Reglement van orde van B&W

Het college van burgemeester en wethouders van Westerveld, conform artikel 5 onder c van de Gemeentewet, hieronder ook aangeduid als ‘college’;

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

BESLUIT:

tot vaststelling van het:

"REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN WESTERVELD"

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

1. Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

2. Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van afwezigheid van één van de wethouders.

3. Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens afwezigheid.

Artikel 2 Vergaderingen

• 1. Het college vergadert in de regel op dinsdag van 09.00 uur tot uiterlijk 12.00 uur en voorts zo vaak de voorzitter of twee wethouders het nodig achten.

• 2. Indien de voorzitter een vergadering nodig acht roept hij deze, onder opgave van redenen aan de collegeleden, bijeen.

• 3. Indien twee of meer wethouders een vergadering nodig achten verzoeken zij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen.

• 4. De vergaderingen worden als regel gehouden in het gemeentehuis en vinden met gesloten deuren plaats.

• 5. Het college kan van het vierde lid afwijken indien bijzondere omstandigheden daartoe aanleiding geven.

• 6. De secretaris neemt deel aan de beraadslagingen.

• 7. Het college kan besluiten dat anderen dan de leden en de secretaris deelnemen aan de beraadslaging.

• 8. Op degene, die op grond van dit artikel is toegelaten deel te nemen aan de beraadslaging, zijn de bepalingen van dit reglement zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

• 9. Het college kan een niet-lid, dat daartoe de wens te kennen heeft gegeven of door het college is uitgenodigd, in de gelegenheid stellen zijn opvattingen over een aangelegenheid in een collegevergadering kenbaar te maken.

• 10. Wanneer een lid van het college verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter.

• 11. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 3 Agenda en vergaderstukken

• 1. Voor elke vergadering wordt een agenda samengesteld, die in de regel uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering voor de leden van het college digitaal beschikbaar en toegankelijk is, vergezeld van de daarbij behorende stukken.

• 2. De stukken voor de vergadering worden uiterlijk de woensdag daaraan voorafgaand, voor 12.00 uur, aangeboden aan de secretaris. Bij uitzondering is indiening van stukken voor de vergadering na dit tijdstip mogelijk, dat ter beoordeling van de secretaris.

• 3. Onderwerpen waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, en waarbij, vanwege een klaarblijkelijke urgentie, uitstel onwenselijk is, kunnen tot 12.00 uur de dag vóór de vergadering - onder opgaaf van redenen - worden aangemeld bij de secretaris.

• 4. De voorzitter bepaalt, in overleg met de secretaris, welke stukken op de agenda worden geplaatst.

• 5. De agenda bestaat uit openbare agendapunten en niet-openbare agendapunten.

• 6. Stukken met een vertrouwelijk of geheim karakter - ter beoordeling van de secretaris - worden op de niet-openbare agenda geplaatst.

Artikel 4 Stemmingen

• 1. Indien geen van de collegeleden bij het nemen van een besluit stemming vraagt, of indien bij een geagendeerd ambtelijk advies door geen van de collegeleden voorafgaand aan de vergadering de duiding ‘nader bespreken’ is aangegeven, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2. Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.

Artikel 5 Besluiten in een collegevergadering

• 1. Een besluit komt, met inachtneming van artikel 4, tot stand in een collegevergadering, waarvoor worden geagendeerd de ambtelijke adviezen (collegevoorstellen) die door één of meer collegeleden voorafgaand aan de vergadering voor ‘nader bespreken’ zijn geparafeerd of waarvoor de secretaris bespreking adviseert.

• 2. De secretaris draagt zorg voor de formulering van de door het college genomen besluiten, in de vorm van een besluitenlijst. De secretaris kan zich daarvoor laten bijstaan.

• 3. Er is een openbare en een niet-openbare besluitenlijst. Besluiten met een vertrouwelijk karakter en stukken waarop geheimhouding is opgelegd staan per definitie op de niet-openbare besluitenlijst.

• 4. De openbare besluitenlijst bevat ten minste:

  • a. de namen van de aan- en afwezige leden;

  • b. de namen van de andere personen, die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c. een vermelding van de zaken die relevant zijn voor de besluitvorming;

  • d. een formulering van de door het college genomen besluiten;

  • e. een formulering van eventuele tijdens de vergadering gevoerde besprekingen met derden.

• 5. Stemverhoudingen en minderheidsstandpunten worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 6. De openbare besluitenlijst worden op de gebruikelijke wijze openbaar gemaakt.

• 7. De besluitenlijst(en) wordt (worden) in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 8. De secretaris zorgt dat een niet-openbaar besluit voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, na een verzoek van de griffier om inzage door een van de leden van de raad, bij de griffier ter inzage ligt.

• 9. De besluitenlijsten ten aanzien van stukken met een vertrouwelijk karakter en geheime stukken worden niet verspreid.

Artikel 6 Besluit buiten de collegevergadering: ‘parafenbesluiten’

• 1. Een parafenbesluit is een besluit dat - vanwege een spoedeisend karakter - buiten de collegevergadering tot stand komt op basis van een ambtelijk advies (een collegevoorstel). Collegeleden bevestigen via digitale post of via een toepassing voor onmiddellijke berichtgeving conform voorstel wordt ‘geparafeerd’ en waarbij aan het quorum is voldaan.

• 2. Het in lid 1 bedoelde parafenbesluit, wordt in het eerstvolgende collegevergadering formeel bevestigd.

• 3. Het parafenbesluit is, overeenkomstig het gestelde in artikel 5, onderdeel van de besluitenlijst van de in lid 2 bedoelde vergadering.

Artikel 7 Uitleg reglement

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in het geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college.

Artikel 8 Citeertitel en Inwerkingtreding

• 1. Het reglement wordt aangehaald als ‘reglement van orde college van B&W van Westerveld 2024’.

• 2. Het reglement treedt in werking op 1 augustus 2024, onder gelijktijdige intrekking van ‘Het reglement van orde van het college van Westerveld’ van 8 oktober 2007.

Aldus vastgesteld door het college van Burgemeester en Wethouders van Westerveld op 9 juli 2024.

D. Bruijn J. Spoelstra

Secretaris Burgemeester

Dit reglement van orde is op 15 juli 2024 aan de gemeenteraad medegedeeld.

BIJLAGE

REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN WESTERVELD

TOELICHTING

Algemeen

Voor de leesbaarheid is in het reglement het persoonlijk voornaamwoord in de onderwerpsvorm ‘hij’ gebruikt. Hier kan ook het voornaamwoord ‘zij’ en ‘hen’ gelezen worden. Analoog geldt dat hier ook voor de voorwerpsvorm en - voor zover van toepassing - voor de bezittelijke voornaamwoorden.

Artikel 1

Dit is (doorgaans) aan de orde in de eerste vergadering van het college na de raadsvergadering, waarin de wethouders zijn benoemd (‘constituerend beraad’). Ten overvloede wordt er op gewezen, dat het college als geheel verantwoordelijkheid draagt voor de opgedragen taken ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruik maken van de mogelijkheid, die in artikel 168 van de Gemeentewet wordt geboden ten aanzien van mandatering aan individuele leden van het college.

Artikel 2

Zoals algemeen gebruikelijk wordt er vergaderd op dinsdagochtend op het gemeentehuis. De term ‘in de regel’ houdt in dat uitzonderingen mogelijk zijn (eerste en vierde lid). Het tijdstip tot 12.00 uur is bepaald, om aansluitend de besluitenlijst op te maken.

Uit het tweede en derde lid volgt, dat de burgemeester, als voorzitter van het college, maar ook twee wethouders er voor kunnen zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het tweede lid betekent overigens niet dat de burgemeester de bevoegdheid heeft een extra vergadering tegen te houden. De dwingende formulering van het eerste lid staat daaraan in de weg.

Verder regelt dit artikel het deelnemen aan de beraadslaging door de gemeentesecretaris en anderen. Dit kunnen ambtenaren zijn, maar ook derden/deskundigen. Uiteraard zijn de bepalingen van het reglement in dat geval ook op betrokkenen van toepassing.

De hoofdregel dat met gesloten deuren wordt vergaderd (art 54 Gemeentewet). Het college kan daar echter zelf van afwijken. In dit artikel wordt dit dan ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten.

Ten aanzien van het vergaderquorum is artikel 56 Gemeentewet van toepassing.

Artikel 3

In artikel 3 (en 5) heeft de secretaris een plaats gekregen vanwege zijn/haar taakomschrijving, zoals vermeld in de artikelen 103 en 104 van de Gemeentewet.

Indiening van de stukken gebeurt bij de secretaris, die aan de hand van kwaliteit, compleetheid en gevolgde procedure bepaalt of de stukken op de agenda worden geplaatst. Indiening dient in de regel de woensdag voor de vergadering plaats te vinden, zodat er voldoende tijd is voor beoordeling, eventuele bijstelling en agendering. In het proces van de stukkenstroom (via IBABS) is deze taak grotendeels gedelegeerd aan de strategisch adviseur.

In het vijfde lid is bepaald dat vertrouwelijke stukken niet op de openbare agenda worden geplaatst. Het kan daarbij gaan om stukken die onder de uitzonderingsgronden van de Wet openbaarheid van bestuur vallen, waarbij gedacht kan worden aan privacy gevoelige besluiten. De opsteller van een stuk kan aangeven of een stuk naar zijn mening vertrouwelijk is, maar de uiteindelijke beoordeling van de vraag of een stuk vertrouwelijk is berust bij de secretaris.

Artikel 4

Gelet op het feit, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd, is in dit artikel het strikt noodzakelijke over stemmingen opgenomen. De regeling komt er op neer, dat in principe alleen wordt gestemd als één van de leden dat wenst. In dat geval vindt mondelinge stemming plaats. Als geen van de leden van te voren heeft aangeven dat een voorstel nadere bespreking behoeft, dan wordt het geacht te zijn aangenomen. Dit gaat over de zogenoemde ‘hamerstukken’.

Artikel 5

In het derde lid is geregeld dat er een openbare besluitenlijst is en een niet-openbare besluitenlijst. De openbare besluitenlijst wordt intern en extern verspreid. De niet-openbare besluitenlijst wordt slechts verspreid onder de leden van het managementteam en het bestuurssecretariaat.

In het zesde lid is aangegeven dat de openbare besluitenlijst op de gebruikelijke wijze openbaar wordt gemaakt. Dit gebeurt in de regel op de eerste donderdag na de collegevergadering waarin de besluiten zijn (in de eerstvolgende vergadering) zijn vastgesteld.

Artikel 6

Het eerste lid regelt dat bij spoed (bijvoorbeeld in een vakantieperiode) zogenaamde parafenbesluiten kunnen worden genomen op basis van een collegevoorstel. Collegeleden bevestigen via e-mail of instant messaging (zoals nu gebruikelijk Whatsapp) of conform voorstel wordt ‘geparafeerd’ en waarbij aan het quorum is voldaan.

Hoewel het besluit feitelijk is genomen is, wordt het parafenbesluit in de eerstvolgende reguliere collegevergadering formeel, in dit geval administratief, bevestigd. Hierdoor maakt het deel uit van de besluitenlijst van de eerstvolgende reguliere collegevergadering.

Artikel 7

Dit artikel is opgenomen om onvoorziene omstandigheden het hoofd te bieden.

Artikel 8

Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.