Aanvullend vervangingsbesluit voor gescande post 2024

Burgemeester en wethouders van de Gemeente Zwolle

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet, artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling.

BESLUITEN:

Tot vervanging van papieren stukken voor digitale stukken voor de volgende soorten archiefstukken:

• Gescande post die in andere systemen dan een archiefsysteem bewaard wordt vanaf 2013

• Gescande post uit een archiefsysteem uit de periode 2013-2015

• Gescande post ‘rechtmatigheidsformulieren’ uit de periode 2014-2016

Waarborging van de belangen

• a. De genoemde poststukken scannen we nu en vroeger ook al in dezelfde kwaliteit als de post die onder de eerder vervangingsbesluiten vallen (substitutiewaardig). Dit is beschreven in ons Handboek Vervanging.

• b. De stukken zijn opgenomen in verschillende systemen voor digitale afhandeling.

De papieren poststukken worden vernietigd 3 maanden na scanning.

Dit besluit treedt in werking na publicatie in het Gemeenteblad

Zwolle, 11 juni 2024

Burgemeester en Wethouders van de Gemeente Zwolle

Bent u het niet eens met dit besluit?

Dan kunt u, als u belanghebbende bent, bezwaar maken. In dat geval adviseren wij u om eerst telefonisch contact met ons op te nemen. We nemen dan samen met u het besluit door. U kunt hiervoor bellen met Maria Willems, telefoonnummer (038) 498 3090, bereikbaar op maandag tot en met donderdag.

Als we er niet uitkomen, kunt u een bezwaarschrift sturen naar het college van burgemeester en wethouders. De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken, te beginnen met de dag van officiële publicatie van het besluit. Zorgt u ervoor dat u het bezwaarschrift indient binnen deze termijn door ons is ontvangen. Daarmee voorkomt u dat wij uw bezwaarschrift niet meer kunnen behandelen.

Hoe maakt u bezwaar?

U kunt uw bezwaarschrift digitaal indienen. Dat kan via de website van de gemeente Zwolle, www.zwolle.nl/bezwaarindienen. Hier vindt u alle informatie. Voor het digitaal indienen van een bezwaarschrift heeft u een DigiD inlogcode nodig. U kunt uw bezwaarschrift ook schriftelijk indienen.

Uw bezwaarschrift richt u aan het college van burgemeester en wethouders. Het adres is Postbus 10007, 8000 GA Zwolle.

In uw bezwaarschrift moet het volgende staan:

1. uw naam, adres en graag ook uw telefoonnummer;

2. de naam van het besluit ‘Aanvullend vervangingsbesluit voor gescande post 2024'.

3. de reden waarom u bezwaar maakt;

4. de datum en uw handtekening.

Dient iemand anders namens u een bezwaarschrift in? Stuur dan een volmacht mee.