Verordening klankbordgesprek en herbenoeming burgemeester Purmerend 2024

De raad van de gemeente Purmerend,

gelezen het voorstel van het presidium d.d. 27 mei 2024,

gelet op de artikelen 61a, 61c, 84, 147 en 149 van de Gemeentewet, de artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;

gelet op de circulaire Benoeming, functioneringsgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

B E S L U I T :

• 1. De verordening vertrouwenscommissie herbenoeming burgemeester Purmerend 2020 vastgesteld op 26 november 2020 in te trekken.

• 2. De verordening vertrouwenscommissie benoeming burgemeester Purmerend 2022 vastgesteld op 24 maart 2022 in te trekken.

• 3. De navolgende verordening klankbordgesprek en herbenoeming burgemeester Purmerend 2024 vast te stellen.

Algemene bepalingen

Artikel 1 Taak

Er is een commissie die tot taak heeft het klankbordgesprek met de burgemeester over het functioneren te houden en de aanbeveling voor te bereiden voor een herbenoeming van de burgemeester.

Artikel 2 Samenstelling commissie

• 1. De commissie bestaat uit de 3 leden (raadsleden) van het presidium, zoals bedoeld in het reglement van orde voor de raad en raadscommissies.

• 2. De voorzitter is de plaatsvervangend voorzitter van de raad.

• 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

• 4. Bij structurele verhindering van een lid kan het presidium besluiten om zijn plaats in de commissie te laten innemen door een plaatsvervangend lid van het presidium.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning

• 1. De griffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.

• 2. De griffier is geen lid van de commissie en heeft geen stemrecht.

Artikel 4 Geheimhouding

• 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding welke zich uitstrekt tot een ieder die van de informatie kennis draagt.

• 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.

• 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en door hem bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.

• 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.

• 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.

• 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook van kracht in het geval de commissie wordt ontbonden.

Artikel 5 Vergaderingen

• 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste de meerderheid van de leden dit noodzakelijk acht. De commissie vergadert alleen indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.

• 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 3. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:

  • a. de leden van de commissie;

  • b. de burgemeester, indien een gesprek met hem/haar plaatsvindt.

• 4. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 24 uur voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn na overleg worden afgeweken.

Artikel 6 Archivering

• 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de procedure alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.

• 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archief­bewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is.

  In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.

Bijzondere bepalingen klankbordgesprek

Artikel 7 Aantal

• 1. De commissie houdt één keer per twee jaar met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren, te weten in het eerste, derde en vijfde jaar van de ambtsperiode van de burgemeester.

• 2. Als de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

• 3. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een zogenaamd “100-dagengesprek” plaats.

Artikel 8 Voorbereiding en inhoud

• 1. Als voorbereiding op het gesprek maakt de commissie aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.

• 2. De commissie wint in ieder geval informatie in bij de wethouders en de gemeentesecretaris-algemeen directeur via een gezamenlijk gesprek. Deze handeling hoeft niet vooraf kenbaar te worden gemaakt aan de burgemeester tenzij de commissie om moverende redenen afziet van dit reguliere gesprek.

• 3. De commissie stelt de burgemeester vooraf in de gelegenheid om agendapunten voor het gesprek aan te dragen.

• 4. Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie beoordeelt het functioneren van de burgemeester in ieder geval aan de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens wordt het functioneren beoordeeld aan de hand van het verslag en de afspraken uit het voorgaande klankbordgesprek.

• 5. In het laatste klankbordgesprek voor de start van de herbenoemingsprocedure geeft de commissie de burgemeester desgewenst een indicatie of herbenoeming op dat moment naar verwachting al dan niet op obstakels zal stuiten.

Artikel 9 Verslag

• 1. Er wordt een beknopt en uitgebreid verslag van het gesprek gemaakt.

• 2. Raadsleden kunnen het beknopt verslag inzien. Het uitgebreid verslag is alleen voor de commissie en de burgemeester en wordt in afschrift gezonden aan de commissaris van de Koning. Beide verslagen zijn niet openbaar.

• 3. Alvorens de verslagen vast te stellen krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op de concepten.

• 4. Het uitgebreid verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.

Bijzondere bepalingen herbenoemingsprocedure

Artikel 10 Stemmingen

De commissie streeft naar consensus.

De commissie besluit over de vaststelling van het verslag van bevindingen bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

Artikel 11 Informatie over en het gesprek met de burgemeester

• 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.

• 2. Voordat haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van het gesprek wordt een (niet openbaar) verslag gemaakt.

• 3. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in de in het tweede lid bedoelde overleg afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag van bevindingen vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.

Artikel 12 Verslag

De commissie brengt over haar werkzaamheden, ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling, schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning.

Het verslag van bevindingen bevat ten minste:

• a. een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;

• b. een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;

• c. het (niet openbaar) verslag van het gesprek tussen de commissie en de burgemeester zoals bedoeld in artikel 11, lid 2.

Slotbepalingen

Artikel 13 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 14 Citeertitel

De verordening kan worden aangehaald als Verordening klankbordgesprek en herbenoeming burgemeester Purmerend.

• 4. Dit besluit treedt in werking op de dag na die waarop het is bekendgemaakt.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 27 juni 2024

de griffier,

R.J.C. van der Laan

de voorzitter,

B. Meulenber