/2/png-2/Oegstgeest_ZW.png)
Gemeenteblad van Oegstgeest
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Oegstgeest | Gemeenteblad 2024, 284959 | ander besluit van algemene strekking |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Handvest informatieplicht gemeente Oegstgeest 2024
Het informeren van de raad door het college en de burgemeester is op hoofdlijnen geregeld in de Gemeentewet. Het college en de burgemeester zijn allereerst verplicht om de raad alle informatie te geven die hij voor het uitoefenen van zijn taak nodig heeft (actieve informatieplicht).
Daarnaast zijn college en burgemeester verplicht om de raad mondeling of schriftelijk de door een of meer leden gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het verstrekken ervan in strijd is met het openbaar belang (passieve informatieplicht). Als het college van mening is dat informatie die aan de raad wordt verstrekt niet in de openbaarheid mag komen, kan het college of de burgemeester aan die informatie geheimhouding opleggen. Ook is het mogelijk om informatie vertrouwelijk aan de raad te verstrekken.
De regels omtrent geheimhouding zijn gewijzigd. Hierover is in de Gemeentewet een apart hoofdstuk Va toegevoegd. Daarnaast is ook de Wet bevordering integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking getreden. Dit alles leidt ertoe dat het Handvest informatieplicht uit 2017 dient te worden geactualiseerd.
Ook in andere documenten zijn afspraken rondom informatieplicht en geheimhouding geregeld. Het betreft het Reglement van orde van de raad, de Gedragscode bestuurlijke integriteit voor politieke ambtsdragers en de Handreiking geheimhouding 2023. In de bijlage is de Handreiking geheimhouding 2023 opgenomen; een procesbeschrijving voor organisatie en griffie voor het opleggen, verstrekken en opheffen van stukken onder geheimhouding.
Hieronder staat per onderwerp kort en bondig welke afspraken binnen de gemeente gelden over de informatieplicht en geheimhouding.
De basis voor de actieve informatieplicht zijn artikel 169 lid 2 en artikel 180 lid 2 van de Gemeentewet die het college en de burgemeester opdragen om de raad alle inlichtingen te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taak nodig heeft. Globaal is een tweedeling te maken in het soort informatie dat dit betreft. Allereerst gaat het om de informatie die het college levert ter voorbereiding op door de raad te nemen besluiten. Daarnaast gaat het om informatie die het college levert over de eigen beleidsuitvoering en over externe ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente. Informatie die van belang is voor de controlerende taak van de gemeenteraad.
Hierna staat op welke manier hier in de gemeente Oegstgeest invulling aan wordt gegeven.
2.2 Voorbereiding besluitvorming
De informatie die het college levert ter voorbereiding op een door de raad te nemen beslissing moet de raad in staat stellen om een zelfstandige afweging te maken over het door het college voorgestelde besluit. Dit betekent dat in raadsvoorstellen de volgende informatie in ieder geval aanwezig moet zijn:
- •
- •
- •
- •
Informatiebijeenkomsten die het college aan de raad aanbiedt worden bij voorkeur ingepast in een besluitvormingstraject van de raad.
De basis voor de controletaak van de raad is de planning- en controlcyclus. Hierin spreekt het college met de raad af welk beleid wordt gevoerd en hoeveel geld daar voor beschikbaar is en rapporteert het college wat er van de plannen terecht is gekomen. Instrumenten die daarbij worden ingezet zijn de kaderbrief, programmabegroting, voortgangsrapportages en jaarrekening.
De begroting geeft informatie over de meerjarige ontwikkeling. De begroting is enerzijds het meerjarige financiële kader voor het college om uitvoering te geven aan beleid, en anderzijds het document op basis waarvan de raad die uitvoering kan controleren.
Controle-informatie wordt zoveel mogelijk gekoppeld aan de vaste momenten van de jaarrekening en de voortgangsrapportages. Het college rapporteert op deze momenten in ieder geval over:
- •
- •
- •
In sommige omstandigheden is het niet wenselijk om te wachten met het verstrekken van informatie aan de raad tot de vaste momenten uit de planning- en controlcyclus. Het college informeert de raad in ieder geval tussentijds in/over de volgende gevallen:
- •
- •
- •
- •
- •
2.4 Inlichtingen en wensen en bedenkingen
Op grond van artikel 169 lid 4 en 5 van de Gemeentewet geeft het college in twee gevallen de raad vooraf inlichtingen over het uitoefenen van een aantal specifiek in de het artikel genoemde bevoegdheden: indien de raad daarom verzoekt, en indien het uitoefenen van die bevoegdheden ingrijpende gevolgen voor de gemeente kan hebben. In het tweede geval neemt het college geen besluit, dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld om wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen.
Het betreft de volgende bevoegdheden:
- •
- •
- •
- •
Bij de eerste bullet wordt voornamelijk bedoeld dat dit geldt voor grote financiële investeringen of uitgaven die de gemeente doet, dan wel een privaatrechtelijke handeling uit wil voeren die risicovol is.
Ten aanzien van de tweede bullet geldt dat het college de raad achteraf kan informeren, indien de uitoefening van de bevoegdheid geen uitstel kan lijden.
In de praktijk geeft het college invulling aan deze verplichting door de raad middels een raadsvoorstel voor te stellen wensen en bedenkingen kenbaar te maken.
2.5 Tijdigheid informatieplicht
De raad moet tijdig over informatie beschikken om zijn rol uit te kunnen voeren. Het college informeert de raad over ontwikkelingen/problemen zodra deze zich voordoen (zie paragraaf 2.3). Informatie die nog niet compleet is kan later worden aangevuld. Het is in ieder geval niet de bedoeling dat gewacht wordt met het informeren van de raad tot het moment dat het college een oplossing voor een probleem heeft bedacht. Wanneer belangen van derden of de eigen onderhandelingspositie van de gemeente zich verzet tegen het in volle omvang verstrekken van inhoudelijke informatie aan de raad, informeert het college de raad op hoofdlijnen en over het proces. Gedetailleerde inhoudelijke informatie kan zonodig onder geheimhouding worden verstrekt (zie hoofdstuk 4).
Voor reguliere onderwerpen vindt aanlevering van stukken aan of het informeren van de raad plaats conform de vastgestelde raadsplanning.
2.7 Instrumenten voor het verstrekken van informatie
Voor het verstrekken van informatie aan de raad worden de verschillende instrumenten gebruikt. Voor al deze instrumenten geldt dat het college de raad op korte en bondige wijze informeert, aangeeft welke achterliggende stukken bestaan. Het college draagt er zorg voor dat de griffie over de achterliggende stukken beschikt, zodat deze beschikbaar kunnen worden gesteld aan de raad.
- •
Het college kan een functionele commissie met een informatiebijeenkomst mondeling informeren over een bepaald onderwerp. Het college kan dit doen op eigen initiatief of op verzoek van de raad. Een uitnodiging van het college voor een informatiebijeenkomst wordt voorgelegd aan de raad. Hier wordt niet gedoeld op bijeenkomsten in het kader van het BOB-model (beeldvormend, oordeelsvormend en besluitvormend).
- •
Het college informeert met een raadsinformatiebrief de raad over de uitoefening van collegebevoegdheden of andere politiek relevante informatie, met een zekere urgentie of actualiteit. Het kan ook korte informatie zijn, waarbij het college voorlopig alleen de feiten weergeeft en aankondigt dat het nog met een uitgebreidere nota komt. De inhoud van een raadsinformatiebrief moet voldoen aan de volgende eisen:
- •
Het college kan de raad schriftelijk informeren door middel van een raadsmededeling. De raadsmededeling is een zwaarder middel dan een raadsinformatiebrief. Hierin kunnen standpunten van het college worden opgenomen, over onderwerpen waarvoor het college specifieke aandacht vraagt bij de raad.
- •
In de commissie- of raadsvergadering heeft de wethouder de mogelijkheid om korte, bondige mededelingen te doen. Dit kan tijdens het agendapunt “Inhoudelijke mededelingen”. Via een mededeling wordt informatie verstrekt en wordt geen besluit of instemming gevraagd van de commissie.
- •
Het college maakt wekelijks de openbare besluitenlijst van de collegevergadering openbaar door middel van het plaatsen van de besluitenlijst op internet. De griffier stuurt de openbare besluitenlijst en de lijst met besluiten waarover actief gecommuniceerd wordt naar de pers per e-mail aan de raad.
Persberichten zijn op zich geen instrument om de raad te informeren. Het is echter voor raadsleden van belang om te weten welke informatie de pers krijgt. De afspraak is daarom dat alle voor de raad relevante persberichten aan de raad worden verstrekt voordat deze naar de pers gaan, of minimaal tegelijkertijd. Op deze manier hoeven raadsleden informatie niet uit de krant te vernemen.
De passieve informatieplicht is onder andere geregeld in artikel 169 lid 3 en artikel 180 lid 3 van de Gemeentewet en houdt in dat het college en de burgemeester verplicht zijn om raadsleden de informatie te geven waar ze om vragen, tenzij dat strijdig is met “het openbaar belang”. Waar raadsleden staat, moet overigens ook commissieleden worden gelezen.
Het uitgangspunt is dus dat de burgemeester en het college alle informatie waarom de raad vraagt verstrekken. Het recht op inlichtingen van raadsleden op grond van onder andere artikel 169 en artikel 180 van de Gemeentewet gaat daarom ook verder dan het recht op informatie voor burgers op grond van de Wet open overheid (Woo). De volgende stelregel kan worden gehanteerd: als de raad vraagt om informatie, en deze informatie openbaar zou worden gemaakt op grond van een toets aan de Woo, dan is déze informatie altijd toegankelijk voor raadsleden.
Gelet op de criteria uit de Woo is het college terughoudender met het verstrekken van informatie over personele aangelegenheden. Vaak gaat het om kwesties die de persoonlijke levenssfeer (privacy) betreffen, een belang op grond waarvan het verstrekken van informatie achterwege kan blijven.
Het college en de burgemeester hebben bovendien de mogelijkheid om informatie onder geheimhouding aan de raad te overleggen. In de praktijk betekent dit dat raadsleden recht hebben op inzage in bijna alle informatie die binnen de gemeente beschikbaar is, al dan niet onder geheimhouding. Belangrijkste uitzonderingen op dit recht op informatie zijn:
- •
- •
persoonlijke beleidsopvattingen van individuele ambtenaren. Daaronder vallen ambtelijke adviezen, visies, standpunten en overwegingen ten behoeve van intern beraad, voor zover die niet bestaan uit feiten, prognoses, beleidsalternatieven, de gevolgen van een bepaald beleidsalternatief of andere onderdelen met een overwegend objectief karakter;
- •
Ook documenten ten behoeve van intern beraad (bijvoorbeeld rapporten van externen die niet in het college zijn geweest) kunnen op grond van de Woo openbaar zijn en zijn dus voor raadsleden opvraagbaar. Er hoeft echter geen informatie verstrekt te worden over persoonlijke beleidsopvattingen, zie de aanscherping van dit begrip onder de Woo hierboven.
Een bijzondere categorie documenten zijn concept-(beleids)plannen waarover met belanghebbende organisaties in het dorp overlegd wordt. Deze stukken zijn voor raadsleden op aanvraag beschikbaar.
3.3 Wijze van informatieverstrekking
Informatieverzoeken van raadsleden kunnen in drie categorieën worden onderscheiden, feitelijke vragen, technische vragen bij stukken die aan raad of commissie zijn overgelegd en schriftelijke (art. 38 Reglement van Orde van de raad) vragen.
Feitelijke vragen zijn vragen die een raadslid heeft en die alleen aan het individuele raadslid worden beantwoord. De vragen hebben geen betrekking op een aan de raad of commissie voorgelegd onderwerp. Het antwoord op de vraag wordt niet onder de raad verspreid. Deze vragen worden via de griffie uitgezet en beantwoord.
Technische vragen zijn vragen van feitelijke aard die betrekking hebben op stukken die bij de raad voorliggen. De beantwoording van deze vragen loopt via de griffie, via een vastgesteld proces.
In het Reglement van Orde van de raad is bepaald hoe schriftelijke vragen worden gesteld. Schriftelijke vragen moeten op grond van het Reglement van Orde binnen 21 dagen beantwoord worden. Is dit niet mogelijk dan wordt dit onder opgaaf van redenen door het college schriftelijk via de griffier aan de raad gemeld. Voor de beantwoording van de schriftelijke vragen is een format beschikbaar. Het antwoord wordt door het college vastgesteld voordat het naar de raad wordt gestuurd. Beantwoording van mondelinge vragen gebeurt door de portefeuillehouder. Vragen die niet in de vergadering kunnen worden beantwoord, worden schriftelijk beantwoord. Een bijzondere vorm van politieke vragen is een interpellatie. Hierin zijn de politieke vragen en de antwoorden hierop gekoppeld aan een debat. De regels hierover zijn in het Reglement van orde vastgelegd.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat slechts in uitzonderingsgevallen geheimhouding wordt opgelegd.
Soms wil het college echter, al dan niet op aanvraag, informatie aan de raad verstrekken, waarvan het onwenselijk is dat deze informatie in de openbaarheid komt. De Gemeentewet kent een aantal procedures om geheimhouding op te leggen. Omdat dit complexe procedures zijn, is in 2023 de interne Handreiking Geheimhouding 2023 opgesteld. In dit Handvest zijn, in aanvulling op de te hanteren procedures en afspraken uit de Handreiking, enkele uitgangspunten geconcretiseerd.
Bij het toepassen van geheimhouding in de gemeente gelden de volgende randvoorwaarden:
- •
Het opleggen van geheimhouding is een uitzondering in de gemeente en moet dit blijven.
- •
De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen. Op het moment dat bijvoorbeeld het college informatie waarop geheimhouding rust met de raad deelt, moet de raad de verplichting tot geheimhouding in acht nemen.
- •
De raad is vanaf het moment dat hij de geheime informatie van het college ontvangt exclusief bevoegd tot het beslissen over het voortduren dan wel opheffen van de geheimhouding (art. 89 vierde lid Gemeentewet).
Wanneer een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, dan kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld.
Stukken waaraan geheimhouding is opgelegd berusten bij de griffier
Deze worden gedeeld via het besloten deel van het raadsinformatiesysteem, uitzonderingen daar gelaten. Deze laatste stukken zijn op afspraak in te zien bij de griffie..
- •
Met uitzondering van een aantal zeer specifieke situaties (bijvoorbeeld de burgemeestersbenoeming waarvan de geheimhouding voortvloeit uit art. 61c van de Gemeentewet) betekent dit dat alle raadsleden toegang hebben tot geheime informatie.
Voor besloten vergaderingen geldt dat de geheimhouding door hen die bij de behandeling aanwezig waren en allen die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht wordt genomen totdat de raad haar opheft. Indien de geheimhouding wordt geschonden in de vergadering kan door de raad worden besloten om aan het betreffende raadslid voor de duur van maximaal drie maanden geen geheime informatie meer te verstrekken. Een dergelijk besluit van de raad staat los van de beoordeling van de strafbaarheid op grond van de schending van de geheimhoudingsplicht op grond van art. 272 Wetboek van Strafrecht.
Het onder geheimhouding verstrekken van informatie aan individuele raadsleden is niet meer toegestaan.
4.3 Geheime informatie in raadsvoorstellen
Het komt in Oegstgeest voor dat een raadsvoorstel geheime informatie bevat of dat geheime informatie in een bijlage wordt toegevoegd. Uitzondering is de burgemeesters(her)benoeming waar van rechtswege geheimhouding bestaat. Deze bestaande praktijk wordt doorgezet. Geheime informatie wordt alleen in of bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie echt essentieel is voor de besluitvorming. De voorkeursvolgorde is:
- 1.
- 2.
Als geheime informatie noodzakelijk is om over een raadsvoorstel te kunnen beslissen, wordt de geheime informatie in een bijlage verwerkt, die voor de raad ter inzage wordt gelegd. Op deze bijlage staat duidelijk vermeld dat het een geheim stuk betreft door middel van het plaatsen van een watermerk. Over het raadsvoorstel zelf wordt in principe in openbaarheid gesproken;
Alleen als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken, wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel, dat in een besloten commissie- en raadsvergadering wordt behandeld.
Bij het opleggen van geheimhouding gelden de volgende regels:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
4.4 Op verzoek ter inzage leggen van geheime stukken
Meestal gaat het om informatie over beleidsuitvoering door het college. Te denken valt aan informatie in het kader van aanbestedingen, grondaankoop of -verkoop, informatie van bedrijven in het kader van vergunningverlening etc. Raadsleden willen de informatie over het algemeen inzien in het kader van hun controlerende taak, bijvoorbeeld om vast te stellen of het college bij de uitvoering binnen de door de raad gegeven kaders blijft. De Gemeentewet bepaalt dat het verstrekken van informatie achterwege kan blijven als dit in strijd is met het openbaar belang. Juist omdat aan raadsleden ook onder geheimhouding informatie kan worden verstrekt, zal hier niet snel sprake van zijn.
Het college legt in alle gevallen besluiten de geheime stukken voor de hele raad ter inzage, ook als maar één raadslid om de informatie gevraagd heeft. Het is niet meer toegestaan om geheime informatie aan één of enkele raadsleden te verstrekken. Alle raadsleden hebben immers een gelijke informatiepositie.
In aanvulling op de Handreiking Geheimhouding gelden bij het opleggen van geheimhouding de volgende regels:
Het opleggen van geheimhouding op stukken die ter inzage worden gelegd aan alle raadsleden en commissieleden.
- •
Als het college stukken die niet in de openbaarheid mogen komen ter inzage wil leggen voor de raad, besluit het college gemotiveerd tot het opleggen van geheimhouding op de stukken. Het college stelt indien mogelijk vast tot wanneer de geheimhouding moet blijven gelden. Op de geheime stukken staat vermeld dat deze geheim zijn;
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
4.5 Mondeling verstrekken van geheime informatie aan een commissie
Geheime informatie kan ook mondeling verstrekt worden. Dit moet altijd in een formele commissievergadering, anders kan geen geheimhouding worden opgelegd. Informatiebijeenkomsten zijn geen commissievergaderingen en informatie die in deze bijeenkomsten wordt gegeven is dus niet geheim, ook niet als het om een besloten bijeenkomst gaat.
Bij het mondeling geven van geheime informatie gelden de volgende regels:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Een portefeuillehouder kan ook buiten een besloten commissievergadering om een beroep doen op raadsleden om bepaalde(vertrouwelijke) informatie niet naar buiten te brengen. Op grond van artikel 3.3. van Gedragscode bestuurlijke integriteit voor politieke ambtsdragers van de gemeente Oegstgeest zijn zij gehouden geen informatie te verstrekken die vertrouwelijk is.
Geheime informatie delen met de raad
Uit artikel 88, vijfde lid, van de Gemeentewet volgt dat informatie die met een commissie bestaande uit leden van de raad wordt gedeeld, ook met de gehele raad moet worden gedeeld. Een situatie waarvoor dit niet geldt en waarbij in het bijzonder even moeten worden stilgestaan betreft die van de besloten commissievergadering. Op het moment dat een college staande de besloten commissievergadering geheime informatie 'mondeling' deelt met de aanwezigen, dan is de regel dat die informatie ook met de gehele raad moeten worden gedeeld, niet van toepassing. De geheime informatie is immers niet aan de commissie verstrekt maar enkel mondeling medegedeeld.
Om overzicht over de geheime stukken te kunnen houden wordt door de griffie een index geheime stukken bijgehouden, van stukken waaraan geheimhouding is opgelegd en – indien van toepassing – bekrachtigd. De index bestaat uit drie delen: de geheime stukken die aan de raad worden overlegd, de geheime stukken die aan één of enkele raadsleden worden overlegd en eventueel ook de mondelinge geheime informatie die in een besloten vergadering aan raad of commissie wordt medegedeeld. Op de index worden in ieder geval de onderstaande gegevens opgenomen: onderwerp, orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd, besluitdatum, bekrachtigingsdatum, aanduiding van de geheime stukken, geheimhoudingstermijn (wanneer geheimhouding opgeheven kan worden) en de aanwezigheid van persoonsgegevens.
De bekrachtigingsdatum hoeft vanzelfsprekend alleen te worden opgenomen als bekrachtiging noodzakelijk is. Onder “aanduiding” van de geheime stukken” wordt zo concreet mogelijk opgenomen om welke documenten het gaat. Bij “termijn” wordt aangegeven tot wanneer geheimhouding noodzakelijk is. Het hoeft hierbij niet om een datum te gaan, er kan ook een gebeurtenis aangegeven worden zoals bijvoorbeeld het einde van een aanbestedingstraject. Om de geheimhouding daadwerkelijk op te heffen is overigens nog wel een expliciet besluit van het bevoegde orgaan nodig. Stukken die geen geheimhoudingstermijn hebben blijven op de index staan. Het opheffen van de geheimhouding van deze stukken wordt eens per twee jaar beoordeeld. De index is een openbaar document.
Het kan gebeuren dat het college of de burgemeester de raad of leden van de raad – in welke samenstelling dan ook – vertrouwelijke wil bijpraten, of een stuk vertrouwelijk aan de raad wil toezenden.
Personen die kennis hebben van vertrouwelijke stukken, en voor wie (nog) geen geheimhoudingsplicht geldt, zijn verplicht tot geheimhouding van die gegevens (artikel 2:5 van de Algemene wet bestuursrecht). In artikel 3.1 van de Gedragscode bestuurlijke integriteit voor bestuurlijke ambtsdragers van de gemeente Oegstgeest staat dat ‘Een politieke ambtsdrager geen informatie verstrekt die geheim of vertrouwelijk is’.
Ondanks deze verplichtingen is het belangrijk om te realiseren dat het delen van vertrouwelijke informatie betekent, dat men het vertrouwen moet hebben dat anderen die informatie niet verder delen.
Om degenen met wie een vertrouwelijk stuk of vertrouwelijke informatie wordt gedeeld, inzicht te geven van de redenen van de vertrouwelijkheid, kan een korte Woo-toets worden gedaan die gedeeld wordt met betrokkenen. Deze Woo-toets maakt inzichtelijk welke belangen een rol spelen bij de vertrouwelijkheid en welke risico’s voor gemeente of derden daarmee samenhangen.
De griffie maakt stukken die aan de raad worden voorgelegd openbaar door het plaatsen van de stukken op het openbare Raadsinformatiesysteem (RIS). Geheime stukken zijn hiervan uitgezonderd, deze plaatst de griffie op het Besloten informatiesysteem (BIS).
Het is niet wenselijk om alle informatie in een openbaar stuk openbaar te maken door publicatie op het RIS. Te denken valt aan persoonsgegevens die in een brief of ander stuk is opgenomen. Persoonsgegevens betreffen alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit kan ver gaan, denk bijvoorbeeld ook aan de bedrijfsgegevens van een eenmanszaak of een postcode waarop maar één adres gevestigd is. Deze gegevens worden weggelakt. Tot slot, sommige openbare stukken worden toch in het BIS geplaatst, omdat deze niet eenvoudig privacyproof gemaakt kunnen worden.
Het uitgangspunt is nee, tenzij: persoonsgegevens worden niet verwerkt tenzij dit rechtmatig, behoorlijk en transparant gebeurt. De openbaarmaking moet een uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd doel dienen en mag niet verder gaan dan de minimale verwerking noodzakelijk voor dit doel. Hiertoe dient een nauwgezette afweging gemaakt te worden. De Privacybeheerder ondersteunt hierbij.
Op basis van algemene vastgestelde criteria bepaalt de betrokken ambtenaar of een openbaar stuk dat aan de raad wordt voorgelegd, persoonsgegevens bevat. Vervolgens maakt de ambtenaar de afweging of openbaarmaking van de persoonsgegevens noodzakelijk is. Is dit niet het geval dan blijft openbaarmaking van persoonsgegevens achterwege. De griffie controleert voordat informatie openbaar wordt gemaakt of een stuk persoonsgegevens bevat, en of openbaarmaking achterwege moet blijven.
Met betrekking tot brieven die private personen aan de raad worden gestuurd geldt de volgende afspraak: de griffie neemt contact op met betrokkene(n) en vraagt deze om uitdrukkelijke toestemming voor openbaarmaking van (bepaalde) persoonsgegevens. Volgt deze toestemming, dan wordt om bevestiging per e-mail gevraagd. Volgt de toestemming niet, dan blijft openbaarmaking van de brieven achterwege. De griffie neemt hierbij uiteraard alle zorgvuldigheid in acht.
De Privacybeheerder is adviseur voor zowel ambtelijke organisatie als griffie, bij het maken van genoemde afwegingen. Daarnaast wordt een lijst opgesteld met documenten die vaak persoonsgegevens bevatten. Te denken valt aan uitgaande brieven en zienswijzenota’s.
Bijzonder aandachtspunt betreft stukken waaraan geheimhouding is opgelegd en bekrachtigd, maar waarvan de geheimhouding wordt opgeheven. Deze stukken kunnen vervolgens openbaar worden gemaakt, maar kunnen ook persoonsgegevens bevatten. Bij deze stukken wordt dezelfde werkwijze gehanteerd, als bij openbare stukken die aan de raad worden voorgelegd.
Het Handvest informatieplicht gemeente Oegstgeest 2024 treedt in werking op 1 juni 2024
Aldus besloten,
in de openbare vergadering van de raad van Oegstgeest op 30 mei 2024
De gemeenteraad van Oegstgeest,
F. Kromhout
griffier
E.R. Jaensch
voorzitter
in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders op, 16 april 2024
Burgemeester en wethouders van Oegstgeest,
de secretaris
J. Versluis
de burgemeester
E.R. Jaensch
Op 16 april 2024
De burgemeester van Oegstgeest,
E.R. Jaensch
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-284959.html