Algemeen reglement Burgerbegroting Maastricht 2024

Burgemeester en wethouders van Maastricht,

• gelet op artikel 156, eerste lid, van de Gemeentewet;

• gelet op het besluit van de gemeenteraad d.d. 17 december 2019, waarbij de bevoegdheid tot het vaststellen van regels voor de Burgerbegroting aan het college is gedelegeerd;

besluit vast te stellen het navolgende

Algemeen Reglement Burgerbegroting Maastricht 2024

Burgerbegrotingproces

Artikel 1 – Definities

• 1. College: het college van burgemeester en wethouders van Maastricht.

• 2. Draagvlakverkenning: een formulier waarop de initiatiefnemer inventariseert hoe direct omwonenden tegenover het project staan.

• 3. Initiatiefnemer: de natuurlijke (privépersoon) of rechtspersoon (bijvoorbeeld een vereniging of stichting) die een projectvoorstel voor de Burgerbegroting indient. De initiatiefnemer is de contactpersoon voor de gemeente en verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie tijdens de adviesronde (ronde 2) en uitvoeringsronde (ronde 4). In overleg met de gemeente is de initiatiefnemer verantwoordelijk voor (een deel van) de uitvoering.

• 4. Thema’s: onderwerpen waarop voorstellen voor de Burgerbegroting kunnen worden ingediend.

• 5. Totaalbudget: het maximale bedrag dat voor een specifieke editie van de Burgerbegroting beschikbaar is.

• 6. Themabudget: het maximale bedrag dat voor een thema binnen de betreffende editie van de Burgerbegroting beschikbaar is.

• 7. Projectbudget: het voor een afzonderlijk project benodigde budget.

• 8. Restantbudget: het restbudget dat over blijft indien de uitvoerbare projecten volledig binnen een themabudget kunnen worden uitgevoerd.

• 9. Uitvoerbaarheid en haalbaarheid: een projectvoorstel moet naar het oordeel van de gemeente Maastricht op de door initiatiefnemer voorgestelde wijze (planning, budget en wet- en regelgeving) binnen twaalf maanden uitgevoerd kunnen worden.

• 10. Website: de website www.burgerbegrotingmaastricht.nl.

Artikel 2 – Doelstelling en opbouw

• 1. De Burgerbegroting heeft tot doel om inwoners zelf te laten bepalen wat met een gedeelte van het gemeentelijk budget gebeurt. Dit vindt plaats door middel van een georganiseerd proces.

• 2. Dit proces bestaat minimaal uit vier rondes, met de volgende volgorde:

  • a. de ronde waarbinnen initiatiefnemers projecten kunnen indienen (ronde 1: de indieningsronde);

  • b. de ronde waarbinnen initiatiefnemers adviezen krijgen vanuit de gemeentelijke organisatie om hun projectvoorstellen te completeren, verduidelijken en/of verbeteren. Op het eind van deze adviesronde volgt een definitief ambtelijk advies inzake uitvoerbaarheid per project, op basis waarvan bepaald wordt welke projecten doorgaan naar de volgende ronde (ronde 2: de adviesronde);

  • c. de ronde waarbinnen inwoners kiezen welke van de als uitvoerbaar aangemerkte projecten daadwerkelijk gerealiseerd worden (ronde 3: de stemmingsronde);

  • d. de ronde waarbinnen de uitvoering van de gekozen projecten plaatsvindt (ronde 4: de uitvoeringsronde).

• 3. Het college bepaalt voorafgaand aan iedere editie van de Burgerbegroting de start- en einddatum van iedere ronde. Ook kan het college besluiten om nog voorafgaande rondes toe te voegen, zoals een ronde waarbinnen inwoners gezamenlijk de thema’s voor de burgerbegroting bepalen en/of een ronde waarbinnen inwoners de verdeling van het beschikbare budget over deze thema’s bepalen.

Artikel 3 – Startbesluit

• 1. Aan het begin van iedere editie van de Burgerbegroting neemt het college een startbesluit.

• 2. Dit startbesluit bevat in ieder geval de volgende punten:

  • a. het totaalbudget;

  • b. de thema’s waarop initiatiefnemer voorstellen kunnen indienen, inclusief voor ieder thema het themabudget;

  • c. De fasering, inclusief start- en einddatum van iedere ronde.

Artikel 4 - Indienen van projecten

• 1. Een project kan zowel door een (volwassen) natuurlijke als een rechtspersoon worden ingediend. In het geval van een rechtspersoon moet het project passen binnen de doelstelling hiervan. Personen of organisaties kunnen door het college uitgesloten worden van deelname, bijvoorbeeld op basis van negatieve ervaringen in het verleden.

• 2. Een persoon of organisatie mag per editie maximaal 3 projecten indienen.

• 3. Een project kan uitsluitend worden ingediend via de website of het gemeentelijk subsidieloket, met behulp van een vast projectformulier.

• 4. Op het projectformulier dient initiatiefnemer in ieder geval informatie te verstrekken over de volgende punten:

  • a. Volledige contactgegevens van de initiatiefnemer, alsmede een geldig bankrekeningnummer op naam van de initiatiefnemer;

  • b. Vermelding van het thema waarvoor dit project wordt ingediend, inclusief onderbouwing van de wijze waarop het project hieraan bijdraagt;

  • c. Beschrijving van hoe het project wordt uitgevoerd met een plan van aanpak, planning en begroting, alsmede wie de contactpersoon is als dat niet initiatiefnemer zelf is. De taakomschrijving in artikel 1 lid 3 is ook op deze contactpersoon van toepassing;

  • d. Bij een project in de fysieke ruimte met duidelijke impact op omwonenden en/of gebruikers dient de initiatiefnemer een draagvlakverkenning aan te leveren waaruit blijkt hoe de direct omwonenden tegenover het project staan;

  • e. Begroting, met inachtneming van de volgende punten:

    • alle kosten dienen afzonderlijk en (indien van toepassing) inclusief btw te worden opgenomen;

    • kosten voor vrijwilligers bedragen maximaal de door de Belastingdienst hiervoor gehanteerde maximumbedragen per uur;

    • (begeleidings)kosten door professionals moeten marktconform zijn, met een maximum van 80 euro per uur. Initiatiefnemers kunnen niet zichzelf tegen betaling voor een commercieel tarief voor de realisatie van hun project inzetten;

    • indien sprake is van beheer en onderhoud, dan dienen de kosten hiervoor ook begroot te worden, ook voor de jaren na het project;

    • voor ieder project dient een post onvoorzien van 10% te worden opgenomen. Deze post wordt pas uitgekeerd als hierop daadwerkelijk een beroep gedaan moet worden tijdens de uitvoering.

• 5. Een project voor de Burgerbegroting dient, om in behandeling te worden genomen, te voldoen aan de volgende criteria:

  • a. Het project past binnen één van de thema’s;

  • b. Het project komt ten goede aan de inwoners van Maastricht;

  • c. Het project vindt plaats binnen de gemeentegrenzen van Maastricht en past binnen de bevoegdheden en het beleid van de gemeente Maastricht;

  • d. Het project vindt plaats in de openbare ruimte of op privéterrein met een openbaar karakter, met schriftelijke toestemming van de eigenaar (tenzij de initiatiefnemer zelf de eigenaar is). Bij het ontbreken van deze toestemming kan het projectvoorstel niet in behandeling genomen worden;

  • e. Het project is voor iedereen vrij toegankelijk. In het geval van projecten voor een kleine en/of besloten groep dient deze uitzondering naar het oordeel van het college overtuigend gemotiveerd te worden;

  • f. Het project betreft een nieuwe activiteit of extra aanbod met meerwaarde voor inwoners en heeft een eenmalig karakter;

  • g. Het benodigde projectbudget mag maximaal 50% van het betreffende themabudget bedragen, tot een maximum van 100.000 euro;

  • h. Het project heeft een realisatieperiode die niet langer duurt dan 12 maanden vanaf de datum van toekenning van de financiële bijdrage uit het budget Burgerbegroting.

  • i. Het project bevat minimaal een beschrijving van hoe het initiatief bijdraagt aan een van de burgerbegrotingthema’s, een plan van aanpak, planning en begroting.

• 6. Initiatiefnemers kunnen gedurende een door het college te bepalen periode adviezen krijgen om hun projectvoorstellen te completeren, verduidelijken en/of verbeteren.

Artikel 5 – Weigeringsgronden

Een projectvoorstel wordt geweigerd als sprake is van een of meer van de volgende punten:

• a. Het project voldoet niet aan een of meerdere criteria, zoals gesteld in artikel 4 lid 5;

• b. Het projectformulier is onvolledig ingevuld en ook na tweemaal een verzoek tot completering niet voldoende aangevuld binnen de gestelde termijn;

• c. Initiatiefnemer heeft onvoldoende invulling gegeven aan de adviezen zoals bedoeld in artikel 4 lid 6;

• d. Het project of de projectdoelstellingen zijn in strijd met het algemeen belang of de openbare orde;

• e. Het project levert schade op aan de openbare ruimte en/of levert gevaar op voor het veilig en doelmatig gebruik daarvan;

• f. Uit de draagvlakverkenning is al vooraf duidelijk dat zodanige weerstand tegen het project te verwachten valt dat realisatie binnen 12 maanden niet reëel is;

• g. Het project heeft een overwegend commercieel, politiek en/of religieus karakter;

• h. Het project bedoeld lijkt te zijn voor realiseren van omzet van (de onderneming van) initiatiefnemer;

• i. Het project betreft aanpassing van een gedeelte van de openbare ruimte die al in de meerjarenplanning is opgenomen;

• j. Het project wordt al op een andere wijze door de gemeente Maastricht gesubsidieerd of gefinancierd;

• k. Het project is ingediend door een of meerdere college-, raads- of burgerleden;

• l. Het project heeft fondsenwerving en/of acquisitie tot doel.

Artikel 6 – Uitvoerbaarheid

• 1. Aan het einde van de adviesronde wordt de lijst met als uitvoerbaar aangemerkte projecten gepubliceerd op de website. Initiatiefnemers worden per mail geïnformeerd.

• 2. Om als uitvoerbaar te worden aangemerkt dienen projecten te voldoen aan de criteria uit artikel 4 lid 5, zonder dat sprake is van een of meer van de weigeringsgronden uit artikel 5.

• 3. Indien er voldoende themabudget is om de als uitvoerbaar aangemerkte projecten te realiseren, dan is er sprake van een restantbudget. Het college voegt dan het restantbudget van het betreffende thema toe aan de overige themabudgetten waar onvoldoende themabudget aanwezig is om de uitvoerbare projecten te realiseren.

Artikel 7 – De stemming

• 1. Deelnemers bepalen als themabudget niet toereikend is door middel van stemming welke projecten daadwerkelijk uitgevoerd worden. Dit gebeurt tijdens een online stemronde die wordt gevolgd door een fysiek event.

• 2. De projecten met de meeste stemmen worden gehonoreerd voor zover het maximumbedrag per thema dat toelaat. Een project met minder stemmen kan voorrang krijgen boven een project met meer stemmen als het eerstgenoemde in tegenstelling tot het project met meer stemmen wel nog gefinancierd kan worden uit het restantbudget.

• 3. Mochten er tijdens het fysiek event twee (of meer) projecten een gelijk aantal stemmen behalen en het niet mogelijk is om ze allemaal te financieren uit het beschikbare themabudget, dan wijzen de aanwezigen in de zaal één deelnemer aan die door middel van de dobbelsteen bepaalt welk projecten alsnog worden uitgevoerd.

• 4. Het gewicht van online stemmen bedraagt 40% en van stemmen tijdens fysieke events 60%, omdat de voorkeur gegeven wordt aan stemmen tijdens fysieke bijeenkomst na een proces van consensusvorming.

• 5. Als na de stemming sprake is van een restantbudget voor een of meerdere thema’s, dan wordt dit bedrag toegevoegd aan het totaalbudget van de volgende editie van de Burgerbegroting.

Artikel 8 – Uitvoering en verantwoording

• 1. Team Burgerbegroting draagt zorg voor de opstart van de uitvoeringsronde. Tijdens de opstart wordt per gekozen project een ambtelijk verantwoordelijke aangesteld, de financieringswijze bepaald en het uitbetalingsproces opgestart. De opstart wordt binnen 3 maanden gerealiseerd. De opstart telt niet mee in de 12 maanden realisatie per project.

• 2. Uitgangspunt is dat initiatiefnemer zelf zorgt voor uitvoering van het project. In voorkomende gevallen kan er voor gekozen worden om het project te laten uitvoeren door de gemeente Maastricht of een derde.

• 3. Indien een project wordt uitgevoerd door de initiatiefnemer, dan krijgt deze het hiervoor benodigde budget toegekend door middel van een subsidie. Het subsidiebedrag is inclusief eventueel verschuldigde btw. Op deze subsidie zijn de voorwaarden uit de Subsidieregeling Burgerbegroting van toepassing.

• 4. Natuurlijke personen kunnen per editie van de Burgerbegroting maximaal 5.000 euro subsidie ontvangen, al dan niet gespreid over meerdere projecten. Mocht dit niet toereikend zijn, dan dient voor een andere financieringswijze van de uitvoering gekozen te worden.

• 5. Rechtspersonen kunnen per editie van de Burgerbegroting maximaal 100.000 euro subsidie ontvangen, al dan niet gespreid over meerdere projecten. Mocht dit niet toereikend zijn, dan dient voor een andere financieringswijze van de uitvoering gekozen te worden.

• 6. De initiatiefnemer informeert de gemeente over de voortgang van het project. Majeure afwijkingen dienen vooraf ter instemming worden voorgelegd.

• 7. De initiatiefnemer zorgt na realisatie van het project voor een verantwoording conform de bepalingen uit de Subsidieregeling Burgerbegroting, tenzij anders wordt bepaald. Middelen die niet besteed of die niet aantoonbaar rechtmatig zijn besteed, kunnen worden teruggevorderd.

Artikel 9 – Slotbepalingen

• 1. Dit reglement treedt in werking op de dag na publicatie, onder gelijktijdig vervallen van het Algemeen Reglement Burgerbegroting 2023-2024.

• 2. Van dit reglement kan bij onvoorziene omstandigheden en indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de Burgerbegroting door het college worden afgeweken.

Aldus besloten door burgemeester en wethouders van Maastricht in hun vergadering van 23 april 2024.

De Secretaris,

G.J.C. Kusters

De Burgemeester,

W.A.G. Hillenaar