Reglement burgerlijke stand gemeente Haarlem 2018

Artikel 1. Kader en begripsbepaling

• 1) Het wettelijk kader van dit reglement zijn de bepalingen over de burgerlijke stand uit Boek I van het Burgerlijk Wetboek, artikelen 1 tot en met 4 van het Besluit burgerlijke stand 1994 en de Wet rechten burgerlijke stand.

• 2) Begripsbepaling:

  • a) Ambtenaar van de burgerlijke stand: een ambtenaar in dienst van de gemeente als zodanig benoemd door Burgemeester en Wethouders (art. 16, leden 2 en 3 van Boek I van het Burgerlijk Wetboek);

  • b) Buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand: een ambtenaar in dienst van de gemeente of van een andere gemeente, of een persoon die geen ambtenaar in gemeentelijke dienst is, als zodanig benoemd door of namens Burgemeester en Wethouders (art. 16, lid 2 en 3 van Boek I van het Burgerlijk Wetboek);

  • c) Gemeentehuis: alle locaties die conform artikel 4 van dit reglement door of namens Burgemeester en Wethouders zijn aangewezen als trouwlocatie.

  • d) Bruidspaar: diegenen die hun verzoek voor het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap schriftelijk hebben vastgelegd bij de gemeente.

  • e) Voltrekking: de dag en tijd waarop de voltrekking van het huwelijk of de registratie van het partnerschap door de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand plaatsvindt.

Artikel 2. Benoeming ambtenaren van de burgerlijke stand

• 1. De ambtenaar van de burgerlijke stand wordt voor een in het benoemingsbesluit te bepalen periode benoemd. Deze periode mag maximaal het tijdvak betreffen dat de ambtenaar in dienst is van de gemeente Haarlem of van een andere gemeente en bovendien werkzaam is op het vakgebied Burgerzaken.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders kan een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand benoemen voor een in het benoemingsbesluit te bepalen periode.

• 3. Het college van burgemeester en wethouders kan een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand benoemen voor de voltrekking van één huwelijk. Deze persoon kan in dienst zijn van de gemeente Haarlem, van een andere gemeente in Nederland of een persoon zijn die niet in dienst is van een gemeente. Deze buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, ontvangt voor de voltrekking van het huwelijk geen vergoeding van de gemeente Haarlem.

• Bij alle huwelijksvoltrekkingen die voltrokken worden door iemand die door het college van burgemeester en wethouders benoemd is voor de voltrekking van één huwelijk, zal een (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand van het Klantcontactcentrum van de gemeente Haarlem aanwezig zijn, om indien nodig de regie te houden.

• 4. De burgemeester kan de benoeming tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand weigeren indien deze naar zijn mening afbreuk zou doen aan de waardigheid of het gezag van de gemeente of de ambtenaar van de burgerlijke stand als uitvoerder van de wet.

Artikel 3. Bepalingen bij benoeming tot buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand

• 1) Benoeming geschiedt voor uitvoering van wettelijke taken betreffende de voltrekking van huwelijken en geregistreerde partnerschappen.

• 2) De benoeming geldt voor een in het benoemingsbesluit te bepalen periode. Deze periode bedraagt:

  • a) voor leden van het bestuur van de gemeente Haarlem, de periode die zij aaneengesloten deel uitmaken van dit bestuur;

• 3) voor een elders reeds benoemd en beëdigd (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand die minimaal éénmaal eerder een huwelijk heeft voltrokken, in verband met een voltrekking op verzoek, de dag van de voltrekking;

• 4) voor kandidaten die door eigen werving en selectie geschikt zijn bevonden maximaal 5 jaar;

• 5) voor door derden voorgedragen kandidaten na ontheffing van de burgemeester voor de dag van de voltrekking.

• 6) 3. Voor de benoeming geldt een maximum leeftijd van 70 jaar.

• 7) 4. Als een ambtenaar van de burgerlijke stand of een buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand, op grond van het bepaalde in lid 2 of 3 van dit artikel, de benoeming verliest, bestaat de mogelijkheid van herbenoeming.

• 8) 5. Herbenoeming na het bereiken van de leeftijd van 70 jaar kan, voor zover het een goede uitvoering van de taak niet in de weg staat, steeds voor een tijdvak van 1 jaar.

• 9) Bij het benoemingsbesluit gelden de schriftelijk overeengekomen voorwaarden die aan de benoeming zijn verbonden, betreffende beloning, middelen, opleiding, taakuitvoering en minimale inzetbaarheid, zoals nader vastgelegd in de Bijlage bij artikel 3, lid 6.

Artikel 4. Aanwijzing locaties voor voltrekking huwelijken en geregistreerde partnerschappen

• 1. Voltrekkingen, nulpakket (kosteloos), vinden plaats in een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen ruimte in de publiekslocaties van de gemeente.

• 2. Voltrekkingen, basispakket, vinden plaats in een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen trouwlocatie in het gemeentehuis.

• 3. Voltrekkingen, all-in pakket, vinden plaats in een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen trouwlocatie in het gemeentehuis.

• 4. Voltrekkingen, keuzepakket, kunnen plaatsvinden op elke locatie in de gemeente naar keuze van het bruidspaar, als geen van de volgende gronden reden geven tot weigering van een locatie:

  • a. strijdigheid met het belang van de openbare orde, het voorkomen of beperken van overlast, de verkeersveiligheid of de veiligheid van personen of goederen, het voorkomen van strafbare feiten;

  • b. strijdigheid met de openbaarheidseis, omdat de locatie geen openbare bestemming of openbaar karakter heeft of slecht toegankelijk is;

  • c. strijdigheid met de brandveiligheidseis voor openbare gelegenheden;

  • d. de locatie van de voltrekking is niet aanduidbaar met een daaraan verbonden officieel adres, precieze topografische plaatsbepaling of combinatie van beide; e. Het bruidspaar kan geen schriftelijke toestemming van de eigenaar van de locatie overleggen.

  • e. Afbreuk aan de waardigheid of het gezag van de gemeente of de ambtenaar van de burgerlijke stand als uitvoerders van de wet.

• 5. Bij voltrekkingen, genoemd in voorgaande leden, gelden de algemene voorwaarden, zoals bepaald in de Bijlage bij artikel 4, lid 5, die schriftelijk met de verzoeker worden overeengekomen en vastgelegd bij de intake voor een huwelijk of geregistreerd partnerschap.

• 6. De toestemming voor het eenmalig gebruik van een locatie als trouwlocatie wordt pas gegeven nadat de toestemming als bedoeld in het vierde lid en eventuele andere benodigde vergunningen zijn afgegeven.

Artikel 5. Openstelling en planning

• 1. De bureaus waar de werkzaamheden van de burgerlijke stand worden verricht zijn voor het publiek geopend gedurende de openingstijden die zijn vastgesteld voor de Publiekshal, voor zover deze dagen niet zijn algemene erkende of daarmee gelijkgestelde feestdagen in de zin van artikel 3 van de Algemene termijnenwet

• 2. Voor voltrekkingen en kosteloze voltrekkingen stelt het college van burgemeester en wethouders tijden en planningen nader vast, zoals bepaald in de Bijlage bij artikel 5.

Artikel 6. Slotbepalingen

• 1. Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement Burgerlijke stand van de gemeente Haarlem.

• 2. Zij treedt in werking op de dag na publicatie.

Aldus vastgesteld in de vergadering van Burgemeester en Wethouders op 30-10-2018.

Burgemeester en Wethouders van Haarlem,

Drs. J. Wienen

Dhr. J. Scholten

Toelichting op het Reglement burgerlijke stand

Artikel 1. Begripsbepalingen

Dit artikel geeft een definitie aan de begrippen die gebruikt worden in dit reglement en zijn voor zover mogelijk ontleend aan het wettelijk kader voor de burgerlijke stand.

Artikel 2. Benoeming ambtenaren van de burgerlijke stand

Voor de ambtenaar van de burgerlijke stand geldt de wettelijke bepaling van benoeming door het college en beëdiging door de rechtbank. De ambtenaar van de burgerlijke stand is onafhankelijk en heeft zijn eigen bevoegdheid en verantwoordelijkheid op grond van de wet. Het reglement stelt voorwaarden aan de benoeming betreffende tijdsduur en deskundigheid.

De hier genoemde aanvullende bepalingen op wat wettelijk is geregeld rondom de benoeming van de ambtenaar van de burgerlijke stand, zijn bedoeld om de vakkennis en professionaliteit te garanderen die nodig zijn voor het uitvoeren van de wettelijke taken van de ambtenaar van de burgerlijke stand.

Tevens ligt hier de basis voor benoeming van buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand. De ambtenaar van de burgerlijke stand ontvangt nogal eens een verzoek om een huwelijk te laten voltrekken door een voor het bruidspaar speciale persoon.

Voor dit doel kan een persoon benoemd worden voor dat enkele huwelijk, wanneer dit een All-in pakket betreft. Hierbij moet een (buitengewoon) ambtenaar burgerlijke stand altijd bij aanwezig zijn om toe te zien dat alles goed en volgens de vereiste verloopt.

Tot slot wordt de burgemeester nog de gelegenheid gegeven een benoeming te weigeren ook al wordt voldaan aan de formeel gestelde eisen. Te denken valt dan aan trouwambtenaren die wellicht in andere gemeenten wél zijn benoemd, maar welke hun ambt uitoefenen op een wijze die in Haarlem niet als passend bij een huwelijksvoltrekking wordt gevonden.

Artikel 3. Bepalingen bij benoeming tot buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand

De juridische voltrekking van een huwelijk of geregistreerd partnerschap moet openbaar worden vastgelegd. Dat gebeurt tijdens de trouwceremonie. De trouwceremonie is een belangrijke maatschappelijke en vaak emotionele gebeurtenis voor bruidspaar, verwanten en aanwezigen. Door de ontwikkeling van het klantdenken bij de overheid is daarom ook steeds meer ruimte gekomen voor een persoonlijke op het bruidspaar gerichte invulling van de ceremonie. Dat vraagt veel voorbereidingstijd, inlevingsvermogen en flexibiliteit van de ambtenaar van de burgerlijke stand. Het aanstellen van meerdere buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand voor deze taak is een efficiënte en effectieve organisatorische oplossing gebleken. De bepalingen in dit artikel regelen het kader van benoemingsvoorwaarden, taken en termijnen.

De kerntaak van de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is het rechtsgeldig voltrekken en registreren van een huwelijk, de wijze waarop is de toegevoegde waarde. Dit staat op gespannen voet met een groeiende praktijk dat bruidsparen hun eigen trouwambtenaar benoemd willen zien. Dat is vaak iemand uit de familie- of kennissenkring of een zelfstandige die zich als trouwambtenaar verhuurt. Het staat haaks op het huidige zorgvuldige selectiebeleid. Het gaat om balans tussen wetsbetrachting, dienstverlening en administratieve last. Eenmalige benoemingen verstoren die balans en zijn daarom niet wenselijk. Benoeming en beëdiging van een trouwambtenaar voor een enkel huwelijk geeft bovendien buitenproportionele administratieve last. Door het freelance karakter van de taakuitvoering en de tijdelijkheid van een benoeming tot buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand is gekozen voor het aangaan van een schriftelijke overeenkomst met voorwaarden bij de benoeming, waarop partijen zich kunnen beroepen. Hiervoor is een standaard overeenkomst van toepassing. Zie bijlage bij artikel 3.6.

Artikel 4. Aanwijzing locaties voor voltrekking huwelijken en geregistreerde partnerschappen

De aanwijzing van trouwlocaties is na de invoering van de Wet dualisering gemeentebestuur in 2002 een bevoegdheid van Burgemeester en Wethouders geworden.

Er zijn 4 gradaties in het huwelijksaanbod aangebracht, variërend van slechts het wettelijk noodzakelijke in een eenvoudige ruimte tot de traditionele all-in voltrekking op een toplocatie. De vraag naar alternatieve wijzen van voltrekkingen is de afgelopen jaren toegenomen. Dat uit zich in een toename van het aantal verzoeken voor een kosteloos huwelijk en de vraag naar veel eigen inbreng in de voltrekking.

Het basispakket is ontwikkeld om paren die tegen geen of weinig kosten willen trouwen een goede mogelijkheid daartoe te bieden. Hiermee wordt beoogd de druk op de wettelijk verplichte kosteloze trouwtijden, het nulpakket, te verlichten en de ongewenste overloop naar de omliggende gemeenten te verminderen. Voor het basispakket geldt een relatief laag legestarief. Aan het traditionele huwelijk, het all-in pakket, verandert niets.

De landelijke trend om op elke locatie in de gemeente te kunnen trouwen is nu ook mogelijk gemaakt middels het keuzepakket. Als toetsingscriterium voor een locatie van vrije keuze is een aantal weigeringsgronden opgenomen, die tezamen het wettelijk- en beleidskader vormen. De wens van paren om daar te trouwen waar zij willen kan soms leiden tot strijd met wettelijke bepalingen of algemene grondprincipes. Om dit te voorkomen zijn grenzen aan de keuzevrijheid gesteld.

De wet schrijft voor dat een huwelijk openbaar voltrokken moet worden in het huis der gemeente.

Bij de toepassing van dit wetsartikel is landelijk veel verschil van uitleg. Gekozen is voor een ruimere uitleg van dit begrip, zoals is verwoord in het 4e lid onder d. Een trouwlocatie zal tenminste op een eenduidige manier moeten kunnen worden aangeduid in het aanwijzingsbesluit met een adres of topografische plaatsbepaling. In die zin kan het ook niet een mobiele locatie zijn die op het moment van de huwelijksvoltrekking in beweging is, zoals een rijdende trein of auto, dan wel een varende boot. Openbaarheid houdt in dat de locatie algemeen bekend is en voor iedereen vrij toegankelijk.

Verder gelden eisen ten aanzien van openbare orde, veiligheid en waardigheid. Voorkomen moet worden dat de ambtenaar van de burgerlijke stand zijn openbare taak moet uitvoeren op een locatie of wijze die zijn waardigheid en gezag als uitvoerder van de wet ondermijnt. Het kan niet zo zijn dat keuzevrijheid leidt tot trouwlocaties die qua aard of uitstraling niet geschikt zijn voor het houden van formele plechtigheden en de gemeente in opspraak zouden kunnen brengen. Te denken valt ook aan een locatie die zich in slechte bouwkundige staat bevindt, waardoor de aanwezigen direct fysiek gevaar lopen.

Als een bruidspaar een locatie naar eigen keuze aandraagt, zal de ambtenaar van de burgerlijke stand eerst een onderzoek naar eventuele strijdigheid met de weigeringsgronden doen. Het kan zijn dat tegen het gebruik van een locatie geen bezwaar bestaat, mits bijvoorbeeld eerst een gebruiksvergunning dan wel een evenementenvergunning door de eigenaar of het bruidspaar wordt geregeld. Het 6e lid bepaalt, dat de toestemming pas kan worden gegeven als het bruidspaar de benodigde vergunning kan tonen.

Tot slot legt de ambtenaar van de burgerlijke stand de voorwaarden vast die bij de huwelijksvoltrekking gelden in een contract. Hierin worden de algemene voorwaarden opgenomen die gelden bij een locatie, zoals het hebben van een sanitaire voorziening en een kleedruimte voor de ambtenaar van de burgerlijke stand.

Artikel 5. Openstelling en planning

Voor voltrekking van huwelijken en geregistreerde partnerschappen gelden aparte afspraken met de trouwlocaties en ruimere algemene trouwtijden dan de openingstijden van de publiekshal.

Bijlage bij artikel 3, lid 6

Bij deze benoeming gelden de volgende voorwaarden:

• 1. De gemeente Haarlem verstrekt u een standaard vergoeding per voltrokken huwelijk conform het reglement buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand;

• 2. De gemeente Haarlem geeft u een jacquet/toga in bruikleen;

• 3. De gemeente Haarlem biedt u een cursus ambtenaar van de burgerlijke stand voor het voltrekken van huwelijken aan;

• 4. De gemeente Haarlem verzorgt de inroostering van de buitengewone ambtenaren van de burgerlijke stand en is eindverantwoordelijk voor de taak van huwelijksvoltrekkingen in de gemeente Haarlem;

• 5. U voltrekt alle aan u toebedeelde huwelijken;

• 6. U bent beschikbaar voor het voltrekken van minimaal 10 huwelijken per jaar/de door u aan te geven huwelijken gedurende uw benoemingsperiode;

• 7. U bent beschikbaar voor het voltrekken van huwelijken gedurende alle tijden die de gemeente daarvoor aanbiedt:

• 8. U houdt voor de uitvoering van uw taak contact met de medewerker van dienst voor huwelijkszaken en houdt u aan de werkinstructies;

• 9. U meldt periodes van absentie voor het uitvoeren van uw taak tijdig aan de medewerker van dienst;

• 10. U bent verantwoordelijk voor de contacten en het voorbereidingsgesprek met het bruidspaar over de huwelijksvoltrekking;

• 11. U bent verantwoordelijk voor de huwelijksvoltrekking en de correcte uitvoering van de daarbij geldende bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek;

Bijlage bij artikel 4, lid 5

Algemene voorwaarden bij voltrekkingen:

• 1. Bij annulering¹ van deze reservering gelden de volgende voorwaarden voor restitutie van legeskosten:

  • a) Bij annulering van uw reservering tot 12 kalendermaanden voorafgaande aan uw reserveringsdatum (trouwdag) zullen wij u 75% van de door u voldane legeskosten restitueren;

  • b) Bij annulering van uw reservering van 12 kalendermaanden tot 6 kalendermaanden voorafgaande aan uw reserveringsdatum (trouwdag) zullen wij u 50% van de door u voldane legeskosten restitueren;

  • c) Bij annulering van uw reservering van 6 kalendermaanden tot 1 kalendermaand voorafgaande aan uw reserveringsdatum (trouwdag) zullen wij u 25% van de door u voldane legeskosten restitueren;

  • d) Bij annulering van uw reservering van 1 kalendermaand voorafgaande aan uw reserveringsdatum (trouwdag) zullen wij u 0% van de door u voldane legeskosten restitueren;

  • e) Bij wijziging van uw trouwdatum en/of trouwlocatie naar een andere trouwdatum en/of trouwlocatie in Haarlem, binnen 4 weken voor de datum van het huwelijk, zullen wij u 100% van de kosten voor de vervallen reservering in rekening brengen, boven op de kosten voor de nieuwe locatie. Buiten deze termijn worden de door de wijziging optredende meerkosten alsnog bij u in rekening gebracht, dan wel het bedrag waarmee de kosten verminderen aan u gerestitueerd.

• 2. Wij betalen de restitutie uitsluitend na ontvangst van een door u gedateerde en ondertekende schriftelijke annulering. U geeft daarbij een Nederlandse bank- of girorekening op. Als datum van uw annulering telt de ontvangstdatum.

• 3. U overlegt uiterlijk op de dag van de huwelijksaangifte alle door ons gevraagde documenten. U volgt voor buitenlandse documenten onze schriftelijke aanwijzingen op. Als u in gebreke blijft bij het aanleveren van alle gevraagde informatie en documenten, waardoor de ambtenaar van de burgerlijke stand moet beslissen dat het huwelijk niet voltrokken kan worden, passen wij dezelfde restitutieregeling toe als onder punt 1.

• 4. Als de ambtenaar van de burgerlijke stand vaststelt dat er huwelijksbeletselen bestaan die voltrekking van uw huwelijk in de weg staan, waardoor de reservering van de trouwdatum komt te vervallen, passen wij dezelfde restitutieregeling toe als onder punt 1.

• 5. Wij houden ons het recht voor, vanwege uitzonderlijke omstandigheden, een andere trouwruimte aan te wijzen dan met u in dit contract is afgesproken.

• 6. Voor alle locaties geldt dat het u niet is toegestaan om rijst, confetti of bloemblaadjes te strooien. U bent verantwoordelijk voor het naleven van deze regel.

• 7. Voor het oplaten van meer dan 1000 ballonnen heeft u ruim van tevoren een vergunning aangevraagd bij afdeling veiligheid.

• 8. Wij zullen herstelkosten van schade aan de trouwzaal of het directe buitengebied ontstaan door uw toedoen of door toedoen van uw gasten bij uw huwelijksvoltrekking geheel of gedeeltelijk op u verhalen.

• 9. De ambtenaar van de burgerlijke stand heeft het recht aanvullende documenten te verlangen, anders dan in dit contract vastgelegd, die naar zijn oordeel alsnog nodig zijn voor het vaststellen van de huwelijksbevoegdheid van u beiden.

• 10. Een huwelijks of partnerschapsvoltrekking duurt maximaal 40 minuten. Een kosteloze voltrekking duurt maximaal 10 minuten.

• • 11. a. In de gebruiksvergunningen van de trouwlocaties is in verband met de veiligheid een maximum gesteld aan het aantal personen dat in de zaal tegelijkertijd mag verblijven. Gravenzaal 140, Librije 75

  • b. De gemeente is niet aansprakelijk voor geleden schade veroorzaakt bij of door overschrijding van deze bij de trouwlocatie geldende norm.

Bijlage bij artikel 5. Algemene planning en locaties trouwzalen

• 1. Voor voltrekkingen van het nulpakket gelden de volgende tijden en locatie:

• Huwelijks- en ondertrouwkamer, publiekshal

• Aanvangstijden dinsdag: 9.15, 9.30.

• Ceremonie duurt maximaal 10 minuten

• 2. Voor voltrekkingen van het basispakket gelden de volgende tijden en locatie:

• Librije stadhuis

• Aanvangstijden van maandag tot en met woensdag: 9.30, 10.30, 11.30, 12.30, 13.30, 14.30, 15.30.

• Ceremonie duurt maximaal 15 minuten;

• 3. Voor voltrekkingen van het all-inpakket gelden de volgende tijden en locaties:

• Gravenzaal stadhuis

• Aanvangstijden maandag tot en met vrijdag: 9.00, 10.00, 11.00, 12.00, 13.00, 14.00, 15.00, 16.00.

• Aanvangstijden zaterdag in de maanden mei tot en met september: 11.00, 12.00, 13.00, 14.00.

• Ceremonie duurt maximaal 40 minuten.

• Librije stadhuis

• Aanvangstijden van maandag tot en met vrijdag: 9.30, 10.30, 11.30, 12.30, 13.30, 14.30, 15.30.

• Aanvangstijden op zaterdag: 10.30, 11.30, 12.30, 13.30.

• Ceremonie duurt maximaal 40 minuten;

• 4. Voor voltrekkingen van het keuzepakket gelden geen beperkingen in tijd.