/1/png-2/alkmaar.png)
Gemeenteblad van Alkmaar
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Alkmaar | Gemeenteblad 2024, 320061 | gemeenschappelijke regeling |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel;
- -
- -
de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar met ingang van 1 juli 2024 gewijzigd vast te stellen waardoor deze luidt als volgt:
GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING REGIONAAL HISTORISCH CENTRUM ALKMAAR
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 2 Rechtsvorm en bestuursorganen
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
Waar in deze regeling artikelen van de Gemeentewet of van enige andere wet of wettelijke regeling van overeenkomstige toepassing worden verklaard, treden het openbaar lichaam, het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter in de plaats van respectievelijk de gemeente, de raad, het college en de burgemeester.
- 1.
De regeling is getroffen met het doel de belangen van de deelnemers in het samenwerkingsgebied bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van de deelnemers in gezamenlijkheid te behartigen alsmede het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen welke door haar op een zo actief mogelijke wijze beschikbaar wordt gesteld voor een breed publiek.
- 2.
- 3.
- 1.
Aan het bestuur van het RHC Alkmaar worden, ter behartiging van de in artikel 3 genoemde belangen en ter verwezenlijking van de in artikel 4 omschreven taken alle bevoegdheden van regeling en bestuur toegekend die ingevolge de Archiefwet 1995 aan de deelnemers toebehoren evenals alle bevoegdheden van regeling en bestuur voortvloeiende uit de Wgr en de Gemeentewet, een en ander met inachtneming van de beperkingen daarin gesteld en voorts met inachtneming van hetgeen in deze regeling is bepaald.
- 2.
Onder de in het eerste lid overgedragen bevoegdheden worden in ieder geval verstaan:
- a.
- b.
de bevoegdheid van het college om op grond van artikel 32 lid 3, van de Archiefwet 1995 de gemeentearchivaris aan te wijzen. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van gemeentearchivaris geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar;
- c.
- 3.
- 4.
- 5.
HOOFDSTUK 2 SAMENSTELLING EN WERKWIJZE BESTUUR
Artikel 6 Samenstelling algemeen bestuur
- 1.
- 2.
- 3.
De colleges kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, door de colleges uit hun midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.
Artikel 7 Zittingsduur leden algemeen bestuur
- 1.
De leden van het algemeen bestuur worden aangewezen voor een periode van vier jaar. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de betreffende gemeente afloopt. Zij blijven hun functie waarnemen totdat in hun opvolging is voorzien.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
De leden van het algemeen bestuur kunnen te allen tijde ontslag nemen. Van dit ontslag stellen zij de voorzitter van het algemeen bestuur alsmede het college dat hen heeft benoemd, schriftelijk op de hoogte. Leden van het algemeen bestuur, die ontslag hebben genomen behouden hun lidmaatschap totdat in hun opvolging is voorzien.
- 6.
Artikel 9 Stemverhouding en besluitvorming
- 1.
- 2.
Ieder lid van het algemeen bestuur heeft een aantal stemmen afhankelijk van het aantal inwoners van de gemeente, welke het vertegenwoordigt.
Hierbij geldt de volgende sleutel: één stem voor gemeenten tot 10.000, twee stemmen voor gemeenten tot 20.000, drie stemmen voor gemeenten tot 30.000 inwoners enzovoort.
- 3.
Artikel 15 actieve informatieplicht van bestuur aan raden
Het bestuur van het openbaar lichaam verstrekt de raden van de deelnemers de inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitoefening van hun taken.
Bij de informatieverstrekking geldt dat:
- -
- -
- -
Schriftelijke inlichtten zendt het bestuur (dagelijks bestuur, algemeen bestuur en/of voorzitter) rechtstreeks naar en gelijktijdig aan de raden en in cc aan de colleges van de deelnemers. Indien de informatie wordt verstrekt door dagelijks bestuur of voorzitter dan wordt het algemeen bestuur vooraf geïnformeerd.
- 1.
- 2.
- 3.
De voorzitter vertegenwoordigt het RHC Alkmaar in en buiten rechte.
Zo door het RHC Alkmaar een geding wordt gevoerd tegen of een rechtshandeling gepleegd met een rechtspersoon, die door dezelfde persoon wordt vertegenwoordigd als de voorzitter van het RHC Alkmaar, wordt het RHC Alkmaar vertegenwoordigd door de (plaatsvervangend) vice-voorzitter, ook indien door de wederpartij alsnog een andere vertegenwoordiger mocht zijn aangewezen.
HOOFDSTUK 3 BEVOEGDHEDEN BESTUURSORGANEN
Artikel 18 Bevoegdheden algemeen bestuur
Naast de uitoefening van taken en bevoegdheden op grond van de Wgr of het elders in de regeling bepaalde is het algemeen bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:
- a.
- b.
- c.
- d.
het besluiten tot oprichting van en de deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen en het deelnemen aan gemeenschappelijke regelingen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden van de deelnemende gemeenten in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen;
- e.
- f.
Artikel 20 Bevoegdheden dagelijks bestuur
- 1.
Het dagelijks bestuur is in ieder geval bevoegd:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
te besluiten namens het RHC Alkmaar, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist.
- 2.
HOOFDSTUK 4 PERSONEEL EN ORGANISATIE
- 1.
De directeur van het RHC Alkmaar wordt door het dagelijks bestuur tevens aangewezen als secretaris van het algemeen en van het dagelijks bestuur en staat in die hoedanigheid het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur, de voorzitter, de bestuurscommissies en de adviescommissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij woont als zodanig de vergaderingen van die bestuursorganen bij en is verantwoordelijk voor de verslaglegging daarvan.
- 2.
- 3.
HOOFDSTUK 5 FINANCIELE BEPALINGEN
Artikel 26 Voorbereiding en vaststelling kadernota en begroting
- 1.
Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 december in het jaar voorafgaande aan het jaar waarin de begroting wordt vastgesteld de kadernota aan de raden voor zienswijze. De gemeenteraden geven uiterlijk 1 maart hun zienswijze over de kadernota aan het dagelijks bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Het dagelijks bestuur stelt de gemeenteraden voorafgaande aan het vaststellen van de kadernota schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
Indien de rekening sluit met een batig saldo, besluit, met inachtneming van artikel 27, het algemeen bestuur of dit saldo:
- a.
- b.
- c.
Voor het betalen van rente en aflossing van geldleningen en in rekening-courant opgenomen gelden staan de deelnemers garant voor zover terzake door andere overheidsorganen geen garantie is verstrekt. De deelnemers nemen aan de garantie deel in de verhouding tot de bijdragen als bedoeld in artikel 30, lid 2 van deze regeling. Indien uit deze bepaling in enig jaar voor de deelnemers betalingsverplichtingen voortvloeien, worden deze aan de met de deelnemers te verrekenen bijdragen toegevoegd.
Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam.
Artikel 33 Archiefbewaarplaats
Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.
Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de organen van het openbaar lichaam, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.
HOOFDSTUK 7 TOETREDING, UITTREDING, EVALUATIE, WIJZIGING EN OPHEFFING
- 1.
- 2.
Het algemeen bestuur stelt, na overleg met de deelnemers, binnen zes maanden, nadat het in het eerste lid bedoelde verzoek is ontvangen, een ontwerp vast voor de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling in verband met de voorgenomen toetreding alsmede een regeling voor de gevolgen van de toetreding. Het dagelijks bestuur zendt dit ontwerp en regeling aan de deelnemers, waaronder begrepen de aspirant-deelnemer, met het verzoek binnen drie maanden na verzending hiervan, inzake de vaststelling ervan een besluit te nemen. De toetreding vindt plaats wanneer tenminste tweederde van het aantal deelnemers en de aspirant-deelnemer hiertoe besluiten.
- 3.
- 1.
- 2.
Een deelnemer kan (geheel of gedeeltelijk) uittreden door toezending aan het algemeen bestuur van de daartoe strekkende besluiten van de raad en het college van burgemeester en wethouders. De procedure voor uittreding vangt aan op de dag nadat het algemeen bestuur de betreffende besluiten heeft ontvangen.
Van gedeeltelijke uittreding is sprake indien de deelnemer slechts een deel van de door het samenwerkingsverband ten behoeve van alle deelnemers uitgevoerde taken, als bedoeld in artikel 4 van deze regeling, wenst terug te nemen.
- 3.
- 4.
- 5.
Na ontvangst van de in het eerste lid bedoelde besluiten, komen de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur, uiterlijk 6 maanden voor de datum van uittreding, een concept-uittredingsregeling overeen, welke door de deelnemers wordt vastgesteld, waarbij de belangen van de uittredende deelnemer en die van de achterblijvende deelnemers op reële en evenwichtige wijze worden afgewogen. In de concept-uittredingsregeling worden de personele, juridische, organisatorische en financiële gevolgen, waaronder de gevolgen voor het vermogen, van de uittreding geïnventariseerd, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan, de voorwaarden voor uittreding, de hoogte van de uittreedsom en de overname van personeel en/of overige verplichtingen door de uittredende deelnemer. Indien blijkt dat, als gevolg van een mogelijk verlies aan arbeidsplaatsen, een overleg met de bij de sector betrokken vakbonden noodzakelijk is ten behoeve van het opstellen van een sociaal plan, wordt de conclusie van dit overleg opgenomen in de concept-uittredingsregeling.
- 6.
Indien het algemeen bestuur constateert dat de besluiten tot uittreding van de bestuursorganen van de deelnemer de vraag oproepen of continuering van de samenwerking in de gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar redelijkerwijs nog wel mogelijk is, doet zij de deelnemers een voorstel tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 40 van deze regeling.
- 7.
Het bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar en de uittredende deelnemer zullen zich inspannen om de nadelige gevolgen van de uittreding voor het openbaar lichaam en de uittredende deelnemer zo veel mogelijk te beperken, bijvoorbeeld door personeel of andere verplichtingen over te nemen of anderszins in stand te doen houden.
- 8.
Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende deelnemer de reële schade van het openbaar lichaam én de overblijvende deelnemers dient te vergoeden, die rechtstreeks gevolg is van het (gedeeltelijk) uittreden uit de gemeenschappelijke regeling, waarbij bij het bepalen van de hoogte van de schade in beginsel een afbouwperiode van 5 jaar wordt gehanteerd, te rekenen vanaf de datum van uittreding.
- 9.
De hoogte van de uittreedsom als bedoeld in lid 8 wordt slechts verhoogd indien er sprake is van substantiële langlopende en niet te mitigeren financiële verplichtingen, indien vast staat dat deze zich zullen voor doen én in die becijferde omvang, waarbij de bijdrage in de kosten door de uittredende deelnemer naar rato wordt vastgesteld.
- 10.
De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten) in de in lid 8 genoemde afbouwperiode, waarbij geen verrekening van het vermogen plaats vindt.
- 11.
Op de uittreedsom wordt het aandeel van de uittredende deelnemer in de algemene reserve van het openbaar lichaam op de datum van uittreding in mindering gebracht, voor zover deze algemene reserve het benodigde weerstandsvermogen overschrijdt. Het aandeel in de algemene reserve wordt berekend naar rato van het inwoneraantal van de uittredende deelnemer. Indien er sprake is van een tekort in de algemene reserve ten opzichte van het benodigde weerstandsvermogen wordt de uittreedsom met dit tekort verhoogd overeenkomstig de hiervoor benoemde berekeningswijze.
- 12.
Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten in verband met de uittreding van de deelnemer, zoals de kosten van inhuur externe dienstverlening, kosten onderzoek accountant, kosten boventallig primair personeel, kosten opstellen sociaal plan, kosten boventallig decentrale personele overhead, kosten afwaardering activa.
De frictiekosten komen volledig ten laste van de uittredende deelnemer.
- 13.
Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle doorbelaste kosten als gevolg van overcapaciteit in personele en materiele sfeer en andere verplichtingen, die ontstaan als direct gevolg van de uittreding gedurende de in lid 8 genoemde afbouwperiode.
De desintegratiekosten die direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, komen integraal voor rekening van de uittredende deelnemer voor de duur van maximaal 5 jaar. Desintegratiekosten die niet direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, zoals investeringskosten, afschrijvingskosten, kantoorhuur, salariskosten en inhuur van personeel etc. komen naar rato van de kostenverdeelsleutel als bedoel in artikel 30 lid 2 van de regeling, voor rekening van de uittredende deelnemer bij algehele uittreding. Bij gedeeltelijke uittreding komen de desintegratiekosten voor rekening van de uittredende gemeente naar rato van uittreding.
- 14.
De kosten als bedoeld in lid 12 en lid 13 worden door de accountant van het openbaar lichaam bepaald aan de hand van de jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de datum van uittreding. De beoordeling van de kosten van uittreden wordt gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding.
- 15.
Met het oog op het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom, als bedoeld in het achtste tot en met tiende lid, vragen de uittredende deelnemer en het dagelijks bestuur gezamenlijk om een bindend advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten voor het inschakelen van de externe deskundige zijn, als onderdeel van de frictiekosten, voor rekening van de uittredende deelnemer.
- 16.
- 17.
- 18.
- 1.
- 2.
Het dagelijks bestuur van de regeling zorgt er voor dat 1 jaar vóór het tijdstip waarop een evaluatie zal plaatsvinden een signaal uit gaat naar de deelnemers van de regeling, met daarbij een procesbeschrijving over het aandragen van de onderwerpen en, wanneer een stemverhouding ontbreekt, het stemmen daarover.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
Toelichting op de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar,
tevens Bijlage als bedoeld in Artikel 29, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.
De voorliggende gemeenschappelijke regeling voorziet vanaf 2003 in de voorzetting van de activiteiten van het Regionaal Archief Noord-Kennemerland, ressorterend onder het Samenwerkingsverband Noord-Kennemerland (SNK).
In dit samenwerkingsverband participeerden als deelnemers de gemeenten in Noord-Kennemerland een aantal gemeenten in de Kop van Noord-Holland en waterschappen (per 1 januari 2003 gefuseerd tot Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier). Zij maakten gebruik van de diensten van het Regionaal Archief op contractbasis.
De keuze voor een verzelfstandiging vloeide voort enerzijds uit organisatieontwikkelingen binnen het SNK, anderzijds uit de wens om alle participanten als volwaardig deelnemer te betrekken bij de ombouw naar een regionaal historisch centrum.
Bij de regeling wordt ex artikel 8 van de Wet gemeenschappelijke regelingen een openbaar lichaam ingesteld met volledige rechtspersoonlijkheid.
De keuze van de naam hangt samen met de gesignaleerde ontwikkelingen in archiefland. De toevoeging refereert aan de plaats van vestiging.
De basistaken vloeien primair voort uit het bepaalde in de Archiefwet 1995.
Het algemeen bestuur bestaat uit negen leden. Door het college van burgemeester en wethouders van iedere deelnemende gemeente wordt één lid aangewezen uit hun midden.
In de regeling kunnen geen dwingende bepalingen worden opgenomen over de hoedanigheid van deze leden. Dit raakt de keuzevrijheid van de deelnemers. Echter gezien de aard van de regeling verdient het aanbeveling dat de verantwoordelijke portefeuillehouders worden aangewezen.
Dagelijks bestuur en voorzitter
Gekozen wordt voor een compact dagelijks bestuur, bestaande uit drie leden, inclusief de voorzitter. Deze leden worden aangewezen door en vanuit het algemeen bestuur.
Ook hier geldt dat geen dwingende bepalingen kunnen worden opgenomen over deze aanwijzing. Niettemin is in het organisatieplan geaccordeerd dat het voorzitterschap wordt vervuld door de vertegenwoordiger van de gemeente Alkmaar.
In het algemeen bestuur is sprake van een gewogen stemverhouding. Daarbij is gekozen voor een bandbreedte van één stem per 10.000 inwoners.
In het dagelijks bestuur heeft ieder lid één stem.
In de aansturing is aansluiting gezocht bij het duale stelsel van gemeentebestuur. Dit betekent voor het algemeen bestuur een kaderstellende, budgetterende en controlerende rol. Het dagelijks bestuur heeft hierdoor een versterkte verantwoordingsplicht richting algemeen bestuur.
De Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar wordt bekostigd door de deelnemende gemeenten een vaste bijdrage per jaar in rekening te brengen. Het vaststellen van deze bijdrage gebeurt met het vaststellen van de begroting door het algemeen bestuur (art. 30 lid 4 van de GR).
De bijdrage voor de gemeente Alkmaar wijkt af van die van de overige gemeenten. Dit is het gevolg van de afspraken zoals gemaakt bij de instelling van de GR. De gemeente Alkmaar heeft het toenmalige budget dat zij beschikbaar had voor archieftaken ingebracht, terwijl de rest van de kosten voor de GR over de overige gemeenten werd verdeeld.
Als zich tijdens een jaar wijzigingen in de begroting voordoen, worden deze op basis van een vast bedrag per inwoner op de vastgestelde gemeentelijke bijdrage verwerkt (hierbij wordt dus geen rekening gehouden met de afwijkende bijdrage van Alkmaar).
Voor de jaarlijkse indexeringen worden de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijk regelingen Noord-Holland Noord (FUGR) van de Regietafel Noord-Holland Noord gevolgd
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-320061.html