Gemeenteblad van Ermelo
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Ermelo | Gemeenteblad 2024, 224241 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Ermelo | Gemeenteblad 2024, 224241 | ander besluit van algemene strekking |
Organisatiebesluit ambtelijke organisatie gemeente Ermelo
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Ermelo;
gelet op artikel 160, eerste lid, aanhef en sub c, en artikel 103, tweede lid, van de Gemeentewet;
gelet op de organisatiewijziging met ingang van 1 mei 2018;
vast te stellen het volgende: Organisatiebesluit ambtelijke organisatie gemeente Ermelo.
Hoofdstuk 1 – Structuur ambtelijke organisatie
De werkorganisatie is zoveel mogelijk ingericht als platte organisatie. Zelforganisatie binnen de door bestuur en directie vastgestelde kaders en opgavegericht werken zijn hierbij leidende principes. Een deel van de werkorganisatie heeft een regisseur als coachend leidinggevende en een ander deel heeft een teammanager als positioneel leidinggevende. De reden hiervan is dat de ene werksoort zich wel en de andere werksoort zich minder of niet verhoudt tot zelforganisatie. Dit vertaalt zich in meer of minder directe aansturing en een andere aard van leidinggeven.
Hoofdstuk 2 – Relatie bestuursorganen en werkorganisatie
Artikel 2 - Het gemeentebestuur
Het college van b&w is het dagelijks bestuur van de gemeente en is in die hoedanigheid het eerst verantwoordelijke beherende orgaan (artikel 160, lid 1, sub c van de Gemeentewet). Het college van b&w is, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de individuele leden, bestuurlijk verantwoordelijk voor binnen de werkorganisatie genomen besluiten en voor de uitvoering daarvan. De portefeuillehouder Personeelsaangelegenheden behartigt in bestuurlijke zin de belangen van de werkorganisatie. In de bestuurlijke taakverdeling staat collegialiteit voorop.
Artikel 3 - Samenspel college van b&w en werkorganisatie
Inzake het beleid binnen hun portefeuille, vormen portefeuillehouders als eerste verantwoordelijken in het college het directe contact met de werkorganisatie. Doorlopend vindt er afstemming plaats tussen de werkorganisatie en de collegeleden over de bestuurlijke en ambtelijke visie en alle beleidsmatige zaken ten aanzien van de inhoud van de portefeuille. Dit heeft bijvoorbeeld betrekking op de prioritering en planning van lopende werkzaamheden en het oppakken of wijzigen van bestuursopdrachten.
Artikel 4 - Bestuurs- en beheersinstrumentarium
In de programmabegroting zijn door de gemeenteraad de opgaven en de hoofdpunten voor het beleid voor de komende jaren uitgezet. De opgaven en hoofddoelen bestaan uit concreet geformuleerde doelen zodat burgers en de werkorganisatie weten wat de ambities van de raad en college zijn en waarop zij zijn aan te spreken.
Hoofdstuk 3 – Functies en rollen van de werkorganisatie
Artikel 6 - Taken gemeentesecretaris/algemeen directeur in relatie tot het college van b&w
Artikel 8 – Taken directie in relatie tot de werkorganisatie
De directie is in gezamenlijkheid verantwoordelijk voor:
het beheer en de strategie van de organisatie. Dit betreft de bedrijfsvoering (inrichting van de organisatie, management, medewerkers, bedrijfsmiddelen, planning en werkprocessen) en het faciliteren van de organisatie (facilitair, gebouwen, inkoop, belastingen, gegevens, juridische zaken, informatisering & automatisering, HRM & communicatie, financiën) en het functioneren van de organisatie;
ondersteuning van de bestuursorganen. Het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke informatie, adviezen en ondersteuning en de tijdige, adequate en efficiënte uitvoering van genomen bestuursbesluiten. Het door de werkorganisatie op effectieve wijze terzijde staan van de bestuursorganen door het ontwikkelen van beleid.
De directie maakt onderling een verdeling van hun taken in relatie tot bestuur en werkorganisatie. Deze verdeling zal gebaseerd zijn op het uitgangspunt dat de gemeentesecretaris/algemeen directeur primair verantwoordelijk is voor bestuur/regionale samenwerking en de directeur organisatie en bedrijfsvoering voor de organisatie en bedrijfsvoering.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur heeft een formele rol in de directieraad Meerinzicht. De directieraad bestaat uit de gemeentesecretarissen van de deelnemende gemeenten (Ermelo, Harderwijk en Zeewolde) of hun plaatsvervangers. De ambtelijke aansturing van Meerinzicht ligt bij de directieraad. De directieraad draagt zorg voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering van Meerinzicht.
De regisseur heeft een rol in de doorontwikkeling van ‘teams’ als geheel. Weet te interveniëren in zijn ‘teams’ om hen als collectief op een hoger niveau te krijgen op het gebied van samenwerken, eigenaarschap en resultaten. Als het om ‘teams’ gaat die verspreid zijn onder regisseurs, weet hij in samenwerking toch tot resultaat te komen.
De regisseur is de link naar het bestuur als het gaat om prioritering van bestuurlijke ambities. Omdat hij een beeld heeft van werk, personeel en organisatie kan vanuit een helikopterview een afweging worden gemaakt van de kaders die gesteld moeten worden om regulier werk doorgang te laten vinden en bestuurlijke ambities te kunnen oppakken of te prioriteren. De regisseur fungeert voor het college als een sparringpartner in wat (breed) organisatorisch kan en wat niet.
Artikel 11 – Taken teammanager
De teammanager is de link naar het bestuur als het gaat om prioritering van bestuurlijke ambities. Omdat hij een beeld heeft van werk, personeel en organisatie kan vanuit een helikopterview een afweging worden gemaakt van de kaders die gesteld moeten worden om regulier werk doorgang te laten vinden en bestuurlijke ambities te kunnen oppakken of te prioriteren. De regisseur fungeert voor het college als een sparringpartner in wat (breed) organisatorisch kan en wat niet.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt vervangen door de directeur organisatie en bedrijfsvoering, de eerste loco-secretaris. De eerste loco-secretaris wordt vervangen door een tweede of derde loco-secretaris. Dit wordt vastgelegd middels een collegebesluit vervangingsregeling gemeentesecretaris/ algemeen directeur.
Hoofdstuk 4 – Organisatie en inrichting van de werkorganisatie
De werkorganisatie zorgt voor een deskundige en integrale advisering. Hierin worden personele, organisatorische en financiële gevolgen meegenomen. Ook wordt er zorg gedragen dat elk advies, zo mogelijk met alternatieven en voorzien van een helder geformuleerd besluit via de gemeentesecretaris/algemeen directeur wordt voorgelegd aan het college.
De behandelend ambtenaar bespreekt zijn of haar advies altijd met de verantwoordelijke portefeuillehouder voor behandeling in college van b&w. De ambtelijke advisering is objectief en benoemt alle invalshoeken. Mocht de visie van de verantwoordelijke portefeuillehouder niet overeenkomen met het ambtelijk advies dan worden beide opgenomen in het voorstel en als zodanig transparant behandeld in college van b&w.
De behandelend ambtenaar kan door inwoners/ belanghebbenden en raadsleden benaderd worden voor een nadere toelichting of het verstrekken van informatie. Dit is een belangrijke taak van de werkorganisatie, zeker richting de gemeenteraad, als hoogste bestuursorgaan van de gemeente. De ambtelijke advisering is technisch, feitelijk en onafhankelijk en er wordt geen politieke of bestuurlijke duiding aan gegeven. Er staan raadsleden verschillende instrumenten ter beschikking om informatie te verkrijgen. Naast fractieondersteuning (financiële ondersteuning) en de mogelijkheid voor het stellen van schriftelijke, mondelinge of onderhandse/technische vragen is ambtelijke bijstand een verdergaand instrument. Van belang bij de inzet hiervan is dat de griffier, burgemeester en gemeentesecretaris (en zo nodig wethouders, raadsleden en ambtenaren) samen goed afstemmen wat wel en niet kan.
Artikel 14 - Directie, regisseurs en teammanagers
De directeur bedrijfsvoering, regisseurs/teammanagers zijn verantwoordelijk voor het stimuleren, instrueren en indien nodig bijsturen van medewerkers. Ook zijn zij verantwoordelijk voor het voeren van gesprekken over klachten, problemen, ontwikkelmogelijkheden of doorstroomkansen, opleidingsbehoeften en andere aangelegenheden. HRM heeft hierbij een adviserende rol.
De regisseurs/teammanagers of directeur organisatie en bedrijfsvoering zijn het eerste formele aanspreekpunt voor het beoordelen van het functioneren van medewerkers. Binnen de werkorganisatie leggen we de verantwoordelijkheid zo laag mogelijk bij de individuele medewerkers en hun directe collega’s. Dit doen we onder andere door het opvragen van collegiale feedback.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-224241.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.