te zien waarop zij zelf staan. Soms moet er een afweging gemaakt worden of de privacy van anderen die op de beelden te zien zijn zwaarder weegt dan het belang van de betrokkene zijn persoonsgegevens in te zien.

Er geldt een zorgplicht om mensen te informeren dat er een camera hangt en welk doel dit dient. Hiertoe kunnen informatiebordjes worden opgehangen.

Beelden mogen opgevraagd worden door betrokkenen. Onder het begrip betrokkenen wordt verstaan de personen van wie beeldopnamen zijn gemaakt, met andere woorden, medewerkers en bezoekers van de locaties van de gemeente of gemeentehuis dan wel stadhuis.

Mensen die zijn gefilmd hebben de volgende privacyrechten:

het recht om de camerabeelden in te zien;

het recht om vergeten te worden (zogeheten "recht op vergetelheid"), en uit dien hoofde kunnen verlangen dat de betreffende camerabeelden worden gewist;

het recht op beperking van de verwerking;

het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van persoonsgegevens.

In beginsel heeft een betrokkene alleen recht op inzage van beeldmateriaal van zijn eigen persoonsregistratie, met andere woorden, beeldmateriaal waarop slechts de betrokkene te zien is. Als er ook anderen op het beeldmateriaal staan zal een belangenafweging gedaan worden van het belang van de aanvrager en het privacybelang van andere betrokkenen.

Aanvragen tot inzage van de eigen persoonsregistratie, dienen bij een privacy officer te worden ingediend. Voor bezoekers geldt de reguliere procedure, zoals te vinden op de gemeentelijke websites. Voor werknemers geldt dat ze deze kunnen aanvragen via de daartoe aangelegde ingang op het intranet. Bij een aanvraag tot inzage van eigen beelden dient de betrokkene de dag, bij benadering het tijdstip en de tijdsduur van de beelden, waarvan hij inzage verlangt, aan te geven. Ook zal de betrokkene zich moeten legitimeren.

7. Techniek

Bepaal welk soort camera of softwaretechniek in het concrete geval gerechtvaardigd is om in te zetten. De ene camera of softwaretechniek kan een grotere inbreuk op de persoonlijke levenssfeer maken dan de andere. Ook hierbij moeten de belangen van de betrokkenen worden meegewogen (proportionaliteit en subsidiariteit).

Het type camera dat ingezet mag worden binnen de H2O-gemeenten is een standaard IP camera. De camera's die ingezet worden, mogen niet beschikken over slimme technieken die zich kunnen lenen voor spionage-activiteiten dan wel een grotere inbreuk maken op de privacy, zoals gezichtsherkenning, geluidsdetectie, bewegingsdetectie, ingebouwde video-analyse of registratie van lichaamstemperatuur. Daarmee blijft de inbreuk op de privacy beperkt.

8. Beveiliging

Zorg ervoor dat de camerabeelden adequaat worden beveiligd. Maak hierbij gebruik van algemeen geaccepteerde beveiligingsstandaarden. Controleer vervolgens periodiek of de beveiligingsmaatregelen daadwerkelijk zijn getroffen en worden nageleefd. Een onderdeel van de benodigde beveiliging is het voorkomen dat onbevoegden toegang kunnen krijgen (geautoriseerd zijn) tot de camerabeelden.

De beveiliging bestaat uit de fysieke beveiliging in het geval van monitoren en de digitale beveiliging. De meeste monitoren waarop de beelden zichtbaar zijn, staan op locaties waar alleen bevoegde personen toegang tot hebben. Op die plaatsen waar de monitoren wel zichtbaar zijn, heeft dit een functie. Ze zijn daar noodzakelijk om toezicht te kunnen houden.

De digitale beveiliging van de camera's moet voldoen aan een aantal voorwaarden. Deze voorwaarden passen bij de huidige stand van de techniek. Ze zorgen ervoor dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot de camerabeelden of het netwerk.

9. Aanschaf en uitbreiding van camera's

Er zullen, ook in de toekomst, regelmatig wijzigingen noodzakelijk zijn in het cameratoezicht. Uitbreiding van het aantal locaties, of aanschaf van een nieuw type camera of vervanging van de camera. Bij aanschaf en uitbreiding is het opnieuw van belang vast te stellen welk soort camera of softwaretechniek in het concrete geval gerechtvaardigd is om in te zetten.

9.1. Vervanging van camera's

Indien er camera's moeten worden vervangen, is het van belang dat wordt voldaan aan dit protocol qua beveiliging, techniek, functie en privacy impact. Voor het reguliere onderhoud mogen camera's vervangen worden door camera's van hetzelfde type en/of dezelfde techniek. Het spreekt vanzelf dat bij vervanging door camera's van hetzelfde type en/of dezelfde techniek moet worden voldaan aan de op dat moment geldende eisen.

9.2. Uitbreiding van camera's

Indien het aantal camera's wordt uitgebreid, er een nieuw type camera wordt aangeschaft of indien er camera's noodzakelijk zijn op een locatie waar op dit moment nog geen cameratoezicht is:

• moet door de aanvrager onderbouwd worden waarom op deze locatie camera's noodzakelijk zijn;

• moet door de privacy officer een belangenafweging gemaakt worden tussen de privacy van de werknemer, bezoeker of voorbijganger en het belang van de werkgever of het college voor de inzet van de camera's;

• moeten de plannen voor deze camera's vooraf met de OR worden besproken en instemming van de OR is vereist indien op deze locatie mogelijk werknemers gefilmd worden;

• en gelden (uiteraard) de overige voorschriften en aanwijzingen uit dit protocol.

Indien het noodzakelijk is camera's en/of software in te zetten die beschikken over slimme technieken zoals omschreven in hoofdstuk 7, die een grotere inbreuk maken op de privacy, zal er eerst een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moeten worden gedaan. Om te voldoen aan de AVG is in dergelijke gevallen advies van de FG en instemming van de OR vereist voordat dit nieuwe type camera of software ingezet wordt.

9.3. Uitvoering Data Protection Impact Assessment

Aanvullend aan hetgeen hierover in de vorige paragraaf is vermeld, is een DPIA vereist als de gegevensverwerking waarschijnlijk een groot privacyrisico op voor de personen die worden gefilmd.

In drie situaties is een DPIA altijd verplicht, ook in geval cameratoezicht waarschijnlijk geen groot privacy risico oplevert. Het gaat om de volgende situaties:

• bij grootschalig en/of systematisch cameratoezicht om diefstal tegen te gaan of mensen te beschermen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde als structureel of langere tijd cameratoezicht door dit doel wordt ingezet;

• bij elke vorm van het opstellen van verborgen camera's (heimelijk cameratoezicht), ook al is het kortdurend of incidenteel;

• als cameratoezicht wordt ingesteld op basis van gerechtvaardigd belang.

10. Klachten en overige bepalingen

10.1. Klachten

Klachten aangaande het cameratoezicht dienen te worden ingediend volgens de reguliere klachtenprocedure van de gemeente. Deze procedures zijn te vinden op de website van de gemeente.

10.2 Uitzonderlijke situaties

Er kunnen zich in de praktijk situaties met betrekking tot veiligheid of privacy voordoen die niet vermeld staan in dit protocol. In die gevallen kan het ambtelijk management, na advies van de Privacy Officer en CISO, een beslissing nemen.

10.3 Wijzigingen in protocol

Door verandering in wetgeving en de stand van de techniek vinden er regelmatig veranderingen plaats. Dit protocol en de bijbehorende bijlagen worden ten minste jaarlijks door de beheerder in samenspraak met de Privacy Officer en CISO gecontroleerd op juistheid en gewijzigd indien nodig. Wijziging in het protocol zullen opnieuw aan het college voorgelegd worden.

BRONNEN

• Cameratoezicht, beleidsregels voor de toepassing van bepalingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens en de Wet politiegegevens; 28 januari 2016; AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

• Cameratoezicht do's en dont's voor verantwoordelijken; AUTORITEIT PERSOONSGEGEVENS

• Richtsnoeren 3/2019 inzake de verwerking van persoonsgegevens door middel van video apparatuur. Versie 2.0; 29 januari 2020.

ANNEX I - Cameragebruik voor de gemeentelijke taak

Camera's kunnen helpen bij de uitoefening van publieke taken die de gemeente heeft. Wel moeten zij ervoor zorgen dat de inbreuk op de privacy zo klein mogelijk is en deze camera's alleen ingezet worden voor het doel waarvoor ze gebruikt worden. De duur van het opslaan en bewaren van de beelden moeten hierop worden afgestemd. Tevens dienen betrokkenen geïnformeerd te worden over de aanwezigheid van camera's.

De camera's die de gemeente inzet voor haar gemeentelijke taken bevinden zich momenteel inde vergaderruimtes van de H20-gemeenten en in de raadzalen. Deze camera's in de vergaderruimten en de raadzalen in de 3 gemeentehuizen zijn niet opgehangen ten behoeve van de bescherming van ons personeel en onze eigendommen,maar worden gebruikt voor service naar de inwoners toe.

Taak: hybridevergaderen

De camera's in de vergaderruimtes in de gemeentelijke gebouwen vallen onder de verwerkingsverantwoordelijkheid van het ambtelijk management. Deze camera's zijn bedoeld om hybride vergaderen mogelijk te maken, waarbij een deel van de aanwezigen digitaal deelneemt en anderen in de vergaderruimte zelf deelnemen. Deze camera's gaan pas aan wanneer ze aangezet worden door het personeel zelf. Deze camera's hebben wel bewegings- en geluidsdetectie.Hierdoor kan de camera direct focussen op degene die aan het woord is, waardoor hybride vergaderen soepeler verloopt.

Taak: uitzenden vanuit vergaderzaal of raadzaal

De camera's in de politieke vergaderzalen en raadszalen vallen onder de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid van de gemeenteraad en het college van B&W. De plaatsing van de camera's ishet gevolg van een raadsbesluit over multimedia-inzet bij vergaderingen en ze worden voornamelijk ingezet om raadsvergaderingen uit te zenden.Soms worden ze ingezet voor taken van de gemeente, bijvoorbeeld voor het uitzenden van verkiezingsuitslagen. De verantwoordelijkheid voor de beelden ligt steeds bij het orgaan dat bepaalt dat een vergadering of bijeenkomst uitgezonden wordt. Deze camera's worden beheerd door het gebouwenbeheer van de gemeente.

Wanneer er vanuit een vergaderzaal of raadszaal een livestream ingezet wordt waarop medewerkers in beeld zijn,zullen de medewerkers die nog niet op de hoogte zijn van de camera's hiervan van te voren op de hoogte worden gesteld.

Voor de raadsleden geldt dat zeeen publieke functie bekleden,waardoor van hen verwacht kan worden dat ze enige inbreuk op hun privacy inde uitoefening van hun functie accepteren.Ook publiek en insprekers dienen zich bewust te zijn van het openbare karakter van de raadsvergadering en worden door middel van bordjes en informatie op de website hierover geïnformeerd.

Oldebroek, 23 juli 2024.

, burgemeester T.H. Haseloop-Amsing

, secretaris P.H. Lensselink.