2e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling HLTsamen

De colleges van burgemeester en wethouders van Hillegom, Lisse en Teylingen, ieder voor zover voor de eigen gemeente bevoegd;

overwegende dat het wenselijk is om de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen te wijzigen, als gevolg van de wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen per 1 juli 2022, het organisatieontwikkeltraject van de werkorganisatie HLTsamen en de wens tot actualisatie en vereenvoudiging;

gelet op

• het daartoe strekkend verzoek van het bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen;

• de Wet gemeenschappelijke regelingen en de Gemeentewet;

• de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen; en

• de toestemming van de gemeenteraden van Hillegom, Lisse en Teylingen voor het wijzigen van deze regeling door de colleges van die gemeenten;

besluiten:

ARTIKEL I

Tot vaststelling van de 2e wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie HLTsamen, luidende als volgt:

A

In de Titel, bij overweging sub a, in de aanhef van de regeling, in artikel 1, sub g, en in artikel 2, eerste lid wordt HLT Samen vervangen door HLTsamen.

B

Onder 'Overwegende' sub c wordt verwijderd:

‘(onder andere de 36 strategische afspraken in het Valentijnsakkoord)’

C

De titel 'Inhoudsopgave Gemeenschappelijke Regeling' en de opsomming van de inhoud vervallen.

D

In artikel 1, aanhef en onder a, wordt 'de drie gemeentesecretarissen' vervangen door 'maximaal vijf personen, waaronder in ieder geval de secretarissen van de gemeenten'

E

In artikel 3 wordt ‘en maakt een zelfstandige beleidskoers voor de drie individuele gemeentebesturen mogelijk.’ vervangen door ’. Met inachtneming van de zelfstandige beleidskoers die voor de drie individuele gemeentebesturen door de werkorganisatie mogelijk wordt gemaakt, benutten de gemeenten en de werkorganisatie de mogelijkheden voor standaardisatie van processen en efficiëntie op beleidsvorming.’

F

In artikel 5, derde lid, wordt 'voor het kunnen functioneren als gefuseerde ambtelijke organisatie en het uitvoeren van hiermee samenhangende taken' vervangen door 'om te kunnen functioneren'.

G

Onder verlettering van 'k tot en met n' in 'j tot en met m' wordt artikel 7, tweede lid, sub j, verwijderd.

H

In artikel 7, tweede lid, sub j (nieuw), wordt 'gevolg' vervangen door 'gevolgen.

I

Onder vernummering van het vierde en vijfde lid tot het derde en vierde lid, wordt het derde lid van artikel 7 verwijderd.

J

In artikel 9, eerste lid, wordt 'stelt' vervangen door 'kan' en wordt ' vast' vervangen door 'vaststellen'.

K

In artikel 9, tweede lid, wordt 'Het bestuur vergadert jaarlijks tenminste tweemaal en voorts' vervangen door: 'Onverminderd het bepaalde in artikel 22, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen vergadert het bestuur'.

L

In de titel van Hoofdstuk 4, in artikel 11, tweede tot en met vijfde lid (meermaals), in artikel 12, eerste en tweede lid, en in artikel 16, tweede lid wordt 'de' voor 'directieteam' vervangen door 'het'.

M

In het opschrift van artikel 11 wordt 'directieteam' vervangen door 'Directieteam'

N

Artikel 13 komt als volgt te luiden:

• '1. Het bestuur regelt de rechtspositie van het personeel en neemt daartoe de benodigde besluiten.

• 2. Bij de regeling van de rechtspositie van het personeel wordt de Cao Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties gehanteerd.

• 3. Het bestuur stelt de formatie vast.

• 4. Het bestuur is belast met het aanstellen, schorsen en ontslaan van personeel.

• 5. Het bestuur kan de in het eerste en vierde lid bedoelde bevoegdheden mandateren aan het directieteam.'

O

Artikel 14, eerste tot en met derde lid, komt te vervallen en hier wordt de tekst ‘(vervallen)’ opgenomen.

P

Artikel 15 komt als volgt te luiden:

• '1. Het afleggen van verantwoording of verstrekken van inlichtingen door een lid van het bestuur aan het college dat hem heeft aangewezen, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, gebeurt mondeling of schriftelijk.'

• 2. Het verstrekken van gevraagde en ongevraagde inlichtingen door het bestuur aan de raden, zoals bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen, gebeurt schriftelijk.

• 3. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raden, onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.

• 4. Voor het verstrekken van inlichtingen geldt dat:

  • a. relevante informatie in een zo vroeg mogelijk stadium wordt verschaft; en

  • b. informatie op hoofdlijnen wordt verstrekt, tenzij een detail (politiek) relevant is of als er specifiek om is gevraagd.'

Q

In hoofdstuk 5 wordt na artikel 15 een nieuw artikel ingevoegd, dat luidt als volgt:

'Artikel 15a Zienswijzen

Naast de wettelijke en op grond van deze regeling bepaalde zienswijzenprocedures kan het bestuur ook aan de raden om een zienswijze vragen wanneer de meerderheid van het bestuur dat nodig vindt.'

R

Artikel 19 vervalt en hier wordt de tekst ‘(vervallen)’ opgenomen.

S

Artikel 20 komt als volgt te luiden:

‘Artikel 20 Begrotingswijzigingen

• 1. Voor de volgende categorieën begrotingswijzigingen is het bepaalde in artikel 35, zesde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen niet van toepassing:

  • a. wijzigingen van de begroting die niet leiden tot een wijziging in de bijdragen van de gemeenten; of

  • b. wijzigingen van de begroting waarin in de gemeentebegroting al is voorzien in een bijdrage ten behoeve van de werkorganisatie.

• 2. Wijzigingen in de begroting kunnen ook worden vastgesteld gedurende het jaar waarvoor de begroting geldt. In dat geval hoeft inzending aan gedeputeerde staten niet voor 15 september plaats te vinden.’

T

Artikel 21 vervalt en hier wordt de tekst ‘(vervallen)’ opgenomen.

U

Artikel 26 komt als volgt te luiden:

• '1. Iedere deelnemer kan besluiten tot uittreding uit deze regeling. Het daartoe strekkende besluit wordt terstond toegezonden aan het bestuur. De procedure voor uittreding vangt aan op de dag nadat het bestuur het betreffende besluit heeft ontvangen.

• 2. Het bestuur zendt het besluit tot uittreding van een deelnemer aan de overige colleges.

• 3. Uittreding geschiedt per 1 januari van enig jaar, waarbij een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht wordt genomen.

• 4. Na ontvangst van de in het eerste lid bedoelde besluit, komen de uittredende deelnemer en het bestuur, uiterlijk 6 maanden voor de datum van uittreding, een concept-uittredingsregeling overeen. De concept-uittredingsregeling wordt door de deelnemers vastgesteld, waarbij de belangen van de uittredende deelnemer en die van de achterblijvende deelnemers op reële en evenwichtige wijze worden afgewogen.

• 5. In de concept-uittredingsregeling worden de personele, juridische, organisatorische en financiële gevolgen, waaronder de gevolgen voor het vermogen, van de uittreding geïnventariseerd, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan, de voorwaarden voor uittreding, de hoogte van de uittreedsom en de overname van personeel en/of overige verplichtingen door de uittredende deelnemer.

• 6. Indien blijkt dat, als gevolg van een mogelijk verlies aan arbeidsplaatsen, een overleg met de bij de sector betrokken vakbonden noodzakelijk is ten behoeve van het opstellen van een sociaal plan, wordt de conclusie van dit overleg opgenomen in de concept-uittredingsregeling.

• 7. Indien het bestuur constateert dat het besluit tot uittreding de vraag oproept of continuering van de samenwerking in de gemeenschappelijke regeling HLTsamen redelijkerwijs nog wel mogelijk is, doet zij de deelnemers een voorstel tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling HLTsamen als bedoeld in artikel 27.

• 8. Het bestuur en de uittredende deelnemer zullen zich inspannen om de nadelige gevolgen van de uittreding voor de werkorganisatie en de uittredende deelnemer zo veel mogelijk te beperken, bijvoorbeeld door personeel of andere verplichtingen over te nemen of anderszins in stand te doen houden.

• 9. Bij het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom is het uitgangspunt dat de uittredende deelnemer de reële schade van de werkorganisatie én de overblijvende deelnemers dient te vergoeden, die rechtstreeks gevolg is van het uittreden uit de gemeenschappelijke regeling. Daarbij wordt bij het bepalen van de hoogte van de schade in beginsel een afbouwperiode van 5 jaar gehanteerd, te rekenen vanaf de datum van uittreding.

• 10. De hoogte van de uittreedsom als bedoeld in het negende lid wordt slechts verhoogd indien er sprake is van substantiële langlopende en niet te mitigeren financiële verplichtingen. Daarbij moet vaststaan dat deze verplichtingen zich zullen voor doen én in die becijferde omvang, waarbij de bijdrage in de kosten door de uittredende deelnemer naar rato wordt vastgesteld.

• 11. De uittreedsom bestaat uit de zakelijke gerechtvaardigde kosten, te weten de kosten die rechtstreeks ontstaan uit de uittreding (frictiekosten) en de bijdragen aan de overtollige kosten (desintegratiekosten) in de in het negende lid genoemde afbouwperiode, waarbij geen verrekening van het vermogen plaatsvindt.

  • a. Onder frictiekosten wordt verstaan alle incidentele kosten in verband met de uittreding van de deelnemer. Daaronder worden in ieder geval begrepen de kosten van inhuur externe dienstverlening, kosten onderzoek accountant, kosten boventallig primair personeel, kosten opstellen sociaal plan, kosten boventallig decentrale personele overhead en kosten afwaardering activa.

  • b. De frictiekosten komen volledig ten laste van de uittredende deelnemer.

  • c. Onder desintegratiekosten wordt verstaan alle doorbelaste kosten als gevolg van overcapaciteit in personele en materiele sfeer en andere verplichtingen, die ontstaan als direct gevolg van de uittreding gedurende de in het negende lid genoemde afbouwperiode.

  • d. De desintegratiekosten die direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, komen integraal voor rekening van de uittredende deelnemer voor de duur van maximaal 5 jaar.

  • e. Desintegratiekosten die niet direct aan de uittredende deelnemer kunnen worden toegerekend, zoals investeringskosten, afschrijvingskosten, kantoorhuur, salariskosten en inhuur van personeel komen naar rato van de door de deelnemers overeengekomen kostenverdeelsleutel voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 12. De frictiekosten en desintegratiekosten worden door de accountant van de werkorganisatie bepaald aan de hand van de jaarrekeningen over de afgelopen 3 jaar voorafgaand aan de datum van uittreding. De beoordeling van de kosten van uittreden wordt gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend zijn op het moment van de daadwerkelijke uittreding.

• 13. Met het oog op het vaststellen van de hoogte van de uittreedsom vragen de uittredende deelnemer en het bestuur gezamenlijk om een bindend advies aan een onafhankelijke externe deskundige. De kosten voor het inschakelen van de externe deskundige zijn, als onderdeel van de frictiekosten, voor rekening van de uittredende deelnemer.

• 14. Het bestuur stelt de concept-uittredingsregeling vast en stuurt deze aan de colleges ter besluitvorming. De uittredingsregeling is vastgesteld indien tenminste twee derde van het aantal deelnemers hiertoe besluit.

• 15. Gedurende de periode tussen het besluit tot uittreding en effectuering daarvan is de uittredende deelnemer gehouden al haar verplichtingen na te komen.

• 16. De uittreedsom dient binnen een termijn van zes maanden nadat de uittredingsregeling is vastgesteld als bedoeld in het veertiende lid door de uittredende deelnemer te zijn voldaan, tenzij deelnemers anders overeenkomen.'

V

In artikel 28, tweede lid, wordt 'archiefverordening' vervangen door 'beheerregeling informatiebeheer'.

W

In artikel 28, zevende lid, wordt ‘benoemd, geschorst en ontslagen’ vervangen door ‘aangewezen’.

X

In hoofdstuk 8, na artikel 31, wordt een nieuw artikel ingevoegd, dat luidt als volgt:

'Artikel 31a Participatie

Voor burgerparticipatie kunnen inwoners van de deelnemende gemeenten en belanghebbenden gebruik maken van de bestaande inspraakmogelijkheden in die gemeenten.'

Y

In hoofdstuk 8, na artikel 31a (nieuw) wordt een nieuw artikel ingevoegd, dat luidt als volgt:

'Artikel 31b Evaluatie

• 1. Iedere 4 jaar vindt een evaluatie plaats, voor het eerst in 2028.

• 2. Het bestuur neemt het initiatief tot de evaluatie.

• 3. Het bestuur betrekt de colleges en de raden bij de evaluatie.

• 4. Bij de evaluatie wordt in ieder geval betrokken:

  • a. het realiseren van de doelstellingen van de werkorganisatie HLTsamen;

  • b. de voortgang van het bedrijfsplan van de werkorganisatie HLTsamen; en

  • c. de inhoud van de gemeenschappelijke regeling.

• 5. Halverwege de bestuursperiode is de evaluatie gereed.'

Z

Artikel 33 komt als volgt te luiden:

‘Artikel 33 Bekendmaking regeling

Het college van burgemeester en wethouders van Hillegom draagt zorg voor bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.’

AA

In artikel 35 wordt 'Gemeenschappelijke Regeling werkorganisatie' vervangen door 'GR'.

ARTIKEL II

Dit besluit treedt in werking op de dag nadat de regeling op de voorgeschreven wijze is bekendgemaakt.

Hillegom, 30 mei 2024

Burgemeester en wethouders van Hillegom,

A. van Erk

burgemeester

M. Witkamp

secretaris

Lisse, 30 mei 2024

Burgemeester en wethouders van Lisse

A.W.M. Spruit

burgemeester

E. Prins

secretaris

Teylingen, 30 mei 2024

Burgemeester en wethouders van Teylingen

C.G.J. Breuer J.F.A.

burgemeester

Tomassen

secretaris