Gemeenteblad van Heumen
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heumen | Gemeenteblad 2024, 280282 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Heumen | Gemeenteblad 2024, 280282 | ander besluit van algemene strekking |
Handboek vervanging documenten vanaf 01-07-2024
De overheid communiceert steeds meer digitaal met burgers, bedrijven en in het interne verkeer.
Dat leidt tot de wens om werkprocessen volledig digitaal in te richten. Daar hoort ook een volledig digitale informatiehuishouding bij. Wat er nog op papier wordt vastgelegd, maakt plaats voor digitale scans. Het is in zulke situaties mogelijk om papieren documenten ook formeel te vervangen door digitale reproducties. De papieren originelen worden dan vernietigd. Vervanging is een onomkeerbaar proces. Daarom is de kwaliteit van de reproducties cruciaal. Overheden zijn sinds 1 januari 2013 zelf volledig bevoegd en verantwoordelijk voor de vervanging van papieren documenten door digitale reproducties.
Dit Handboek Vervanging is erop gericht dat de gemeente Heumen een goed en volledig ingericht en geïmplementeerd post- en scanproces heeft voor de vervanging van de fysieke documenten naar digitale als onderdeel van de reguliere bedrijfsvoering en teneinde een volledig digitaal archief te vormen vanaf 01-07-2024.
Bij de gemeente Heumen verlopen veel werkprocessen volledig digitaal1. Toch ontvangt de gemeente ook nog een klein aantal stukken fysieke post en gaan enkele stukken nog fysiek de deur uit. Om toch digitaal te kunnen werken met deze stukken, moeten deze stukken gedigitaliseerd worden. Op deze manier kan het volledige werkproces digitaal afgehandeld worden. Om dit goed te kunnen doen moeten deze fysieke stukken goed vervangen worden. Dit Handboek Vervanging beschrijft en verantwoordt het vervangingsproces. Het handboek is daarmee onderdeel van het vervangingsbesluit.
Het doel van dit Handboek Vervanging is het vastleggen van de beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de vervanging van de te bewaren en te vernietigen documenten. Dit Handboek Vervanging voorziet in de beschrijving als bedoeld in de regelgeving en dient als richtlijn (kader) voor de uitvoering van het vervangingsproces. Daarmee vormt dit Handboek Vervanging de inhoudelijke grondslag voor het Vervangingsbesluit en als toetsinstrument voor een jaarlijkse audit. Het vervangingsproces geldt voor zowel te bewaren als te vernietigen documenten om het proces zo eenduidig mogelijk in te richten.
De stappen voor dit vervangingsproces zijn vastgelegd in dit Handboek. Het Handboek heeft drie functies:
2.1. Archiefwet 1995, Archiefbesluit 1995 en Archiefregeling
Dit Handboek is opgesteld met inachtneming van artikel 7 van de Archiefwet, de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit, alsmede 17 en 26 b van de Archiefregeling.
3.1. Reikwijdte Vervangingsbesluit
De reikwijdte van de vervanging is papieren documenten, zowel te vernietigen als te bewaren, van alle werkprocessen van de gemeente Heumen vanaf 01-07-2024. Uitgezonderd zijn enkele documentsoorten die worden genoemd in hoofdstuk 3.3. Daarnaast omvat het ook de stukken van het college van Burgemeester en Wethouders, de gemeenteraad, de Griffie en de Ondernemingsraad.
Het besluit tot vervanging van papieren/analoge documenten is niet van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de gemeente en andere overheden. Als voor deze instanties fysieke documenten binnenkomen sturen we die fysiek door.
3.2. Informatiesystemen waar zich vervangen documenten bevinden
Team informatiebeheer scant documenten voor meerdere informatiesystemen. Al deze informatiesystemen zijn getoetst of zij geschikt zijn om digitale informatie (indien nodig langdurig) te beheren. In bijlage 1 is een overzicht van de normeringen van deze applicaties opgenomen.
Civision Samenlevingszaken is aan Djuma gekoppeld. Dit wil zeggen dat documenten opgemaakt in Civision Samenlevingszaken na afsluiting van de zaak in Djuma “gestort” worden. Fysieke documenten worden bij Informatiebeheer gescand en bij de zaak gevoegd. Naast Civision Samenlevingszaken is er geen vakapplicatie aan Djuma gekoppeld2;
3.3. Documenten die zijn uitgezonderd van digitale vervanging
De komende jaren zullen er papieren documenten blijven die, vanwege hun vorm en inhoud, waardevol zijn voor ons cultureel erfgoed (Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d). Deze documenten kunnen en mogen niet worden vervangen. Hetzelfde geldt voor papieren documenten die voor ons, voor recht- of bewijszoekende en voor historisch onderzoek van belang en waarde zijn.
Onderstaande lijst is een overzicht van deze uitzonderingen:
Naast documenten met een cultuurhistorische waarde zijn er ook documenten die fysiek moeten blijven, omdat deze (nog) niet digitaal op een juiste manier kunnen worden opgeslagen.
Bij de gemeente Heumen zijn dit de volgende documenten:
Deze analoge documenten worden fysiek gearchiveerd en toegankelijk gemaakt met behulp van het zaaksysteem. De brondocumenten van burgerzaken worden fysiek gearchiveerd bij Burgerzaken. In het zaaksysteem wordt een notitie aangemaakt op de digitale kopie waarin vermeld staat dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is. In geval van twijfel beslist de Adviseur Informatiebeheer in overleg met de inhoudelijk behandelend ambtenaar of een document uitgezonderd wordt van vervanging.
Het toepassen van vervanging brengt risico’s op informatieverlies met zich mee. De risico’s van het proces vervanging hebben we in een risicokaart in beeld gebracht. (Voor uitleg van werkzaamheden rondom vervanging zie hoofdstuk 4).
De Registrator zal deze fout bij de scancontrole opmerken en vragen om het document nogmaals te scannen. |
||||||
De Registrator zal deze fout bij de scancontrole opmerken en vragen om het document nogmaals te scannen. |
||||||
De Registrator zelf ziet het document nog een keer na de scancontrole tijdens het plaatsen in Djuma of de beveiligde map. Hier kan hij de fout nog zien. Daarnaast opent de behandelend ambtenaar snel daarna het digitale exemplaar en kan de fout ook nog ontdekken. |
||||||
Het zaaksysteem heeft een storing waardoor nieuwe toegevoegde documenten verloren gaan. |
De leverancier moet ons hierover berichten. We kunnen deze documenten opnieuw scannen. |
|||||
Het document wordt niet op de juiste manier uit de beveiligde map gehaald en daarmee verwijderd.3 |
Als de behandelend ambtenaar door heeft dat hij het verwijderd kan de IRvN dit nog herstellen. Als dit gebeurt zonder dat iemand het door heeft, is er niets aan te doen. Bij invoering van het mapje is er uitvoerig aandacht besteedt aan de procedure voor het overhalen van documenten. |
Op de risicokaart is te zien welke maatregelen er genomen worden tijdens het proces vervanging om het risico op informatieverlies zo klein mogelijk te houden. Er bestaat ondanks deze maatregelen nog steeds de kans dat er iets mis gaat en er informatieverlies optreedt. Deze risico’s zijn op te delen in een paar categorieën:
Als deze risico’s waarheid worden dan gaat dit de gemeente geld kosten om de schade te kunnen herstellen. Denk hierbij aan juridische kosten bij rechtszaken, het organiseren van een campagne om vertrouwen te herstellen of het inhuren van personeel om het archief op orde te brengen.
Omgekeerd zijn er ook risico’s als de gemeente Heumen besluit niet te gaan vervangen. Sinds 2015 wordt er digitaal gewerkt. Als er besloten wordt om niet te vervangen dan zijn er twee opties:
Documenten worden wel gescand, maar niet op vervangingsniveau. De digitale documenten zijn daarmee kopieën van het origineel en de papieren versie moet ook bewaard blijven. Hierdoor moet er dubbel gearchiveerd worden: zowel digitaal als fysiek. Team Informatiebeheer heeft hier op dit moment niet genoeg formatie voor. Bovendien betaalt de gemeente dan ook dubbel voor fysieke opslag en voor digitale opslag.
4. Procesbeschrijving vervanging
Binnen het proces van Vervanging is er een Voorbereider en een Registrator, beiden zijn medewerker informatiebeheer. Per dag kan verschillen welke medewerker Informatiebeheer welke rol heeft. De Voorbereider is degene die de documenten voorbereid om te scannen en de documenten daarna ook scant. De Registrator is degene die de scancontrole uitvoert en vervolgens de documenten inleest. Dat houdt in dat de documenten worden toegevoegd in het zaaksysteem of worden klaar gezet in een beveiligde map om door de vakafdeling ingelezen te worden in een vakapplicatie. De scheiding van rollen is ingezet om een 4 ogen principe te creëren die dient als controle binnen het proces.
4.2. Controle en verantwoording via geleideformulier
Een voorbeeld van het geleideformulier is te vinden in bijlage 2. Op het geleideformulier is te vinden welke medewerkers Voorbereider en Registrator (Stap 1 en stap 2) waren bij een bepaalde scanbatch. We noteren ook hoeveel tijd deze medewerkers nodig gehad hebben voor hun stap. Indien er achteraf fouten of inconsistenties gevonden worden, dan kunnen we nagaan of er die dag iets afwijkends heeft plaatsgevonden. In het opmerkingenveld noteren we alle afwijkingen in het scanproces. Dit kunnen berichtjes zijn van voorbereider naar registrator (“Let op poststuk nr. 3 want….”), maar ook opmerkingen over eventuele afwijkingen op een dag (“de postronde is vandaag later gelopen, omdat…..”).
Op pagina 2 worden alle stukken een apart nummer gegeven. Hier wordt genoteerd hoeveel pagina’s van een document zijn gescand en dit wordt later gecontroleerd in Corsa Capture (waar ook lege pagina’s worden verwijderd). Daarna worden de pagina’s nogmaals gecontroleerd als de documenten in het zaaksysteem worden ingelezen of in een beveiligde map worden geplaatst om door medewerkers van de vakafdeling in een vakapplicatie te worden geplaatst.
4.3. Proces uitgaande post/interne documenten
Een schematische weergave van onderstaande werkzaamheden is te zien in bijlage 3.
Verwerk de batch. Witte pagina’s worden automatisch door capture weggehaald, maar controleer dit wel! Het eerste blad met de barcode wordt er automatisch afgehaald. Maak geen nieuwe scheidingswaarde. Als het een nieuwe versie van het document betreft, zet dan achteraan de omschrijving twee underscores, het Djumanummer en twee underscores. (Voorbeeld: __12345__) Dit zorgt ervoor dat het in Djuma gesleept kan worden en Djuma het herkent als nieuwe versie.
Verantwoordelijk voor juiste adressering van uitgaande poststukken ligt bij de steller. Postkamer voert een controle uit op de volledigheid en voor zo ver mogelijk juistheid van het adres. Mocht er onduidelijkheid zijn over de juistheid van het adres dan dient dit besproken te worden met de steller van het stuk.
Documenten die niet vervangen (vernietigd) mogen worden plaatsen we in lade 11 van de paternosterkast of in het depot (als de verschijningsvorm niet toelaat in de paternosterkast geplaatst te worden). Er wordt op het geleideformulier in Djuma een aantekening bij het document gemaakt waar deze zich fysiek bevindt.
Voorbereiden post (Voorbereider)
De volgende poststukken openen wij niet:
Post die persoonlijk geadresseerd is aan een persoon en de toevoeging ‘persoonlijk’ , ‘ vertrouwelijk’ heeft openen we niet. Deze brieven worden direct doorgestuurd via de interne post met een sticker Vertrouwelijk / Persoonlijk. Via een notitie wordt de behandelaar gevraagd of dit stuk na openen alsnog geregistreerd kan worden door Informatiebeheer.
Verwerk de batch. Voor beide opties geldt dat witte pagina’s automatisch door capture worden weggehaald, maar controleer dit wel! Het eerste blad met de barcode wordt er automatisch afgehaald. Maak geen nieuwe scheidingswaarde! Deze scheidingswaarde is de omschrijving van het document. Als het een nieuwe versie van het document betreft, zet dan achteraan de omschrijving twee underscores, het Djumanummer en twee underscores. (Voorbeeld: __12345__) Dit zorgt ervoor dat het in Djuma gesleept kan worden en Djuma het herkent als nieuwe versie.
Wordt er een verzoek/aanvraag gedaan of een vraag gesteld door een inwoner/particulier of wordt er bezwaar gemaakt of een zienswijze ingediend? Maak dan een ontvangstbevestiging. Hiervoor is in Djuma een sjabloon gemaakt. Print de ontvangstbevestiging uit en verzend deze dezelfde dag nog (inscannen hoeft niet, stempelen wel). Vermeld in de titel van de ontvangstbevestiging wanneer deze is verzonden.
Documenten die niet vervangen (vernietigd) mogen worden plaatsen we in lade 11 van de pater nosterkast of in het depot (als de verschijningsvorm niet toelaat in de pater noster geplaatst te worden). Er wordt op geleideformulier en in Djuma een aantekening bij het document gemaakt waar deze zich fysiek bevindt.
4.5. Vernietigen fysieke documenten na vervanging
Documenten die gescand zijn worden per scandatum gebundeld en weggezet in dagdozen. Als een fysiek document opgezocht moet worden kan deze op scandatum worden gevonden. Elk kwartaal worden de dagdozen van het kwartaal daarvoor vernietigd. Fysieke documenten blijven dus minimaal 3 maanden en maximaal 6 maanden bewaard.
De vernietiging wordt voorbereid door een medewerker Informatiebeheer. De uiteindelijke vernietiging wordt gedaan door gecertificeerd bedrijf. Door de medewerker Informatiebeheer wordt een Verklaring van Vervanging op gesteld (bijlage 4). Deze verklaring wordt één keer per jaar ondertekend door de gemeentesecretaris. Als bijlages bij deze verklaring worden de verklaringen van het gecertificeerde bedrijf toegevoegd.
Naast de controles die tijdens het proces vervanging worden gedaan, worden er wekelijks ook controles binnen het zaaksysteem uitgevoerd op juistheid en volledigheid van documenten en zaken.
5.1. Dagelijkse controle op scans
Zoals omschreven in hoofdstuk 4 wordt er dagelijks door een Registrator gecontroleerd of de scan van het document exact overeenkomt met het papieren poststuk. Eventuele oneffenheden en fouten worden genoteerd op een geleideformulier. Als er een fout wordt ontdekt, wordt het document altijd opnieuw gescand (we proberen een foutmarge van 0 na te streven). Als de kwaliteit na een tweede keer scannen onvoldoende blijkt, wordt de scanapparatuur gecontroleerd en/of contact opgenomen met de IRvN. Als blijkt dat het aan de hardware of de scansoftware ligt (dus niet het menselijk handelen) wordt er direct contact opgenomen met de leverancier.
Wekelijks worden nieuwgemaakte zaken in het zaaksysteem gecontroleerd door een medewerker Informatiebeheer op omschrijvingen en juiste zaaktypes. Documenten in deze zaken worden ook gecontroleerd op omschrijving. Ook als zaken worden afgesloten wordt een controle gedaan op:
Bovenstaande metadatacontrole is zoveel mogelijk gebaseerd op MDTO. In een update van het kwaliteitshandsboek wordt dit metadataschema vastgesteld.
5.3. Controles door de behandelaar op scankwaliteit en metadatering
De behandelaar ontvangt de documenten via het zaaksysteem of vakapplicatie en ziet bij het raadplegen van de documenten nogmaals of de aangeboden digitale documenten juist, volledig, bruikbaar zijn. Indien dit niet het geval is wordt dit bij Informatiebeheer gemeld en door Informatiebeheer hersteld (indien nodig worden documenten opnieuw gescand).
Een jaarlijkse interne audit heeft tot doel om te beoordelen of het vervangingsproces nog verloopt zoals is bedacht en bedoeld en in het handboek is beschreven. De controller van de gemeente zal fysiek op de postkamer komen controleren of alle stappen correct worden uitgevoerd. Indien er verschillen worden geconstateerd zal er door de Adviseur Informatiebeheer in samenspraak met de gemeentearchivaris worden bepaald of en hoe dit in het handboek moeten worden gemuteerd. Het resultaat van deze interne audit en eventuele bevindingen worden vastgelegd en gerapporteerd aan de proceseigenaar vervanging. De adviseur Informatiebeheer informeert het MT over het resultaat van de audit.
Wijzigingen die invloed hebben op het vervangingsproces worden direct gemeld aan de gemeentearchivaris gevolgd door een aanpassing van het handboek. Het kan er toe leiden, dat het positieve advies van de gemeentearchivaris betreffende vervanging wordt ingetrokken en dat het college opnieuw een vervangingsbesluit moet nemen.
Wijzigingen zijn in ieder geval:
6. Specificaties scanners, beeldschermen en scansoftware
In hoofdstuk 4.3 en 4.4 wordt uitgelegd aan welke kwaliteitseisen de scans moeten voldoen. De scanners en beeldschermen ondersteunen deze kwaliteitseisen. Specificaties van deze apparatuur staat in bijlage 5.
De gemeente Heumen scant standaard:
De gemeente Heumen hanteert de volgende technische scanspecificaties:
6.2. Scansoftware werkafspraken
De in gebruik zijnde scansoftware is Corsa Capture. Voor het scannen naar Djuma worden de documenten naar een beveiligde map geëxporteerd en vanuit daar in Djuma geregistreerd of klaargezet voor registratie in een vakapplicatie.
De volgende kwaliteitseisen gelden voor de scans en/of de scanapparatuur:
Nadat de scan is gecontroleerd vindt er geen bewerking meer van de scan plaats.
6.3 Onderhoud scanners en beeldschermen
De scanapparatuur wordt onderhouden middels een onderhoudscontract met de IRvN. Voor de scansoftware is een onderhoudscontract afgesloten met leverancier BCT. De grootformaat scanner wordt onderhouden door leverancier HP. Jaarlijks wordt er een revisie op de scanners uitgevoerd en er is een onderhoudscontract afgesloten voor storingen en/of calamiteiten.
Aangezien er iedere werkdag uitvoerige scancontroles worden uitgevoerd, worden de scanners, beeldschermen en scansoftware ook iedere dag getest. De grootformaat scanner wordt halfjaarlijks gebruikt en daardoor ook getest. Op de kwaliteit van OCR wordt niet gecontroleerd. Dit is een laag risico, want OCR wordt in de organisatie nauwelijks als zoekingang gebruikt.
Bijlage 1: Normen (vak)applicaties
Hierin worden alle processen verwerkt die geen vakapplicatie hebben. Is in 2019 getoetst aan de NEN2082. Daarna is het systeem iedere 3 weken bij een nieuwe release ook getoetst. In 2022 is de NEN2082 toets aangevuld met nieuwe componenten uit de NEN-ISO16175-1. Sinds die tijd wordt er iedere 3 weken aan deze standaard getoetst.
Civision Samenlevingszaken heeft geen DMS of RMA. Om deze reden worden de definitieve documenten ook uitgestort in Djuma. In principe zou het proces in Civision Samenlevingszaken verwijderd mogen worden na afsluiting van het proces en het overzetten van de stukken naar Djuma, maar dit kan het systeem niet. Als Civision Samenlevingszaken naar de cloud wordt gemigreerd kan de koppeling gemaakt worden met iArchief, die wel gecertificeerd is (zie iBurgerzaken i.c.m. iArchief). De overgang naar de cloud en de aanschaf van iArchief wordt verwacht in 2025.
Vakapplicaties voor beheren personeelsdossiers. Is in 2020 getoetst aan de hand van een samenvoeging een aantal eisen van de Archiefwet- en regelging, NEN 2082 en RODIN. De selectie van onderwerpen is gebaseerd op een toets die de Gemeente Zutphen heeft gedaan ook voor de decentrale archivering van personeelsdossiers in YouForce.
Vakapplicatie voor burgerzaken met daarachter een volledig DMS/RMA. Gemeente gebruikt deze combinatie vanaf 02-01-2024 zonder iBrondocumenten. Deze applicatie is NEN-ISO 16175-1 compliant.
Facturen worden in dit systeem beheerd. In 2024 komt er een overgang naar iFinancien i.c.m. iArchief. Getoetst d.m.v. een korte vragenlijst “Inventariseren en classificeren informatie in (vak)applicaties” gemaakt i.s.m. de Archiefinspectie. Er is gekozen voor optie 4 in het adviesrapport. Dit houdt in dat met de overgang naar iFinancien een gedeelte van de informatie achterblijft in Civision Middelen en vernietigd wordt met het uitschakelen van de applicatie. iFinancien i.c.m. iArchief is hoogstwaarschijnlijk compliant aan 16175-1 (zie iBurgerzaken). Dit zal middels een addendum op dit handboek worden aangetoond.
Bijlage 2: Geleideformulier voorbeeld
Bijlage 4: verklaring van vervanging
Verklaring van vervanging van documenten
Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Heumen,
De vervangen papieren documenten zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op <datum>.
Bijlage 5: Specificaties scanners en beeldschermen
Op de postkamer staat de scanner voor het digitaliseren van standaard formaten (A4, A3, A5¬). Er wordt gebruik gemaakt van de Canon imageRUNNER ADVANCE DX C5800-serie. De instellingen op deze printer zijn afwijkend/geavanceerder van de instellingen op de andere printers in het gemeentehuis. Dit is de enige printer/scanner die gebruikt wordt binnen het vervangingsproces. Specificaties:
Max. scanresolutie: 600x600 dpi4
De formaten A2, A1 en A0 wordt gebruik gemaakt van een A0 scanner type HP DesingJet T3500 Production Multifunction Printer. Deze scant grootformaat documenten in PDF/A en doet dit met 300 DPI.
De beeldschermen zijn van het type Eizo EV2316W. Deze beeldschermen zijn door alle medewerkers Informatiebeheer in gebruik.
De instellingen van de scanners zijn vastgelegd in een vast scanprofiel in de scansoftware (Corsa Capture) en kent de volgende standaard instellingen:
Door te kiezen voor scannen in kleur blijft de inhoud, structuur en vorm van een document volledig intact, conform artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. Bijkomend voordeel is dat deze keuze de eenvoud en uniformiteit van de werkwijze bevordert en kwaliteitsverlies voorkomt. Bij de scans vindt geautomatiseerde nabewerking plaats. De scans worden automatisch rechtgezet. De documenten worden dubbelzijdig gescand, waarbij de lege pagina’s worden verwijderd.
Technische metadata documenten
De documentscanner produceert tijdens de opnamen technische metadata. Deze metadata heeft betrekking op de instellingen van de scanner tijdens de opname:
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-280282.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.