Instellen Strategisch Informatieoverleg gemeente Huizen 2024

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Huizen;

gelet op de artikelen 3 en 3a van het Archiefbesluit 1995;

besluit vast te stellen:

Instellen Strategisch Informatieoverleg gemeente Huizen 2024

Artikel 1. Definities

In dit instellingsbesluit wordt verstaan onder:

• a. SIO: het Strategisch Informatie Overleg waar dit besluit betrekking op heeft.

• b. Archiefbescheiden: bescheiden, ongeacht hun vorm, welke zijn ontvangen of opgemaakt door de organisatie, en naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten.

Artikel 2 Organisatie

• 1. Er is een Strategisch Informatieoverleg gemeente Huizen (verder genaamd: SIO).

• 2. De taak van het SIO wordt als volgt omschreven: Het uitbrengen van advies aan het college inzake vraagstukken over het functioneren van de informatie-huishouding.

• 3. Het SIO wordt minstens 2 maal per jaar georganiseerd.

Artikel 3 Bevoegdheden

• 1. Het SIO is bevoegd gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen aan burgemeester en wethouders inzake vraagstukken over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding;

• 2. Aan het SIO worden ter verplichte advisering voorgelegd:

  • a. situaties van vervreemding, vervanging en migratie van archiefbescheiden.

  • b. situaties van uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke en intergemeentelijke organen als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e. van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken.

  • c. situaties van verwerving van bijzondere particuliere archieven die verband houden met de hotspotmonitor.

Artikel 4 Samenstelling SIO

• 1. In het SIO hebben zitting:

  • Het afdelingshoofd Bestuur, Burgerzaken en Ondersteuning (BBO)

  • De gemeentearchivaris

  • De teamleider Facilitaire zaken (FAZ)

  • De teamleider Informatiemanagement

  • De Functionaris Gegevensbescherming

  • De coördinator Informatiedienstverlening (IDV)

  • De recordmanager

• 2. Op verzoek van een of meer van de in het eerste lid genoemde personen, kan aanvullend een andere inhoudelijk deskundige worden uitgenodigd om deel te nemen aan een overleg, afhankelijk van het onderwerp. Dit kan ook een externe inhoudelijk deskundige zijn.

Artikel 5 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Het instellingsbesluit treedt in werking op de eerste dag na die van bekendmaking.

• 2. Deze regeling wordt aangehaald als:

• Instellingsbesluit Strategisch Informatieoverleg gemeente Huizen 2024.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Huizen op 23 april 2024.

Burgemeester,

N. Meijer

Secretaris,

J.P. Cnossen

Toelichting

Dit betreft het instellen van een Strategisch Informatieoverleg (SIO). Het begrip SIO is geïntroduceerd in de toelichting op het in 2012 gewijzigde Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit). Met het SIO wordt in elk overheidsorgaan een structureel overleg gecreëerd. In dit overleg worden vraagstukken belegd over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. In het SIO vindt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding plaats. Hierdoor wordt in samenhang het beheer van informatie georganiseerd. Daarnaast heeft een SIO bij besluiten omtrent vervreemding en selectielijsten een wettelijk verplichte functie.

In artikel 2, eerste lid, van het Archiefbesluit wordt voorgeschreven dat de belangen van het bestuur en de burger alsmede historische en culturele belangen bij vervanging, selectielijsten en vervreemding moeten worden afgewogen. De verantwoordelijke voor de informatiehuishouding vertegenwoordigt het belang van het bestuur; de archivaris historie en cultuur.