Controleverordening 2023 gemeente Diemen

De Gemeenteraad van de gemeente Diemen

Gelezen het voorstel van het college d.d. 7 november 2023;

gelet op artikel 213, eerste lid, van de Gemeentewet en gelezen het advies van de Auditcommissie d.d. 7 december 2023.

b e s l u i t :

vast te stellen:

de geactualiseerde ‘Controleverordening 2023 gemeente Diemen’.

1. Inleidende bepalingen

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Accountant:

• een door de raad aangewezen accountant als bedoeld in artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet.

• 2. Accountantscontrole:

• controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening door de accountant.

• 3. Rechtmatigheidsverantwoording:

• de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

• 4. Deelverantwoording:

• een in opdracht van de raad ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een deel van de gemeentelijke organisatie, welke verantwoording onderdeel uitmaakt van de jaarrekening.

• 5. Jaarrekening:

• jaarrekening van de gemeente als bedoeld in artikel 197 van de Gemeentewet.

• 6. Managementletter:

• verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen.

• 7. Auditcommissie

• de door de raad ingestelde auditcommissie.

Artikel 2. Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1. De accountantscontrole vindt plaats door een accountant. De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van minimaal drie en maximaal zeven jaar.

• 2. Het college bereidt in overleg met de griffier en de raad (auditcommissie) de aanbesteding van de accountantscontrole voor.

• 3. De raad stelt voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. Het programma van eisen bevat voor de jaarlijkse accountantscontrole in ieder geval:

  • a. de toe te passen goedkeuringstoleranties bij de accountantscontrole, de verantwoordingsgrens door het college en afwijkende rapportagegrenzen;

  • b. de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases; en goedkeuringstoleranties en afwijkende rapporteringstoleranties;

  • c. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  • d. de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles;

  • e. de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering;

  • f. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

  • g. de gemeentelijke producten of organisatieonderdelen met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn accountantscontrole specifiek aandacht dient te besteden;

• 4. In afwijking van het derde lid, aanhef, kan de raad in het programma van eisen opnemen, dat de raad jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant de onder f en g genoemde onderdelen vaststelt.

• 5. In geval van Europese aanbesteding van de accountantscontrole stelt de raad voor de selectie van de accountant de selectiecriteria vast en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast.

Artikel 3. Informatieverstrekking door college

• 1. Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor accountantscontrole.

• 2. Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende bescheiden voor de accountant ter inzage liggen en onbelemmerd toegankelijk zijn.

• 3. Het college draagt er zorg voor dat de informatie in het jaarverslag in overeenstemming is met de jaarrekening.

• 4. Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle het college bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 5. Het college legt de managementletter met een reactie vanuit het college uiterlijk 1 april aan de auditcommissie voor.

• 6. Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening, het jaarverslag, de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen voor behandeling uiterlijk 1 juli aan de raad.

• 7. Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in de raad beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het college aan de raad en de accountant gemeld.

• 8. De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van het namens het college uitgevoerde onafhankelijke onderzoek.

• 9. De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de interne auditfunctie van de gemeente en stimuleert door een zo veel mogelijk organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering van de ambtelijke organisatie.

Artikel 4. Inrichting accountantscontrole

• 1. De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening:

  • a. de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie;

  • b. de accountant voert de controlewerkzaamheden met voorafgaande kennisgeving aan een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie van de gemeente uit.

• 2. Voor zover wenselijk en ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole pleegt de accountant (afstemmings-)overleg met de auditcommissie, de portefeuillehouder financiën en de strategisch financieel adviseur.

Artikel 5. Toegang tot informatie

• 1. Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle relevante werkplaatsen van de gemeente.

• 2. De accountant is bevoegd om van alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de in de gemeentelijke organisatie werkende personen hieraan hun medewerking verlenen.

• 3. Het college draagt er zorg voor, dat alle in de gemeentelijke organisatie werkende personen zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten.

Artikel 6. Overige controles en opdrachten

• 1. Het college kan de door de raad benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert de raad vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2. In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit over zijn bevindingen van niet van bestuurlijk belang aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, het hoofd van het organisatieonderdeel waar de ambtenaar werkzaam is, de financiële functie dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren.

• 3. Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

• 4. Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, en dergelijke) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze verantwoording dient te worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht verlenen aan een andere dan de door de raad benoemde accountant, indien dit in het belang van de gemeente is.

Artikel 7. Rapportering door accountant

• 1. Indien de accountant bij een accountantscontrole tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die op zichzelf leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende controleverklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan de raad en zendt een afschrift hiervan aan het college.

• 2. Bij de constatering van de schending van integriteit waardoor en waarbij de accountant de controlewerkzaamheden die leiden tot het afgeven van een verklaring moet opschorten, rapporteert hij deze bevindingen terstond aan de burgemeester en aan de auditcommissie. Indien de schending van integriteit de burgemeester betreft, rapporteert de accountant aan diens plaatsvervanger.

• 3. Naar aanleiding van de (tussentijdse) controle naar de bedrijfsvoering en administratieve organisatie brengt de accountant verslag uit aan het college (de managementletter). Het college brengt dit verslag ter kennis van de auditcommissie.

• 4. De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan de raad door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren.

• 5. De accountant bespreekt voorafgaand aan de raadsbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

Artikel 8. Intrekking oude regeling

• 1. De "Controleverordening 2017 gemeente Diemen", vastgesteld op 21 december 2017 wordt ingetrokken.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2024, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen van het verslagjaar 2023 en later.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “Controleverordening 2023 gemeente Diemen”.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de gemeenteraad van 21 december 2023.

de voorzitter,

de griffier,