Gemeenteblad van Pijnacker-Nootdorp
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Pijnacker-Nootdorp | Gemeenteblad 2024, 193903 | ander besluit van algemene strekking |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Pijnacker-Nootdorp | Gemeenteblad 2024, 193903 | ander besluit van algemene strekking |
Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024
Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;
gezien het advies van de afdeling Ruimte, Belastingen en Gegevensbeheer d.d. 23 april 2024 ;
gelet op het bepaalde in de Wet Basisregistratie Personen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
overwegende, dat de GBA-beheerregeling van 15 april 2011 door invoering van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP) van rechtswege is komen te vervallen en hoewel niet verplicht het noodzakelijk is om het beheer van de Gemeentelijke Voorziening (oude GBA-systeem) te regelen;
vast te stellen “Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024”
Hoofdstuk 1 - Algemene- en begripsbepalingen
In deze Regeling wordt verstaan onder:
Applicatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op het ondersteunen van het toepassingssysteem voor de gemeentelijke voorziening en de waarborging van de continuïteit van de informatievoorziening;
Autorisatiebesluit: een besluit als bedoeld in artikel 3.2, eerste lid van de Wet BRP betreffende systematische verstrekking van persoonsgegevens uit de centrale voorzieningen;
Beveiligingsfunctionaris: de functionaris die toezicht houdt op het geheel van activiteiten gericht op het toezicht op de naleving van de maatregelen en procedures die voortkomen uit het plan informatiebeveiliging;
Centrale voorzieningen: de (toekomstige) centrale voorzieningen waarmee de Minister van BZK uitvoering geeft aan artikel 1.4 van de Wet BRP;
College: het College van burgemeester en wethouders van Pijnacker-Nootdorp;
Gegevensbeheer: het geheel van activiteiten gericht op de inhoudelijke kwaliteitszorg op het gebied van gegevensverzameling, gegevensverwerking en informatievoorziening;
Gegevensmagazijn: magazijn met persoonsgegevens over personen die zijn ingeschreven in de gemeentelijke voorziening aangevuld met de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over personen die niet behoren tot de bevolking van Pijnacker-Nootdorp;
Gegevensverwerking: het ontlenen van gegevens aan documenten en deze op een voorgeschreven wijze middels het daartoe bestemde toepassingssysteem opnemen in een gegevensbestand;
Gemeentelijke voorziening: de geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens over de ingeschrevenen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp waarvoor het College op grond van artikel 1.9 van de Wet BRP verantwoordelijk is;
Informatiebeheer: het geheel van activiteiten gericht op beleidsvoorbereiding, ontwikkeling van kwaliteitsprocedures, beveiligingsprocedures, verstrekkings- en privacy-procedures ten behoeve van de basisregistratie personen, alsmede de coördinatie bij de uitvoering van de procedures;
Informatiebeheerder: de functionaris die namens het College is belast met de dagelijkse zorg voor de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het beheer van het autorisatiebesluit;
Ingeschrevene: degene ten aanzien van wie een persoonslijst als bedoeld in artikel 1 van de Wet BRP in de basisregistratie is opgenomen;
Plan informatiebeveiliging: informatiebeveiligingsplan voor de gemeentelijke voorziening;
Privacybeheer: het geheel van activiteiten gericht op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het verzamelen en verwerken van de persoonsgegevens in de basisregistratie personen en de informatievoorziening daaruit;
Systeembeheer: het geheel van activiteiten gericht op het onderhouden van de technische aspecten van het toepassingssysteem, waarmee de gemeente uitvoering geeft aan de Wet BRP;
Toezicht: het geheel van activiteiten gericht op het naleven van de wettelijke verplichtingen door de burger;
Hoofdstuk 2 – Het Informatiebeheer
Artikel 4 – Beheer gemeentelijke voorziening
De informatiebeheerder beheert de gemeentelijke voorziening, het gegevensmagazijn en het autorisatiebesluit.
Artikel 5 - Verplichtingen van de informatiebeheerder
De informatiebeheerder voorziet in:
Artikel 7 – Adviesfunctie informatiebeheerder
De informatiebeheerder adviseert het College als verantwoordelijke over de navolgende aspecten de gemeentelijke voorziening betreffende:
Hoofdstuk 3 – Het gegevensbeheer
Artikel 11 – Verschillende gegevensbeheerders
In de gemeente Pijnacker-Nootdorp zijn twee verschillende gegevensbeheerders werkzaam:
Hoofdstuk 4 – Het systeembeheer
Artikel 15 – Verantwoordelijkheden systeembeheer
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van het toepassingssysteem waarmee de gemeentelijke voorziening voor de basisregistratie personen wordt gevoerd.
Hoofdstuk 5 – Het applicatiebeheer
Artikel 18 – Verantwoordelijkheden applicatiebeheerder
De applicatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
Artikel 19 – Verplichtingen applicatiebeheerder
De applicatiebeheerder voorziet in:
Hoofdstuk 6 – Het privacybeheer
Artikel 21 – Verantwoordelijkheden privacy-beheerder
De privacy-beheerder is verantwoordelijk voor:
Artikel 22 – Adviesfunctie privacy-beheerder
De privacybeheerder adviseert in het kader van de wet BRP over:
Artikel 24 – Betrokkenheid bezwaarschriftenprocedures
De privacy-beheerder is betrokken bij alle bezwaarschriftenprocedures die voortvloeien uit genomen beslissingen op grond van de Wet en de daarbij behorende regelingen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming voor zover hierbij privacyaspecten aan de orde zijn.
Hoofdstuk 7 – De gegevensverwerking
Artikel 25 – Verplichtingen gegevensverwerkers
De gegevensverwerkers voorzien in:
Hoofdstuk 8 – De toezichthouder
Artikel 27 – Verantwoordelijkheden toezichthouder
De toezichthouder controleert of de burger voldoet aan zijn verplichtingen met betrekking tot inschrijving (artikel 2.38), adreswijziging (2.39), rechtmatig gebruik van een briefadres (2.40 t/m 2.42), vertrek uit Nederland (2.43), de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de basisregistratie.
Hoofdstuk 9 – Het beveiligingsbeheer
Artikel 30 – Verantwoordelijkheden beveiligingsbeheerder
De beveiligingsbeheerder is in het bijzonder verantwoordelijk voor de opstelling en uitvoering van het Plan informatiebeveiliging voor de gemeentelijke voorzieningen waarmee uitvoering wordt gegeven aan de bepalingen van de Wet. Die verantwoordelijkheid strekt zich tevens uit over de beveiliging van het gegevensmagazijn (DDS).
Artikel 35 – Reikwijdte regeling
De in deze Regeling opgenomen bepalingen gelden voor de gemeentelijke voorziening als bedoeld in artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet, voor de in de gemeentelijke voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de in het gegevensmagazijn (DDS) opgeslagen basisgegevens, voor zover afkomstig uit de basisregistratie.
Vastgesteld in de vergadering van 23 april 2024.
het college van Pijnacker-Nootdorp,
Annelies Kroeskamp
secretaris
Björn Lugthart
burgemeester
Toelichting op de Regeling beheer en toezicht Basisregistratie personen (BRP)
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming in de hele Europese Unie van kracht gegaan. Daarmee is de oude Wet bescherming persoonsgegevens en alle daarop gebaseerde (lokale)regelingen van rechtswege komen te vervallen.
Ook is op 6 januari 2014 de Wet basisregistratie personen (Wet BRP) van kracht geworden. Daarmee zijn de oude Wet basisregistratie persoonsgegevens (Wet GBA) en alle daarop gebaseerde (lokale) regelingen van rechtswege komen te vervallen. Op grond van de nieuwe Wet BRP is de vaststelling van een beheerregeling niet meer verplicht. Vanwege de verantwoordelijkheid van het College zorg te dragen voor een gemeentelijke voorziening (vooralsnog het oude GBA-systeem), dat functioneert conform de regels die bij of krachtens de nieuwe Wet en het Logisch Ontwerp GBA zijn gegeven, wordt het niettemin noodzakelijk geacht het beheer van de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie personen te regelen. In de Regeling Beheer en Toezicht BRP zijn daartoe de verplichtingen, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van alle bij (het beheer van) de basisregistratie betrokken personen vastgelegd.
Door wijziging van de onderliggende regelgeving is er niet alleen meer sprake van beheerrollen. De nieuwe Wet kent ook toezichthouders BRP (reeds door het College benoemd). Om die reden is de naam van de regeling gewijzigd van “Beheerregeling” in “Regeling beheer en toezicht”.
Het beveiligingsbeheer heeft onder de werking van de nieuwe Wet een iets andere inhoud gekregen. De inhoud van de rol van de beveiligingsfunctionaris had voorheen vooral betrekking op het uitoefenen van toezicht. Voor een adequate uitvoering van het beveiligingsbeheer en het beveiligingstoezicht is, mede gelet op de toekomstige aansluiting op de “Baseline Informatiebeveiliging overheid” (samenwerkingsverband Ministerie van BZK en VNG) er echter voor gekozen het beveiligingsbeheer- en het toezicht in deze Regeling te splitsen en apart te beschrijven.
Ook in Pijnacker-Nootdorp is het Datadistributiesysteem DDS voornamelijk in gebruik als het systeem voor (interne) distributie van gegevens uit de basisregistratie. Het beheer van dit gegevensmagazijn is functioneel ingevuld en ligt tot nu toe buiten de invloedsfeer van de informatiebeheerder. Dit kan leiden tot inconsistent beveiligings- en privacybeheer, er kunnen via het gegevensmagazijn immers persoonsgegevens worden verstrekt, terwijl daar op basis van de autorisatiebesluiten geen grond voor is. Het is daarom van belang, het beheer van de gemeentelijke voorziening van de basisregistratie en het beheer van de DDS in één hand te leggen. Deze Regeling beheer en toezicht BRP voorziet daarin. Hierdoor krijgt de informatiebeheerder ook zicht op de verstrekkingen die verlopen via koppelingen van het gegevensmagazijn en kunnen deze verstrekkingen door de privacybeheerder worden getoetst.
De basisregistratie personen (BRP) maakt deel uit van een stelsel van basisregistraties. Sinds 1 januari 2010 is de overheid bij de uitvoering van de (wettelijke) taken verplicht om de benodigde persoonsgegevens te betrekken uit de BRP. Dat geldt ook voor de gemeentelijke organisatie-onderdelen.
De BRP bestaat nu nog uit twee delen, een gemeentelijk deel en een centraal (landelijk) deel, de GBA-V. In de nabije toekomst zal de persoonsadministratie in zijn geheel centraal worden belegd en worden gemeenten “slechts” toeleverancier en gebruiker van persoonsgegevens. Op dit moment is er echter nog een gemeentelijke voorziening, waarin de gegevens over de eigen inwoners worden geregistreerd en bijgehouden. Op grond van het bepaalde in artikel 4.15 van de Wet BRP is de gemeente bevoegd tot aan de overgang naar de centrale administratie voor de registratie en bijhouding van gegevens gebruik te maken van het huidige- het oude GBA-systeem, mits het aan de eisen van de nieuwe Wet en het daarop gebaseerde Logisch Ontwerp voldoet. Dat is het geval.
De Minister van BZK is verantwoordelijk voor de centrale voorziening. Deze voorziening gaat de persoonsgegevens bevatten van alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en van personen die niet in Nederland wonen maar wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). In deze Regeling wordt op de toekomst geanticipeerd.
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de gemeentelijke voorziening kunnen bij Verordening nadere regels worden gesteld. Het College heeft de Verordening basisregistratie personen vastgesteld. De verkrijging van gegevens uit de (centrale) basisregistratie is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de Minister van BZK.
Uit het oogpunt van privacy, beveiligingsbeheer en toezicht is het wenselijk voor de gemeentelijke voorziening een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen op genoemde aspecten zijn vastgelegd. Daarnaast verplicht de wetgever het College via artikel 1.11 van de Wet zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving, het Logisch Ontwerp. Ingevolge hoofdstuk 8 van dit Logisch Ontwerp dient het College functionarissen aan te wijzen die een aantal beheertaken op het gebied van de gemeentelijke voorziening uitvoeren.
Formeel is de Regeling bedoeld voor gegevensverwerking in de gemeentelijke voorziening. Op de gegevens in het gegevensmagazijn (DDS) is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. Het is uit het oogpunt van eenheid in persoonsinformatievoorziening, privacybeleid en de beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen in de Regeling voor de gemeentelijke voorziening. Hierdoor ontstaat één duidelijke regeling voor zowel de gemeentelijke voorziening als voor het gegevensmagazijn.
In deze Regeling zijn naast de beheerrollen, informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, systeembeheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer ook de verplichtingen, verantwoordelijkheden en verplichtingen van de gegevensverwerker, de toezichthouder en de beveiligingsfunctionaris informatiebeveiliging beschreven. De gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor niet in Pijnacker-Nootdorp wonende personen ligt bij de beheerder van de gemeentelijke voorziening van de andere gemeente(n) dan wel bij de beheerder van de centrale voorziening, i.c. de Minister van BZK.
De verdeling van de verschillende rollen is mede afhankelijk van de inrichting van het informatie- en beveiligingsbeleid en de persoonsinformatiehuishouding van de gemeente. In Pijnacker-Nootdorp is zowel het beheer van de gemeentelijke voorziening als dat van het gegevensmagazijn belegd bij de afdeling Ruimte, Belastingen en Gegevensbeheer.
Beveiligingsbeheer en beveiligingstoezicht
Onder het regiem van de (Wet) GBA had het beveiligingsbeheer vooral betrekking op het uitoefenen van toezicht. Voor een correcte uitvoering van het beveiligingsbeheer en het beveiligingstoezicht en om te kunnen aansluiten op de toekomstige “Baseline Informatiebeveiliging overheid ”(BIO) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van het beheer en het toezicht te splitsen. In deze Regeling zijn dan ook aparte hoofdstukken opgenomen voor beveiligingsbeheer (Hoofdstuk 9) en beveiligingstoezicht (Hoofdstuk 10).
De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder over alle privacyvraagstukken op het gebied van verwerking van persoonsgegevens waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder eenieder die belast is met de dagelijkse uitvoering van de Wet basisregistratie personen en de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Onder het regiem van de nieuwe Wet is de taak van de privacybeheerder uitgebreider. De rol van de functionaris is meer toetsend en adviserend van aard geworden dan voorheen. De taken beperken zich niet tot de verwerking van persoonsgegevens in de gemeentelijke voorziening, ook verzoeken om gegevensverstrekking uit de gemeentelijke- of centrale voorziening dienen door de privacybeheerder te worden getoetst op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit en andere privacygevoelige aspecten. Daaronder valt ook advisering over de wijze van verstrekking van gegevens en over koppelingen tussen het gegevensmagazijn en de verschillende- in de organisatie gebruikte systemen. De privacybeheerder adviseert de informatiebeheerder, die moet beslissen op dergelijke verzoeken.
Voor zover mogelijk en van toepassing is aansluiting gezocht bij de begripsbepalingen uit de Wet basisregistratie personen, het Logisch Ontwerp BRP, de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het Plan informatiebeveiliging GBA. De begripsbepalingen van genoemde regelingen zijn dan ook onverkort van toepassing.
Artikelen 2 en 3 – Aanwijzing functionarissen
In de Regeling worden aan iedere rol verplichtingen, verantwoordelijkheden en verplichtingen gekoppeld. Daarom is het van belang, dat voor iedere rol een functionaris wordt aangewezen. Het Hoofd van de afdeling Ruimte, Belastingen en Gegevensbeheer is beheerder van de gemeentelijke voorziening en daarmee algeheel verantwoordelijk voor een juist beheer. Als informatiebeheerder voorziet hij dan ook in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer en het verstrekkingsbeheer van de gemeentelijke voorziening en het gegevensmagazijn, het datadistributiesysteem DDS. De informatiebeheerder is bronhouder en beheert vanuit die verantwoordelijkheid de inhoud en kwaliteit van de gegevens in de gemeentelijke voorziening. De informatiebeheerder stelt tevens de leveringsvoorwaarden (lees: privacy-voorwaarden) vast voor de gegevensverstrekking uit de basisregistratie. Voor het aanwijzen van functionarissen voor het technisch systeem- en beveiligingsbeheer is het Hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering verantwoordelijk. In bijlage 1 bij deze Regeling is een overzicht van aanwijzing van de door de informatiebeheerder aangewezen functionarissen gevoegd.
Artikelen 4 t/m 26 – Verplichtingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
In deze artikelen zijn de verplichtingen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verschillende functionarissen aangegeven. Het gaat hier om de informatiebeheerder, de gegevensbeheerder, de systeembeheerder, de applicatiebeheerder, de privacybeheerder en de gegevensverwerkers. De artikelen spreken voor zich en behoeven dan ook geen verdere toelichting.
Artikel 27 t/m 29 – Toezichthouders
Ingevolge het bepaalde in artikel 4.2 van de Wet basisregistratie personen wijst het College ambtenaren aan, die belast zijn met het toezicht op de naleving van de verplichtingen die de burger op grond van de Wet heeft. Deze toezichthouders hebben alle bevoegdheden als genoemd in hoofdstuk 5 van de Algemene wet bestuursrecht. Het betreft hier een nieuw instrument, dat naast de oplegging van een bestuurlijke boete moet bijdragen aan (verbetering van) de kwaliteit en betrouwbaarheid van de in de basisregistratie opgenomen gegevens. Omdat het hier een nieuw instrument betreft is Hoofdstuk 8 aan deze Regeling toegevoegd en is het belang van goed toezicht benadrukt, door de naam van de regeling te wijzigen van “Beheerregeling” in “Regeling beheer en toezicht BRP”.
Artikel 30 t/m 34 – Beveiligingsbeheer en beveiligingsfunctionaris
Zoals in deze toelichting onder “Algemeen” reeds aangegeven, heeft het beveiligingsbeheer onder de werking van de nieuwe Wet een iets andere inhoud gekregen. De inhoud van de rol van de beveiligingsfunctionaris had voorheen vooral betrekking op het uitoefenen van toezicht. Voor een adequate uitvoering van het beveiligingsbeheer en het beveiligingstoezicht is, mede gelet op de toekomstige aansluiting op de “Baseline Informatiebeveiliging overheid” (samenwerkingsverband Ministerie van BZK en VNG op het gebied van (persoons)informatiebeveiliging)) er echter voor gekozen het beveiligingsbeheer- en het toezicht in deze Regeling te splitsen en apart te beschrijven.
Artikel 35 – Reikwijdte regeling
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-193903.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.