Rectificatie: Interne instructie voor het gebruik van door burgemeester en college verleend mandaat gemeente Wassenaar 2024

[Deze publicatie betreft een rectificatie omdat de naam van de burgemeester onjuist stond opgenomen in de ondertekening. De oorspronkelijke publicatie is op 9 april 2024 bekendgemaakt, beschikbaar via Gemeenteblad 2024, 153885.]

De burgemeester en het college van burgemeester en wethouders, ieder voor zover het de eigen bevoegdheden betreft;

gelet op artikel 10:6 van de Algemene wet bestuursrecht;

gelet op de Mandaatregeling college en burgemeester gemeente Wassenaar 2024;

gelet op de Budgethoudersregeling college en burgemeester gemeente Wassenaar 2024;

overwegende dat het gewenst is om ten aanzien van het gebruik van mandaten, volmachten en machtigingen instructies en richtlijnen te geven voor het gebruik van bevoegdheden binnen de gemeentelijke organisatie welke niet afdoen aan de geldigheid van de uitgeoefende bevoegdheden;

besluiten vast te stellen de:

Interne instructie voor het gebruik van door burgemeester en college verleend mandaat gemeente Wassenaar 2024

Artikel 1 Uitgangspunt

• 1. Deze instructie geldt voor de gehele gemeentelijke organisatie van de gemeente Wassenaar.

• 2. Deze instructie bevat richtlijnen voor het verantwoord gebruik van bevoegdheden die namens het college of de burgemeester worden uitgeoefend op grond van de Mandaatregeling college en burgemeester gemeente Wassenaar 2024 en de Budgethoudersregeling college en burgemeester gemeente Wassenaar 2024.

• 3. Deze instructie doet niet af aan de toegekende bevoegdheid te besluiten, te vertegenwoordigen of feitelijk te handelen.

Artikel 2 Begripsbepalingen

• 1. In deze instructie zijn de begripsbepalingen van artikel 1 van de Mandaatregeling college en burgemeester gemeente Wassenaar 2024 van overeenkomstige toepassing.

• 2. In afwijking van het eerste lid wordt onder medewerker verstaan: Een voor de gemeente Wassenaar als ambtenaar dan wel door externe inhuur bij de gemeente Wassenaar werkzame persoon, onder wie mede begrepen de gemeentesecretaris/algemeen directeur, manager van de eenheid, griffier of medewerker van de griffie.

• 3. Onder mandaatgever wordt verstaan: het college of de burgemeester.

Artikel 3 Gebruik van het verkregen mandaat

• 1. Een medewerker maakt geen gebruik van het mandaat als mag worden verwacht dat het bestuursorgaan niet hetzelfde besluit zou nemen.

• 2. Onder de hierna genoemde omstandigheden legt:

  • i. de medewerker de uit te oefenen bevoegdheid ter beoordeling voor aan de manager van de eenheid, projectleider of opgavemanager;

  • ii. de manager van de eenheid, opgavemanager of projectleider de uit te oefenen bevoegdheid ter beoordeling voor aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, of

  • iii. de gemeentesecretaris/algemeen directeur de uit te oefenen bevoegdheid ter beoordeling voor aan het college of de burgemeester,

• te weten indien:

  • a. de verwachting is gerechtvaardigd dat de uitoefening van de bevoegdheid grote financiële, juridische of politiek/bestuurlijke gevolgen met zich mee kan brengen;

  • b. er sprake kan zijn van strijd met vastgesteld beleid;

  • c. niet-begrote belangrijke financiële of andere belangrijke gevolgen zijn te verwachten;

  • d. het een onderwerp betreft dat sterk in de publieke belangstelling staat of vermoedelijk zal staan of politiek gevoelig ligt;

  • e. er precedentwerking te verwachten is, behalve in de situatie genoemd in lid 3;

  • f. door het nemen van een besluit in mandaat de schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling kan worden gewekt;

  • g. er twijfel bestaat of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet;

  • h. een verhoogde kans op bezwaar of beroep niet te veronachtzamen risico’s met zich meebrengt;

  • i. een of meerdere managers van de eenheden, opgavemanagers of projectleiders van mening zijn dat een besluit om bovengenoemde redenen niet in mandaat genomen zou mogen worden.

• 3. Personele bevoegdheden die nadrukkelijke precedentwerking hebben, mogen enkel door de gemeentesecretaris/algemeen directeur in mandaat worden uitgeoefend.

• 4. Na de beoordeling zoals genoemd in lid 1 en 2 mag na verkregen instemming alsnog van de gemandateerde bevoegdheid gebruik worden gemaakt.

• 5. Van het mandaat wordt geen gebruik gemaakt als:

  • a. de gemandateerde een particulier belang heeft of kan hebben bij het gebruik van het mandaat;

  • b. in strijd wordt gehandeld met de begroting;

  • c. uitgaven worden gedaan of verplichtingen worden aangegaan waarvoor geen of significant onvoldoende budget beschikbaar is, of

  • d. in strijd met wet- of regelgeving wordt gehandeld.

Artikel 4 Motivering van besluiten

• 1. Het besluit is voorzien van een voor de ontvanger begrijpelijke motivering, met inachtneming van de door de gemeente voorgeschreven regels van schrijven in duidelijke taal.

• 2. Wanneer de medewerker verwacht dat een in mandaat genomen besluit onverwacht of ongewenst is dan wordt de afweging gemaakt om voorafgaand aan de schriftelijke bekendmaking het besluit mondeling mee te delen aan de belanghebbende(n).

Artikel 5 Communicatie over gebruik van mandaat

Als het te verwachten valt dat het college, collegeleden of de mandaatgever bevraagd zullen worden op de in mandaat genomen besluiten/verrichtte handelingen, dan worden zij daarover geïnformeerd.

Artikel 6 Vormvereisten

• 1. Ondertekening van in mandaat genomen besluiten kan geautomatiseerd, digitaal of met een handgeschreven handtekening, mits de gemandateerde het besluit ook zelf heeft genomen.

• 2. Een krachtens mandaat genomen besluit wordt ondertekend door de gemandateerde. Vermeld wordt wie in welke functie namens welk bestuursorgaan ondertekent. De ondertekeningsformule luidt als volgt:

• "Namens burgemeester en wethouders van Wassenaar,

• …… (naam)

• …… (functie)

• of

• “Namens de burgemeester van Wassenaar”

• ………(naam)

• ………(functie)

• Als het besluit niet wordt ondertekend met een handgeschreven handtekening, dan wordt onder het besluit na de ondertekeningsformule opgenomen op welke wijze is ondertekend.

• Als niet wordt ondertekend, wordt vermeld: “Dit besluit is automatisch gegenereerd en daarom niet ondertekend.”

• Als digitaal wordt ondertekend, wordt vermeld: “Dit besluit is rechtsgeldig digitaal ondertekend.”

• 3. Als de (onder)gemandateerde is vervangen of verhinderd, wordt dit vermeld.

• 4. In documenten die een privaatrechtelijke rechtshandeling inhouden, wordt vermeld:

  • a. het besluit van het college;

  • b. indien van toepassing: degene die namens het college het besluit heeft genomen, en

  • c. indien van toepassing: degene die namens de burgemeester het document ondertekent.

Artikel 7 Slotbepaling

• 1. Dit besluit wordt aangehaald als “Interne instructie mandaat gemeente Wassenaar 2024”.

• 2. De Interne instructie voor het ambtelijk gebruik van mandaatbevoegdheden Wassenaar wordt op 1 mei 2024 ingetrokken.

• 3. Dit besluit treedt op 1 mei 2024 in werking.

Aldus vastgesteld op 19 maart 2024,

de burgemeester,

drs. L.A. de Lange

Aldus vastgesteld in de vergadering van 19 maart 2024

het college van burgemeester en wethouders

de secretaris

drs. K.D. Handstede

de burgemeester

drs. L.A. de Lange