Centrumgemeente regeling samenwerking Waadhoeke en Leeuwarden

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Leeuwarden en Waadhoeke, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft

Overwegende dat

- het college van de gemeente Waadhoeke en het college van de

- gemeente Leeuwarden hun uitvoeringskracht wat betreft de in de regeling omschreven taken en bevoegdheden, zo veel mogelijk wensen te bundelen bij de gemeente Leeuwarden, als Centrumgemeente;

- zij daartoe op 28 mei 2019 reeds een centrumgemeente regeling met elkaar hebben getroffen;

- op 1 juli 2022 de Wet gemeenschappelijke regelingen is gewijzigd hetgeen het nodig maakt om reeds bestaande centrumgemeente regelingen voor 1 juli 2024 op een aantal onderdelen te wijzigen c.q. te vernieuwen;

- van deze gelegenheid gebruik wordt gemaakt om ook een aantal technische- en uitvoeringsaspecten aan te passen;

- het college van de gemeente Waadhoeke en het college van de gemeente Leeuwarden beiden een goede samenwerking en dienstverlening op het terrein van de bedrijfsvoering c.q. het organiseren van ondersteunende (werk)processen noodzakelijk achten voor een goede uitvoering van hun openbare c.q. wettelijke c.q. publieke taken en met name voor goede, betaalbare en snelle openbare dienstverlening op diverse beleidsvelden van de beide gemeenten aan haar burgers;

- de colleges ten aanzien van de samenwerking streven naar maximale efficiëntie en effectiviteit in de uitvoering van de aan hen opgelegde en hiervoor bedoelde taken;

- samenwerking tussen beide gemeenten op dit gebied meer uitvoeringskracht geeft, in die zin dat kennis en ervaring van alle samenwerkende gemeenten wordt gebundeld en deze de hiervoor bedoelde dienstverlening aan de burgers c.q. uitvoering van meerbedoelde taken bevordert;

- samenwerking tussen beide gemeenten meer zekerheid verschaft dat er ten allen tijde voldoende gekwalificeerd personeel beschikbaar is en daarmee een kwalitatief goede dienstverlening en taakvervulling ten allen tijde beschikbaar is;

- een goede bedrijfsvoering en dienstverlening verder ondersteunend is aan de verplichte en vrijwillige gemeentelijke c.q. regionale samenwerking tussen beide gemeenten in het sociale domein;

- de gemeenten het voornemen hebben uitgesproken hun uitvoeringskracht wat betreft de in de regeling omschreven taken en bevoegdheden, zo veel mogelijk te bundelen bij de gemeente Leeuwarden, als Centrumgemeente;

- deze bundeling van uitvoeringskracht wordt gegoten in de vorm van de centrumgemeenteconstructie (artikel 8, vierde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen);

- door het weloverwogen inzetten van het Shared Service Centrum van Leeuwarden en door intensief samen te werken met Waadhoeke alsmede door ook kennis te bundelen en ervaringen uit te wisselen, de bedrijfsvoering en dienstverlening van beide gemeenten wordt verbeterd en versterkt;

- in de personeelsbehoefte van het Shared Service Centrum van Leeuwarden onder meer kan worden voorzien door detachering van ambtenaren en medewerkers van Waadhoeke bij de gemeente Leeuwarden;

- een van de doelstellingen van de onderhavige bundeling van uitvoeringskracht tevens is het investeren in ambtenaren en medewerkers door middel van opleiding, training en het opdoen van ervaring;

- deze bundeling onverlet laat die taken en bevoegdheden van het college van de gemeente Waadhoeke waarvan slechts de voorbereiding en uitvoering wordt opgedragen aan het college van de gemeente Leeuwarden en waarvoor geen mandaat als bedoeld in artikel 4 lid 1 aan de gemeente Leeuwarden is verleend;

- er regelmatig overleg plaatsvindt op bestuurlijk en ambtelijk niveau over de uitvoering en het verloop van de samenwerking teneinde de samenwerking zoveel mogelijk te laten aansluiten bij de wensen van de beide gemeenten, een en ander tegen de achtergrond van een optimale taakvervulling en dienstverlening aan de burgers;

- de raden van de gemeente Leeuwarden en Waadhoeke toestemming hebben verleend aan hun colleges van burgemeester en wethouders voor het treffen van deze gemeenschappelijke regeling, overeenkomstig artikel 1, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen, onder gelijktijdige opheffing van de bestaande regeling;

Gelet op

Artikel 8, lid 4 van de Wet gemeenschappelijke regelingen ;

de Gemeentewet;

besluiten

te treffen:

de Centrumregeling samenwerking Waadhoeke en Leeuwarden,

en zulks onder de navolgende bepalingen en:

§1

Artikel 1 – Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• A. Centrumgemeente: de gemeente Leeuwarden;

• B. Waadhoeke: de gemeente Waadhoeke;

• C. ambtenaren en medewerkers: ambtenaren en andere medewerkers, werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van de gemeente Leeuwarden en Waadhoeke;

• D. regeling: deze Centrumgemeenteregeling samenwerking Waadhoeke en Leeuwarden;

• E. Shared Service Centrum: de ambtelijke organisatie, geplaatst bij de gemeente Leeuwarden, die belast is met het uitvoeren van de in artikel 4 bedoelde aan deze organisatie opgedragen taken;

• F. Service Level Agreement (SLA): het document met daarin de nadere uitwerking van de dienstverlening, taken en werkwijzen zoals overeengekomen door de colleges van de gemeenten Waadhoeke en Leeuwarden;

• G. Governance-model: het model dat door de gemeentesecretarissen van de Centrumgemeente en Waadhoeke op 11 maart 2019 is vastgesteld en waarin de uitgangspunten van de onderlinge samenwerkingsstructuur is vastgelegd, in welke structuur onderling op diverse niveaus zaken over de samenwerking worden afgestemd en waarin tevens keuzes worden voorbereid om te komen tot optimalisatie van de samenwerking en verdere harmonisatie van gebruikte systemen;

• H. Producten- en Dienstencatalogus (PDC): Het document waarin de producten en diensten worden beschreven.

§2

Belang en Centrumgemeente

Artikel 2 – Belang en inhoud samenwerking

• 1. De regeling wordt getroffen in verband met het tot stand brengen van de noodzakelijke, adequate randvoorwaarden en voorzieningen (in dezen vooreerst ICT–voorzieningen) ter ondersteuning van de uitvoering van de gemeentelijke openbare c.q. publieke c.q. wettelijke taken.

  De samenwerking tussen de gemeenten en bundeling van elkaars ervaring, kennis en personeel is tevens van belang om de openbare dienstverlening van de gemeenten en haar burgers te kunnen garanderen en efficiënt uit te voeren, bijvoorbeeld de ondersteuning van de wettelijk verplichte regionale samenwerking door gemeenten in het sociaal domein.

• 2. Deze gemeenschappelijke regeling is uitdrukkelijk geen zelfstandige rechtspersoon.

• 3. De colleges van de Centrumgemeente en Waadhoeke hebben de bevoegdheid, indien en zodra daar in de toekomst behoefte toe bestaat, in onderling overleg en goedvinden van de in artikel 2.1. bedoelde samenwerking uit te breiden met al die taken en dienstverlening die de gemeenten alsdan geraden voorkomen.

Artikel 3 – Centrumgemeente

De gemeente Leeuwarden wordt aangewezen als Centrumgemeente, zoals bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

§3

Taken en bevoegdheden

Artikel 4 - Bevoegdheden

• 1. Het college van burgemeester en wethouders van Waadhoeke verleent bij separaat vast te stellen besluit mandaten, volmachten en machtigingen aan het college van de Centrumgemeente die nodig zijn om de in het kader van deze Regeling te sluiten SLA en eventueel andere te sluiten overeenkomsten, die onder deze Regeling vallen, uit te voeren middels het Shared Service Centrum. Aan de SLA zal het besluit van die verleende mandaten, volmachten en machtigingen toegevoegd worden.

• 2. Later verleende mandaten, volmachten en machtigingen zullen eveneens aan de in het eerste lid genoemde overzicht toegevoegd worden.

• 3. Het college van de Centrumgemeente stemt in met de verleende mandaten, volmachten en machtigingen, zoals bedoeld in dit artikel.

Artikel 5 – SLA en Servicecatalogus

In het SLA is een nadere uitwerking gegeven aan de regeling. In het SLA en de Servicecatalogus zijn ondermeer geregeld:

• A. de uitvoeringskaders;

• B. de kwaliteitseisen waaraan de taakuitoefening door de Centrumgemeente moet voldoen;

• C. de verdeelsleutel en de wijze waarop Waadhoeke een financiële bijdrage levert in de kosten die de Centrumgemeente maakt voor de uitvoering van de krachtens de regeling opgedragen taken;

• D. de verplichtingen tussen de Centrumgemeente en Waadhoeke;

• E. de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de informatieplichten, bedoeld in overige artikelen van de regeling;

• F. de wijze waarop de Centrumgemeente en Waadhoeke elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

• G. Mandaten, volmachten en machtigingen zoals bedoeld in artikel 4 van deze regeling.

§4.

Overleg

Artikel 6 – Overleg

• 1. Het college van de Centrumgemeente overlegt zo nodig ten minste eenmaal per jaar met het college van Waadhoeke. De colleges van beide gemeenten komen voorts bijeen wanneer één van beide dit, onder schriftelijke opgaaf van redenen, noodzakelijk acht. De beide colleges zullen in dit overleg vertegenwoordigd zijn door de portefeuillehouders Bedrijfsvoering.

• 2. Het extra overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen na het verzoek belegd.

• 3. In het overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt gesproken over het verloop van de samenwerking.

• 4. De colleges van de Centrumgemeente en Waadhoeke kunnen zich in het overleg, bedoeld in het eerste lid en tweede lid, laten vertegenwoordigen door een of meerdere van zijn leden dan wel ambtenaren.

• 5. De gemeentesecretaris van de Centrumgemeente en de gemeentesecretaris van de gemeente Waadhoeke zijn tijdens het overleg, bedoeld in het eerste en tweede lid, aanwezig.

Artikel 7 – Ambtelijk overleg

• 1. De gemeentesecretaris van de Centrumgemeente overlegt ten minste eenmaal per jaar met de directeur/adjunct-gemeentesecretaris van Waadhoeke over de uitvoering van het SLA en de Servicecatalogus, bedoeld in artikel 5. In dit overleg wordt in ieder geval aan de hand van ambtelijke verslaglegging de samenwerking over het voorgaande kalenderjaar geëvalueerd.

• 2. De bij de uitvoering van de behartiging van het in artikel 2 gestelde belang en de uitvoering van de daartoe behorende taken betrokken ambtenaren en medewerkers van de Centrumgemeente en Waadhoeke overleggen kwantitatief en kwalitatief als in het Governance-model is vastgelegd over de uitvoering van de SLA en de Servicecatalogus en over de in artikel 2 bedoelde taken.

§5.

Informatie en verantwoording

Artikel 8 – Informatievoorziening door Centrumgemeente

• 1. Het college van de Centrumgemeente geeft het college van Waadhoeke binnen vier weken schriftelijk de door een of meer leden van het college van Waadhoeke gevraagde inlichtingen.

• 2. Het college van de Centrumgemeente geeft het college van Waadhoeke alle inlichtingen die dat college van Waadhoeke noodzakelijk en/of wenselijk acht.

Artikel 9 – Informatievoorziening door Waadhoeke

Het college van Waadhoeke en/of ambtenaren geven het college van de Centrumgemeente binnen vier weken alle inlichtingen die het college of ambtenaren van de Centrumgemeente ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang nodig heeft.

Artikel 10 – Overige informatievoorziening

• 1. De rekenkamers van Waadhoeke en van de Centrumgemeente zijn bevoegd alle documenten die ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang berusten bij het college van de Centrumgemeente, te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

• 2. Het college van de Centrumgemeente verstrekt desgevraagd binnen vier weken alle inlichtingen die de rekenkamers ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten.

• 3. De colleges van zowel Centrumgemeente als Waadhoeke zijn verplicht de gemeenteraden van Leeuwarden respectievelijk Waadhoeke actief te informeren over al hetgeen de gemeenteraden ten aanzien van de onderhavige regeling voor de uitvoering van hun publiekrechtelijke taak en rol nodig hebben.

• 4. Deze actieve informatieplicht zal middels een vermelding van de in dit kader relevante gegevens in de paragraaf verbonden partijen van de jaarstukken plaatsvinden.

§6.

Geschillen

Artikel 11 – Deskundigenadvies

• 1. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over de regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies.

• 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil binnen vier weken besproken tussen afvaardigingen van de colleges van de Centrumgemeente en Waadhoeke.

• 3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke elk een onafhankelijke deskundige. Beide deskundigen benoemen gezamenlijk een derde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. Het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. Het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt.

• 4. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke.

• 5. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland.

• 6. Het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke dragen ieder de helft van de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid.

§7

Wijziging, uittreding en opheffing

Artikel 12 – Wijziging van de regeling

• 1. De regeling kan door het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

• 2. Het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van de raad van de Centrumgemeente en de raad van Waadhoeke, overeenkomstig artikel 1, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3. Een wijziging van de centrumregeling is tot stand gekomen wanneer het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke op de wijze als vermeld in het tweede lid beiden hiertoe hun besluitvorming hebben afgerond.

• 4. De wijziging van de regeling treedt, tenzij in de gewijzigde regeling anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door het college van de Centrumgemeente is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Artikel 13.a – Opheffing van de regeling

• 1. De regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke. Zij besluiten daartoe niet dan nadat zij daartoe een zienswijze hebben gevraagd en toestemming hebben verkregen van de raad van de Centrumgemeente respectievelijk de raad van Waadhoeke, overeenkomstig artikel 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 2. Alvorens een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, stellen de colleges van Centrumgemeente en Waadhoeke hun respectievelijke gemeenteraden in de gelegenheid om hun zienswijze ten aanzien van de opheffing te uiten, zulks als bedoeld in artikel 1, tweede, derde en vierde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 3. Daarna -zulks met inachtneming van de ontvangen zienswijze- geven het college van de Centrumgemeente en het college van Waadhoeke gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen.

• 4. Het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van Waadhoeke tot deelneming in de eventuele financiële en in de personele gevolgen van de opheffing.

• 5. Het college van de Centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid.

• 6. De opheffing van de regeling treedt, tenzij het besluit tot opheffing anders bepaalt, in werking op de dag volgend op die waarop de opheffing door het college van de Centrumgemeente is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

• 7. Opheffing zal in ieder geval dienen plaats te vinden indien in rechte is vast komen te staan dat deze regeling of de daarmee in verband staande uitvoering, in strijd met het recht of de wet wordt geacht.

Artikel 13.b – Uittreding

• 1. Een (eenzijdig) besluit tot uittreding door het college van de Centrumgemeente of door het college van Waadhoeke leidt eveneens tot opheffing van de regeling. Een besluit tot uittreding door het college van de Centrumgemeente of het college van Waadhoeke wordt niet genomen dan nadat beide colleges daartoe toestemming hebben verkregen van de raad van de Centrumgemeente respectievelijk de raad van Waadhoeke, overeenkomstig artikel 1, vierde lid van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

• 2. Alvorens een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt genomen stellen de colleges van Centrumgemeente en Waadhoeke hun respectievelijke gemeenteraden in de gelegenheid om hun zienswijze ten aanzien van de uittreding te uiten, zulks als bedoeld in artikel 1, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regeingen Daarna - zulks met inachtneming van de ontvangen wensen en bedenkingen - inventariseren de functionarissen als bedoeld in artikel 7 lid 1 van de regeling de gevolgen van de uittreding. Vervolgens benoemen zij gezamenlijk een externe deskundige met wie zij een uittredingsplan opstellen.

• 3. In het uittredingsplan wordt voorzien in alle gevolgen die het uittreden heeft voor het vermogen van de beide gemeenten, met name doch niet uitsluitend op het gebied van personeel, contracten, huisvesting en investeringen. Uitgangspunt is dat de uittredende gemeente alle financiële en personele gevolgen draagt die diens uittreding en daaruit voortvloeiende opheffing van deze regeling voor de andere gemeente heeft. Tevens wordt een tijdspad opgenomen tot aan het moment van definitive uittreding en financiële afwikkeling daarvan.

  Er wordt een uittredingssom bepaald aan de hand van de principes van goed koopmansschap en accounting.

• 4. Als peildatum voor het bepalen van de uittredingssom geldt de eerste dag van de kalendermaand waarin het college van de uittredende gemeente de wens tot uittreding aan de andere gemeente schriftelijk kenbaar heeft gemaakt.

• 5. Ter bepaling van de uittredingssom worden slechts frictiekosten (alle incidentele kosten te maken door de overblijvende gemeente die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van de uittredende gemeente) en desintegratiekosten (alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door overblijvende gemeente die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding van de uittredende gemeente) in aanmerking genomen.

• 6. Het in de vorige leden bedoelde uittredingsplan geldt in het kader van de gelijktijdigde opheffing van de regeling tevens als opheffingsplan. Te dien aanzien alsmede van de overige handelingen vanwege de opheffing van de regeling geldt het bepaalde in artikel 13.a onverkort.

• 7. Het besluit tot uittreding treedt, tenzij het besluit tot uittreding anders bepaalt, in werking op de dag volgend op die waarop de uittreding door het college van de Centrumgemeente is bekendgemaakt als bedoeld in artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

§8

Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 14 – Duur van de regeling

De regeling wordt met inachtneming van het bepaalde in artikel 18 getroffen voor onbepaalde tijd.

Artikel 15 – Inzending regeling

Het college van de Centrumgemeente is belast met de inzending van de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Fryslân, publicatie in het Gemeenteblad en opname in de Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties.

Artikel 16 – Archivering

• 1. Het college van de Centrumgemeente is conform de Archiefwet 1995 de zorgdrager voor de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder d van de Archiefwet 1995 van deze regeling.

• 2. De verwerking van de archiefbescheiden vindt plaats conform de bestaande regelgeving van de Centrumgemeente.

• 3. De archiefbescheiden zijn als een herkenbare zelfstandige eenheid onderdeel van de gemeentelijke informatiehuishouding.

• 4. De archiefbewaarplaats van de Centrumgemeente is de archiefbewaarplaats van de regeling.

• 5. Het college van de Centrumgemeente is, in het geval van het wijzigingsbeheer, bevoegd namens de aan de regeling deelnemende zorgdragers archiefbescheiden, die binnen of op grond van de beschikbaar gestelde voorzieningen wordt verwerkt, op grond van de Archiefwet 1995, te vervangen of te vernietigen.

• 6. Deze vervanging of vernietiging vindt plaats binnen de kaders van de interne regelingen en daaruit voortvloeiende procedures van de Centrumgemeente.

Artikel 17 - Verwerken van persoonsgegevens

• 1. Daar waar het college van de Centrumgemeente bij de uitvoering van deze Regeling dan wel de te sluiten SLA of eventueel andere te sluiten overeenkomsten die onder deze Regeling vallen, persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt, treedt het college van de Centrumgemeente op als ‘verwerker’. Het college van de gemeente Waadhoeke treedt op als ‘verwerkingsverantwoordelijke’.

• 2. Partijen komen nadere afspraken daaromtrent overeen in een verwerkersovereenkomst zoals bedoeld in artikel 28 AVG.

Artikel 18 – Inwerkingtreding

De wijziging van de regeling treedt in werking op de eerste dag van een maand, volgend op de dag waarop het college van de Centrumgemeente de regeling bekend heeft gemaakt in het Gemeenteblad van die gemeente en werkt terug tot 1 januari 2024.

Artikel 19 – Citeerwijze

De regeling wordt aangehaald als Centrumregeling samenwerking Waadhoeke en Leeuwarden.

Aldus besloten door

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waadhoeke

in de vergadering van 18 juni 2024

de burgemeester, de secreataris,

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leeuwarden

in de vergadering van 23 april 2024

de burgemeester, de secretaris,