Gemeenteblad van Haarlemmermeer
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Haarlemmermeer | Gemeenteblad 2024, 322366 | delegatie- of mandaatbesluit |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Haarlemmermeer | Gemeenteblad 2024, 322366 | delegatie- of mandaatbesluit |
Mandaat-, machtiging- en volmachtbesluit Haarlemmermeer 2024
Het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris - in zijn hoedanigheid van heffingsambtenaar - van de gemeente Haarlemmermeer;
gelet op de wettelijke voorschriften, in het bijzonder afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en de artikelen 156, 165, 168, 171 en 178 van de Gemeentewet;
vast te stellen het Mandaat-, machtiging- en volmachtbesluit Haarlemmermeer 2024.
Artikel 1. Mandaat, machtiging en volmacht
Aan de gemeentesecretaris en directeuren wordt mandaat verleend tot het namens en onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester, nemen van besluiten en het ondertekenen van die besluiten ter uitoefening van de bevoegdheden zoals vermeld in het bij dit besluit behorende mandaatregister.
Artikel 2. Plaatsvervangingsregeling
In geval van afwezigheid geldt de plaatsvervangingsregeling zoals beschreven in de geldende budgethoudersregeling.
Artikel 3. Ondertekeningsbevoegdheid
Indien het mandaat niet de bevoegdheid tot ondertekening van de besluiten namens het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester omvat, is dit in het mandaatregister uitdrukkelijk vermeld.
Het mandaat strekt niet verder dan de uitoefening van die bevoegdheden die tot het takenpakket van de gemeentesecretaris, de directeuren dan wel de niet-ondergeschikten behoren.
Artikel 6. Informatieverstrekking
Het bestuursorgaan kan zich door gemandateerden laten informeren over de krachtens mandaat genomen besluiten.
Artikel 7. Wijze van ondertekening
Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester en de gemeentesecretaris van de gemeente Haarlemmermeer in zijn hoedanigheid van heffingsambtenaar op 9 juli 2024.
Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer,
de secretaris,
Cees Vermeer
de burgemeester,
Marianne Schuurmans-Wijdeven
de burgemeester van de gemeente Haarlemmermeer,
Marianne Schuurmans-Wijdeven
De heffingsambtenaar van de gemeente Haarlemmermeer,
Cees Vermeer
Toelichting op het Mandaat, machtiging en volmachtbesluit Haarlemmermeer 2024
In dit besluit verlenen de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris – als heffingsambtenaar – mandaat, machtiging of volmacht voor de uitoefening van (een deel van) hun bevoegdheden. Het Mandaatbesluit bestaat uit twee delen: dit besluit, inclusief toelichting, en het mandaatregister. In het mandaatregister is uitgeschreven welke bevoegdheden gemandateerd worden en welke functionarissen bevoegd zijn om namens het college van burgemeester en wethouders, namens de burgemeester of namens de gemeentesecretaris als heffingsambtenaar besluiten te nemen of te ondertekenen, dan wel bepaalde rechts- of feitelijke handelingen te verrichten.
Deze toelichting bevat in de paragrafen 2 en 3 een algemene toelichting op mandaten en de bevoegdheden die zich voor mandaat lenen. In paragraaf 4 worden de interne richtlijnen beschreven die gelden bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden. Paragraaf 5 bevat een toelichting op het bij dit besluit behorende Mandaatregister. In paragraaf 6 ten slotte wordt nader ingegaan op enkele aspecten van mandaatverlening waarover regelmatig vragen worden gesteld aan het team Juridische Zaken.
Mandaat is geregeld in hoofdstuk 10 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en betekent: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. Dat bestuursorgaan kan zijn het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid van heffingsambtenaar.
Mandaat kan worden verleend aan een bestuursorgaan of aan een natuurlijk persoon. De mandaatverlening kan zowel plaatsvinden binnen de gemeentelijke organisatie - van een bestuursorgaan naar een medewerker van de gemeente - als buiten de eigen organisatie. Wordt een bevoegdheid gemandateerd aan een instantie of persoon die niet onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever werkzaam is, dan is instemming van de gemandateerde (degene die het mandaat verkrijgt) vereist.
Het bestuursorgaan dat mandaat verleent (de mandaatgever) blijft verantwoordelijk en blijft daarom zeggenschap houden. Juridisch gezien geldt een in mandaat genomen besluit als een besluit van de mandaatgever: de rechtsgevolgen zijn dezelfde als in de situatie dat het bestuursorgaan zelf het besluit tot stand had gebracht. Dit betekent bijvoorbeeld dat het mandaterende bestuursorgaan in bezwaar of beroep optreedt als het verwerende bestuursorgaan.
Bij mandaat gaat het om vertrouwen. Het mandaterende bestuursorgaan moet er van uit kunnen gaan dat een besluit wordt genomen dat het orgaan zelf ook zou hebben genomen. Bij mandaat moet een gemandateerde terugkoppelen aan het bestuur als er met een zaak iets aan de hand is dat voor het bestuur van betekenis is of kan worden. Een dergelijke houding past bij mandatering omdat het bestuur verantwoordelijk blijft voor de genomen beslissing.
De mandaatgever mag de bevoegdheid altijd zelf blijven uitoefenen en tussentijds algemene en bijzondere richtlijnen geven. De mandaatgever kan toestaan dat ondermandaat wordt verleend.
Door ondermandatering aan medewerkers wordt aansluiting gezocht bij hun zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.
In artikel 1, eerste en tweede lid, van het Mandaatbesluit worden bevoegdheden gemandateerd aan de gemeentesecretaris/ algemeen directeur, de directeuren en bepaalde, in het Mandaatregister met name genoemde niet-ondergeschikten. De bevoegdheden die het betreft, zijn uitgeschreven in het Mandaatregister.
Op grond van artikel 1, vijfde en zesde lid, van dit besluit is ondermandaat mogelijk, tenzij dit in het Mandaatregister is uitgesloten. Slechts de gemeentesecretaris/algemeen directeur is bevoegd tot het verlenen van ondermandaat. Directeuren zijn hiertoe niet bevoegd. In het Mandaatregister is aangegeven aan welke functionarissen ondermandaat is toegestaan. Ondermandaat aan niet genoemde functionarissen is op grond van artikel 1 ook mogelijk. Dat dient dan echter te gebeuren in een afzonderlijk besluit van de gemeentesecretaris.
3. Welke bevoegdheden lenen zich voor mandaat?
Het uitgangspunt is dat het gemeentebestuur politiek verantwoordelijk is voor genomen besluiten. Een mandaatbesluit moet dan ook zo zijn ingericht dat principiële, politiek zware beslissingen bij het bestuursorgaan blijven waar ze thuishoren. Andere beslissingen kunnen in beginsel worden gemandateerd, tenzij bij wettelijk voorschrift anders is bepaald, de aard van de bevoegdheid zich tegen de verlening verzet of het tweede of derde lid van artikel 10:3 Awb hieraan in de weg staat.
Besluiten die in elk geval voor mandatering in aanmerking komen, zijn:
Het in mandaat genomen besluit hoort binnen de grenzen van de gemandateerde bevoegdheid te blijven. Daarbuiten bestaat geen bevoegdheid. Wordt een besluit genomen over een onderwerp dat buiten de bevoegdheid ligt, dan is sprake van een onbevoegd genomen besluit.
Mandaat kan alleen worden verleend voor het nemen van besluiten, niet voor het verrichten van handelingen die noch een besluit, noch een publiekrechtelijke rechtshandeling zijn. Vaak worden echter ook bevoegdheden als het voeren van algemene correspondentie (noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling) of het bestellen van kantoorartikelen (privaatrechtelijke rechtshandeling) aan anderen overgelaten. Voor het voeren van correspondentie, het doen van mededelingen en dergelijke kan aan portefeuillehouders of ambtenaren dus geen mandaat worden verleend. Er is dan sprake van machtiging. Gaat het om het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, dan wordt volmacht verleend in plaats van mandaat. In de Algemene wet bestuursrecht is vastgelegd dat de bepalingen over mandaat van overeenkomstige toepassing zijn op machtiging en volmacht (art. 10:12 Awb).
4. Reikwijdte mandaat-, volmacht of machtigingverlening en interne richtlijnen
Artikel 4 van het besluit bepaalt dat het mandaat niet verder strekt dan de uitoefening van bevoegdheden die tot het takenpakket van de gemeentesecretaris, directeuren of niet-ondergeschikten behoren. Bovendien gelden bij de uitoefening van de in mandaat, volmacht of machtiging verleende bevoegdheden de volgende richtlijnen:
Indien het college c.q. de burgemeester mandaat, volmacht of machtiging verleent ten aanzien van de uitvoering van een bevoegdheid, geschiedt deze verlening in de ruimste zin van het woord. Naast het nemen van besluiten in positieve of negatieve zin wordt hieronder dan ook verstaan:
Correspondentie in het kader van de voorbereiding en/of uitvoering van door het gemeentebestuur te nemen/genomen besluiten, kortom alle gewone correspondentie die geen rechtsgevolgen heeft, kan de medewerker zelf namens het college ondertekenen (zie hiervoor artikel 7 lid 4 van het Mandaatbesluit), tenzij in dit besluit anders is geregeld. Tevens is de ambtenaar bevoegd tot algemene voorbereidingshandelingen die geen besluit opleveren. Dit is inherent aan de uitoefening van de functie van de betreffende ambtenaar. Onder algemene correspondentie en algemene handelingen worden bijvoorbeeld verstaan:
Waar volmacht is verleend tot het besluiten en verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling aan een volmacht ontvanger wordt daarmee ook de bevoegdheid verleend tot bewaking van uitvoering van die rechtshandeling, waartoe worden gerekend ingebrekestelling, ontbinding, vorderen van nakoming, opzegging van een overeenkomst en alle andere besluiten, die hiermee verband (kunnen) houden.
Bij de uitoefening van de bevoegdheden als bedoeld in het register wordt het op dat gebied gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen, hoe ook genaamd, van Europese, rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of andere bestuursorganen in acht genomen.
Wanneer de portefeuillehouder dit wenst, wordt het voorgenomen besluit niet in mandaat genomen maar aan het college voorgelegd. Wanneer de portefeuillehouder de burgemeester is, houdt hij in die situatie de beslissing aan zich.
Het voorgaande geldt ook voor ondermandaat. In die situatie legt de ondergemandateerde de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid voor aan zijn direct leidinggevende en de gemandateerde. Eventueel in overleg met de mandaatgever beslist deze of van de (onder)gemandateerde bevoegdheid gebruik kan worden gemaakt.
Het mandaatregister bevat alle verleende mandaten en ondermandaten. Het betreft bevoegdheden van de burgemeester, het college van burgemeester en wethouders (hierna: het college) en de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid van heffingsambtenaar. Het mandaatregister bestaat uit een aantal ‘deelregisters’. Het blijft op grond van artikel 1 van het Mandaatbesluit mogelijk om - buiten dit besluit om - afzonderlijke ondermandaten te verlenen. Deze ondermandaten moeten wel in het mandaatregister worden verwerkt (zie artikel 1, achtste lid).
Gewijzigde structuur en lay out
De structuur van het mandaatregister is niet gewijzigd ten opzichte van het mandaatregister uit 2020. Naast de clustermandaatregisters zijn er voor elk cluster in ieder geval nog twee mandaatregisters van belang: een register met algemene mandaten en een register met personele mandaten. Deze registers gelden voor alle clusters. Ten slotte zijn er nog afzonderlijke registers met de aan de wethouders verleende mandaten, met alle mandaten die aan externen (inclusief omgevingsdienst) zijn verleend, met aan de directeuren verleende mandaten, en met de mandaten die de gemeentesecretaris als heffingsambtenaar heeft verleend. Deze afzonderlijke registers vormen tezamen het mandaatregister.
De registers bestaan uit vijf kolommen. Deze houden in:
De personele mandaten hebben drie kolommen. De reden is dat het praktisch alleen om collegebevoegdheden gaat. Daarnaast is de wettelijke basis uniform, zodat ook die kolom niet vereist is.
Uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid
Wanneer de gemeentesecretaris ondermandaat verleent aan medewerkers, is het diens taak om hen op een juist gebruik van de gemandateerde bevoegdheden aan te spreken. De wijze waarop dit plaatsvindt, dient geregeld te worden tussen de gemeentesecretaris, de directeuren, de managers en hun medewerkers. De kaders waarbinnen van het mandaat en ondermandaat gebruik mag worden gemaakt, zijn vastgelegd in het Mandaatbesluit.
6. Aspecten van mandaatverlening waarover regelmatig vragen worden gesteld
Deze paragraaf bevat een nadere toelichting op enkele aspecten van mandaatverlening waarover regelmatig vragen worden gesteld aan het team Juridische Zaken.
In het Mandaatregister is gekozen voor de omschrijving: “het beslissen op een aanvraag van…”. Onder deze bevoegdheid vallen alle handelingen die vereist zijn om tot een besluit op aanvraag te kunnen komen. Dat wil zeggen alle voorbereidingshandelingen, zoals het inwinnen van advies en het verzoeken om aanvullende informatie, maar ook bijvoorbeeld het buiten behandeling laten wegens onvolledigheid van de aanvraag. Ook valt onder dit mandaat de bevoegdheid tot het verbinden van voorschriften aan een vergunning. In het ondermandaat kunnen bepaalde bevoegdheden nader zijn uitgewerkt.
Handhaving: reikwijdte mandaat bij opleggen last onder dwangsom of bestuursdwang
Onder het mandaat “Opleggen van een last onder dwangsom of last onder bestuursdwang” vallen ook alle besluiten die direct verwant zijn aan de opgelegde last, zoals:
Het aangaan van overeenkomsten
Het aangaan van een overeenkomst is een privaatrechtelijke rechtshandeling waarbij de gemeente partij is. Het gaat daarbij om de gemeente als privaatrechtelijke rechtspersoon en niet om het college of de burgemeester als bestuursorganen. En ook niet om een cluster. Omdat de gemeente als bestuursorgaan niet bestaat, is het college op grond van de Gemeentewet bevoegd om te besluiten over privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 160 lid 1 onder e). Het college zal dus moeten besluiten om een bepaalde overeenkomst aan te willen gaan.
Vervolgens is bepaald dat de burgemeester de gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigt (artikel 171 Gemeentewet). Dit houdt in zowel formele procesvertegenwoordiging (in rechte) als vertegenwoordiging bij het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (buiten rechte). De burgemeester is daarom degene die de overeenkomst namens de gemeente ondertekent.
Voor het aangaan van een overeenkomst is dus zowel een mandaat nodig van het college (voor het beslissen om een overeenkomst aan te gaan) als een volmacht van de burgemeester om de overeenkomst te ondertekenen.
Specifiek voor overeenkomsten voor aanneming van werk, leveringen en diensten is vastgelegd dat onder andere de betreffende cluster- en teammanagers gemandateerd zijn tot het aangaan van deze overeenkomsten én dat de burgemeester volmacht heeft verleend. Voor deze overeenkomsten geldt dus dat wie bevoegd is te beslissen tot het aangaan van het contract, het contract ook mag ondertekenen. Overigens is hier geen verschil gemaakt in de rol van de gemeente als opdrachtgever dan wel opdrachtnemer. Het mandaat betreft dus beide situaties.
Overeenkomsten die eenmalig worden gesloten volgen de formele weg langs het college en de burgemeester.
Mandaat wordt verleend aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de overige directeuren. Voor de overige directeuren geldt het mandaat tot het besluiten tot het aangaan van een overeenkomst uitsluitend voor zover het zijn portefeuille betreft. Daarnaast is er een algemene volmacht opgenomen, zodat dit soort overeenkomsten door de betreffende directeur ondertekend kunnen worden namens de burgemeester. Waar in de bijlagen “directeur” staat vermeld, dient hiervoor de betreffende directeur te worden gelezen. In het algemeen geldt nog steeds voor mandaten met betrekking tot overeenkomsten, dat wie mag beslissen over de inhoud ook mag ondertekenen.
Ook is een mandaat/volmacht opgenomen voor het vorderen van nakoming van de bovengenoemde overeenkomsten. Dit houdt in dat een clustermanager en de teammanager Juridische Zaken van cluster Inkoop en Juridische Zaken bevoegd zijn tot nakoming van de overeenkomst te eisen. Dit geldt voor het vorderen van nakoming buiten rechte, dus zonder gerechtelijke procedures. Deze bevoegdheid behelst het in gebreke stellen, ontbinden, vorderen van nakoming en het opzeggen van overeenkomsten, met de beperking dat het mandaat uitsluitend mag worden uitgeoefend ten aanzien van overeenkomsten, waartoe oorspronkelijk in mandaat is besloten en onder de voorwaarde dat de portefeuillehouder wordt geïnformeerd. Het besluiten om een gerechtelijke procedure te starten, valt buiten dit mandaat.
Het college is bevoegd om te besluiten namens de gemeente, het college of de raad rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten (artikel 160 lid 1 sub f Gemeentewet). De uitvoering hiervan geschiedt door de burgemeester op grond van artikel 171 Gemeentewet. De burgemeester besluit zelf over het voeren van gedingen en procedures die hem als bestuursorgaan aangaan. In artikel 160 van de Gemeentewet is bijvoorbeeld bepaald dat het college een besluit dient te nemen als namens de gemeente een procedure gevoerd moet worden bij de rechter. Dit is niet mogelijk als er geen quorum voor een collegebesluit is. Er is mandaat verleend voor deze bevoegdheid in de gevallen dat er geen quorum is. Tijdens recesperioden is de burgemeester altijd vertegenwoordigd. Wij mandateren de bevoegdheid daarom, vanwege de bestuurlijke betrokkenheid, aan de (loco)burgemeester.
Algemene wet bestuursrecht: toepassing bij de uitoefening van mandaat
Van belang zijn diverse spelregels van het bestuursrecht, zoals neergelegd in de Algemene wet bestuursrecht. Voor de mandatering zijn met name de hoofdstukken 3 en 4 van belang, die de regels geven voor de totstandkoming van besluiten. In het Mandaatregister is een algemeen mandaat opgenomen voor het behandelen van aanvragen. In het Mandaatregister is verder meer gedetailleerd aangegeven welke bevoegdheid bij welke functionaris ligt.
Met de zin “Het ondertekenen van alle correspondentie ter zake van de uitvoering van de door het team respectievelijk cluster voorbereide raadsbesluiten en besluiten van het college” wordt uitsluitend een ondertekeningsmandaat bedoeld voor besluiten die door het college of de raad zijn genomen. Het gaat daarbij in feite alleen om de bekendmaking van een besluit dat door het bestuursorgaan zelf is genomen. Inhoudelijk heeft het bestuursorgaan het besluit zelf genomen.
Met een ondertekeningsmandaat kunnen bijvoorbeeld geen voorschriften aan een besluit worden verbonden als die niet expliciet in het besluit van het bestuursorgaan zijn vermeld.
Bijlage 2a Mandaatregister Algemene Mandaten
Aan gemeentesecretaris en directeuren verleende bevoegdheden Algemene Mandaten
Bijlage 2b Mandaatregister HRM
Bijlage 2c Mandaatregister Beheer en Onderhoud
Bijlage 2d Mandaatregister Communicatie en Externe Betrekkingen
Bijlage 2f Mandaatregister Financien en Administratie
Bijlage 2h Mandaatregister Cluster Grond-en Vastgoedzaken
Bijlage 2k Mandaatregister Inkoop en Juridische Zaken
Bijlage 2l Mandaatregister Klant Contact Centrum
Bijlage 2m Mandaatregister Maatschappelijke Ondersteuning en Zorg
Bijlage 2o Mandaatregister Ruimte Economie en duurzaamheid
Bijlage 2p Mandaatregister Samenleving Sport en Cultuur
Bijlage 2q Mandaatregister Sociale Dienstverlening
Bijlage 2s Mandaatregister Veiligheid
Bijlage 2t Mandaatregister Wethouders
Bevoegdheden van het college en de burgemeester aan wethouders verleend
Bijlage 2u Mandaatregister Externen
Bevoegdheden van het college, de burgemeester en de gemeentesecretaris in zijn hoedanigheid van heffingsambtenaar gemandateerd aan externen (met uitzondering van de aan de Omgevingsdienst gemandateerde bevoegdheden, deze zijn in een apart register verwerkt)
Op grond van artikel 1, zevende lid, van het Mandaatbesluit geldt voor dit register dat ondermandaat is toegestaan, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven in het register
Bijlage 2v Mandaatregister Gemeentesecretaris izhv Heffingsambtenaar
Door gemeentesecretaris gemandateerde bevoegdheden uit hoofde van zijn positie als heffingsambtenaar (art. 231 lid 2 sub b en 255 lid 1 Gemeentewet, art. 8 lid 1 Invorderingswet 1990)
Bijlage 2w Mandaatregister Directeuren
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-322366.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.