Jaarverslag 2023 Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk

Aan burgemeester en wethouders van Bergeijk

i.a.a. de gemeenteraad van Bergeijk

Datum: 19 april 2024

Onderwerp: Jaarverslag 2023 Commissie Bezwaarschriften

Voor u ligt het jaarverslag van de Commissie Bezwaarschriften over 2023. Met dit jaarverslag geeft de commissie inzicht in de behandeling van bezwaarschriften die in 2023 zijn ontvangen door de bestuursorganen van de gemeente Bergeijk. De commissie adviseert onafhankelijk en op basis van de Verordening Commissie Bezwaarschriften gemeente Bergeijk 2012.

De Commissie Bezwaarschriften, de voorzitter,

de heer mr. W.A.M.Waarma

De commissie

Samenstelling

De commissie werkt op roulerende basis, zodat bij elke hoorzitting de voorzitter, twee leden en een (plaatsvervangend) secretaris aanwezig is.

Werkwijze

Een belanghebbende kan bezwaar maken tegen een besluit. Bij ontvangst van een bezwaarschrift onderzoekt de behandelend ambtenaar op verzoek van de secretaris of het bezwaar kan worden weggenomen. Als dat niet het geval is, wordt het bezwaarschrift doorgaans op een hoorzitting behandeld. Tijdens de hoorzitting bekijkt de commissie of het nog mogelijk is om de partijen bij elkaar te brengen en het bezwaar weg te nemen. In de meeste gevallen brengt de commissie daarna een advies uit aan het bestuursorgaan.

Vergaderfrequentie

Gemiddeld kwam de commissie in 2023 één keer per maand bijeen voor 1 tot maximaal 3 hoorzittingen op een avond. Er zijn 3 geplande vergaderingen geannuleerd vanwege een gebrek aan te behandelen bezwaarschriften.

De cijfers

Aantallen en onderwerpen

In 2023 zijn in totaal 26 bezwaarschriften bij de gemeente Bergeijk ontvangen en is de behandeling van 8 bezwaarschriften overgenomen uit 2022. In 2022 zijn 56 bezwaarschriften ontvangen met daarbij 8 uit 2021 overgenomen bezwaarschriften. Daarmee is het aantal ontvangen bezwaarschriften met ruim 50% afgenomen ten opzichte van het voorgaande jaar.

Zoals het voorgaande jaar is het merendeel van de bezwaarschriften tegen omgevingsrechtelijke besluiten gericht (waaronder de categorieën Vergunning, Handhaving en Verkeer). Deze categorieën vormen in 2023 88% van de bezwaren. In 2022 was dit ook 88% van het totaal ontvangen bezwaren.

Opgemerkt wordt dat met betrekking tot een aantal bezwaarschriften samenhang bestaat tussen besluiten op vergunningsaanvragen en handhavingsbesluiten

Het aantal ontvangen bezwaarschriften per jaar schommelt aanzienlijk, zoals te zien in de grafiek hierboven. De commissie heeft hier geen verklaring voor.

Inhoud adviezen en besluiten

Bij het gebruik van de termen ‘gegrond’ en ‘ongegrond’ gaat het om de vraag of het bezwaar doel treft en volgens de commissie moet leiden tot een andersluidend besluit. Soms kunnen geconstateerde gebreken worden hersteld bij de beslissing op bezwaar (verder: BOB). Het komt voor dat in een advies twee adviesrichtingen worden gegeven, bijvoorbeeld omdat het bezwaarschrift door twee verschillende personen is ingediend. De indieners van bezwaarschriften en de afzonderlijke bezwaargronden worden elk op respectievelijk ontvankelijkheid en gegrondheid beoordeeld.

Uit de cijfers blijkt dat het bestuursorgaan elke keer het advies van de commissie heeft gevolgd. Het bestuursorgaan kan gemotiveerd afwijken van het advies van de commissie (contrair gaan). De commissie wordt in de regel bij een contraire beslissing op bezwaar door het verwerend bestuursorgaan op de hoogte gebracht van dit feit.

Het verschil in aantallen bezwaarschriften en beslissingen op bezwaar is gelegen in het feit dat een advies voor het einde van een jaar wordt uitgebracht en de BOB in het nieuwe jaar wordt genomen.

Beroepsprocedures na bezwaar

In 2023 zijn 9 beroepschriften door de bezwaarmakers ingediend bij de rechtbank tegen beslissingen op bezwaar, nadat de commissie advies heeft uitgebracht. De beroepen betreffen 8 zaken waarbij het bestuursorgaan de BOB conform het advies heeft genomen en 1 zaak waarbij het bestuursorgaan contrair is gegaan. 2 beroepzaken waren lopend bij de start van 2023.

1 beroepschrift is ingetrokken (BOB conform advies) en 8 beroepzaken zijn lopend op het moment van schrijven. 1 beroepschrift is gegrond verklaard (BOB conform advies). In die zaak had het bestuur een omgevingsvergunning verleend. De commissie had geconstateerd dat het primaire besluit onvoldoende was gemotiveerd en adviseerde dit gebrek te herstellen. Het bestuur heeft de omgevingsvergunning bij de beslissing op bezwaar herroepen en alsnog geweigerd. De rechter vond de beslissing onvoldoende gemotiveerd, omdat hierin enkel verwezen werd naar beleid. Het bestuur had volgens de rechter ook moeten motiveren waarom niet van het beleid kon worden afgeweken.

1 beroepschrift is ongegrond verklaard (BOB contrair aan advies). Het college had bij de BOB afgeweken van het advies van de commissie en achtte het beroep op het vertrouwensbeginsel niet geslaagd. De rechter beoordeelde dat het college terecht had gehandhaafd en dat geen sprake was van gerechtvaardigd vertrouwen.

Het relatief hoge aantal lopende en afgeronde beroepzaken in 2023 is gelegen in het feit dat in de voorafgaande jaren veel meer bezwaarschriften zijn ontvangen en beslissingen op bezwaar zijn genomen.

Evaluatie

De commissie evalueert jaarlijks (gedeeltelijk) samen met de burgemeester en de gemeentesecretaris als vertegenwoordigers van de gemeente over de (inrichting van de) bezwaarprocedures van het afgelopen jaar. Tijdens deze evaluatie worden de meest opvallende onderwerpen besproken en worden eventuele verbeterpunten aangeboden. In deze paragraaf staat het verslag hiervan.

Gezamenlijke evaluatie met bestuur

Niet meer gegrond – ongegrond

De commissie zal vanaf 2024 niet langer adviseren tot gegrond- of ongegrondverklaring van het bezwaarschrift. Deze termen zeggen namelijk niet duidelijk iets over de kwaliteit van het besluit en of het besluit verandert. Dit is uitgewerkt en besloten door de commissie naar aanleiding van de evaluatie over 2022.

Het kan voor een bezwaarmaker bijvoorbeeld verwarrend overkomen als zijn bezwaarschrift gegrond wordt verklaard, maar de vergunning waar hij het niet mee eens is vervolgens met een aanvulling van de motivering alsnog in stand blijft. Ook kan het zijn dat de commissie ambtshalve een gebrek vaststelt dat door de bezwaarmaker niet is aangevoerd (waardoor zijn bezwaar ‘ongegrond’ zou zijn).

De bezwaarprocedure is ervoor om gebreken te herstellen en vormt daardoor een fase van verlengde besluitvorming. De commissie zal vanaf 2024 aangeven of het besluit gebreken bevat die hersteld moeten worden (en welke); en of wordt geadviseerd om het besluit te herroepen (besluit intrekken of rechtsgevolg wijzigen).

Gebreken primaire besluitvorming bij gecertificeerde omgevingsvergunning

De commissie heeft in 2023 bezwaren behandeld tegen 4 gecertificeerde omgevingsvergunningen. Dit betreft een omgevingsvergunning die doorgaans binnen 1 dag wordt verleend namens het college van de gemeente Bergeijk, op basis van een verklaring van een gecertificeerde architect. De commissie merkt hierover op dat deze vorm van besluitvorming geen zorgvuldige voorbereiding betreft en de primaire besluiten altijd een motiveringsgebrek bevatten. De gecertificeerde omgevingsvergunning is daarmee in strijd met verschillende algemene beginselen van behoorlijk bestuur.

Bij de 2 inhoudelijk behandelde bezwaarschriften is in beide gevallen ook een inhoudelijk gebrek geconstateerd, namelijk strijd met het bestemmingsplan. Volgens het gemeentelijk beleid is overeenstemming met het bestemmingsplan echter een voorvereiste om in aanmerking te komen voor een gecertificeerde omgevingsvergunning. De commissie benadrukt hierover dat onrechtmatige c.q.

gebrekkige omgevingsvergunningen onherroepelijk zouden worden, als de bezwaarmakers hiertegen geen bezwaar hadden gemaakt.

De commissie heeft zich ervan vergewist dat het college het beleid ten aanzien van gecertificeerde omgevingsvergunningen gelijktijdig met de inwerkingtreding van de Omgevingswet heeft aangepast, blijkens de Uitvoerings- en Handhavingsstrategie VTH gemeente Bergeijk 2024-2027. Uit het nieuwe beleid blijkt onder andere dat 30% van de aanvragen zonder vooroverleg wordt getoetst voorafgaand aan vergunningverlening en dat een beslistermijn van 7 dagen gehanteerd wordt.

De commissie adviseert het college in het kader van zorgvuldige besluitvorming en de kwaliteit van besluiten om, ook met toepassing van het nieuwe beleid, een inhoudelijke motivering en belangenafweging al in het primaire besluit bekend te maken.

Uitvoering actiepunten evaluatie 2022

Opvolging aanbevelingen Rekenkamercommissie

In 2022 heeft de Rekenkamercommissie van de gemeente Bergeijk een onderzoek uitgevoerd naar de impact en afhandeling van klachten, bezwaarschriften en beroepschriften. Uit dit onderzoek zijn conclusies en aanbevelingen naar voren gekomen. De raad heeft deze aanbevelingen geheel overgenomen. De commissie heeft enkele acties samen met het college in 2023 uitgevoerd. Enkele punten staan (nog) voor 2024 op de agenda.

Rapport klachten, bezwaarschriften en beroepschriften Gemeente Bergeijk

Een onderzoek naar de impact en afhandeling van klachten, bezwaarschriften en beroepschriften december 2022

Actief vragen om feedback

De Rekenkamercommissie heeft aanbevolen om feedback te vragen aan partijen over hoe zij de bezwaarprocedure en hoorzitting hebben ervaren. In 2023 heeft het secretariaat een conceptwerkwijze ontwikkeld, welke gedurende de evaluatie over 2023 is doorontwikkeld. De werkwijze houdt in dat de commissie tijdens de hoorzitting aan partijen vraagt of zij per telefoon door de secretaris benaderd mogen worden. De secretaris zal vragen naar enerzijds de verwachting van de bezwaarprocedure (voldoende informatie?) en anderzijds de ervaring tijdens de hoorzitting (voldoende mening kunnen uiten?) van de partij. Dit contactmoment vindt plaats ná de hoorzitting maar vóór het uitbrengen van het advies c.q. de beslissing op bezwaar door het bestuursorgaan.

Door dit moment te kiezen worden de antwoorden van de partijen niet gekleurd door het advies van de commissie of de uitkomst van het bezwaar. De werkwijze sluit echter wel de zaken uit die zonder hoorzitting worden behandeld of voorafgaand worden ingetrokken. De rechtvaardiging hiervoor is dat in geval van intrekking voorafgaand aan een behandeling op zitting de commissie slechts zeer beperkt is betrokken en de bezwaarprocedure zonder hoorzitting weinig vorm heeft gekregen. Een partij is dan ook mogelijk slecht in staat om inhoudelijke feedback te geven.

Verder speelt de vraag of het gepast is om de feedbackprocedure toe te passen op vertegenwoordigers van partijen (bij fysieke afwezigheid van de partij zelf) of bij algehele afwezigheid van één van de partijen in een meerpartijengeschil. De commissie zal de conceptwerkwijze daarom als levend beleid hanteren en wanneer nodig aanpassen.

Actualisatie verordening

De Rekenkamercommissie heeft geadviseerd om de Verordening Commissie Bezwaarschriften te bezien op actualiteit. De actualisatie is gedeeltelijk voorbereid in 2023. Er is samenwerking gezocht met de omliggende Kempengemeenten die hun verordeningen ook aan het actualiseren zijn. Het aanbieden van het raadsvoorstel ter actualisatie staat op de definitieve raadsplanning van 2024.

Harmoniseren informatie op website

De Rekenkamercommissie heeft geadviseerd om de informatie over ‘bezwaar maken’ en over ‘de Commissie Bezwaarschriften’ op de gemeentelijke website te harmoniseren en aan te vullen. Dit actiepunt is in 2023 uitgevoerd en opgenomen in het jaarverslag over 2022. In de jaarplanning van het secretariaat van de commissie is het regelmatig updaten van de website opgenomen.

Overige aanbevelingen

De Rekenkamercommissie heeft geadviseerd om de raad te informeren over bezwaarzaken met een beleidsmatige invalshoek. Door het secretariaat is een checklist opgesteld voor de behandelend ambtenaar met hierbij als aandachtspunt de vraag of de raad (actief) geïnformeerd moet worden over het bezwaarschrift en de behandeling hiervan. De checklist wordt bij het eerste bericht van de secretaris aan de behandelend ambtenaar meegestuurd en uitgelegd.