Mandaatbesluit gemeente Oldambt 2024

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Oldambt, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft;

gelezen het voorstel van het team Advies en Services, vakgroep Juridische Zaken;

overwegende de wens tot actualisatie van het Mandaatbesluit gemeente Oldambt 2024;

gelet op afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht (algemene regels inzake mandaat), de bepalingen van de Gemeentewet en

titel 3 (volmacht) van boek 3 van het Burgerlijk Wetboek;

B e s l u i t :

De uitoefening van de bevoegdheden met inbegrip van de ondertekening van de betreffende stukken, vermeld in de bij dit mandaatbesluit behorende mandaatregister (bijlage 1), op te dragen aan de daarbij genoemde medewerkers welke deze functies (HR 21) bevatten en daarop de in dit mandaatbesluit vermelde algemene regels van toepassing te verklaren.

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In dit artikel wordt verstaan onder:

• a. Besluit: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling;

• b. Bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt of de burgemeester van de gemeente Oldambt;

• c. Gemandateerde: de medewerker die van de mandaatgever de bevoegdheid heeft gekregen om in naam van de mandaatgever besluiten te nemen en te ondertekenen;

• d. Gemeentesecretaris: algemeen directeur van de gemeentelijke organisatie;

• e. Leidinggevenden: gemeentesecretaris (algemeen directeur), concerndirecteur (Directeur II) en teammanagers (Manager II)

• f. Machtiging: de bevoegdheid tot het verrichten van handelingen, niet zijnde besluiten en/of privaatrechtelijke rechtshandeling;

• g. Mandaat: de bevoegdheid om in naam en onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan een besluit te nemen en te ondertekenen;

• h. Mandaatgever: het bestuursorgaan dat aan een medewerker de bevoegdheid geeft om in naam van dat bestuursorgaan besluiten te nemen en te ondertekenen;

• i. Medewerker: degene die werkzaam is voor de gemeente Oldambt en die werkt onder eindverantwoordelijkheid van het bestuursorgaan;

• j. Volmacht: de bevoegdheid om namens een ander privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten.

Artikel 2. Mandaat algemeen directeur

• 1. Aan de algemeen directeur worden die bevoegdheden gemandateerd dan wel bij volmacht of machtiging toegekend die nodig zijn voor de uitvoering van de aan hem of haar opgedragen taken en verantwoordelijkheden, een en ander onverminderd hetgeen nader is aangeduid in het mandaatregister.

• 2. De algemeen directeur is in ieder geval gemachtigd tot uitvoering van de aan hem bij of krachtens de (Gemeente)wet dan wel anderszins opgedragen taken en verantwoordelijkheden, alsook tot het namens de gemeente voeren van correspondentie ter uitvoering van besluiten van het bestuursorgaan.

• 3. Onverminderd het bepaalde in het mandaatregister heeft het mandaat, machtiging en volmacht van de algemeen directeur in ieder geval betrekking op:

• a. het uitoefenen van integraal management met inbegrip van aangelegenheden op organisatorisch, personeel, financieel en materieel gebied;

• b. het leiding geven aan de rechtstreeks onder hem of haar ressorterende medewerkers;

• c. het optreden als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden in het overleg met de ondernemingsraad.

Artikel 3. Mandaat leidinggevenden

• 1. Aan de leidinggevenden wordt mandaat verleend ten aanzien van de genoemde bevoegdheden in het mandaatregister, waarbij de bevoegdheden krachtens mandaat worden uitgeoefend namens en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegd bestuursorgaan.

• 2. De leidinggevenden maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik voor zover het bevoegdheden betreft die behoren tot hun team.

• 3. Bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden worden bij of krachtens wettelijke regelingen, besluiten, verordeningen, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, beleidsregels, e.d. van het Rijk, Provincie en/of gemeente en/of diens bestuursorganen, waaronder de Regeling Budgethouderschap en het gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid, in acht genomen.

• 4. Bij de uitoefening van de bevoegdheden uit het mandaatregister worden de specifieke bepalingen, vermeld in het mandaatregister, in acht genomen.

• 5. Ten aanzien van gemandateerde bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt dat hierin in de lopende begroting moet zijn voorzien.

Artikel 4. Mandaat medewerkers

• 1. Aan de medewerkers, niet leidinggevenden, wordt mandaat verleend ten aanzien van de in het mandaatregister genoemde bevoegdheden, waarbij de bevoegdheden krachtens mandaat worden uitgeoefend namens en onder verantwoordelijkheid van het ter zake bevoegd bestuursorgaan.

• 2. De medewerkers, niet leidinggevenden, maken van het aan hen verleende mandaat slechts gebruik voor zover het bevoegdheden betreft die behoren tot hun team.

• 3. Bij de uitoefening van gemandateerde bevoegdheden worden bij of krachtens wettelijke regelingen, besluiten, verordeningen, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen, beleidsregels, e.d. van het Rijk, Provincie en/of gemeente en/of diens bestuursorganen, waaronder de Regeling Budgethouderschap en het gemeentelijk inkoop en aanbestedingsbeleid, in acht genomen.

• 4. Bij de uitoefening van de bevoegdheden uit het mandaatregister worden de specifieke bepalingen, vermeld in het mandaatregister, in acht genomen.

• 5. Ten aanzien van gemandateerde bevoegdheden die financiële consequenties hebben, geldt dat hierin in de lopende begroting moet zijn voorzien.

Artikel 5. Intern overleg

• 1. Indien bij of krachtens mandaat te nemen besluit een andere gemeentelijk team belang heeft of het te nemen besluit het taakgebied van een ander team raakt, legt de medewerker aan wie de bevoegdheid ter zake is gemandateerd, onverminderd hetgeen hierover in het mandaatregister is bepaald, de zaak vooraf voor aan dat andere team.

• 2. Indien met dat andere team geen overeenstemming wordt bereikt legt de medewerker de zaak eerst voor aan zijn/haar leidinggevende, daarna (zo nodig) aan de portefeuillehouder.

Artikel 6 Terugleggen

• 1. Een in mandaat te nemen besluit dient teruggelegd te worden naar het bestuursorgaan indien de (voorgenomen) uitoefening:

• a. leidt tot afwijking of aanvulling van een eerder door het bestuursorgaan vastgestelde gedragslijn of beleidslijn;

• b. politiek of bestuurlijk gevoelige zaken betreft, waarvan afdoening door het bestuursorgaan gewenst is;

• c. uit het besluit financieel, juridisch, organisatorisch, politiek/bestuurlijk en/of publicitair belangrijke consequenties kunnen voortvloeien;

• d. het college, de burgemeester, een verantwoordelijk portefeuillehouder of de gemeentesecretaris dit kenbaar heeft gemaakt;

• e. het onderwerp een brief, mail of andere schriftelijke boodschap met een persoonlijk karakter betreft.

• 2. Een onderwerp is in ieder geval politiek of bestuurlijk gevoelig als bedoeld in artikel 6, onder b, als het onderwerp:

• a. complex is, in die zin dat het bijvoorbeeld een groot aantal betrokken actoren en veel belanghebbenden kent of een groot aantal raakvlakken met andere beleidsvelden heeft;

• b. consequenties heeft, wat betreft maatschappelijke aandacht en media aandacht (publiciteitsgevoelig);

• c. voor de gemeente relevante bestuurlijke-, financiële- en/of juridische veranderingen tot gevolg heeft, of;

• d. mogelijk de integriteit van het bestuur kan aantasten.

Artikel 7. Ondertekening

• 1. In geval de beslissings- en ondertekeningsbevoegdheid van het besluit wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: ‘Namens burgemeester en wethouders van de gemeente Oldambt’, gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, zijn handtekening en zijn naam.

• 2. In geval de beslissings- en ondertekeningsbevoegdheid van het besluit wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van de burgemeester worden uitgaande stukken als volgt ondertekend: ‘Namens de burgemeester van de gemeente Oldambt’, gevolgd door de functieaanduiding van de ondertekenaar, zijn handtekening en zijn naam.

Artikel 8. Vervanging bij afwezigheid

In geval van afwezigheid van medewerkers aan wie bij of krachtens dit besluit bevoegdheden zijn opgedragen, worden de betreffende bevoegdheden volgens het principe van horizontale vervanging uitgeoefend, binnen dat team. Ook verticale vervanging is mogelijk, mits omhoog en niet omlaag. Voor leidinggevenden geldt dat zij zich daarom tevens kunnen laten vervangen door de algemeen directeur.

Artikel 9. Algemene mandatering

• 1. De leidinggevenden zijn te allen tijde bevoegd om de aan respectievelijk hun team, in mandaat overgedragen taken en bevoegdheden uit te oefenen.

• 2. De leidinggevenden zijn te allen tijde bevoegd om te beslissen op bezwaarschriften of op een verzoek, als bedoeld in artikel 7:1a, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, onder voorwaarde dat genoemde leidinggevende niet degene is die, krachtens mandaat, het besluit heeft genomen waartegen het bezwaar zich richt.

• 3. Degene die mandaat krijgt voor het uitoefenen van een bevoegdheid, is met betrekking tot die bevoegdheid tevens bevoegd tot:

• a. het verrichten van alle benodigde (voorbereidings)handelingen;

• b. het voeren van correspondentie;

• c. het verdagen van de beslissing;

• d. het ondertekenen van de betreffende stukken;

• e. het verstrekken van informatie;

• f. het plaatsen van publicaties (van aanvragen, ontwerpen, concepten e.d.);

• g. overige direct met de gemandateerde bevoegdheid samenhangende handelingen;

• h. inschrijvingen in registers (zoals BRP, KVK en BAG)

Artikel 10. Verval mandaat

Het mandaat vervalt indien:

• a. het bestuursorgaan die het mandaat heeft verleend deze intrekt;

• b. de medewerker die het mandaat heeft verleend deze intrekt; of

• c. de medewerker niet meer onder de verantwoordelijkheid van de gemeentelijke organisatie valt.

Artikel 11. Volmachten en machtigingen

Het bepaalde in dit besluit is van overeenkomstige toepassing op door het college respectievelijk de burgemeester verleende volmachten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen dan wel machtigingen tot het verrichten van handelingen die noch een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 12. Mandaatregister

Alle verleende mandaten worden opgenomen in het bij dit besluit behorende mandaatregister (bijlage 1). De functionele teams zijn verantwoordelijk voor de correctheid van de inhoud van het mandaatregister. Het team Advies & Services, vakgroep Juridische Zaken is verantwoordelijk voor de coördinatie. Dit team draagt er tevens zorg voor dat de actuele versie van het mandaatbesluit en het mandaatregister bekend wordt gemaakt.

Artikel 13. Toepassing mandaatbesluit

De algemene regels van dit mandaatbesluit zijn van toepassing op alle mandaten in het mandaatregister en op alle toekomstige mandaten.

Artikel 14. Inwerkingtreding en citeertitel

Dit mandaatbesluit met bijbehorend mandaatregister (bijlage 1) treedt in werking op 16 juli 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van de gemeente Oldambt d.d. 16 juli 2024.

De secretaris, De burgemeester,

B. Aukema C.Y. Sikkema