De raad van de gemeente Edam-Volendam;
gelet op de artikelen 6, 61, 61a, 61b, 61c, 63, 84, 147, 149 en hoofdstuk Va van de Gemeentewet, de artikelen 12, 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995;
gelet op de Circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
gehoord het presidium van 06-06-2024;
B E S L U I T :
vast te stellen de volgende Verordening vertrouwenscommissie burgemeester Edam-Volendam 2024.
Artikel 1 Instelling commissie en taak
- 1.
Er is een vertrouwenscommissie burgemeester Edam-Volendam.
- 2.
De commissie heeft tot taak de aanbevelingen inzake de benoeming en herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en de klankbordgesprekken te voeren. De Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid (versie december 2020) is leidraad bij de uitvoering van deze taken.
Artikel 2 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal één lid per fractie, door de gemeenteraad uit haar midden benoemd.
- 2.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de commissie zijn, kiest de commissie deze uit haar midden.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
- 4.
Bij een tussentijdse vacature kan de gemeenteraad een nieuw lid benoemen.
Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- 2.
De gemeentesecretaris vervangt de raadsgriffier bij ontstentenis.
- 3.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 4 Vergaderingen
- 1.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste vier leden dit noodzakelijk acht(en). De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:
- a.
de leden van de commissie;
- b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
- c.
de adviseurs, voor zover deze aan de commissie zijn toegevoegd;
- d.
de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft.
- 3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste vier dagen voorafgaand aan de vergadering.
- 4.
Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen, kan van de in de eerste volzin van dit lid bedoelde termijn worden afgeweken, maar geschiedt de oproeping ten minste 48 uren voorafgaand aan de vergadering.
Artikel 5 Stemming
De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 6 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 6 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
- 2.
Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de gemeenteraad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie.
Artikel 7 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, die zich uitstrekt tot een ieder die van de informatie kennis draagt. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 2.
Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd.
- 3.
Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet erop toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 5.
De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het derde lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
- 7.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht.
- 8.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseurs van de commissie en de (plaatsvervangend) secretaris.
Artikel 8 Archivering
- 1.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 9 Adviseur
- 1.
Een wethouder kan als adviseur aan de commissie worden toegevoegd in verband met de in artikel 1 genoemde taken.
- 2.
De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing.
- 3.
Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.
Artikel 10
Informatie over en gesprek met sollicitant bij benoeming
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. De commissie verschaft zich slechts door tussenkomst van de commissaris de door haar nodig geachte informatie over de kandidaten. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 11 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging bij benoeming
- 1.
De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning.
- 2.
Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen.
Artikel 12 Ontbinding bij benoeming
Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien.
Artikel 13 Informatie over en gesprek met de burgemeester bij herbenoeming
- 1.
De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 2.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 14 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging bij herbenoeming
- 1.
Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming.
- 2.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 15 Ontbinding bij herbenoeming
Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd.
Artikel 16 Aantal klankbordgesprekken
- 1.
De commissie houdt minimaal eens in de twee jaar met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren en stemt de planning van deze gesprekken waar mogelijk af met de geplande gesprekken tussen de burgemeester en de commissaris van de Koning.
- 2.
Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.
- 3.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
Artikel 17 Voorbereiding en inhoud klankbordgesprekken
- 1.
De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
- 2.
De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
Artikel 18 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging klankbordgesprekken
- 1.
Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept.
- 2.
Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek.
- 3.
Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.
Artikel 19 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 20 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie
- 1.
De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
- 2.
De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast.
Artikel 21 Intrekking oude regeling
De Verordening op de vertrouwenscommissie Edam-Volendam 2016 wordt ingetrokken.
Artikel 22 Inwerkingtreding
Deze verordening treedt in werking op de eerste dag na die waarop zij is bekendgemaakt en werkt terug tot en met 21 mei 2024.
Artikel 23 Citeertitel
Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de vertrouwenscommissie burgemeester Edam-Volendam 2024.
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen