Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bergen (L) 2024

De raad van de gemeente Bergen,

gezien het voorstel van het presidium 20 juni 2024,

gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet;

Besluit

vast te stellen de:

Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Bergen (L) 2024

Paragraaf 1 Algemeen

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• a. griffier: de raadsgriffier, zoals bedoeld in Gemeentewet artikel 107;

• b. secretaris: de gemeentesecretaris, zoals bedoeld in Gemeentewet artikel 102;

• c. college: het college van burgemeester en wethouders;

• d. ambtenaar: een onder het college vallende werknemer die door de secretaris wordt aangewezen voor het verlenen van ambtelijke bijstand;

• e. fractie: de groep raadsleden, zoals bedoeld in Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van de gemeente Bergen (L) 2019, artikel 6.

Paragraaf 2. Ambtelijke bijstand

Artikel 2. Verzoek om informatie aan en bijstand door de griffier

• 1. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om:

  • a. feitelijke informatie van geringe omvang;

  • b. inzage in of afschrift van documenten die openbaar zijn.

• 2. Een raadslid wendt zich tot de griffier met een verzoek om bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of anderszins.

• 3. De bijstand, bedoeld in het tweede lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk verlenen.

Artikel 3. Verzoek om ambtelijke bijstand

• 1. Een raadslid kan bij de griffier een verzoek indienen om ambtelijke bijstand. Het raadslid onderbouwt het verzoek met een omschrijving van de gevraagde expertise of specialistische kennis en, in samenspraak met d egriffier, met een inschatting van de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen.

• 2. De griffier verzoekt de secretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde ambtelijke bijstand kunnen verlenen.

• 3. De secretaris laat de griffier binnen één week na ontvangst van het verzoek weten of en hoe aan het verzoek wordt tegemoet gekomen.

• 4. De secretaris weigert het verzoek tot het verlenen van ambtelijke bijstand in het geval:

  • a. niet aannemelijk is gemaakt dat de werkzaamheden betrekking hebben op raadswerkzaamheden;

  • b. de gevraagde ambtelijke bijstand betrekking heeft op het ontwikkelen van nieuw beleid;

  • c. het verlenen van de ambtelijke bijstand het belang van de gemeente kan schaden

  • d. van zodanige aard en omvang is dat dit naar zijn oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd.

• 5. In het geval de ambtelijke bijstand geweigerd wordt, deelt de secretaris dit na afstemming met de burgemeester met redenen omkleed mee aan de griffier en het betreffende raadslid.

Paragraaf 2. Fractieondersteuning

Artikel 4. Recht op financiële vergoeding

• 1. De fracties als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad en raadscommissies van de gemeente Bergen (L) 2019 ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie;

• 2. Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van €. 750,-- per jaar voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van €. 125,-- per jaar per raadszetel.

Artikel 5. Besteding financiële vergoeding

• 1. Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken;

• 2. De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a. uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b. betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van prestaties (diensten of goederen) geleverd ten behoeve van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c. giften;

  • d. uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers toekomen;

  • e. algemene opleidingen voor raads- en commissieleden tenzij deze inhoudelijk gerelateerd zijn aan de politieke uitgangspunten van de deelnemers.

• 3. De in een kalenderjaar niet bestede middelen mogen worden beschouwd als reserve voor volgende jaren. Deze reserve moet worden overgemaakt aan de gemeente op het moment dat de betreffende fractie geen zetels meer heeft in de raad.

Artikel 6. Uitbetaling bijdrage fractieondersteuning

De bijdrage voor fractieondersteuning wordt vóór 31 januari van het betreffende kalenderjaar in de vorm van een voorschot op dat kalenderjaar verstrekt.

Artikel 7. Tijdstip verstrekken voorschot in verkiezingsjaar

In afwijking van het bepaalde in artikel 6 wordt in een jaar waarin verkiezingen plaatsvinden vóór 31 januari een voorschot verstrekt voor de maanden tot en met de maand waarin de verkiezingen plaatsvinden. In de eerste maand na de maand waarin de eerste vergadering van de nieuw gekozen raad plaatsvindt wordt de bijdrage verstrekt voor de overige maanden van dat jaar.

Artikel 8. Gevolgen splitsen fractie

• 1. Bij afsplitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 4, tweede lid, vastgestelde bijdrage voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden.

• 2. Bij afsplitsing van een fractie wordt de aan de oorspronkelijke fractie verstrekte bijdrage verrekend overeenkomstig de verdeling die volgt uit het eerste lid.

Artikel 9. Verantwoording en controle

Elke fractie legt binnen drie maanden na afloop van een kalenderjaar aan de griffier, in opdracht van de gemeenteraad, verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning onder overlegging van een verslag volgens een voorgeschreven format. Dit verslag is openbaar.

Artikel 12. Toepassing Awb

Titel 4.2 (Subsidies) van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing op de financiële middelen die een fractie ontvangt.

Paragraaf 3 Slotbepalingen

Artikel 13. Intrekking oude verordening

De Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Gemeente Bergen 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 14. Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag, volgende op die waarop zij is bekend gemaakt.

Artikel 15. Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Bergen (L) 2024.

Bergen (L), 9 juli 2024

I.C. van ’t Hof

De griffier

M.H.D. Rauner

De voorzitter