/2/png-2/RGB.png)
Gemeenteblad van Etten-Leur
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Etten-Leur | Gemeenteblad 2024, 262772 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Etten-leur 2024
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in de gemeente plaatsvindt.
Dit beleid is gebaseerd op het model Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de VNG uit 2019 en voldoet aan de regels in de Aanbestedingswet.
De gemeente streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na die onder andere zijn verwoord in het raadsprogramma. Aangezien inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend en dit staat verwoord in hoofdstuk twee. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit hiermee zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente.
Daarnaast gaat de gemeente bij het inkopen van werken, leveringen of diensten uit van de volgende uitgangspunten:
- -
- -
- -
- -
Deze uitgangspunten worden toegelicht in de hoofdstukken drie tot en met zes.
In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Gemeente
Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente De Gemeente Etten-Leur
Inkopen (Rechts)handelingen van de Gemeente gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben.
Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en/of de Europese aan bestedingsrichtlijnen.
Ondernemer Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’.
2. GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN
De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de ambities uit het raadsprogramma 2022-2026 concretiseren en de volgende doelstellingen realiseren:
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
3.2 Algemene beginselen bij Inkopen
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De Gemeente kan bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht nemen:
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past, mits passend, bij de betreffende Inkopen in ieder geval toe:
- •
- •
- •
In de Offerteaanvraag is aangeduid welke voorwaarden van toepassing zijn. De Gemeente kan andere voorwaarden van toepassing verklaren in geval zij die meer passend acht.
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.
Ten tijde van het vaststellen van dit beleid geldt geen verplichte klachtenafhandeling. De gemeente zal een klachtenregeling instellen die voldoet aan de nieuwe, nog vast te stellen Aanbestedingswet.
4. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN
- a.
De Gemeente heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De gemeente Etten-Leur verstaat onder integriteit dat bestuurders en ambtenaren hun functie adequaat en zorgvuldig uitoefenen, met inachtneming van hun verantwoordelijkheden en de geldende regels. Als regels ontbreken of onhelder zijn, dan handelt men op moreel verantwoorde wijze, op basis van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen. Men neemt verantwoordelijkheid voor het eigen handelen, is aanspreekbaar op het eigen gedrag, en spreekt anderen hier zo nodig op aan.
- b.
De Gemeente wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden, het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden en door toepassing van de Wet Bibob. In het gemeentelijke Bibob beleid is vastgelegd op welke wijze de Gemeente de uit de Wet Bibob voortvloeiende bevoegdheden toepast bij overheidsopdrachten.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen
- a.
Bij Inkopen neemt de Gemeente sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven Inkopen (‘MVOI’) betekent dat de we breder kijken dan alleen inkopen; het gaat ook over duurzaam intern opdrachtgeverschap. Dat betekent het geheel aan interne processen en activiteiten bij de gemeente om van duurzame beleidsdoelen naar concrete uitvoering door marktpartijen te komen. Anders gezegd: MVOI gaat de hele organisatie aan. MVOI gaat dus, naast klimaat, duurzaamheid en milieu, ook over inclusie en diversiteit, social return en ketenverantwoordelijkheid. De gemeente streeft hierbij naar inkopen met impact waarmee maatschappelijke doelen kunnen worden gerealiseerd. De Gemeente wil MVOI stimuleren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
In het Plan van Aanpak Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVOI) leggen we vast uit hoe we duurzaamheid toevoegen in onze aanbestedingen. Dit nieuwe plan wordt nog opgesteld. Hierin is per thema concreet aangegeven hoe de gemeente Etten-Leur invulling geeft aan duurzaam, milieuvriendelijke en circulair inkopen
- b.
- a.
Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
- a.
De Gemeente acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk.
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
- b.
De Gemeente kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on) afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
- a.
De Gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt.
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Daar waar mogelijk volgens de geldende wet- en regelgeving zullen lokale ondernemers worden uitgenodigd. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
- b.
De Gemeente heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP).
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
- c.
De Gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen.
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoor zieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.6 Bepalen van de inkoopprocedure
De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteert zij (onder meer) onderstaande tabel. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − bij de onderstaande bedragen de volgende procedures hanteren, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte.
Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente nationaal aanbesteden. De Gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
De Gemeente zal − met inachtneming van de Gids Proportionaliteit − per Inkoop bepalen welke strategie zij hanteert. De verkorte en uitgebreide strategie worden door de Gemeente schriftelijk goedgekeurd. (Bedragen zijn exclusief BTW)
5.7 Raming en financiële budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen.
De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN
Binnen de gemeente Etten-Leur is sprake van een decentrale inkoopfunctie, waarbij iedere afdeling in beginsel zelf verantwoordelijk is voor de inkopen en bestellingen. Hierbij kan de gemeente Etten-Leur gebruik maken van de begeleiding van de inkoopadviseurs van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant.
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. De portefeuillehouder Inkopen is verantwoordelijk voor Inkopen. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurder, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-262772.html