Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief 2024

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Bergen op Zoom

Overwegende dat:

• de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022, gericht op versterking van de positie van de raden, voor 1 juli 2024 een aanpassing van de gemeenschappelijke regeling vereist,

• de tekst van de gemeenschappelijke regeling op enkele onderdelen dient te worden geactualiseerd.

Gelet op:

• de Wet gemeenschappelijke regelingen,

• de op 29 mei 2024 door de gemeenteraad van Bergen op Zoom aan het college verleende toestemming om over te gaan tot de voorliggende derde wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief,

B e s l u i t e n:

vast te stellen de: Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief 2024

Artikel I

De Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief wordt als volgt gewijzigd:

A. In de aanhef wordt de tekst na ‘Overwegende dat:’ vervangen door:

• de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022 is gewijzigd waardoor de huidige gemeenschappelijke regeling aangepast moet worden;

• de tekst van de gemeenschappelijke regeling op enkele onderdelen dient te worden geactualiseerd.

Gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Archiefwet 1995 besluiten:

De bestaande gemeenschappelijke regeling West-Brabant Archief, geldend vanaf 1 januari 2020, als volgt in gewijzigde vorm vast te stellen:

B. In artikel 20 wordt een vijfde lid toegevoegd, luidend: Het algemeen bestuur verstrekt actief alle inlichtingen aan de raden, die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun taken via digitale weg.

C. In artikel 21 lid 1 wordt het woord ‘worden’ verwijderd.

D. Bij artikel 24 wordt aan de titel toegevoegd: <<aan het dagelijks bestuur>>

E. Er wordt een nieuw Artikel 25 ’Zienswijzeprocedure’ toegevoegd, luidend:

1. Voorafgaand aan het vaststellen van het meerjarenbeleid kunnen de raden van de deelnemende gemeenten een zienswijze als bedoeld in artikel 10, lid 7 van de wet naar voren brengen. Wensen zij geen zienwijze naar voren te brengen, dan wordt het bestuur hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

2. Voorafgaand aan het nemen van het besluit waarover de zienswijze is gegeven stelt het dagelijks bestuur de raden schriftelijk en gemotiveerd in kennis van het oordeel over de zienswijze en de eventuele conclusies die zij daaraan verbindt.

F. Er wordt een nieuw Hoofdstuk 5 ‘Burgerparticipatie’ toegevoegd met een nieuw Artikel 26 luidend: Ingezetenen van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden worden betrokken bij projecten die betrekking hebben op de uitvoerende taken van het West-Brabants Archief.

G. Er wordt een nieuw Hoofdstuk 9 ‘Archief van het West-Brabants Archief’ toegevoegd, met de volgende nieuwe artikelen:

Archiefbeheer

Artikel 35

1. De directeur is belast met de feitelijke bewaring en het beheer van deze archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. Het dagelijks bestuur stelt voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.

Archiefbewaarplaats

Artikel 36

Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van het West-Brabants Archief wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van het West-Brabants Archief.

Toezicht

Artikel 37

Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast een door de directeur ingehuurde onafhankelijke archiefinspecteur.

Verantwoording

Artikel 38

1. Een door de directeur ingehuurde onafhankelijke archiefinspecteur brengt tweejaarlijks aan het dagelijks bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van het West-Brabants Archief, die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

2. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks verslag uit aan het algemeen bestuur over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het West-Brabants Archief.

H. In artikel 39 ‘Toetreding’ komt de zin in het eerste lid: << Het algemeen bestuur beslist over toetreding. >> te vervallen. Aan het eerste lid wordt toegevoegd: Het besluit wordt ter kennis gebracht aan het algemeen bestuur. Het tweede lid wordt vervangen door: Aan de toetreding kunnen nadere voorwaarden worden verbonden. Aan het artikel wordt een derde lid toegevoegd luidend: Toetreding geschiedt na advies van het algemeen bestuur, bij unaniem besluit van de deelnemers, onverminderd artikel 1 van de wet.

I. Artikel 40 ‘Uittreding’ wordt vervangen door de volgende bepaling:

1. Indien een deelnemer wenst uit te treden, geschiedt dit bij besluit van het daartoe bevoegde orgaan van de betreffende deelnemer. Het besluit wordt ter kennis gebracht aan het algemeen bestuur.

2. Aan de uittreding worden door het algemeen bestuur de volgende voorwaarden en gevolgen verbonden:

a. De uittreding vindt plaats op 1 januari van het tweede jaar, volgend op dat waarin het besluit tot uittreding in de is bekend gemaakt.

b. De uittredende deelnemer is gehouden na uittreding bij te dragen in het begrote nadelig saldo van het laatste volledige jaar van deelname. De afbouw gebeurt als volgt:

• In jaar 1 na uittreding: 100% van het aandeel

• In jaar 2 na uittreding: 80% van het aandeel

• In jaar 3 na uittreding: 60% van het aandeel

• In jaar 4 na uittreding 40% van het aandeel

• In jaar 5 na uittreding: 20% van het aandeel

c. De uittredende deelnemer is gehouden om personeel van het West-Brabants Archief, dat boventallig is geworden door de uittreding, over te nemen.

d. Tot aan de datum van de uittreding behoudt de uittredende deelnemer alle rechten en verplichtingen die verbonden zijn aan de gemeenschappelijke regeling.

e. De uittredende deelnemer kan geen aanspraak maken op gevormde bestemmingsreserves.

f. Het algemeen bestuur stelt, indien noodzakelijk, aanvullende voorwaarden voor de uittreding vast en zendt deze binnen 3 maanden na ontvangst van het besluit tot uittreding aan de deelnemers. Alle deelnemers besluiten over de eventuele aanvullende voorwaarden binnen een termijn van drie maanden na de toezending door het algemeen bestuur.

J. In artikel 41 ‘wijziging’ wordt de zinssnede <<niet zijnde toetreding>> toegevoegd na ‘worden gewijzigd’. De zinssnede << onverminderd artikel 1 van de wet.>> wordt toegevoegd na ‘deze regeling’.

K. In artikel 43 ‘Duur en evaluatie’ wordt een tweede lid toegevoegd luidend: Eenmaal per vier jaar wordt een besluit genomen op de vraag of en in welke vorm een evaluatie van de werkwijze en het functioneren van het West-Brabants Archief gewenst is. Ter voorbereiding op dit besluit worden de wensen van de raden van de deelnemende gemeenten gepeild.

L. Artikel 44 ‘citeertitel en Inwerkingtreding’ komt als volgt te luiden:

1. Deze regeling kan worden aangehaald als 'Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief 2024’.

2. De wijzigingen in deze regeling treden in werking op de dag volgend op die van de bekendmaking als bedoeld in artikel 26, derde lid, van de wet.

3. Het college van de gemeente Bergen op Zoom draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26, eerste lid van de wet.

Artikel II Slotbepalingen

A. Deze wijziging treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking in het gemeenteblad van Bergen op Zoom

B. Het besluit wordt aangehaald als ‘Derde wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling West-Brabants Archief’.

Bergen op Zoom, 11 juni 2024

het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom,

secretaris,

mr. Drs. Ing. M. van Vliet

burgemeester,

drs. M. Mulder MSc.