Besluit Vervanging archiefbescheiden Heemstede 2023

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede;

gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 24 mei 2024;

gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van de Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling.

besluit vast te stellen het volgende:

Artikel 1

De gemeente Heemstede doet vanaf 1 januari 2018 aan routinematige vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd. De gemeente gaat met terugwerkende kracht vanaf 9 februari 2023 over tot vervanging van archiefbescheiden voor de Intergemeentelijke afdelingen Sociale Zaken en voor team Publiekszaken. Het betreffen archiefbescheiden, die zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken waarvoor de gemeente Heemstede verantwoordelijk is.

Artikel 2

De routinematige vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden Heemstede 2023.

Artikel 3

Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 9 februari 2023.

Artikel 4

Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vervanging archiefbescheiden Heemstede 2023.

Vastgesteld bij besluit van het college van 16 juli 2024.

Toelichting

De gemeente Heemstede neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Door het opheffen van de hybride situatie kan de organisatie volledig digitaal werken. Volledig digitaal werken sluit daarbij aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger digitaal te laten plaatsvinden.

Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Heemstede. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het ‘Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Heemstede 2023’.

Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De uitvoering van de in artikel 1 genoemde vernietiging vindt periodiek plaats met inachtneming van een termijn van 12 weken vanaf de datum van ontvangst of opmaak.

Het scannen van de papieren archiefbescheiden en de opslag van de digitale reproducties moeten op hoogwaardig niveau worden uitgevoerd. De gemeente Heemstede heeft hiervoor een reeks kwaliteitswaarborgen ingesteld die zijn beschreven in het ‘Handboek Vervanging archiefbescheiden Heemstede 2023’ en zijn belegd bij het onderdeel Informatie- en Archiefbeheer.

Ter inzagelegging

Het besluit ligt 6 weken ter inzage in de publiekshal van het gemeentehuis te Heemstede. De openingstijden zijn:

• maandag t/m woensdag van 08.30 uur tot 17.00 uur;

• donderdag van 08.30 uur tot 19.30 uur en;

• vrijdag van 08.30 uur tot 13.00 uur.

Bezwaarclausule

Bent u het niet eens met dit besluit?

Dan kunt u bezwaar maken. Zorgt u ervoor dat u het bezwaarschrift indient binnen zes weken na de verzenddatum van deze brief. Daarmee voorkomt u dat wij uw bezwaarschrift niet meer kunnen behandelen.

Zorg dat u de juiste informatie in uw bezwaar zet

In uw bezwaar zet u in elk geval:

• uw naam en adres;

• de datum waarop u uw bezwaar schrijft;

• een omschrijving van het besluit waartegen u bezwaar maakt (stuur ook een kopie mee van deze brief);

• de reden en onderbouwing waarom u het niet eens bent met ons besluit;

• uw handtekening.

U kunt ook eerst pro forma bezwaar maken

Als u onzeker bent over uw bezwaar, de zaak complex is of u tijdgebrek heeft en nog niet alle benodigde informatie voor uw bezwaar heeft, kunt u eerst een voorlopig bezwaar (pro forma bezwaar) indienen. Met een pro forma bezwaar geeft u aan dat u het niet eens bent met het besluit, maar dat u mogelijk nog aanvullende informatie wilt verstrekken. Het pro forma bezwaar moet ook binnen zes weken na de verzenddatum van deze brief worden ingediend. Daarna krijgt u van de gemeente extra tijd om uw bezwaar volledig uit te werken en aan te vullen.

U kunt uw bezwaarschrift op twee manieren indienen

Per post:	College van burgemeester en wethouders Postbus 352 2100 AJ Heemstede
Digitaal:	via het webformulier op de gemeentelijke website: www.heemstede.nl/bezwaar

Ons besluit blijft gelden totdat wij op uw bezwaar hebben beslist

In spoedeisende gevallen kunt u ook een voorlopige voorziening vragen bij de voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Holland nadat u een bezwaarschrift bij ons heeft ingediend. U betaalt griffiekosten aan de rechtbank als u vraagt om een voorlopige voorziening.

U kunt schriftelijk of digitaal om een voorlopige voorziening vragen:

Per post:	Rechtbank Noord-Holland Bestuursrecht Algemeen Postbus 1621 2003 BR Haarlem
Digitaal:	http://loket.rechtspraak.nl/bestuursrecht U heeft dan een digitale handtekening (DigiD) nodig. De voorwaarden leest u op de website.

Stuur ook altijd een kopie van uw bezwaarschrift mee.