Controleverordening art. 213 Gemeente Emmen

De raad van de gemeente Emmen;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 november 2023;

gelet op het bepaalde in artikel 213 Gemeentewet, artikel 197 Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

overwegende dat de controleverordening moet worden herzien als gevolg van de nieuwe regels omtrent de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders;

besluit:

Vast te stellen de navolgende Controleverordening art. 213 Gemeente Emmen:

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. accountant: een door de raad benoemde:

  • 1. registeraccountant of

  • 2. accountant-administratie consulent met certificeringsbevoegdheid of

  • 3. organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

• b. accountantscontrole: de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de, door de raad benoemde accountant ten behoeve van:

  • 1. de controleverklaring als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 3, inzake

    • de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen;

    • de baten en lasten, alsmede de balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële-verhoudingswet rechtmatig tot stand zijn gekomen;

    • de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 en

    • het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

  • 2. het verslag van bevindingen als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, lid 4

    • de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

    • onrechtmatigheden in de jaarrekening; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6, Gemeentewet, in acht worden genomen.

• c. rechtmatigheid: het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden;

• d. getrouwheid: omvat de vraag of de jaarrekening een waarheidsgetrouw beeld geeft: zijn alle transacties, zoals ze hebben plaatsgevonden juist en volledig in de jaarrekening verwerkt;

• e. rechtmatigheidsverantwoording: een door het college van burgemeester en wethouders afgegeven verantwoording als onderdeel van de jaarrekening, waaruit blijkt in welke mate er rechtmatig is gehandeld. Het gaat hierbij om de financiële rechtmatigheid van de baten en lasten op een drietal criteria:

  • 1. begrotingscriterium;

  • 2. voorwaardencriterium en

  • 3. misbruik en oneigenlijk gebruik criterium.

• f. begrotingsrechtmatigheid (begrotingscriterium): de financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de baten en lasten, alsmede de balansposten, dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s (begrotingscriterium). In de begroting zijn de maxima voor de lasten vermeld die door de raad zijn vastgesteld. Dit houdt in dat de financiële beheershandelingen dienen te passen binnen de begroting, waarbij het juiste programma, de toereikendheid van het begrotingsbedrag, alsmede het begrotingsjaar van belang zijn.

• g. misbruik(criterium): het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen.

• h. oneigenlijk gebruik: het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan.

• i. Voorwaarden(criterium): het voorwaardencriterium heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole van de jaarrekening als bedoeld in artikel 213, lid 2, Gemeentewet, wordt opgedragen aan een door de raad te benoemen accountant. Ook het vaststellen van de contractperiode met de accountant is een bevoegdheid van de raad.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders bereidt in overleg met de raad (en auditcommissie) de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen en het aansluitende contract worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

  • a. de omschrijving van het takenpakket en specificatie van de werkzaamheden;

  • b. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole van de jaarrekening;

  • c. de rapporteringsgrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van de geconstateerde onrechtmatigheden door het college van burgemeester en wethouders in de bedrijfsvoeringsparagraaf;

  • d. de te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders;

  • e. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • f. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • g. de frequentie en inrichtingseisen van eventueel aanvullende tussentijdse rapportering;

  • h. de accountantscontrole uit te voeren volgens een Normenkader, vastgesteld door de raad.

  • i. voor eventueel aanvullend uit te voeren tussentijdse controles worden steeds vooraf aanvullende afspraken vastgelegd;

• 4. De raad stelt de selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende wegingsfactoren vast ten behoeve van het selecteren van een accountant.

• 5. De auditcommissie, gemandateerd door de raad, stelt eens per drie jaar vast:

  • a. het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening, met daarin de goedkeurings- en rapportagetoleranties.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarstukken (bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening), conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders neemt de rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders zo veel mogelijk gebruik van het namens burgemeester en wethouders uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 3. et college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat alle aan de jaarrekening (inclusief rechtmatigheidsverantwoording) ten grondslag liggende verordeningen, nota’s, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 4. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. Het te hanteren model verklaring wordt door de accountant verstrekt;.

• 5. Het college van burgemeester en wethouders overlegt de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording tijdig, samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen aan de raad, zodanig dat vaststelling door de raad tijdig kan plaatsvinden.

• 6. Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college van burgemeester en wethouders aan de raad en de accountant gemeld.

• 7. In het kader van de rechtmatigheidscontrole worden de navolgende rechtmatigheidscriteria, bedoeld in de Kadernota rechtmatigheid 2023 van de Commissie BBV, onderkend:

  • ten behoeve van de controle door de accountant:

    • a. calculatiecriterium;

    • b. valuteringscriterium;

    • c. adresseringscriterium;

    • d. volledigheidscriterium;

    • e. aanvaardbarheidscriterium;

    • f. leveringscriterium;

  • ten behoeve van de controle door het college van burgemeester en wethouders:

    • g. begrotingscriterium;

    • h. voorwaardencriterium; en

    • i. misbruik- en oneigenlijk gebruikscriterium.

• 8. De in het zevende lid onder a tot en met f genoemde criteria worden gecontroleerd door de accountant.

• 9. De in het zevende lid onder g tot en met i genoemde criteria worden gecontroleerd door het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant zal toetsen of de jaarrekening getrouw is en toetst daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording van het college van burgemeester en wethouders een getrouwe weergave geeft.

• 2. In de controleverklaring van de accountant wordt geen afzonderlijk oordeel gegeven over het aspect rechtmatigheid. Het aspect rechtmatigheid(sverantwoording) is de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders.

• 3. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze, waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 4. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren; in overleg en rekening houdende met de raadsagenda worden de tijdstippen van aanvang en rapportering jaarlijks bepaald.

• 5. Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole, maakt de accountant in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. . Ook vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) het college van burgemeester en wethouders, de gemeentesecretaris en/of diens plaatsvervanger en de concerncontroller, een en ander met inachtneming van het bepaalde in de door het college van burgemeester en wethouders vastgestelde mandaatbesluiten.

• 6. De accountant is bij de uitvoering van zijn opdrachten gehouden aan de voorschriften inzake geheimhouding conform de vigerende verordening gedragscode vastgesteld door Nederlands Beroepsorganisatie van Accountants (NBA).

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoren, magazijnen, werkplaatsen, terreinen en informatiedragers van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de ambtenaren van de gemeente zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Goedkeuringstolerantie, verantwoordings- en rapportagegrens

• 1. Als goedkeuringstoleranties voor de accountantscontrole worden aangehouden de in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden opgenomen goedkeuringstoleranties. De goedkeurings- en rapportagetolerantie voor de accountantscontrole zijn nader uitgewerkt in het door de gemeenteraad vastgestelde controleprotocol.

• 2. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college is 3% van de totale lasten inclusief dotaties aan de reserves in de verslagjaren 2023 respectievelijk 2024 en 2025.

• 3. De rapportagetolerantie voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college betreft minimaal elke ontdekte fout of onzekerheid boven € 400.000 die wordt gerapporteerd. Bij overschrijding van de rapportagetolerantie vindt rapportering plaats door het college van burgemeester en wethouders aan de raad in een afzonderlijke rapportage.

• 4. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel-)controles verslag uit over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, aan de concerncontroller en de gemeentesecretaris, dan wel andere plaatsvervangende ambtenaren van de gemeente.

• 5. De accountant legt de controleverklaring en het verslag van bevindingen in concept voor aan het college van burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren voordat verzending aan de raad plaatsvindt.

Artikel 7. Specifieke controles en opdrachten

• 1. Het college van burgemeester en wethouders kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college van burgemeester en wethouders informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders draagt de zorg voor de rechtmatige uitvoering van het beleid van de specifieke uitkeringen van derden. Het college van burgemeester en wethouders is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 8. Rapportage

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door burgemeester en wethouders niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan burgemeester en wethouders.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde tussentijdse en eindejaarscontrole rechtstreeks verslag uit over zijn bevindingen, die niet van bestuurlijk belang zijn, aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, de administratie en of de beheersdaden zijn gecontroleerd alsmede de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Frequentie en tijdstip aanlevering zijn contractueel bepaald en kunnen afhankelijk van de jaarlijks in overleg samen te stellen planning worden aangepast.

• 3. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant in concept aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college van burgemeester en wethouders om op deze stukken te reageren.

• 4. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een vertegenwoordiging van) de raad.

Artikel 9. Inwerkingtreding, intrekking oude regeling en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 augustus 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Hiermee wordt de oude verordening “Controleverordening gemeente Emmen” geldend van 1 december 2003 ingetrokken.

• 3. Deze verordening wordt aangehaald als ‘Controleverordening art. 213 gemeente Emmen.

Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van 21 december 2023.

de griffier,

S. Engelen

de voorzitter,

H.F. van Oosterhout