Uitvoeringsreglement treasury

Het college van de gemeente Zaanstad;

Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 09-04-2024;

Gelet op artikel 14 van de financiële verordening 2023 en artikel 6 van de nota Financiering van de gemeente Zaanstad:

Besluit:

Het uitvoeringsreglement treasury gemeente Zaanstad 2024 vast te stellen:

Artikel 1 Algemeen

In artikel 6 van de Nota financiering van de gemeente Zaanstad is vastgesteld dat het college van B&W een uitvoeringsreglement treasury vaststelt, dat de daadwerkelijke uitvoering van de treasury functie regelt. In het reglement is de organisatie en invulling van de treasury taken en verantwoordelijkheden geregeld, inclusief mandatering en machtiging.

Artikel 2 Treasury jaarplan

• 1. Jaarlijks stelt het college het treasury jaarplan vast.

• 2. Met vaststelling van het treasury jaarplan door het college van B&W is tevens het mandaat voor de treasurer voor het betreffende jaar vastgesteld.

• 3. De wijze waarop het treasury beleid wordt ingevuld wordt jaarlijks beschreven in het treasury jaarplan.

• 4. Het treasury jaarplan bevat de uitwerking van de begroting en op basis hiervan worden concrete treasury acties geformuleerd voor het komende jaar en de daarvoor geldende limieten.

• 5. Naast de Nota financiering en het treasury jaarplan is er, conform de verplichting vastgelegd in het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV), een treasury paragraaf in de begroting en de jaarrekening opgenomen.

Artikel 3 Organisatiestructuur treasury functie

• 1. De treasury functie binnen de gemeente is gecentraliseerd.

• 2. De treasury activiteiten vinden plaats binnen cluster Control, afdeling Kaderstelling.

• 3. Bij de opgaven, gebieden en clusters ligt de verantwoordelijkheid voor de aanlevering van noodzakelijke informatie voor het kunnen vervullen van de treasury functie, waaronder gegevens ten behoeve van het opstellen en actualiseren van de liquiditeitsprognoses.

• 4. Het onderscheid tussen een frontoffice (beschikkende rol) en backoffice (administratieve rol) wordt zodanig vormgegeven en ingevuld dat sprake is van voldoende taak- en functiescheiding. Door de uitvoering en administratieve vastlegging te scheiden wordt gewaarborgd dat de uitvoering rechtmatig, juist, tijdig en volledig is.

• 5. De verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taakafbakening met betrekking tot treasury zijn vastgelegd in artikelen 4 en 5.

Artikel 4 Treasury commissie

• 1. De treasurycommissie geeft gevraagd en ongevraagd advies inzake het beleid en uitvoering van de treasury.

• 2. De treasury commissie bestaat minimaal uit: de concerncontroller (voorzitter), de treasurer (notulist), een businesscontroller (plaatsvervangend voorzitter) en een extern deskundige.

• 3. De treasury commissie komt in beginsel maandelijks bijeen.

• 4. De treasurer voert het secretariaat van de bijeenkomsten van de treasury commissie.

  Daaronder valt in ieder geval: plannen van de bijeenkomsten, opstellen agenda, uitnodigingen leden treasury commissie, zorgdragen voor aanlevering van relevante stukken en voorstellen, verslagen maken van de bijeenkomsten.

• 5. De verantwoordelijkheden van de treasury commissie zijn:

  • beoordelen en adviseren (transactie)voorstellen treasurer;

  • beoordelen en adviseren treasury jaarplan, treasury paragraaf begroting en jaarrekening;

  • toetsen van het door treasury gevoerde beleid;

  • toetsen ontwikkeling liquiditeitspositie;

  • informatie verstrekken aan treasurer omtrent relevante ontwikkelingen;

  • beoordelen maandelijkse rapportage treasury;

  • adviseren op het gebied van treasury.

• 6. Aan de hand van voorstellen van de treasurer kan, na inwinning van advies van de treasury commissie, de treasurer besluiten, met inachtneming van de daarvoor geldende mandaten en procedures, tot het uitvoeren van acties of het afsluiten van transacties over te gaan.

• 7. Alle leden van de treasury commissie worden door de treasurer in de gelegenheid gesteld om advies uit te brengen ten aanzien van door de treasurer gedane voorstellen.

• 8. Tijdens de bijeenkomsten van de treasury commissie worden in ieder geval de treasury rapportages en de liquiditeitsprognose op zowel korte termijn als lange termijn en de ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt en rentemarkt besproken.

Artikel 5 Verantwoordelijkheden

Onderstaande tabel geeft de verantwoordelijkheden van de bij treasury betrokken functionarissen en gremia binnen de gemeente weer.

Functie	Verantwoordelijkheden
Gemeenteraad	vaststellen Nota financiering vaststellen treasury paragraaf in begroting en jaarrekening toezicht houden op treasury beleid en de uitvoering daarvan
College van B&W	instemmen met treasury paragraaf in zowel de begroting als de jaarrekening vaststellen treasury jaarplan vaststellen garanties en (achter)borgstellingen
Treasury commissie	beoordelen en adviseren (transactie)voorstellen treasurer beoordelen en adviseren treasury jaarplan, treasury paragraaf begroting en jaarrekening voordat deze documenten naar het college van B&W gaan toetsen van het door treasury gevoerde beleid toetsen ontwikkeling liquiditeitspositie informatie verstrekken aan treasurer omtrent relevante ontwikkelingen adviseren op het gebied van treasury
Concerncontroller	geeft sturing aan treasury voorzitter van de treasury commissie brugfunctie tussen B&W en treasury
Financiën	kwaliteit van de uitvoering van de backoffice naar treasury activiteiten
Businesscontroller	Kijkt vanuit vakgebied P&C naar voorstellen en bespreekpunten in de treasury commissie
Treasurer	opstellen treasury statuut, -jaarplan en -paragraaf beheer opgenomen geldleningen, uitgegeven geldleningen lang en kort en contracten derivaten; beheer door gemeente verstrekte geldleningen en gemeentegaranties vanwege de publieke taak het opstellen van de maandarapportage treasury het opstellen van de frontoffice-maandrapportage treasury onderhouden relaties met de verschillende financiële instellingen en geldmakelaars; beoordelen van (achter)borgstellingen kennis vergaren over de mogelijkheden van de financiële markten monitoring ontwikkelingen op de geld- en kapitaalmarkt voorstellen doen voor treasury(trans)acties uitvoeren transacties op geld- en kapitaalmarkt binnen mandaat college B&W en geldende kaders en afspraken (incl. advies treasury commissie) lid treasury commissie (notulist en secretariaat)
Backoffice treasury	zorgdragen voor de uitvoering backoffice treasury activiteiten vastlegging treasury transacties het verrichten van betaalopdrachten het opstellen van de maandrapportages treasury

Artikel 6 Administratieve organisatie en interne controle

Uitvoering van alle werkzaamheden op het gebied van treasury en de interne controle daarop vindt plaats met inachtneming van alle daarvoor geldende richtlijnen, procedures en procesbeschrijvingen.

Artikel 7 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking;

• 2. Het uitvoeringsreglement treasury (2019/13183) zoals vastgesteld op 25 juni 2019 vervalt bij inwerkingtreding van het voorliggende reglement;

• 3. Dit reglement kan worden aangehaald als: "Uitvoeringsreglement Treasury Zaanstad".