Regeling budgetbeheer Amsterdam 2019

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Amsterdam,

• 1. Overwegende,

  • a) dat voor de ambtelijke organisatie een regeling moet worden getroffen die waarborgt dat een beheerste uitvoering van de begroting mogelijk is;

  • b) dat het instellen van een uniforme regeling voor beheersing van de begrotingsuitvoering een belangrijke voorwaarde is voor de eenduidige informatievoorziening aan bestuur en management over de begrotingsuitvoering.

• 2. Gelet op het eerste lid van artikel 8 van de Verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet (Financiële verordening 2017) waarin het college wordt opgedragen regels vast te stellen die tot doel hebben dat

  • a. de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt,

  • b. de uitvoering van de begroting op de door het college ingestelde nadere onderverdeling van de programmaonderdelen alsmede op apparaatskosten en personele formatie beheerst verloopt.

Besluit de volgende regeling vast te stellen:

Regeling budgetbeheer Amsterdam 2019

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Definities

Apparaatskosten: Alle personele - en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de gemeentelijke organisatie behoudens de kosten van het bestuur waaronder in ieder geval gerekend:

• alle loonkosten voor het ambtelijk apparaat,

• kosten voor inhuur,

• ICT kosten,

• huisvestings- en facilitaire kosten,

• kapitaallasten (afschrijvingen en rente, echter alleen voor zover deze betrekking hebben op investeringen voor het laten functioneren van de gemeentelijke organisatie).

Begrotingsactiviteit: Directe of indirecte werkzaamheden die door organisatie eenheden worden verricht om een begrotingsdoel te realiseren.

Budget: Een ter beschikking gesteld bedrag aan een hoofdbudgethouder in de vorm van een raming van een kosten- en/of opbrengstensoorten voor de uitvoering van de hem toegewezen activiteiten.

Budgethouder: De functionaris die bij of krachtens de budgethoudersregeling namens de gemeente Amsterdam bevoegd is tot het aangaan van een financiële verplichting of het verzekeren van een geraamde inkomst.

College: College van burgemeester en wethouders.

Gemeentesecretaris: Gemeentesecretaris, tevens in zijn hoedanigheid van Algemeen Directeur.

Compensatie: Het aanpassen van een budget voor baten of lasten onder gelijktijdige aanpassing van één of meer andere budgetten voor baten of lasten zonder dat het begrotingssaldo daardoor wijzigt.

Formatie: De voor de taakuitvoering totaal beschikbaar gestelde formatieplaatsen uitgedrukt in Fte. Tot de formatie behoren niet boventalligen, politieke ambtsdragers, raadsleden, voormalig personeel, vrijwilligers, oproepkrachten, stagiairs, wachtgelders en (B)WW-ers.

Formatiebudget: De beschikbare budgetten voor loonkosten afgeleid van de toegestane formatie op basis van normbedragen.

Hoofdbudgethouder: De functionaris die bij of krachtens de budgethoudersregeling is aangewezen als hoofdbudgethouder.

Incidentele baten en lasten: Baten en lasten die het begrotingssaldo incidenteel beïnvloeden. Het gaat om zaken met het karakter van tijdelijkheid of projecten met een eindig doel. Als tijdelijkheid geldt een maximale termijn van vier jaar.

Kosten- of opbrengstensoort: De uitsplitsing van baten en lasten naar aard of soort conform het Amsterdams rekening schema

Onverdeeld budget: Een budget van een organisatie eenheid dat nog moet worden opgesplitst naar de juiste kosten en/of opbrengstensoorten.

Organisatie eenheid: Een gemeentelijke organisatie die deel uitmaakt van het concern gemeente Amsterdam.

Overige bestemmingsreserve: Een door de raad gevormde of te vormen bestemmingsreserve die standaard binnen een periode van maximaal twee jaar besteed dient te zijn.

Portefeuillehouder: Het lid van het college of gezamenlijk met een ander lid van het college inhoudelijk verantwoordelijk voor een programma of een programma onderdeel.

Programmakosten: Ten laste van de exploitatie komende kosten die direct voor

programma’s (zullen) worden gemaakt. Hieronder worden begrepen verstrekking van subsidies en andere inkomensoverdrachten, onderhoud van de openbare ruimte,

investeringen in en onderhoud van overige niet voor eigen gebruik bestemde kapitaalgoederen en verder overige kosten die NIET gemaakt worden ten behoeve van het eigen apparaat.

Programmaonderdeel: Een onderdeel van het programma waarbij door de raad geformuleerde doelstellingen worden beschreven in termen van beoogde effecten en de te bereiken resultaten.

Reserve: Een door de raad ingestelde overige bestemmingsreserve of systeemreserve.

Stelpost, karakter: een stelpost heeft een centraal karakter als deze nog niet is verdeeld naar organisatie eenheden en een decentraal karakter als deze wel is verdeeld naar organisatie eenheden.

Stelpost, structureel: Lasten waarvan het bestedingsdoel bekend is en die jaarlijks op basis van de verwachte kosten worden verdeeld. Een structurele stelpost heeft altijd een centraal karakter.

Stelpost, overig: Tijdelijke baten of lasten die nog verdeeld moeten worden. Overige stelposten kunnen een centraal of decentraal karakter hebben.

Structurele baten en lasten : Baten en lasten die in de begroting, meerjarenraming en jaarrekening voor onbepaalde tijd zijn opgenomen. Voor structurele baten en lasten geldt dat zij opgenomen blijven tot in nadere besluitvorming anders wordt beslist.

Systeemreserve: Een door de raad aangewezen bestemmingsreserve met een onbepaalde instellingsduur. Om een bestemmingsreserve aan te kunnen wijzen als systeemreserve is het noodzakelijk dat de raad, al dan niet voorgeschreven door hogere regelgeving, een specifieke invulling geeft aan de toepassing van het budgetrecht door:

• een specifieke werkwijze te bepalen voor dotaties en onttrekkingen en

• specifiek te benoemen welke lasten of baten of het saldo daarvan daarbij in aanmerking moeten worden genomen en

• specifiek te bepalen hoe verwerking van de mutaties in de jaarrekening dient plaats te vinden, ook al leidt dat tot afwijking van begrote bedragen.

Uitbesteding: Het laten verrichten van bedrijfsactiviteiten door een dienstverlenende onderneming of toeleverancier. Uitbestede werkzaamheden zijn programmakosten.

Artikel 2. Begrotingsbeheer

Een budgethouder voert een begrotingsbeheer dat is gericht op het voorkomen van overschrijding van de lasten en het verzekeren van een tijdige inning van baten voor onder zijn beheer gestelde budgetten.

Artikel 3. Toepassing stelsel van baten en lasten

• 1. Lasten worden verantwoord in het jaar dat de prestatie waarvoor de lasten worden gemaakt is geleverd.

• 2. Baten worden verantwoord voor zover deze aan het begrotingsjaar zijn toe te rekenen.

• 3. Winsten worden verantwoord als deze zijn gerealiseerd.

• 4. Toegekende budgetten voor baten en lasten in de begr0ting hebben uitsluitend betrekking op het betreffende begrotingsjaar.

• 5. Het restant van een budget kan naar het volgende jaar worden overgeheveld als daarvoor expliciete bestuurlijke toestemming is verleend door de raad.

• 6. Structurele lasten worden gedekt door structurele baten.

• 7. Incidentele lasten mogen worden gedekt door zowel structurele als incidentele baten

HOOFDSTUK 2 BEPALINGEN TEN AANZIEN VAN BUDGETTEN

Artikel 4. Bijzondere bepalingen ten aanzien van budgetten

• 1. Overschrijdingen van lasten en onderschrijdingen van baten worden gecompenseerd in het lopend begrotingsjaar.

• 2. Een budgethouder kan budgetten met betrekking tot interne verrekeningen of centrale doorbelastingen slechts wijzigen als er overeenstemming bestaat met de budgethouder die deze verrekening of doorbelasting initieert.

• 3. Overschrijdingen van lasten kunnen worden gecompenseerd met hogere onttrekkingen uit reserves mits de hogere lasten passen binnen het doel en de specifieke werkwijze van de reserve en tot de omvang van de resterende specifiek of algemeen toegewezen middelen waarvoor de reserve is gevormd.

• 4. Overschrijdingen van lasten kunnen worden gecompenseerd met hogere van derden ontvangen baten mits die hogere lasten passen binnen het doel waarvoor en tot de omvang van de bedragen die door die derden beschikbaar zijn gesteld.

• 5. Compensatie tussen door de raad vastgestelde budgetten voor investeringen en welk lastenbudget dan ook is niet toegestaan.

• 6. Overschrijdingen van budgetten voor apparaatskosten worden primair gecompenseerd met onderschrijdingen in andere apparaatskosten en pas secundair met onderschrijdingen in programmakosten.

• 7. Hogere gerealiseerde baten en gerealiseerde lasten in de algemene dekkingsmiddelen in een begrotingsjaar komen ten gunste of ten laste van het rekeningresultaat.

Artikel 5. Bijzondere bepalingen ten aanzien van formatiebudgetten

• 1. Een hoofdbudgethouder voert budgetbeheer ten aanzien van de formatie en de formatiebudgetten waarmee bereikt wordt dat:

  • a. de formatie juist en volledig is afgeleid van de in de programmabegroting vastgestelde beoogde doelen en de voor de organisatie eenheid daarmee samenhangende taken;

  • b. de formatiebudgetten juist en volledig zijn gebaseerd op de ter beschikking staande formatie;

  • c. de formatiebudgetten juist worden toegerekend aan de begrotingsactiviteiten.

• 2. Wijzigingen in de begroting voortvloeiend uit overdrachten van formatieplaatsen waarvoor voorafgaande instemming voor de organisatorische wijziging nodig is van:

  • de bestuurder als bedoeld in de Wet op de ondernemingsraden of

  • het college

  kunnen niet eerder worden ingediend dan nadat deze instemming is verkregen.

• 3. Een onderschrijding op het formatiebudget als gevolg van vacatures mag uitsluitend aangewend worden voor inhuur van derden of voor de uitbesteding van werkzaamheden die normaliter door de bezetting op de formatie worden uitgevoerd.

• 4. Wijziging van het formatiebudget als gevolg van een door de hoofdbudgethouder gewenste groei van de formatie behoeft voorafgaande toestemming van de gemeentesecretaris.

• 5. Een hoofdbudgethouder kan binnen zijn organisatie eenheid zelfstandig overhevelingen van formatiebudgetten tussen begrotingsactiviteiten doorvoeren mits die blijven binnen een begrotingsdoel, budgettair neutraal zijn en er geen sprake is van een organisatorische wijziging waarvoor instemming van de bestuurder of het college vereist is.

HOOFDSTUK 3 BEGROTINGSMUTATIES

Artikel 6. Bevoegdheden ten aanzien van compenserende begrotingsmutaties

• 1. Een budgethouder kan binnen de beperkingen van artikel 4 en alleen binnen een doel compenseren tussen de onder zijn beheer staande activiteiten.

• 2. Een voorgenomen compensatie leidend tot een verandering in de dotatie, vrijval of onttrekking aan een reserve of een voorziening voor de egalisatie van onderhoudskosten behoeft instemming van de raad na voorafgaande instemming van het college.

• 3. Een voorgenomen compensatie tussen doelen behoeft instemming van het college.

• 4. Een voorgenomen compensatie van lasten met hogere baten behoeft instemming van het college.

• 5. Een voorgenomen compensatie van een overschrijding van een budget voor apparaatskosten met een onderschrijding in programmakosten behoeft instemming van het college.

• 6. Een voorgenomen compensatie tussen programma onderdelen behoeft instemming van de raad na voorafgaande instemming van het college.

• 7. Een voorgenomen compensatie tussen programma’s onderling of tussen programma’s en de overzichten algemene middelen en kosten van overhead behoeft instemming van de raad na voorafgaande instemming van het college.

Artikel 7. Indienen compenserende en andere begrotingsmutaties

• 1. Per planning & control moment, het jaarverslag daarvan uitgezonderd, wordt bepaald aan welke eisen begrotingsmutaties moeten voldoen.

• 2. Een hoofdbudgethouder initieert de gewenste en toegestane begrotingsmutaties als bedoeld in het eerste lid.

• 3. Een hoofdbudgethouder meldt voorziene begrotingsover- of onderschrijdingen eerder aan de portefeuillehouder(s) als:

  • a. de invloed op een individueel doel meer bedraagt dan 10% van de raming met een minimum van € 500.000 of

  • b. er sprake is van een calamiteit of anderszins vermoed kan worden dat acute bestuurlijke betrokkenheid vereist is of

  • c. aanpassing van budget(ten) zodanig urgent is dat deze geen uitstel duldt vanwege de uitvoering van de activiteiten.

• 4. Een hoofdbudgethouder meldt bij het eerstvolgende rapportagemoment in de planning en control cyclus en ook eerder als de omvang en urgentie dat vereist aan een portefeuillehouder afwijkingen die in financiële zin binnen de begroting blijven, maar waarbij minder prestaties zijn of zullen worden geleverd dan afgesproken in de begroting.

HOOFDSTUK 4 ONVERDEELDE BUDGETTEN

Artikel 8. Onverdeelde budgetten

Onverdeelde budgetten dienen door de hoofdbudgethouder uiterlijk bij het eerstvolgende moment in de planning en control cyclus te zijn verdeeld naar de juiste kosten- of opbrengstensoorten.

Artikel 9. Verdeling van centrale en decentrale stelposten

• 1. Overige stelposten met:

  • a. een centraal karakter en

  • b. met betrekking tot het dienstjaar

  worden bij de eerste begrotingswijziging na het ontstaan van de stelpost door de hoofdbudgethouder verdeeld, maar nooit later dan bij de najaarsnota.

• 2. Overige stelposten met:

  • a. een decentraal karakter en

  • b. met betrekking tot het dienstjaar

  worden binnen drie maanden na het ontstaan van de stelpost door de hoofdbudgethouder verdeeld, maar nooit later dan bij de eerstvolgende begrotingswijziging.

Artikel 10. Bijzondere bepalingen inzake het beheer van budgetten van de gemeente Weesp

• 1. De artikelen 4 tot en met 6, 8 en 9 van deze regeling zijn niet van toepassing op het beheer van budgetten van de gemeente Weesp.

• 2. Op de budgetten van de gemeente Weesp is de Regeling budgethouders en budgetbeheer Weesp van toepassing zoals deze door het college van Burgemeester en Wethouders van Weesp is vastgesteld.

HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN

Artikel 11. Intrekking Regeling budgetbeheer

De Regeling budgetbeheer wordt ingetrokken.

Artikel 12. Inwerkingtreding en terugwerkende kracht

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 1 juni 2019.

Artikel 13. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als Regeling budgetbeheer Amsterdam 2019.

27 augustus 2019

Burgemeester en wethouders voornoemd,

Femke Halsema

burgemeester

Peter Teesink

gemeentesecretaris

Toelichting Algemeen

De regeling budgetbeheer hanteert als uitgangspunt de Financiële samenwerkingsafspraken (FSA) die door het college zijn vastgesteld en binnen het college worden gebruikt voor de begrotingsuitvoering. De regeling is verder een uitwerking van de budgethoudersregeling gericht op de beheersing van de begrotingsuitvoering. Als algemeen beginsel wordt gehanteerd dat de begrotingsuitvoering binnen de vastgestelde budgettaire kaders plaats vindt. De regeling geeft ruimte om binnen de vastgestelde budgettaire kaders gebruik te maken van compensatiemogelijkheden. Deze hebben als uitgangspunt:

• de uitvoering budgettair neutraal te laten verlopen met behoud van de afgesproken prestaties en

• zodanig richting te geven aan de compensatiemogelijkheden dat de oorspronkelijke bestedingsrichting (zoals apparaatskostenbudget, salariskostenbudget, programmabudget) in tact blijft tenzij bestuurlijk anders wordt beslist.

Op het moment dat de voor de organisatie eenheden toegestane compensatiemogelijkheden zijn uitgeput zal in het algemeen sprake zijn van begrotingswijziging(en). Deze kunnen de raming van de doelen raken, maar het is mogelijk dat deze ook consequenties hebben voor de programma onderdelen en de programma’s als geheel. De regeling voorziet daarin door aansluiting te zoeken bij de tussentijdse rapportagemomenten in de planning en control cyclus.

Artikelgewijs

Artikel 1

Dit artikel geeft inhoud aan begrippen die in deze regeling van belang zijn. De opgenomen definities worden gebruikt in het informatiemodel financiën waarmee beoogd wordt binnen de gemeente eenduidigheid in de betekenis en invulling te bewerkstelligen. Een deel van de begrippen is ontleend aan of verwijst naar de budgethoudersregeling.

Artikel 2

Het basisprincipe voor de begrotingsuitvoering is dat deze plaats vindt binnen de ter beschikking gestelde budgetten voor lasten en baten.

Artikel 3

Lid 1 tot en met 5

Dit artikel legt verband tussen de begrotingsuitvoering en regels die in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) zijn opgenomen. De in dit artikel opgenomen principes geven voornamelijk invulling aan het

verantwoordingsmoment van baten en lasten. Hiermee wordt voorkomen dat baten en lasten ten onrechte te vroeg of te laat worden verantwoord. Het verantwoordingsmoment heeft immers invloed op de te rapporteren budgetuitputting. Een juist gekozen verantwoordingsmoment voorkomt bovendien discussies met de controlerend accountant en mitigeert daarmee het risico van een niet goedkeurende controleverklaring.

Lid 6 en 7

Lid 6 en 7 hebben geen relatie met de begrotingsregels van het college of het BBV, maar wel met de gemeentewet. Elke gemeente heeft de wettelijke verantwoordelijkheid te zorgen voor een begroting die ‘structureel en reëel in evenwicht’ is. Bij wet is verder geregeld dat Gedeputeerde Staten in elke provincie toezicht houden op de ontwikkeling van de financiële positie van gemeenten.

De term structureel en reëel evenwicht houdt in dat de begroting voldoet aan bepaalde eisen. De belangrijkste daarvan is dat voor het betreffende begrotingsjaar de structurele lasten zijn gedekt door structurele baten. Incidentele lasten mogen gedekt worden door zowel structurele als door incidentele baten. Bij de bepaling van structurele baten kan rekening worden gehouden met incidentele baten die individueel beschouwd als incidenteel getypeerd kunnen worden, maar als die als groep of in de tijd afgezet worden beoordeeld, toch tot de conclusie leiden dat sprake is van een min of meer continue (en dus structurele) batenstroom (ook al zijn er fluctuaties in omvang en samenstelling).

Incidentele baten en lasten betreffen die posten die het begrotingssaldo incidenteel beïnvloeden. Het gaat om eenmalige zaken en om (meerjarige) projecten of subsidies als deze eveneens het karakter van tijdelijkheid c.q. eindig doel hebben. Een begroting, meerjarenraming of jaarrekening kan ieder jaar dergelijke eenmalige zaken bevatten. Ook kan het voorkomen dat een eenmalige subsidie voor een bepaalde activiteit wordt verkregen, maar dat de lasten van de uitvoering van die activiteit zich over meerdere jaren uitspreidt. Gezien de koppeling met de subsidie hebben deze lasten dan ook een incidenteel karakter.

Artikel 4

Artikel 4 bepaalt in het eerste lid de algemene regel die geldt voor compensatie en behoeft op zich geen verdere toelichting.

In het tweede lid wordt ingegaan op de specifieke budgetten voor interne verrekeningen en doorbelastingen, zoals bijvoorbeeld kapitaallasten. Doel van deze bepaling is te voorkomen dat budgetten eenzijdig gewijzigd worden waardoor onevenwicht ontstaat in de begroting.

Het derde lid geeft aan dat ook (extra) onttrekkingen kunnen worden gedaan uit reserves om overschrijdingen te dekken, maar die extra onttrekking moet dan wel passen binnen het doel waarvoor de reserve gevormd is en de reserve moet daarvoor nog toereikend zijn.

Het vierde lid

In het vierde lid wordt ingegaan op de specifieke situatie dat sprake is van een bijdrage van derden waaraan een vast doel is gekoppeld, maar waar de lasten hoger zullen uitvallen. Als daardoor ook de van die derde te ontvangen baten zullen stijgen ligt compensatie daarmee voor de hand, mits uiteraard de lasten passen binnen het doel dat de derde heeft bepaald.

Het vijfde lid legt de relatie tussen deze regeling (die betrekking heeft op de budgetten in de begroting) en investeringsvoorstellen waarvoor door de raad separaat budgetten ter beschikking worden gesteld in de vorm van een krediet.

Het zesde lid heeft betrekking op wijzigingen die ontstaan als gevolg van wijzigingen in de formatie van een organisatie eenheid. Dat kunnen wijzigingen zijn die binnen een organisatie eenheid plaats vinden, maar ook wijzigingen tussen organisatie eenheden. Op zich leiden deze tot budgetwijzigingen bij hoofdbudgethouders waarop de bepalingen van artikel 5 van toepassing zijn, maar er geldt daarbij ook dat een formatiewijziging op zich ook een rechtspositioneel aspect heeft waar eerst over besloten moet worden. Zolang dat niet is geregeld, kan dus ook geen sprake zijn van budgetwijziging.

De essentie van het zevende lid is dat programmakosten niet zelfstandig door budgethouders kunnen worden ingezet voor de compensatie van hogere apparaatskosten. In dit geval speelt daarbij de achtergrond dat de compensatie vrijwel zeker ingrijpt in bestuurlijk beleid respectievelijk doelstellingen.

In het achtste lid wordt ingegaan op de gerealiseerde specifieke lasten en baten die deel uitmaken van de algemene middelen. Dit artikel spreekt voor zichzelf en de betekenis ervan is eigenlijk dat de algemene middelen geen deel kunnen uitmaken van compensaties.

Artikel 5

Artikel 5 richt zich specifiek op het budgetbeheer ten aanzien van de formatie. Dit artikel heeft een relatie met wat is opgenomen in de verordening ten aanzien van apparaatskosten en personele formatie (zie overwegingen van het college aan het begin van de regeling).

Het eerste lid richt zich specifiek op het beheersen van de relatie tussen de formatie en de uitvoering van taken en het behalen van doelen, de juiste financiële vertaling van de formatie naar een budget en de juiste allocatie van formatie en dus formatiebudgetten naar begrotingsactiviteiten.

Het tweede lid brengt een beperking aan in het schuiven met formatie tussen organisatie eenheden door hoofdbudgethouders. Deze beperking vloeit voort uit de rechtspositionele aspecten ten aanzien van organisatiewijzigingen die een apart goedkeuringstraject moeten doorlopen. Dat traject moet eerst zijn doorlopen voordat sprake kan zijn van begrotingswijzigingen.

Het derde lid regelt de inzet van onderschrijding van het formatiebudget. In het kort komt die er op neer dat het formatiebudget alleen ingezet kan worden voor de bezetting van de formatie, inhuur in het geval van onderbezetting wegens vacatures of uitbesteding van werkzaamheden mits dat werkzaamheden zijn die normaliter door de bezetting zouden zijn uitgevoerd. Door het uitbesteden wijzigt ook het karakter van de kosten van apparaatskosten naar programmakosten. Het terugdraaien van de uitbesteding betekent dan ook dat deze weer wijzigen van programmakosten naar apparaatskosten. Een dergelijke mutatie vereist toestemming van het college conform het bepaalde in artikel 6.

Lid 4 en 5. Beheersen van de apparaatskosten begint bij het beheersen van de formatie, niet alleen op het niveau van een organisatie eenheid, maar ook voor de gemeente als geheel. Formatie uitbreidingen behoeven ter wille van die beheersing op het geheel voorafgaande instemming van de gemeentesecretaris. Op het niveau van de organisatie eenheid kan de hoofdbudgethouder echter wel wijzigingen doorvoeren, mits die tenminste budgettair neutraal zijn voor het formatiebudget en die zich binnen een begrotingsdoel bewegen. Overplaatsingen van personeel tussen afdelingen is daar het meest voor de hand liggende voorbeeld van.

Artikel 6

Artikel 6 heeft betrekking op de bevoegdheden ten aanzien van begrotingsmutaties. Deze worden beheerst door de hiërarchie in de begroting die als volgt schematisch is weer te geven:

Mutatie tussen:	Bevoegdheid ligt bij:
Activiteiten	Hoofdbudgethouder
Doelen	College
Programma- en apparaatskosten	College
Programma onderdelen	Raad
Programma	Raad
Programma en overzichten	Raad

De te verkrijgen instemming wordt bepaald door het effect van de voorgestelde compensatie. Als die alleen niet uitgezonderde kostensoorten binnen activiteiten raakt, dan kan een wijziging door een hoofdbudgethouder worden afgehandeld. In overige gevallen is dat bestuurlijk. Daarnaast geldt dat mutaties in reserves en mutaties in voorzieningen voor de egalisatie van onderhoudskosten altijd een raadsaangelegenheid zijn.

Artikel 7

Dit artikel regelt niet de planning en control cyclus voor het begrotingsbeheer maar wel de momenten en waaraan dan voldaan moet worden en de aard van de meldingen die verwacht worden in de planning & controlcyclus en daarbuiten. Het derde lid van het artikel gaat in op tussentijdse meldingen met als achtergrond dat majeure problemen zo snel mogelijk op de geëigende niveaus bekend moeten zijn. De bepaling van de vraag of acute bestuurlijke betrokkenheid vereist is kan mede bepaald worden aan de hand van wat in de Bevoegdhedenregeling daarover is opgenomen:

Functionarissen oefenen een aan hen verleend mandaat niet uit indien sprake is van politiek of bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Onder politiek of bestuurlijk gevoelige onderwerpen worden in ieder geval verstaan, onderwerpen waarbij:

• a. hoge afbreukrisico’s aanwezig zijn;

• b. organisatieonderdeel-overstijgende belangen spelen;

• c. uniforme besluitvorming gewenst is;

• d. strategische belangen van het stadsbestuur in het geding zijn;

• e. expertise nodig is die op het niveau van het betreffende organisatieonderdeel niet goed is ontwikkeld.

Artikel 8

Op ambtelijk niveau kunnen nog onverdeelde budgetten bestaan. Voorbeelden daarvan zijn incidenteel toegekende budgetten die al wel naar activiteiten zijn verdeeld (het niveau onder de doelen), maar nog verder moeten worden verdeeld maar de juiste kostensoort. Deze onverdeelde budgetten tonen zich niet als stelpost omdat deze al wel verdeeld zijn naar de programma's.

Artikel 9

Stelposten zijn `nader te verdelen posten' die gebruikt worden voor structurele doeleinden of voor verdeelvraagstukken. Er zijn twee soorten stelposten: structurele stelposten en overige stelposten. Structurele stelposten zijn lasten waarvan het bestedingsdoel bekend is, maar die jaarlijks op basis van de verwachte kosten worden verdeeld, bijvoorbeeld de reservering voor kapitaallasten van toekomstige investeringen of de reservering voor nominale ontwikkelingen. Overige stelposten zijn een tijdelijke baat of een tijdelijke last in de begroting voor verdeelvraagstukken die tijdelijk nog niet verdeeld zijn, zoals bijvoorbeeld toegekende incidentele budgetten bij de voorjaarsnota of algemene taakstellingen die centraal worden opgelegd.

Een stelpost kan een positief of een negatief bedrag hebben. Zo heeft een prioriteit die nog nader verdeeld moet worden, of de reservering voor toekomstige kapitaallasten, de vorm van een positieve last. Een bezuiniging die nog nader ingevuld moet worden, heeft de vorm van een negatieve last.

Stelposten zijn, naast dat er een indeling in structurele en overige stelposten is, te verdelen in centrale en decentrale stelposten. Structurele stelposten zijn per definitie centrale stelposten. De overige stelposten zijn te verdelen in centrale en decentrale stelposten. Voor centrale stelposten geldt dat deze centraal zijn begroot in afwachting van nadere verdeling. Decentrale stelposten zijn al verdeeld naar de organisatie eenheden .

De werkwijze voor stelposten behelst dat de verantwoordelijkheid voor het tijdig verdelen van een stelpost bij de hoofdbudgethouder ligt, omdat de eerste lijn primair verantwoordelijk is voor een juiste begroting. Verder dienen de overige stelposten verdeeld te worden in de eerste begrotingswijziging (bijvoorbeeld de Voorjaarsnota) van het jaar waarop de stelpost betrekking heeft.

Negatieve stelposten worden nooit later verdeeld dan bij de najaarsnota van het jaar waarop de stelpost betrekking heeft.

Artikel 10

Deze regeling is van toepassing voor het beheer van budgetten van de gemeente Weesp voor zover dat betrekking heeft op de algemene beginselen van het budgetbeheer. De begroting van de gemeente Weesp is echter anders opgebouwd dan die van de gemeente Amsterdam en ook de principes die gehanteerd kunnen worden bij compensatie verschillen. Om die reden zijn in artikel 10 de specifieke bepalingen van Amsterdam niet van toepassing verklaard en effectief vervangen door de specifieke bepalingen die voor de gemeente Weesp gelden en die door het college van de gemeente Weesp zijn vastgelegd in de Regeling budgethouders en budgetbeheer Weesp. Dat besluit maakt deel uit van deze regeling als bijlage, zodat toch op één plaats het budgetbeheer voor zowel de gemeente Amsterdam als de gemeente Weesp is geregeld.