Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) Etten-Leur 2023

De raad van de gemeente Etten-Leur;

gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 3 oktober 2023;

gelet op artikel 212, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) Etten-Leur 2023

Hoofdstuk 1. Begroting en verantwoording

Artikel 1. Programma-indeling

• 1. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vast.

• 2. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode op voorstel van burgemeester en wethouders per programma vast:

  • a. de taakvelden, en

  • b. de beleidsindicatoren. Het voorstel van burgemeester en wethouders bevat in ieder geval de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a, van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. De raad kan bij de begroting beleidsindicatoren aanpassen.

• 3. De raad stelt bij aanvang van iedere raadsperiode vast over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 2. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting wordt onder elk van de programma's de begrote lasten en baten weergegeven. Bij de jaarstukken wordt onder elk van de programma's de gerealiseerde lasten en baten per programma weergegeven.

• 2. Bij de uiteenzetting van het investeringsplan in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 3. In de jaarrekening wordt van de investeringen en meerjarige projecten de besteding van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven.

• 4. In het overzicht van de geraamde incidentele baten en lasten per programma worden posten vanaf € 50.000 afzonderlijk gespecificeerd.

Artikel 3. Kaders begroting en meerjarenraming

• 1. Burgemeester en wethouders bieden voor 15 juni aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 15 juli vast.

• 2. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringskredieten worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• 3. Burgemeester en wethouders informeren de raad als ze verwachten dat de lasten en/of baten afwijken van de door de raad vastgestelde baten en lasten per programma. Zij doen daarbij voorstellen voor bijstelling van het budget en/of voor bijstelling van het beleid.

• 4. Burgemeester en wethouders zijn bevoegd om budgetneutrale wijzigingen binnen een programma door te voeren. Dit is ook mogelijk als tegenover een extra last ook een extra opbrengst staat. Hierbij geldt dat de wijziging binnen de vastgestelde begroting valt. Wijzigingen van beleid en wijzigingen tussen programma’s verlopen altijd via de raad.

• 5. Voor een investering waarvan het investeringskrediet niet met het vaststellen van de begroting is geautoriseerd, leggen burgemeester en wethouders voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel met een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

• 6. De door de raad beschikbaar gestelde investeringskredieten blijven in de daaropvolgende jaren beschikbaar totdat de raad anders besluit. Om te voorkomen dat beschikbaar gestelde kredieten te lang doorlopen, gelden hiervoor de volgende uitgangspunten:

  • a. Kredieten worden uiterlijk 2 jaar na beschikbaarstelling afgesloten (jaar van beschikbaarstelling telt hierbij niet mee). Verlenging van krediet is uitsluitend mogelijk via een collegebesluit, tenzij vooraf al een langere periode voor het krediet is vastgesteld;

  • b. Kredieten die meegaan naar het volgende jaar worden verwerkt in de jaarrekening en maken onderdeel uit van de besluitvorming van de raad.

Artikel 5. Tussentijdse rapportages

• 1. Burgemeester en wethouders informeren de raad door middel van tussentijdse rapportages over de realisatie van de begroting over de eerste vier maanden (eerste bestuursrapportage) en de eerste acht maanden (tweede bestuursrapportage) van het lopende boekjaar.

• 2. In de tussenrapportages wordt op programmaniveau beleidsmatig en financieel gerapporteerd op afwijkingen van de begroting. Financiële afwijkingen op lasten en baten van € 50.000 of hoger worden toegelicht.

• 3. Naast de beleidsmatige en financiële afwijkingen op programmaniveau geeft de tussenrapportage ook inzicht in afwijkingen in:

  • a. Paragrafen, zoals deze zijn opgenomen in de begroting;

  • b. Financiële positie (schuldpositie en reservepositie);

  • c. Inschatting van de besteding van de investeringskredieten.

Artikel 6. EMU-saldo

Als het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeren burgemeester en wethouders de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als burgemeester en wethouders een aanpassing nodig achten, doen burgemeester en wethouders een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 2. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 7. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteren burgemeester en wethouders aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

• 2. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 10% van de verantwoordingsgrens nader toegelicht (rapporteringsgrens).

• 3. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. Met betrekking tot de rechtmatigheid wordt tenminste op de volgende onderwerpen ingegaan:

  • a. Maatregelen om de toekomstige onrechtmatigheden te voorkomen.

  • b. Bevindingen die onder de verantwoordingsgrens blijven maar groter zijn dan de in lid 2 genoemde rapporteringsgrens.

  • c. Bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente.

  • d. Andere zaken die burgemeester en wethouders relevant vinden om de Raad nader over te informeren.

  • e. Bevindingen en/of onderwerpen op het gebied van (on)rechtmatigheid waarvan het audit committee of de accountant adviseert te rapporteren aan de Raad.

Artikel 8. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Burgemeester en wethouders bieden de raad jaarlijks uiterlijk op 31 december ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 4.

• 3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaalbedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Burgemeester en wethouders leggen regels vast voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 3. Financieel beleid

Artikel 11. Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Materiële vaste activa worden lineair afgeschreven volgens de termijnen zoals vermeld in bijlage 1 afschrijvingsbeleid bij deze verordening. Bij raadsbesluit is afwijking van de afschrijvingsmethode en afschrijvingsduur mogelijk.

• 2. Binnen de wettelijke kaders kunnen burgemeester en wethouders nadere voorschriften vaststellen voor de waardering en afschrijving van activa.

Artikel 12. Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren

• 1. Wanneer activiteiten in een jaar niet volledig worden uitgevoerd waardoor geld overblijft kan dit geld in het volgende jaar worden ingezet. Hiervoor maken we gebruik van de reserve Nog uit te voeren werkzaamheden. Om bedragen aan deze reserve toe te voegen gelden twee voorwaarden:

  • a. Gedurende het jaar is dit al bekend en wordt dit via een begrotingswijziging verwerkt;

  • b. Het betreft geld dat beschikbaar is gesteld maar waar voor de uitvoering langer dan één jaar nodig is. Voor deze projecten wordt het restant aan het einde van het jaar toegevoegd aan de reserve.

• 2. Het bedrag dat in jaar t aan de reserve is toegevoegd wordt in jaar t+1 aan de reserve onttrokken.

Artikel 13. Reserves en voorzieningen

In bijlage 2 Beleidskader reserves en voorzieningen is het beleidskader reserves en voorzieningen opgenomen. Dit kader geeft inzicht in wettelijke voorschriften, begrippen en bevoegdheidsverdeling. Ook zijn de kaders over de jaarlijkse actualisatie weergegeven en wordt ingegaan op resultaatbestemmingen.

Artikel 14. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten en de rente van de inzet van vreemd vermogen, reserves en voorzieningen voor de financiering van de in gebruik zijnde activa betrokken.

• 2. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. Voor de toerekening van de overheadkosten worden de overheadkosten die kunnen worden toegerekend aan activiteiten welke geheel of deels worden bekostigd met een specifieke uitkering of subsidie, binnen het taakveld overhead apart geadministreerd en in de desbetreffende verantwoordingen over de besteding toegerekend aan die activiteiten.

• 4. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, voor zover dat niet activiteiten als bedoeld in het tweede en derde lid betreffen, wordt uitgegaan van een aandeel in de totale overheadkosten ter grootte van de geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel die worden besteed aan de desbetreffende goederen, werken, diensten, rechten en heffingen, gedeeld door de totale geraamde directe kosten van de economische categorieën 1.1 Salarissen en sociale lasten en 3.5.1 Ingeleend personeel.

• 5. Het percentage van de omslagrente voor de toerekening van rente voor de financiering van de in gebruik zijnde activa, bedoeld in het eerste lid, wordt jaarlijks met de begroting vastgesteld. Het percentage van deze omslagrente wordt bepaald uit het gewogen gemiddelde van het bij de begroting geraamde rentepercentage van de rentekosten op de opgenomen langlopende en kortlopende geldleningen. De uitkomst van dit percentage van de omslagrente wordt op een half procent afgerond. Voor de inzet van reserves en voorzieningen wordt geen rentevergoeding gehanteerd.

Artikel 15. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

• 1. Burgemeester en wethouders sturen de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen, rechten en leges.

• 2. Burgemeester en wethouders bieden de raad minimaal eenmaal per jaar herziene exploitatieopzetten aan met daarin opgenomen de kaders voor de grondexploitaties en de richtprijzen voor (bouw)gronden.

• 3. Burgemeester en wethouders leggen bij een tussentijdse wijziging van prijzen, huren en erfpachten ten opzichte van de door de raad gestelde kaders vooraf een besluit voor aan de raad.

Artikel 16. Financieringsfunctie

• 1. Burgemeester en wethouders nemen bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden,

• 2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingen burgemeester en wethouders indien mogelijk zekerheden.

• 3. Burgemeester en wethouders stellen in het treasurystatuut nadere richtlijnen vast in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Het treasurystatuut wordt ter informatie aan de raad aangeboden.

Hoofdstuk 4. Paragrafen

Artikel 17. Paragrafen

• 1. In de begroting en de jaarrekening worden minimaal de verplichte paragrafen opgenomen. De verplichte paragrafen zijn opgenomen in het "Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV)".

• 2. In de paragrafen wordt een toelichting gegeven en verantwoording afgelegd over het gevoerde beleid. Burgemeester en wethouders gaan daarbij in op tenminste de verplichte onderdelen per paragraaf zoals deze in het BBV zijn opgenomen.

• 3. Indien gewenst kan de raad besluiten om (eventueel tijdelijk) over aanvullende zaken in de paragrafen te worden geïnformeerd. Deze aanvulling zal dan vervolgens onderdeel uitmaken van de toelichting en verantwoording in de paragrafen.

• 4. In het geval dat voor de verplichte paragrafen specifieke beleidsnota's door burgemeester en wethouders en/of de raad zijn vastgesteld worden de uitgangspunten en afspraken overgenomen in de begroting. Bij de jaarrekening zal hier mede verantwoording over worden afgelegd. Tevens bereiden burgemeester en wethouders voorstellen tot aanpassing van de beleidsnota's voor, indien op grond van gewijzigde omstandigheden of anderszins daar aanleiding toe is.

Hoofdstuk 5. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 18. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;

• c. het verschaffen van informatie over het gebruik van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording door burgemeester en wethouders aan de raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 19. Financiële organisatie

Burgemeester en wethouders zorgen in ieder geval voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen, en

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van fraude van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

• i. het verzamelen en vastleggen van gegevens over de geleverde prestaties en de maatschappelijke effecten zodat de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid, zoals vastgesteld door de raad, kunnen worden getoetst.

Artikel 20. Interne controle

• 1. Burgemeester en wethouders zorgen voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteren burgemeester en wethouders daarover in de rechtmatigheidsverantwoording, zoals beschreven in hoofdstuk 2. Daarnaast informeren burgemeester en wethouders de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 2. Burgemeester en wethouders zorgen voor de systematische controle van de administratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het financieel vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de 4 jaar. Bij afwijkingen in de administratie nemen burgemeester en wethouders maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

• 3. Burgemeester en wethouders kunnen nadere richtlijnen vaststellen in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Deze richtlijnen worden voor kennisneming aan de raad aangeboden.

Hoofdstuk 6. Slotbepalingen

Artikel 21. Intrekking oude regeling

De “Financiële verordening Gemeente Etten-Leur” in werking getreden op 1 januari 2017 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het verslagjaar 2022.

Artikel 22. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op … november 2023 en werkt terug tot en met 1 januari 2023, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet) Etten-Leur 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 24 oktober 2023

Dhr. drs. W.C.M. Voeten MBA

griffier

Mw. drs. M.C. Starmans-Gelijns

voorzitter

Bijlage 1 Afschrijvingsbeleid materiële vaste activa (bij artikel 11)

Activa met een verkrijgingsprijs van minder dan € 25.000 worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Gronden en terreinen worden altijd geactiveerd.

We starten met afschrijven in het jaar volgend op het jaar waarin we de investering aanschaffen of in gebruik nemen. Op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.

We gebruiken de volgende afschrijvingstermijnen. In de kolom “huidig” is de termijn opgenomen die geldt bij vaststelling van deze verordening. De kolom "maximaal" is de termijn die maximaal gehanteerd kan worden gedurende de looptijd van deze verordening.

Activa met economisch nut	huidig	maximaal
Riolering	40 jaar	60 jaar
Nieuwbouw woonruimten	40 jaar	50 jaar
Kantoren
Bedrijfsgebouwen
Schoolgebouwen
Renovatie, restauratie en aankoop woonruimten, kantoren	25 jaar	40 jaar
bedrijfsgebouwen en schoolgebouwen
Technische installaties in bedrijfsgebouwen	15 jaar	20 jaar
Zoutstrooiers
Sneeuwploegen
Veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen	10 jaar	15 jaar
Telefooninstallaties
Kantoormeubilair
Schoolmeubilair
Aanleg tijdelijke terreinwerken
Nieuwbouw tijdelijke woonruimten en bedrijfsgebouwen
Kantoor- en schoolmeubilair	10 jaar	15 jaar
Vrachtwagens
Tractor
Zware transportmiddelen zoals rioolmachine,
bladruimmachines
Werkbussen	8 jaar	10 jaar
Aanhangers
Veegwagens
Lichte motorvoertuigen
Automatiseringsapparatuur	5 jaar	5 jaar

Activa met maatschappelijk nut	huidig	maximaal
Wegen, pleinen, fietspaden, voetpaden en rotondes	40 jaar	40 jaar
Tunnels, viaducten en bruggen
Waterwegen en waterbouwkundige werken
Openbare verlichting	20 jaar	20 jaar
Straatmeubilair	10 jaar	10 jaar
Verkeersregelinstallaties

Burgemeester en wethouders hebben de mogelijkheid om de termijnen te verhogen naar de termijnen die in de kolom "maximaal" zijn opgenomen. Reden hiervoor is dat door technologische ontwikkelingen de economische levensduur van bijvoorbeeld nieuwe riolering langer is dan die van huidige riolering. Door het opnemen van de maximale afschrijvingstermijn kan voor nieuwe riolering een langere afschrijvingstermijn worden toegepast zonder dat deze in strijd is met de verordening.

Bijlage 2 Beleidskader Reserves en voorzieningen (bij artikel 13)

1. Wettelijk kader

In de financiële verordening is vastgelegd dat er een beleidskader reserves en voorzieningen wordt opgenomen. Dit is de uitwerking daarvan.

2. Begrippen

• 2.1. Reserves

  Reserves zijn vermogensbestanddelen die als eigen vermogen zijn aan te merken en die vrij te besteden zijn. Reserves bestaan uit algemene reserves en bestemmingsreserves.

• 2.2. Voorzieningen

  Een voorziening is een bedrag dat apart wordt gezet voor verplichtingen of risico’s die op het huidige moment (balansdatum) niet exact bekend zijn. De uitgave vindt in de toekomst plaats maar hangt wel samen met de periode voor de balansdatum.

  In tegenstelling tot reserves is de vorming, toevoeging en het gebruik van voorzieningen niet vrij. In het Besluit Begroting en Verantwoording is aangegeven in welke gevallen een voorziening moet worden gevormd. Voor een voorziening gelden de volgende vier kenmerken:

  • Een voorziening behoort tot het vreemd vermogen;

  • Een voorziening wordt gevormd voor een verplichte uitgave (of risico). Een verplichte uitgave kan ook een verlies zijn;

  • De omvang van een voorziening is gelijk aan de omvang van de (geschatte) verplichting (of het risico);

  • Niet in te schatten risico’s nemen we op in het risicoprofiel in de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing.

  • 2.2.1. Soorten voorzieningen

    De volgende soorten voorzieningen komen in Etten-Leur voor:

    • Onderhoudsvoorzieningen.

      Deze voorzieningen vormen we om in de toekomst groot onderhoud bij gebouwen, sportvoorzieningen en openbare ruimte uit te voeren.

    • Grondexploitatie.

      Als het resultaat van een grondexploitatie negatief is treffen we voor dit bedrag een verliesvoorziening.

    • Dubieuze debiteuren.

      Voor vorderingen op derden wordt een voorziening gevormd voor oninbaarheid.

    • Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten worden.

      Bijvoorbeeld afval- en rioolheffingen. Bedragen die niet gebruikt zijn blijven gereserveerd om aan dat doel (afval of riolering) te besteden.

• 2.3. Bevoegdheden

  Activiteit	gemeenteraad	burgemeester en
  		wethouders
  Instellen en opheffen van reserves en voorzieningen	X
  Samenvoegen en wijzigen van reserves en voorzieningen	X
  Vaststellen van doel, bestemming en omvang reserves	X
  Stortingen in reserves en voorzieningen	X
  Onttrekking aan reserves	X
  Bestedingen ten laste van voorzieningen		X

3. Uitgangspunten

De uitgangspunten voor het opnemen van reserves en voorzieningen zijn:

• 3.1. Algemeen

  • a. Er wordt terughoudend met reserves en voorzieningen omgegaan. Reserves worden alleen ingesteld als ze leiden tot het beter realiseren van het gestelde beleidsdoel dan via een reguliere begrotingspost.

  • b. Instellen van een reserve of voorziening kan alleen door middel van een raadsbesluit

  • c. De reserves en voorzieningen worden ieder jaar geactualiseerd. Hierbij wordt per reserve en voorziening inzicht gegeven in:

    • Het doel, de bestemming en grondslag waarvoor de reserve of voorziening is ingesteld;

    • De wijze waarop de reserve of voorziening wordt gevormd;

    • De wijze van besteding en gebruik;

    • Informatie over minimale en maximale omvang;

    • De verwachte besteding voor de komende jaren;

    • Informatie over het opheffen van een reserve of voorziening.

• 3.2. Nadere uitgangspunten reserves

  • a. Er wordt geen rente toegerekend aan reserves.

  • b. Onttrekking aan een reserve kan alleen plaatsvinden op basis van een raadsbesluit of wanneer dit is vastgelegd in een algemeen besluit. Dit leggen we vast in de financiële positie die we jaarlijks in de kadernota vaststellen.

• 3.3. Nadere uitgangspunten voorzieningen

  • a. Om de omvang te bepalen ligt aan elke onderhoudsvoorziening een meerjarig beheer- of onderhoudsplan ten grondslag.

  • b. Om te bepalen of de hoogte van een onderhoudsvoorziening voldoende is, maken we in het onderliggende plan een doorrekening voor minimaal 10 jaar. Hierin houden we rekening met de totale levensduur van het betreffende activum.

• 3.4. Nadere uitgangspunten resultaatbestemming

  Het rekeningresultaat van een jaar wordt in de balans afzonderlijk opgenomen als onderdeel van het eigen vermogen. Dit resultaat kan tot stand zijn gekomen doordat werkzaamheden niet zijn uitgevoerd maar in het volgende jaar alsnog uitgevoerd worden. Om financiële middelen daarvoor beschikbaar te hebben wordt het rekeningresultaat "bestemd".

  Voor deze bestemming gelden de volgende uitgangspunten:

  • 1. Hoofdregel is dat het resultaat wordt toegevoegd aan de Algemene reserve;

  • 2. Burgemeester en wethouders kunnen, vooruitlopend op besluitvorming door de raad, starten met de werkzaamheden wanneer de bestemmingsvoorstellen voldoen aan de volgende criteria:

    • a. De prestatie was begroot in het rekening jaar (jaar t) en,

    • b. Het budget wat voor de prestatie was begroot blijft ook over in het rekening jaar en,

    • c. Voor de te leveren prestatie is een (contract)verplichting aangegaan, vloeit voort uit wet- en regelgeving of vloeit voort uit een eerder genomen raadsbesluit.

  • Aanpassing van de begroting vindt achteraf plaats door de gemeenteraad bij vaststelling van de jaarrekening.

  • 3. Voor resultaatbestemmingen die niet voldoen aan de criteria in lid 2 is een akkoord van de gemeenteraad nodig. Gaat de gemeenteraad niet akkoord met deze voorstellen dan moeten eventuele aangegane verplichtingen binnen het budget van het volgende begrotingsjaar (jaar t+1) opgevangen worden.

Toelichting

Financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet)

Algemeen

Voor de gehanteerde begrippen in de verordening gelden de definities uit de Gemeentewet, de Wet Fido, het Besluit begroting en verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) en het Besluit accountantscontrole Decentrale Overheden.

Artikel 1. Programma-indeling

Dit artikel bepaalt niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien. Als de indeling en de gebruikte beleidsindicatoren de vorige raadsperiode goed zijn bevallen, kunnen deze ongewijzigd opnieuw worden vastgesteld. Kleine aanpassingen zijn vaak voldoende.

Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt de raad geïnformeerd over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt.

Artikel 4. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Dit artikel bevat de regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet ligt het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma's.

Naast lopende uitgaven doet een gemeente investeringen. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangegeven welke investeringskredieten hij op een later tijdstip wil autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijke investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Burgemeester en wethouders zijn nog niet bevoegd verplichtingen voor de investering aan te gaan.

Burgemeester en wethouders moeten afwijkingen van de geautoriseerde baten, lasten en investeringskredieten bij het bekend worden aan de raad te melden, zodat de raad kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Voor het behandelen van de daadwerkelijke begrotingswijzigingen en bijstellingen van beleid is het uitgangspunt dat deze meegenomen worden bij de behandeling van de tussenrapportages (derde lid).

Het vierde lid regelt dat burgemeester en wethouders budgetneutrale begrotingswijzigingen zonder tussenkomst van de raad kunnen verwerken. Voorwaarde is dat het saldo van baten en lasten van een programma niet wijzigt en er geen beleidsmatige aanpassingen worden gedaan. Het gaat om technische aanpassingen volgens boekhoudregels of lasten waar een opbrengst tegenover staat (bijvoorbeeld de doorberekening van kosten aan derden of de uitvoering van een subsidieregeling). Snelle verwerking van deze bedragen draagt bij aan betere sturing op budgetten en minder “technische” mutaties in de P&C-producten.

Het vijfde lid van het artikel regelt de autorisatie van de investeringskredieten anders dan bij vaststelling van de begroting. Dus ook voor investeringen die pas in de loop van het begrotingsjaar worden voorzien.

Om te bewaken dat beschikbaar gestelde kredieten te lang doorlopen wordt in het zesde lid geregeld dat hiervoor een collegebesluit nodig is. Het besluit van burgemeester en wethouders verwerken we in de jaarrekening.

Artikel 5. Tussentijdse rapportage

Het derde lid bepaalt welke afwijkingen ten opzichte van de begroting burgemeester en wethouders in de tussenrapportages moeten toelichten. Afwijkingen die lager zijn dan € 50.000 maar wel politiek relevant worden ook toegelicht.

Artikel 7. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording

Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Burgemeester en wethouders leggen verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021, blz. 9 en verder voor de criteria en bijbehorende toelichting. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.

Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:

• begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;

• voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;

• misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

Eerste lid

Hier stelt de raad de verantwoordingsgrens vast, waarboven burgemeester en wethouders moeten rapporteren aan de raad (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021). Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Tweede lid

Hier geeft de Raad aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapporteringsgrens).

Derde lid

In relatie tot de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is in dit lid opgenomen dat de raad vaststelt op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken geïnformeerd wil worden over rechtmatigheid (Kadernota rechtmatigheid 2023, augustus 2021).

Artikel 9. Begrotingscriterium

De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door de raad goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.

Artikel 10. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.

Artikel 12. Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren

Burgemeesters en wethouders voeren de door de raad vastgestelde begroting uit. In de praktijk zijn afwijkingen onvermijdelijk. Bijvoorbeeld omdat activiteiten, waar geld voor beschikbaar is gesteld, nog niet zijn uitgevoerd. Uitvoering vindt in het volgende jaar plaats. Om dit rechtmatig op te lossen maken we gebruik van de reserve Nog uit te voeren werkzaamheden.

Toevoeging aan deze reserve vindt plaats op twee manieren:

• 1. Wanneer gedurende het jaar blijkt dat geld bij bepaalde activiteiten overblijft voegen we dit via een begrotingswijziging toe aan de reserve. Een jaar later zetten we dit geld in om deze activiteiten dan nog uit te voeren;

• 2. Ook komt het voor dat de raad eenmalig geld beschikbaar stelt voor een project. De uitvoering loopt vaak over meerdere jaren. Voor deze projecten voegen we het overschot aan het einde van het jaar toe aan deze reserve. Het jaar erop onttrekken we het geld weer.

Artikel 16. Financieringsfunctie

Gemeenten mogen alleen leningen en garanties verstrekken en financiële participaties aangaan voor het behartigen van een publiek belang (artikel 2 Wet Fido).

In de Gemeentewet staat dat een besluit tot de oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen niet eerder wordt genomen dan nadat de raad een ontwerpbesluit is toegezonden en hij zijn wensen en bedenkingen ter kennis van burgemeester en wethouders heeft kunnen brengen.

In de Gemeentewet is ook opgenomen dat burgemeester en wethouders bij het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal zo mogelijk zekerheden bedingen om het financiële risico waaraan de gemeente bloot komt te staan te verminderen.