Wijziging Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2020

De raad van de gemeente Amersfoort;

op basis van het voorstel van het presidium van 28 mei 2024;

b e s l u i t:

• 1. de Verordening organisatie griffie en ondersteuning raad 2020 als volgt te wijzigen

• Artikel 20 Bestedingsdoelen van fractievergoedingen en uitsluitingen

  • 1. De financiële bijdrage wordt uitsluitend besteed aan ondersteuning [van inhoudelijke aard] die ertoe strekt de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken.

  • 2. De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:

    • a. betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;

    • b. giften, leningen, beleggingen en voorschotten;

    • c. uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege, inclusief uitgaven in verband met verkiezingsactiviteiten.

  • 3. De raad stelt nadere kaders vast voor de bestedingsdoelen van fractievergoedingen.

• Artikel 22 Onderzoek besteding fractievergoedingen

  • 1. Het onderzoek op de ingediende verantwoordingen wordt elke twee jaar uitgevoerd door een accountant die daartoe opdracht heeft gekregen van de raad.

  • 2. De Accountant onderzoekt in samenwerking met de griffie de ordentelijkheid van de boekhouding en de aanwezigheid van facturen, overeenkomstig de bestedingsdoelen zoals genoemd in artikel 20.

  • 3. De accountant legt binnen 4 maanden na ontvangen van de verantwoording een rapport van feitelijke bevindingen aan de raad voor. Hierin wordt vermeld of fracties zich gehouden hebben aan de bestedingsdoelen uit artikel 20 en of is voldaan aan de rekening en verantwoording zoals omschreven in artikel 21.

  • 4. Als de accountant constateert dat de verantwoording niet conform artikel 21 of een besteding niet conform de in artikel 20 genoemde kaders is, dan wordt daarvan een feitelijke bevinding genoteerd in het rapport.

  • 5. Naar aanleiding van het rapport van feitelijke bevindingen kan de raad besluiten nader onderzoek naar de besteding van fractievergoeding(en). Indien de raad hiertoe besluit, wordt een verzoek gedaan aan een onafhankelijke deskundige partij om dit onderzoek uit te voeren. Dit onderzoek richt zich op de vraag of de besteding van fractievergoedingen rechtmatig is en of geleverde producten of diensten in verhouding staan tot de kosten. Een fractie is verplicht om medewerking te verlenen aan het onderzoek.

  • 6. Indien uit het onderzoeksrapport van de onafhankelijke deskundige blijkt dat er sprake is van onrechtmatigheden, kan worden besloten tot het terugvorderen van de fractievergoeding.

  • 7. Gedurende de looptijd van het externe onderzoek kan de uitbetaling van de volgende termijn van de fractievergoeding worden opgeschort.

• 2. de kaders voor de bestedingsdoelen van de fractievergoeding in bijlage 1 vast te stellen, met dien verstande dat onder communicatie het volgende onderdeel wordt toegevoegd:

  Wat mag zeker niet

  Het fractiebudget mag niet voor de organisatie en communicatie van bijeenkomsten met een open karakter gebruikt worden als deze bijeenkomsten binnen drie maanden voor gemeentelijke, provinciale, waterschaps-, Europese of Tweede Kamer verkiezingen plaatsvinden.

  en dat de toelichting naast Communicatie rondom bijeenkomsten georganiseerd door de fractie wordt gewijzigd als volgt:

  Communicatie rondom bijeenkomsten georganiseerd door de fractie

  Wanneer de bijeenkomst een open karakter heeft (i.e. iedereen mag aanwezig zijn) mag het fractiebudget gebruikt worden voor de communicatie hieromtrent. Denk hierbij aan flyers en advertenties in De Stad Amersfoort. Hier mag het logo van de partij op staan.

Vastgesteld in de openbare vergadering van 18 juni 2024

de griffier

de voorzitter

Bijlage 1 Kaders bestedingsdoelen fractievergoeding

Medewerkers, administratie en fractiebenodigdheden
Salaris en vrijwilligersvergoeding van fractiemedewerkers	Het fractiebudget mag gebruikt worden ten behoeve van salariskosten en/of vrijwilligersvergoedingen. Wel dient er een contract te zijn tussen fractie en medewerker/vrijwilliger.
Soft- en hardware voor fractiemedewerkers (inclusief onderhoud/reparatie)	Het fractiebudget mag gebruikt worden om fractiemedewerkers te voorzien in soft- en hardware om hun werk te kunnen doen. De geleverde hardware is eigendom van de fractie. Hanteer hiervoor een – binnen de gemeente gebruikelijke – afschrijftermijn van 3 jaar.
Parkeer- en reiskosten voor fractiemedewerkers	Het fractiebudget mag gebruikt worden om fractiemedewerkers tegemoet te komen in gemaakte parkeer- en reiskosten.
Consumpties tijdens fractievergaderingen	Het fractiebudget mag gebruikt worden om de fractie te voorzien van consumpties/versnaperingen tijdens de fractievergaderingen. Hiervoor geldt de grens van de redelijkheid.
Abonnement op de krant (fysiek en digitaal)	Het fractiebudget mag gebruikt worden om een abonnement op de krant te betalen. (één abonnement per fractie)
Andere voorbeelden die akkoord zijn (niet uitputtend)	Bankkosten, kosten voor archief, kosten e-herkenning
Wat mag zeker niet	Kosten voor ander kantoor

Communicatie
Communicatie rondom bijeenkomsten georganiseerd door de fractie	Wanneer de bijeenkomst een open karakter heeft (i.e. iedereen mag aanwezig zijn) mag het fractiebudget gebruikt worden voor de communicatie hieromtrent. Denk hierbij aan flyers en advertenties in De Stad Amersfoort. Hier mag het logo van de partij op staan.
Aanbieden van consumpties tijdens bijeenkomsten georganiseerd door de fractie	Het fractiebudget mag gebruikt worden om de aanwezigen van een bijeenkomst te voorzien van een consumptie. Hiervoor geldt de grens van de redelijkheid, met een maximum van 300 euro. Een afdruk van de uitnodiging moet aangeleverd worden bij de verantwoording.
Postzegels voor (kerst)groet	Het fractiebudget mag niet gebruikt worden aan postzegels voor een (kerst)groet of andere attenties aan leden.
Website en webhosting	Het fractiebudget mag gebruikt worden voor het bouwen, onderhouden en ‘in de lucht houden’ van de website van de (lokale) fractie.
Communicatiemedewerker	Het fractiebudget mag gebruikt worden om een communicatiemedewerker aan te trekken. Hier dient wel een contract voor te worden opgesteld.
Andere kosten die akkoord zijn (niet uitputtend)	Zaalhuur/cafehuur voor bijeenkomsten
Wat mag zeker niet	Kosten voor een banner of vlag
	Het fractiebudget mag niet voor de organisatie en communicatie van bijeenkomsten met een open karakter gebruikt worden als deze bijeenkomsten binnen drie maanden voor gemeentelijke, provinciale, waterschaps-, Europese of Tweede Kamer verkiezingen plaatsvinden.

Training en onderzoek
Opleidingen fractie-breed	Opleidingen t.b.v. het functioneren van de fractie mogen worden gefinancierd uit het fractiebudget. Denk hierbij ook aan trainingsweekenden of meerdaagse opleidingen/trainingen in Nederland. Het bijhouden van een aanwezigheidslijst is verplicht en moet ter bevestiging getekend worden door de voorzitter of penningmeester.
Bekostiging extern onderzoek of second-opinion	Het fractiebudget mag gebruikt worden om een onderzoek of second-opinion te laten uitvoeren.
Andere kosten die akkoord zijn (niet uitputtend)	Kosten voor peilen van de achterban
Wat mag zeker niet	Trainingen in het buitenland, kosten voor verkiezingscampagne

Teamactiviteiten
Teambuilding	Maximaal twee keer per jaar kan er van het fractiebudget teambuildingsactiviteiten worden gedaan. Een inhoudelijke component is verplicht, maar de niet-inhoudelijke onderdelen kunnen ook worden betaald van het fractiebudget. Vrijwilligers zijn welkom, mits zij een vrijwilligersovereenkomst hebben gesloten met de fractie. (dus geen zgn. flyervrijwilligers). Het bijhouden van een aanwezigheidslijst is verplicht en moet ter bevestiging getekend worden door de voorzitter of penningmeester.
Etentjes	Etentjes met de fractie mogen worden betaald van het fractiebudget. Partners en wethouders moeten zelf betalen. Het bijhouden van een aanwezigheidslijst is verplicht en moet ter bevestiging getekend worden door de voorzitter of penningmeester.
Fooi bij etentjes	Fooi mag worden betaald uit het fractiebudget, maar er is een max van 5%.
Andere kosten die akkoord zijn (niet uitputtend)
Wat mag zeker niet	Kosten voor levenspartners