Verordening Auditcommissie gemeente Bloemendaal 2024

De raad van de gemeente Bloemendaal;

Gelezen het voorstel van de auditcommissie van datum 2024

Gelet op artikel 84 van de Gemeentewet;

Besluit de volgende verordening vast te stellen:

Verordening Auditcommissie gemeente Bloemendaal 2024

Artikel 1 De commissie en begripsbepalingen

• 1. Er is een commissie van advies aan de raad zoals bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet, genaamd de Auditcommissie.

• 2. In deze verordening wordt verstaan onder:

  • a.: de commissie: de auditcommissie;

  • b.: de accountant: de accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid van de Gemeentewet die is belast met de controle op de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening;

  • c.: de raad: de gemeenteraad

  • d.: het college: het college van burgemeester en wethouders.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

• 1. De commissie is belast met advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid, en het kunnen vervullen van zijn toezichthoudende en controlerende bevoegdheid.

• 2. Onder de in het eerste lid bedoelde taken hoort in ieder het geval het voeren van overleg met de in artikel 2, achtste lid genoemde adviseurs over:

  • a.: het vaststellen van het programma van eisen voor de aanbesteding van de accountantscontrole en aanvullende diensten;

  • b.: De aanwijzing van de accountant;

  • c.: de beëindiging van de samenwerking met de accountant voor de controle van de jaarrekening en daarmee het intrekken van de aanwijzing van de accountant;

  • d.: de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening aan de hand van het interne auditplan en het controleprotocol voor de accountantscontrole en met name voor wat betreft:

    • de goedkeurings- en rapporteringstoleranties;

    • door de raad te verstrekken aanvullende opdrachten;

    • de wijze van rapporteren door de accountant waaronder de frequentie en inrichting;

    • prioriteiten van de raad aangaande de controle van de jaarstukken.

    • het normenkader financiële rechtmatigheid en de wijze van agendering van het normenkader in de raad;

    • het rapport van bevindingen van de interim-controle;

    • het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring;

    • de evaluatie van de werkzaamheden van de accountant en of deze overeenkomstig de opdracht hebben plaatsgevonden;

    • de opvolging van de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle;

    • de vaststelling, uitwerking en naleving door het college van de verordeningen in de zin van artikelen 212 van de Gemeentewet inzake uitgangspunten voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie;

    • de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer;

    • andere onderwerpen die zijn gerelateerd aan hetgeen van dit artikel zijn genoemd.

• 3. De commissie is bevoegd aan de raad over alle in het kader van deze verordening relevant te achten onderwerpen voorstellen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten voor in ieder geval de in het tweede lid van dit artikel onder a tot en met c genoemde onderwerpen.

• 4. De commissie is tijdens het aanbestedingstraject de beoordelingscommissie die belast is met de selectie van de accountant. Zij laat zich hierbij ondersteunen en adviseren door de raadsadvisering de concerncontroller en desgewenst andere functionarissen.

• 5. In het kader van de uitoefening van de in dit artikel genoemde taken is de commissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en elders over alle voor haar relevant te achten onderwerpen.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

• 1. De commissie bestaat uit drie raadsleden of duo commissieleden.

• 2. De benoemde leden moeten een redelijke afspiegeling van de raad vormen; ten minste een lid moeten komen uit een niet in het college vertegenwoordigde partij. Van elke in de raad vertegenwoordigende fractie kan maximaal één raadslid in de commissie worden benoemd.

• 3. De leden worden door de raad benoemd voor de zittingsperiode, gelijk aan die van de leden van de zittende raad. Dit geldt eveneens voor tussentijdse benoemingen.

• 4. Het lidmaatschap van de commissie vervalt door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of duo commissielid, door ontslagname, of door een met redenen omkleed besluit van de raad.

• 5. De leden van de commissie worden bij afwezigheid niet vervangen.

• 6. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• 7. De commissie wordt ondersteund door een raadsadviseur, die door de griffier wordt aangewezen.

• 8. De commissie wordt ondersteund door adviseurs, zoals de concerncontroller, de raadsadviseur de wethouder financiën en overige functionarissen werkzaam op het gebied van de coördinatie van de beleidscyclus en de interne controle en de accountant. Zij kunnen door de commissie worden uitgenodigd voor een (onderdeel van de) vergadering.

Artikel 4 Vergadering, frequentie, quorum, verslaglegging en besluitvorming

• 1. De vergaderingen van de auditcommissie zijn openbaar, tenzij de commissie anders bepaalt.

• 2. De commissie vergadert zo vaak zij nodig acht volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema.

• 3. De vergadering van de commissie vindt doorgang indien tenminste twee van de drie leden aanwezig zijn.

• 4. De voorzitter bepaalt in samenspraak met de leden van de commissie plaats, datum, uur en agenda van de vergadering.

• 5. De oproep met daarbij de voorlopige agenda en de bijbehorende stukken wordt – spoedeisende gevallen uitgezonderd – ten minste zeven dagen voor aanvang van de vergadering via de website van de gemeente bekendgemaakt.

• 6. Van iedere vergadering wordt van het besprokene een zakelijke weergave in een verslag opgenomen, waarbij de standpunten van de commissieleden worden vermeld. De raadsadviseur draagt zorg voor agendering van dit concept verslag in de eerstvolgende vergadering van de commissie. Het verslag wordt door de commissie vastgesteld.

• 7. In haar adviezen en voorstellen aan de raad streeft de commissie naar consensus. Indien er een minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt.

Artikel 5 Intrekken verordening

De Verordeningen op de auditcommissie vastgesteld door de raad op 3 juni 2009 en 1 mei 2021 worden ingetrokken.

Artikel 6 Citeertitel

Deze verordening kan aangehaald worden als ‘Verordening Auditcommissie 2024’.

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze verordening treedt in werking op de dag na die van bekendmaking.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 4 juli 2024 .

De griffier,

De voorzitter,

ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING

Artikel 1 De commissie en begripsbepalingen

Er is gekozen voor artikel 84 Gemeentewet als grondslag, omdat er ook (externe) adviseurs een belangrijke rol vervullen.

Artikel 2 Taken en bevoegdheden

De gemeenteraad heeft de bedoeling met deze verordening de Auditcommissie steviger en herkenbaarder te positioneren. De werkzaamheden van de commissie zijn er op gericht, de raad beter in positie te brengen om zijn kaderstellende en controlerende taak te vervullen. De commissie is bevoegd aan de raad over alle op grond van deze verordening relevant te achten onderwerpen adviezen uit te brengen en deze onderwerpen te voorzien van een voorstel van de door de raad te nemen besluiten. De Auditcommissie is belast met de advisering aan en overleg namens de raad over alle activiteiten die van belang zijn voor een goede beheersing van de gemeentefinanciën op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid. Heel specifiek is een aantal van de taken benoemd en deze worden hieronder toegelicht.

De auditcommissie bereidt de procedure tot selectie en aanwijzing van een accountant voor en doet een voordracht voor de keuze, dan wel adviseert de raad in geval van contractverlenging en de beëindiging van de samenwerking met de accountant. De raad benoemt de accountant, maar de Auditcommissie onderhoudt voornamelijk de contacten met de accountant.

Verder bespreekt de commissie jaarlijks de opdrachtformulering voor de controle van de jaarrekening, het rapport van bevindingen van de interim-controle en het accountantsverslag inzake de jaarrekeningcontrole, de jaarrekening en de strekking van de accountantsverklaring. De werkzaamheden van de accountant worden jaarlijks met hem of haar geëvalueerd en de Auditcommissie beoordeelt dan onder meer of deze werkzaamheden overeenkomstig de opdracht en het programma van eisen hebben plaatsgevonden.

Periodiek wordt er door de Auditcommissie aandacht besteed aan de aanbevelingen van de accountant voortvloeiend uit de jaarrekening- en interim-controle. De Auditcommissie gaat dan met de accountant en de interne adviseurs in gesprek over de stappen die zijn gezet of maatregelen die zijn getroffen en waar deze toe leiden. Ook monitort zij de voortgang van de opvolging van deze aanbevelingen.

Artikel 212 van de Gemeentewet schrijft voor dat de raad uitgangspunten vaststelt voor het financiële beleid, de financiële organisatie en het financieel beheer. In Bloemendaal zijn deze thans vastgelegd in de Financiële verordening. De auditcommissie krijgt als opdracht om te volgen hoe het College deze vastgestelde uitgangspunten toepast, en hierover desgewenst met de adviseurs in gesprek te gaan en de raad te adviseren over zijn bevindingen. Ook kan de Auditcommissie de raad adviseren over de vaststelling van deze verordening op het moment dat deze opnieuw moet worden vastgesteld.

Daarnaast voert de Auditcommissie overleg over de opzet en werking van interne beheersingsmaatregelen inzake control en (fraude)risicomanagement, inrichting van de financiële organisatie, kwaliteit van het financieel beleid en beheer.

Op verzoek van de raad kan de Auditcommissie overleggen en adviseren over de financiële positie van bepaalde verbonden partijen. Dit zal niet standaard voor alle Verbonden Partijen gebeuren, maar zal voor een selectie gebeuren bijvoorbeeld als het vermoeden er is dat de bedrijfsvoering van verbonden partijen substantieel invloed heeft of gaat hebben op de financiële positie van de gemeente of risico’s met zich meebrengt.

In het kader van de uitoefening van haar taken is de Auditcommissie bevoegd informatie in te winnen bij het college en elders over alle voor haar relevant te achten onderwerpen, die zij nodig acht voor de uitoefening van haar taken.

Artikel 3 Samenstelling en benoeming

Het eerste lid bepaalt dat voor een slagvaardige Auditcommissie deze uit drie leden bestaat. Gezien het aandachtsgebied van de commissie Bestuur is besloten vast te houden aan de bepaling dat één lid uit de commissie Bestuur moet komen.

Voor deze commissie is het opbouwen van de juiste expertise en continuïteit van groot belang. In het hoogst ongebruikelijke geval een lid tussentijds door de raad wordt ontslagen dient dit besluit met redenen te zijn omkleed. Het lidmaatschap kan ook vervallen door het verlies van de hoedanigheid van raadslid of door ontslag op eigen verzoek.

Gelet op het technisch karakter van de besprekingen, en de inhoudelijke bijdrage die wordt verwacht van de leden, worden geen plaatsvervangers benoemd. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter

De accountant wordt door de Auditcommissie ook een adviseur beschouwd en daarom ook als zodanig genoemd. Tevens wordt in de verordening de mogelijkheid geboden om ook andere functionarissen als adviseur uit te nodigen zoals nu regelmatig het geval is voor de interne auditors. Voor alle adviseurs geldt nu dat zij voor (delen van) de vergadering worden uitgenodigd.

Artikel 4 Vergadering, frequentie, quorum, verslaglegging en besluitvorming

‘Vanwege het belang van openheid en transparantie voor de democratie, vergadert de auditcommissie zoveel mogelijk in openbaarheid. Gezien de aard van de te bespreken onderwerpen en de gewenste openheid waarmee over deze onderwerpen kan worden gesproken met de accountant en de interne adviseurs kan het nodig zijn om in beslotenheid te vergaderen. Gelet op het takenpakket wordt uitgegaan van minimaal zes vergaderingen volgens een door de commissie vastgesteld vergaderschema. Extra vergaderingen kunnen in onderling overleg worden ingepland. De vergadering van de commissie vindt doorgang als een meerderheid, in dit geval tenminste twee van de drie leden, aanwezig is. De voorzitter bepaalt in samenspraak met de leden de agenda van de vergadering.

De stukken van de Auditcommissie inclusief de verslagen zijn voor raads- en duo commissieleden wel via de website te raadplegen. Van iedere vergadering wordt een verslag gemaakt. Het verslag wordt vastgesteld door de commissie.

De Auditcommissie treedt niet in de onderscheiden bevoegdheden van raad en het college en heeft dus geen besluitvormende bevoegdheden. De commissie wordt geacht onafhankelijk te adviseren, en daarom is de ervaring dat er niet of nauwelijks stemmingen nodig zijn. Zij maakt enkel adviezen en voorstellen waarbij consensus een goed streven is. Indien er toch sprake is van minderheidsstandpunt is, wordt daarvan (met redenen omkleed) melding gemaakt in het advies. Achtergrond hiervan is dat gezien de complexiteit van de materie een afwijkend inhoudelijk standpunt, dat niet wordt gesteund door de meerderheid van de commissie, van belang kan zijn voor de gemeenteraad. Hiermee wordt tevens benadrukt dat de auditcommissie geen politieke functie heeft.