Instructie voor de griffier van de gemeente Lelystad 2024

De raad van de Gemeente Lelystad,

 

Gelezen het voorstel van de Werkgeverscommissie,

 

Gelet op artikel 107a, tweede lid, van de Gemeentewet;

 

BESLUIT:

 

I. De navolgende Instructie voor de griffier van de gemeente Lelystad 2024 vast te stellen:

Artikel 1 - Begripsbepalingen

In deze instructie wordt verstaan onder:

  • a.

    griffier: de functionaris bedoeld in artikel 107 of 107d Gemeentewet;

  • b.

    griffie: het gedeelte van de gemeentelijke organisatie dat valt onder de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende medewerkers;

  • c.

    werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie voor de griffie(r) is gedelegeerd;

  • d.

    fractievoorzittersoverleg: het overleg van fractievoorzitters onder voorzitterschap van de voorzitter van de raad als genoemd in het van het Reglement van orde van de raad van Lelystad

  • e.

    agendacommissie: de commissie samengesteld uit leden uit de raad als genoemd in het Reglement van Orde van de raad van Lelystad

  • f.

    voorzitterspoule: de door de raad uit zijn midden benoemde voorzitters van de raadscommissies als genoemd in het Reglement van Orde van de raad van Lelystad raadsrapporteurs: de door de raad uit zijn midden benoemde rapporteurs over gemeenschappelijke regelingen of samenwerkingsverbanden als genoemd in het Reglement van Orde van de raad van Lelystad.

Artikel 2 Algemene taken

  • 1.

    De griffier verleent gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden.

  • 2.

    De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming.

  • 3.

    De griffier ondersteunt, een onderzoekscommissie ex art. 155a van de Gemeentewet of andere door de raad geïnitieerde onderzoeken

  • 4.

    De griffier ondersteunt en initieert democratische verbetering en/of vernieuwing.

  • 5.

    De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies.

  • 6.

    De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente.

  • 7.

    De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot inspraak en participatie bij de gemeenteraad.

  • 8.

    De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden.

Artikel 3 – Agendering

  • 1.

    De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie over het opstellen van de agenda van de commissies, raadsvergaderingen, andere bijeenkomsten en de (strategische) raadsplanning.

Artikel 4 – Belangenbehartiger van de raad

  • 1.

    De griffier voert periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris.

  • 2.

    De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de (strategische) raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college.

  • 3.

    De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met de agendacommissie over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad.

  • 4.

    De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in in- en externe overlegsituaties.

  • 5.

    De griffier zet zich samen met de door de raad aangewezen raadsrapporteurs in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen te versterken.

Artikel 5 – Bestuurlijke besluitvorming

  • 1.

    De griffier stimuleert de ontwikkeling van een efficiënte, effectieve en kwalitatieve besluitvorming.

  • 2.

    De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokkenen bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de gemeenteraad.

  • 3.

    De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college.

  • 4.

    De griffier toetst de aangeboden voorstellen en besluiten voor de gemeenteraad op alle noodzakelijke elementen, zoals:

    • a.

      het voldoen aan wet- en regelgeving;

    • b.

      door de raad vastgestelde spelregels;

    • c.

      eerder genomen besluiten;

    • d.

      en de door de agendacommissie vastgestelde formats.

  • 5.

    De griffier houdt toezicht op de uitvoering van raadsbesluiten en de afdoening van moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.

  • 6.

    De griffier ondersteunt de raadsvoorzitter en de leden van de voorzitterspoule bij de voorbereiding en het verloop van bijeenkomsten en vergaderingen.

  • 7.

    De griffier regelt de (digitale) verslaglegging van vergaderingen van gemeenteraad en raadscommissies,.

  • 8.

    De griffier ondertekent alle raadsbesluiten en alle overige stukken die van de raad uitgaan.

Artikel 7 Leidinggeven en management,

  • 1.

    De griffier geeft hiërarchisch leiding aan medewerkers van de griffie

  • 2.

    De griffier voert in afstemming met de werkgeverscommissie het personeelsbeleid uit ten aanzien van de medewerkers van de griffie.

  • 3.

    De griffier is verantwoordelijk voor bevordering van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie.

  • 4.

    De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris.

  • 5.

    De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair en stelt hier indien nodig SLA’s (service level agreements) voor op. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris.

  • 6.

    De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus.

  • 7.

    De griffier stelt een griffiejaarplan en -verslag op en rapporteert middels het griffiejaarverslag aan de werkgeverscommissie en raad over de (uitvoering van) activiteiten van de griffie.

  • 8.

    De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding.

  • 9.

    De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie.

Artikel 8 – Communicatie en voorlichting

  • 1.

    De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van de raadscommunicatie.

  • 2.

    De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzagelegging van de agenda's, de raadsvoorstellen en de verslagen van de gemeenteraad en raadscommissies.

  • 3.

    De griffier geeft voorlichting aan burgers over de lokale politiek in algemene zin, het spreekrecht en participatieprocessen bij de raad in het bijzonder.

Artikel 9 – Slotbepalingen

  • 1.

    In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgevercommissie en/of de vicevoorzitter van de raad.

  • 2.

    Deze instructie kan worden aangehaald als ‘Instructie voor de griffier van de gemeente Lelystad 2024’

  • 3.

    Deze instructie treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking, onder gelijktijdige intrekking van de ‘griffier instructie’ zoals vastgesteld op 13 februari 2003.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad op 28 mei 2024.

De raad van de gemeente Lelystad,

de griffier,

L.A. Wieringa

Bijlage  

 

I. Gemeentewet

 

Paragraaf 3. De griffier

 

Artikel 107

 

  • 1.

    De raad wijst de griffier aan. De aanwijzing eindigt van rechtswege met ingang van de datum dat de uitoefening van de functie van griffier geen onderdeel meer uitmaakt van de werkzaamheden van de betreffende ambtenaar.

  • 2.

    De raad is bevoegd te besluiten tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van de arbeidsovereenkomst met de griffier.

Artikel 107a

  • 1.

    De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.

  • 2.

    De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier.

Artikel 107b

 

De griffier is in de vergadering van de raad aanwezig.

 

Artikel 107c

 

[Vervallen per 02-11-2005]

 

Artikel 107d

  • 1.

    De raad regelt de vervanging van de griffier.

  • 2.

    De artikelen 100, tweede lid, 101 en 107 tot en met 107b zijn van overeenkomstige toepassing op degene die de griffier vervangt.

Artikel 107e

  • 1.

    De raad kan regels stellen over de organisatie van de griffie.

  • 2.

    De raad besluit tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met de op de griffie werkzame ambtenaren.

II. Reglement van Orde (gremia en functies)

 

Voor zover relevant voor deze instructie

 

Artikel 2 Overige gremia, rapporteurs en ad-hoc werkgroepen

  • 1.

    Naast de in dit reglement opgenomen overlegvormen kent de raad de volgende op basis van aparte verordeningen ingestelde gremia:

    • a.

      De werkgeverscommissie

    • b.

      De vertrouwenscommissie

    • c.

      De commissie van de rekening

  • 2.

    <…>

  • 3a

    De raad benoemt uit zijn midden rapporteurs die periodiek aan de raad apolitiek rapporteren over een gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband.

  • 3b.

    Het rapporteurschap eindigt aan het eind van de raadsperiode waarin de rapporteurs zitting hebben.

<…>

Artikel 3 Het fractievoorzittersoverleg

  • 1.

    Het fractievoorzittersoverleg vindt periodiek plaats en bestaat uit de voorzitter en alle fractievoorzitters.

<…>

Artikel 4 De agendacommissie

  • 1.

    De raad heeft een agendacommissie bestaande uit vijf leden uit de raad.

<…>

Artikel 5 De voorzitter van de raad en de voorzitterspoule

  • 1.

    De burgemeester is op grond van artikel 9 van de wet voorzitter van de raad. De raad benoemt de waarnemend voorzitter van de raad en de voorzitters van de commissies uit zijn midden.

<…>

Naar boven