Gemeenschappelijke regeling ABG-organisatie

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen-Chaam, en

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau, en

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gilze en Rijen;

gelet op het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht;

gelezen het besluit van de raad van de gemeente Alphen-Chaam d.d.

gelezen het besluit van de raad van de gemeente Baarle-Nassau d.d.

gelezen het besluit van de raad van de gemeente Gilze en Rijen d.d.

overwegende dat

• de colleges van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen sinds 1 januari 2016 intensief samenwerken;

• bij deze samenwerking de zelfstandigheid van de drie gemeenten gerespecteerd wordt;

• deze samenwerking vorm heeft gekregen door een fusie van de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten per 1 januari 2016;

• deze integrale ambtelijke samenwerking tot doel heeft de krachten van de gemeente te bundelen;

• de colleges in het Statement ambtelijke fusie hebben uitgesproken dat de gemeenten door de samenwerking

  • samen sterker staan,

  • een betere kwaliteit kunnen bieden,

  • minder kwetsbaar zijn in de ambtelijke bezetting,

  • extra doelmatigheid kunnen genereren en

  • beter in staat zijn de dienstverlening dichter bij de burger te brengen;

• in verband met de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 januari 2022 de Gemeenschappelijke regeling ABG-organisatie aangepast dient te worden;

besluiten de Gemeenschappelijke regeling ABG-organisatie aan te passen en in zijn geheel als volgt vast te stellen:

Gemeenschappelijke regeling ABG-organisatie

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

• a. ABG-organisatie: de ABG-organisatie opgericht bij deze regeling.

• b. ambtenaar: hij die krachtens arbeidsovereenkomst met de ABG-organisatie werkzaam is;

• c. bedrijfsvoeringsorganisatie: de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie die is ingesteld ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en van uitvoeringstaken van de deelnemende gemeenten;

• d. begroting: een overzicht van de inkomsten en uitgaven van een boekjaar van de ABG-organisatie;

• e. bestuur: het bestuur van de ABG-organisatie, als bedoeld in artikel 6;

• f. colleges: burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten;

• g. deelnemende gemeente: een van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau of Gilze en Rijen;

• h. directie: de directie van de ABG-organisatie als bedoeld in artikel 12;

• i. gedeputeerde staten: het college van gedeputeerde staten van de provincie Noord-Brabant;

• j. kadernota: de algemene financiële en beleidsmatige kaders als bedoeld in artikel 34b van de wet;

• k. raden: de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten;

• l. regeling: deze gemeenschappelijke regeling ABG-organisatie;

• m. voorzitter: degene die de vergaderingen van het bestuur leidt;

• n. wet: Wet gemeenschappelijke regelingen

Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie

• 1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, derde lid van de wet, genaamd ABG-organisatie.

• 2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Alphen.

HOOFDSTUK 2 BELANG, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 3 Belang

De regeling wordt getroffen ter behartiging van de sturing en beheersing van ondersteunende processen en uitvoeringstaken van de deelnemende gemeenten. De doelstelling is een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering door de ABG-organisatie van de door de deelnemende gemeenten opgedragen taken te bewerkstelligen met het oog op een goede dienstverlening aan de inwoners en een krachtige ondersteuning aan de besturen van de gemeenten.

Artikel 4 Taken

• 1. De deelnemende gemeenten laten de ABG-organisatie alle gemeentelijke taken uitvoeren, voor zover deze niet reeds op basis van een gemeenschappelijke regeling aan anderen zijn opgedragen. De uitvoering ziet in ieder geval op:

  • a. beleidsontwikkeling en beleidsvoorbereiding waaronder het organiseren van inspraak en participatie;

  • b. uitvoering van vastgesteld beleid en wettelijke regelingen;

  • c. toezicht op aan derden uitbesteed werk;

  • d. handhaving van de hiervoor genoemde uitvoering;

  • e. het verrichten van feitelijke handelingen;

  • f. het verrichten van bedrijfsvoeringstaken op het gebied van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, administratie, communicatie en huisvesting.

Artikel 4a Bevoegdheden

Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie is bevoegd te besluiten tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen overeenkomstig het bepaalde in artikel 31a van de wet.

Artikel 5 Mandaat, aanwijzing en delegatie

• 1. De colleges kunnen bevoegdheden mandateren aan de algemeen directeur.

• 2. Ondermandaat is toegestaan tenzij dat uitdrukkelijk is voorbehouden.

• 3. Er wordt een register bijgehouden van de overeenkomstig het eerste en tweede lid gemandateerde bevoegdheden.

• 4. De colleges van de deelnemende gemeenten kunnen ambtenaren van het openbaar lichaam aanwijzen als heffingsambtenaar, invorderingsambtenaar, belastingdeurwaarder of leerplichtambtenaar.

• 5. De aanwijzing bedoeld in het vierde lid vindt niet plaats dan nadat de directie daarmee heeft ingestemd.

HOOFDSTUK 3 INRICHTING EN SAMENSTELLING VAN HET BESTUUR

Artikel 6 Samenstelling

De colleges wijzen elk uit hun midden twee leden van het bestuur aan waaronder in elk geval de burgemeester, alsmede zo mogelijk één of twee plaatsvervangende leden.

Artikel 7 Incompatibiliteiten

Onverminderd het bepaalde in artikel 20 van de wet is het lidmaatschap van het bestuur onverenigbaar met de betrekking van ambtenaar die krachtens arbeidsovereenkomst met de ABG-organisatie werkzaam is.

Artikel 8 Besluitvorming

• 1. Ieder lid van het bestuur heeft in de vergadering van het bestuur één stem.

• 2. Het tot stand komen van een besluit bij stemming vereist de volstrekte meerderheid van hen die een stem hebben uitgebracht, tenzij in deze regeling anders is bepaald.

Artikel 9 Voorzitter

• 1. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter voor zijn vergaderingen en regelt de vervanging van de voorzitter.

• 2. Het bestuur kan beslissen een andere voorzitter te kiezen.

• 3. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

HOOFDSTUK 4 BEVOEGDHEDEN VAN HET BESTUUR

Artikel 10 Bevoegdheden bestuur

• 1. Alle bevoegdheden berusten bij het bestuur.

• 2. In afwijking van artikel 8 van deze regeling besluit het bestuur bij unanimiteit over vraagstukken met betrekking tot huisvesting.

Artikel 11 Verantwoording- en informatieplicht

• 1. Het bestuur verschaft de raden en colleges alle inlichtingen die door deze organen of door een of meer van hun leden worden gevraagd.

• 2. Een lid van het bestuur verschaft aan het college waarvan hij lid is alle inlichtingen die door dit college of één of meer leden daarvan worden verlangd.

• 3. Een lid van het bestuur is aan het college waarvan hij lid is verantwoording verschuldigd voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

• 4. Het bestuur geeft de raden alle inlichtingen die de raden nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

• 5. De colleges bepalen op welke wijze aan de in de vorige leden genoemde verplichtingen moet worden voldaan.

• 6. Het tweede tot en met het vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raden.

HOOFDSTUK 5 AMBTELIJKE ORGANISATIE

Artikel 12 Directie

• 1. De directie van de ABG-organisatie bestaat uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten, tenzij toepassing wordt gegeven aan het tweede lid, derde volzin.

• 2. De directieleden worden door het bestuur benoemd. Het bestuur benoemt een van de directieleden tot algemeen directeur. In interim-situaties kan het bestuur hiervan afwijken.

• 3. De algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie, met uitzondering van het functioneren van de twee overige directieleden.

• 4. Het bestuur schorst resp. ontslaat een directielid indien deze als gemeentesecretaris wordt geschorst of ontslagen door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente waarvoor hij als gemeentesecretaris functioneert.

• 5. De directie staat het bestuur bij de uitoefening van hun taak terzijde.

• 6. Het bestuur stelt in een instructie nadere regels vast betreffende de taak en de bevoegdheid van de directie.

• 7. De algemeen directeur is bij de vergadering van het bestuur aanwezig.

• 8. De stukken die van het bestuur uitgaan worden door de algemeen directeur mede ondertekend.

• 9. In directievergaderingen zijn minimaal 2 directieleden aanwezig. Bij afwezigheid van een directeur langer dan 3 maanden, regelt het bestuur de vervanging.

Artikel 13 Overig personeel

• 1. Het bestuur beslist over het aangaan van arbeidsovereenkomsten alsmede over het schorsen en ontslaan van ambtenaren, de directie uitgezonderd.

• 2. Het bestuur kan de in het eerste lid bedoelde bevoegdheden opdragen aan de directie.

• 3. Op het personeel in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie zijn de arbeidsvoorwaarden van toepassing zoals afgesproken door de Werkgeversvereniging voor Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties.

• 4. Waar in de in het derde lid bedoelde regelingen gesproken wordt van gemeenteraad of college, dan wel hoofd van dienst, wordt voor de toepassing in het kader van deze regeling respectievelijk gelezen: het bestuur onderscheidenlijk de algemeen directeur.

HOOFDSTUK 6 FINANCIEN EN BEHEER VAN DE ABG-ORGANISATIE

Artikel 14 Kadernota

• 1. Het bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene en beleidsmatige kaders en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 2. Op de vaststelling van de Kadernota is de zienswijzeprocedure van artikel 10, lid 5 en 6, van de wet van toepassing.

Artikel 15 Voorbereiding begroting

• 1. Twaalf weken voordat het bestuur beslist over de begroting zendt het de ontwerpbegroting toe aan de raden.

• 2. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van de kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging geschiedt openbare kennisgeving.

• 3. De raden beraadslagen over de ontwerpbegroting niet eerder dan twee weken na de openbare kennisgeving.

• 4. De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

• 5. Het bestuur stelt de raden voorafgaand aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vierde lid, alsmede van de eventuele conclusies die het daaraan verbindt.

Artikel 16 Vaststelling begroting

• 1. Het bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. In afwijking van artikel 8, tweede lid, wordt de begroting unaniem vastgesteld.

• 2. Na vaststelling zendt het bestuur de begroting aan de raden.

• 3. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval voor 15 september van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten.

• 4. Een wijziging van de begroting is slechts mogelijk bij unanimiteit van stemmen.

• 5. Indien wijziging van de begroting van invloed is op de hoogte van de bijdrage, is artikel 35 van de wet van toepassing.

• 6. In de begroting wordt vastgelegd welke bijdrage elke gemeente is verschuldigd aan de ABG-organisatie.

Artikel 17 Vaststelling jaarrekening

• 1. Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 2. Het bestuur zendt de jaarrekening aan gedeputeerde staten binnen twee weken na vaststelling hiervan, maar in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop deze betrekking heeft.

• 3. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling aan de raden.

Artikel 18 Financiële administratie

• 1. Het bestuur stelt een verordening vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en het financieel beheer van de ABG-organisatie.

• 2. Artikel 212 en 213 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 19 Betaling

• 1. De deelnemende gemeenten betalen uiterlijk 1 januari, 1 april, 1 juli en 1 oktober een voorschot in de kosten van het lopende boekjaar ten bedrage van 25 procent van de bijdrage.

• 2. Het bestuur kan bij unanimiteit bepalen dat een afwijkend voorschot wordt betaald.

Artikel 20 Garantstelling

De deelnemende gemeenten dragen er zorg voor dat de ABG-organisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar financiële verplichtingen te voldoen, overeenkomstig de vastgestelde bijdrage in de begroting.

HOOFDSTUK 7 ARCHIEF

Artikel 21 Archiefbeheer

• 1. Het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en haar bestuur overeenkomstig een door het bestuur met inachtneming van artikel 40 van de Archiefwet 1995 vast te stellen regeling (Archiefverordening), die aan gedeputeerde staten moet worden medegedeeld.

• 2. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en haar bestuur is aangewezen de archiefbewaarplaats van Gilze en Rijen.

• 3. De algemeen directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganistatie en haar bestuur voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 4. De archivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

• 5. De archivaris wordt door het bestuur benoemd, geschorst en ontslagen.

• 6. Bij opheffing van deze regeling wordt ten aanzien van de archiefbescheiden een voorziening getroffen conform artikel 4 lid 1 van de Archiefwet 1995.

• 7. Voor door de deelnemende gemeenten gemandateerde taken berust de zorg voor de desbetreffende archiefbescheiden bij deze gemeenten.

• 8. Met het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de gemandateerde taken is belast de archivaris van de desbetreffende gemeenten.

HOOFDSTUK 8 KLACHTEN EN GESCHILLEN

Artikel 22 Klachtenregeling

• 1. Het bestuur stelt, met inachtneming van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht, een interne klachtenregeling vast.

• 2. De Nationale ombudsman is, onverminderd het bepaalde in artikel 1a, eerste lid, van de Wet Nationale ombudsman, bevoegd tot behandeling van klaagschriften als bedoeld in titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 23 Geschillen

• 1. Als er tussen de ABG-organisatie en een deelnemende gemeente dan wel tussen deelnemende gemeenten onderling een geschil ontstaat over de uitvoering van deze regeling treden het bestuur en het college van de betreffende gemeente terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen.

• 2. Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan. Deze deskundigen brengen gezamenlijk een advies uit.

• 3. Op geschillen tussen de deelnemende gemeenten onderling of tussen de deelnemende gemeenten en de ABG-organisatie is artikel 28 van de wet van toepassing.

HOOFDSTUK 9 WIJZIGING, TOETREDING, UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 24 Wijziging van de regeling

• 1. De colleges en het bestuur kunnen voorstellen doen voor wijziging van de regeling.

• 2. De regeling wordt gewijzigd bij unaniem besluit van de colleges.

• 3. De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters zenden het ontwerp van de gewijzigde regeling toe aan de raden.

• 4. De raden kunnen bij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van hun gemeente binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp hun zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren brengen. Indien de raden geen zienswijze naar voren wensen te brengen stellen zij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte.

• 5. De colleges besluiten niet tot wijziging dan nadat zij ingevolge artikel 1, tweede lid, van de wet toestemming hebben gekregen van hun raden.

Artikel 25 Toetreding

• 1. Tot de regeling kunnen uitsluitend colleges van andere gemeenten toetreden.

• 2. De toetreding als bedoeld in het eerste lid is slechts mogelijk bij unaniem besluit van de colleges van de deelnemende gemeenten.

• 3. De colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters zenden het ontwerp van de gewijzigde regeling toe aan de raden.

• 4. De raden kunnen bij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van hun gemeente binnen acht weken na ontvangst van het ontwerp hun zienswijze over het ontwerp van de regeling naar voren brengen. Indien de raden geen zienswijze naar voren wensen te brengen stellen zij de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters hier zo spoedig mogelijk van op de hoogte.

• 5. De colleges nemen geen besluit als bedoeld in het tweede lid, dan nadat zij ingevolge artikel 1, tweede lid, van de wet toestemming hebben gekregen van hun raden.

• 6. Aan toetreding kan het bestuur voorwaarden verbinden.

Artikel 26 Uittreding en opheffing

• 1. De colleges kunnen uit de regeling treden na verkregen toestemming van hun gemeenteraad met inachtneming van een opzegtermijn van twee kalenderjaren.

• 2. De termijn genoemd in het eerste lid kan bij unaniem besluit van het bestuur worden verkort.

• 3. Uittreding kan uitsluitende plaatsvinden per 1 januari van een kalenderjaar.

• 4. De uittredende gemeente is een schadeloosstelling verschuldigd. Deze wordt vastgesteld door een commissie van een drietal onafhankelijke deskundigen welke wordt aangewezen door het bestuur.

• 5. Op voorstel van het bestuur kunnen de colleges van de deelnemende gemeenten besluiten tot opheffing van de regeling.

• 6. Het bestuur stelt een liquidatieplan op om tot opheffing van de ABG-organisatie te komen. Dit liquidatieplan wordt vastgesteld door de colleges van de deelnemende gemeenten, de raden van die gemeenten gehoord.

• 7. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing. Het liquidatieplan voorziet ook in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel van het openbaar lichaam. Indien de ABG-organisatie alle op haar rustende verplichtingen is nagekomen en een batig saldo resteert, dan wordt dit batig saldo aan de hand van de gehanteerde verdeelsleutel aan gemeenten uitgekeerd. Resteert een negatief saldo, dan zijn gemeenten naar rato van de gehanteerde verdeelsleutel gehouden deze verplichtingen op zich te nemen.

HOOFDSTUK 10 EVALUATIE-, OVERGANGS- EN SLOTBEPALINGEN

Artikel 27 Evaluatiebepaling

Het bestuur van de GR-ABG legt jaarlijks in de jaarrekening de resultaten vast van onderzoek naar het functioneren van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Artikel 28 Onvoorziene omstandigheden

In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslissen de colleges.

Artikel 29 Bekendmaking regeling

Het college van Alphen-Chaam maakt de regeling in alle deelnemende gemeenten bekend in het door dat gemeentebestuur uitgegeven gemeenteblad.

Artikel 30 Intrekking en inwerkingtreding

• 1. De Gemeenschappelijke Regeling ABG-organisatie (2015) wordt ingetrokken per 1 juli 2024.

• 2. Deze regeling treedt in werking op 1 juli 2024.

Artikel 31 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke Regeling ABG-organisatie 2024.

Aldus vastgesteld op 24 juni 2024

te Alphen door

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Alphen-Chaam,

de burgemeester,

drs. L. Schuitmaker

de secretaris,

A.J.G. Bex

te Baarle-Nassau door

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau,

de burgemeester,

M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf

de secretaris,

P.W.M. Geurts

te Rijen door

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gilze en Rijen,

de burgemeester,

D.A. (Derk) Alssema

de secretaris,

P.A.M. (Monique) van Bavel