Uitvoeringsregeling burgerlijke stand Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024

Het college van de gemeente Pijnacker-Nootdorp;

 

gezien het advies van de afdeling Ruimte, Belastingen, Gegevensbeheer d.d. 9 april 2024 ;

 

gelet op het bepaalde in het Reglement burgerlijke stand Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024;

 

besluit:

 

vast te stellen de volgende Uitvoeringsregeling burgerlijke stand Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024:

Artikel 1 - Algemene bepalingen

  • 1.

    Waar in deze regeling gesproken wordt van trouwen, huwelijk of huwelijkssluiting wordt daarmee tevens bedoeld partnerschapsregistratie, geregistreerd partnerschap of omzetting van een partnerschapsregistratie in een huwelijk.

  • 2.

    Deze regeling verstaat onder:

    • a.

      openbaar gebouw: gebouw dat een functie heeft voor een publiek groter dan de directe gebruikers zoals bewoners of werknemers van het gebouw gelegen in de Gemeente Pijnacker-Nootdorp;

    • b.

      hulphonden: professioneel opgeleide honden die mensen met een beperking helpen bij meer vrijheid en een zelfstandiger leven. Bijvoorbeeld mensen met een visuele of lichamelijke beperking, chronische ziekte of een stoornis.

  • 3.

    Deze regeling maakt onlosmakelijk deel uit van het Reglement burgerlijke stand Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024.

Artikel 2 – Huwelijkslocaties

  • 1.

    Huwelijkssluiting kan plaatsvinden in een daartoe geschikt geacht openbaar gebouw.

  • 2.

    Aan de huwelijkslocatie worden de volgende eisen gesteld:

    • a.

      de locatie moet voldoende toegankelijk zijn, ook voor mindervaliden;

    • b.

      de locatie moet voldoende openbaar zijn. Dit houdt in dat de locatie in principe toegankelijk moet zijn voor eenieder die bij het huwelijk aanwezig wil zijn;

    • c.

      er moet voldoende parkeergelegenheid zijn;

    • d.

      de locatie mag niet in strijd zijn met de openbare orde of goede zeden;

    • e.

      de locatie moet beschikbaar zijn op de tijdstippen zoals vastgelegd in het Reglement burgerlijke stand 2024;

    • f.

      de locatie moet voorzien zijn van goede verlichting, voldoende verwarming, sanitaire voorzieningen, een tafel en stoelen;

    • g.

      de locatie moet een kleedruimte hebben voor de trouwambtenaar;

    • h.

      op de locatie geldt een rookverbod tijdens de huwelijksvoltrekking;

    • i.

      de locatie moet voldoende veilig zijn. Dit houdt in dat de locatie bouwtechnisch in goede staat moet verkeren en voldoende (brand)veilig moet zijn;

    • j.

      de eigenaar/beheerder van de huwelijkslocatie staat garant voor de veiligheid van het bruidspaar, de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand en alle andere aanwezigen;

    • k.

      de gemeente Pijnacker-Nootdorp is niet aansprakelijk voor eventuele schade;

    • l.

      bij huwelijkssluitingen in de open lucht moet de eigenaar/beheerder van de huwelijkslocatie altijd een uitwijkmogelijkheid kunnen bieden naar een binnen locatie die voldoet aan de gestelde eisen;

    • m.

      de (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand heeft de bevoegdheid de huwelijkssluiting in de open lucht af te gelasten als hij/zij van mening is dat de veiligheid in het geding is of dat de weersomstandigheden de huwelijkssluiting in de open lucht onwenselijk maken;

    • n.

      het terrein waarop de huwelijkssluiting plaatsvindt moet voldoende afgesloten zijn van de openbare weg;

    • o.

      bij huwelijkssluitingen in de open lucht dient de beheerder/eigenaar van de locatie hiervan melding te maken bij het bureau van de burgerlijke stand;

    • p.

      als de huwelijkssluiting plaatsvindt in een tent, dient deze door een professioneel bedrijf te worden opgebouwd en voldoen aan de wettelijk voorgeschreven veiligheidseisen;

    • q.

      wanneer in een kerkgebouw een huwelijksceremonie wordt voltrokken gelden de volgende voorwaarden:

      • i.

        bij een huwelijksceremonie moet duidelijk worden aangegeven dat het om een burgerlijk huwelijk gaat;

      • ii.

        wordt de huwelijksceremonie gevolgd door een kerkelijke inzegening of bevestiging, dan dient duidelijk gemaakt te worden dat de burgerlijke huwelijkssluiting is afgelopen en dat de kerkelijke inzegening of bevestiging begint;

    • r.

      de aangedragen huwelijkslocatie is voor de duur van de huwelijkssluiting voor eenieder vrij toegankelijk.

Artikel 3 - Aanvullende voorwaarden huwelijkslocatie

  • 1.

    De kosteloze en de eenvoudige huwelijksceremonies worden voltrokken op de daarvoor aangewezen ruimte in het gemeentekantoor aan het Oranjeplein 1 te Pijnacker.

  • 2.

    Bruidsparen kunnen niet worden verplicht tot gebruikmaking van de door de locatie aangeboden overige voorzieningen.

  • 3.

    De beoogde locatie is binnen de grenzen van de gemeente Pijnacker-Nootdorp gelegen.

  • 4.

    Wanneer meer dan 50 personen tegelijkertijd in het gebouw aanwezig zijn, dient de beoogde locatie te beschikken over een gebruiksmelding als bedoeld in het Bouwbesluit.

  • 5.

    De gemeente is niet verantwoordelijk voor de inrichting, aankleding en verzorging van de beoogde externe locatie.

Artikel 4 - Procedure aanwijzing huwelijkslocatie

  • 1.

    Aanwijzing van een beoogde huwelijkslocatie geschiedt op schriftelijk verzoek van één of beide huwelijkspartners.

  • 2.

    Het verzoek wordt uiterlijk twaalf weken voor de datum van huwelijkssluiting ingediend bij de ambtenaar van de burgerlijke stand.

  • 3.

    Bij het verzoek worden overgelegd:

    • a.

      een schriftelijke overeenkomst tussen de aanstaande partners en de eigenaar/beheerder van de beoogde locatie, waarin de exacte voorwaarden worden vermeld die van toepassing zijn tijdens de huwelijkssluiting;

    • b.

      een kopie van de in artikel 4, vierde lid bedoelde gebruiksmelding en een kopie van het meest recente controleverslag;

    • c.

      een kopie van het geldig legitimatiebewijs van beide huwelijkskandidaten.

  • 4.

    Bij de vaststelling van dag en tijdstip van de huwelijkssluiting wordt rekening gehouden met de openingsuren van het bureau van de Burgerlijke Stand als vastgesteld in artikel 6 van het Reglement burgerlijke stand 2024.

  • 5.

    Onvolledige verzoeken worden niet in behandeling genomen en aan de aanvrager(s) geretourneerd.

Artikel 5 – Verantwoordelijkheden

  • 1.

    Bruidsparen zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van afspraken met de eigenaar/beheerder van de beoogde locatie.

  • 2.

    De eigenaar/beheerder die een toestemmingsverklaring als bedoeld in artikel 4, derde lid, onder a afgeeft, stelt de locatie voor de duur van de huwelijkssluiting kosteloos beschikbaar aan de gemeente.

  • 3.

    Bruidsparen zijn zelf verantwoordelijk voor de aanmelding van een huwelijk. De aanmelding wordt niet eerder in behandeling genomen dan wanneer alle benodigde documenten voor het voltrekken van de huwelijksceremonie zijn ingeleverd. De benodigde documenten moeten uiterlijk tien weken voor de huwelijksvoltrekking worden ingeleverd. Met uitzondering als er omstandigheden zijn waardoor het huwelijk binnen de gestelde termijn van zes weken moet plaatsvinden. Het hoofd van de afdeling Ruimte, Belastingen en Gegevensbeheer beslist of de genoemde omstandigheden voldoende zijn om de huwelijkssluiting binnen zes weken te laten plaatsvinden.

  • 4.

    De gemeente stelt ter begeleiding van de ceremonie een bode beschikbaar, tenzij dit door omstandigheden niet mogelijk is of met de locatiebeheerder al dan niet door het bruidspaar andere afspraken zijn gemaakt.

Artikel 6 - Eenvoudige huwelijksceremonie

  • 1.

    De eenvoudige huwelijksceremonie biedt bruidsparen de mogelijkheid te trouwen tegen een verlaagd tarief en kan plaatsvinden onder de hierna gestelde voorwaarden.

  • 2.

    Het tijdstip waarop de eenvoudige huwelijksceremonie mag plaatsvinden is gesteld op maandag en dinsdag om 10:00 uur en 14:30 uur, met uitzondering van erkende feestdagen.

  • 3.

    De eenvoudige huwelijksceremonie vindt plaats in het gemeentekantoor in een daarvoor aangewezen ruimte.

  • 4.

    De trouwambtenaar is een vaste (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Deze ambtenaar wordt toegewezen door de gemeente. Het is niet mogelijk een voorkeur op te geven voor een bepaalde ambtenaar.

  • 5.

    In de trouwruimte is plaats voor het bruidspaar, de trouwambtenaar, een fotograaf en maximaal tien gasten, inclusief de getuigen.

  • 6.

    Er wordt geen muziek afgespeeld.

  • 7.

    De trouwambtenaar houdt een korte standaard toespraak.

  • 8.

    Er worden geen huisdieren toegelaten in de trouwruimte. Dit geldt niet voor hulphonden.

  • 9.

    Er is geen ondersteuning door een bode.

Artikel 7 - Kosteloze huwelijksceremonie

  • 1.

    Het tijdstip waarop de gratis huwelijksceremonie mag plaatsvinden is gesteld op dinsdag om 09.00 uur en 09.30 uur, met uitzondering van erkende feestdagen.

  • 2.

    De gratis huwelijksceremonie vindt plaats in het gemeentekantoor in een daarvoor aangewezen ruimte.

  • 3.

    Van het bruidspaar of partners dient tenminste één persoon ingeschreven te staan in de Basisregistratie personen (BRP) van de gemeente Pijnacker-Nootdorp, dan wel na vertrek een duidelijke verbinding met de gemeente Pijnacker-Nootdorp te hebben of hebben gehad.

  • 4.

    De trouwambtenaar is een vaste (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. Deze ambtenaar wordt toegewezen door de gemeente. Het is niet mogelijk een voorkeur op te geven voor een bepaalde ambtenaar.

  • 5.

    Er wordt geen muziek afgespeeld.

  • 6.

    In de trouwruimte is plaats voor het bruidspaar, de trouwambtenaar, een fotograaf en twee getuigen.

  • 7.

    De trouwambtenaar houdt geen toespraak.

  • 8.

    Er worden geen huisdieren toegelaten in de trouwruimte. Dit geldt niet voor hulphonden.

  • 9.

    Er is geen ondersteuning door een bode.

Artikel 8 - Traditionele huwelijksceremonie

  • 1.

    Indien het bruidspaar de voorkeur heeft voor huwelijkssluiting door een bepaalde ambtenaar dan wel aanvullende wensen heeft ten aanzien van de huwelijkslocatie, dan maakt hij deze voorkeur dan wel aanvullende wensen bekend bij de aanmelding van het voorgenomen huwelijk. Deze mogelijkheid bestaat niet voor het gratis huwelijk en het eenvoudige huwelijk.

  • 2.

    Het bruidspaar heeft de mogelijkheid om het onofficiële gedeelte (speech) van de huwelijksceremonie door een door hen voorgedragen persoon te laten vervullen. Het officiële gedeelte van de huwelijksplechtigheid wordt gedaan door een door de gemeente Pijnacker-Nootdorp benoemde (B)abs.

  • 3.

    Of aan de uitgesproken voorkeur dan wel aangegeven aanvullende wensen kan worden voldaan is afhankelijk van de mogelijkheden en kan derhalve niet worden gegarandeerd.

  • 4.

    Er worden geen huisdieren toegelaten in de trouwruimte. Dit geldt niet voor hulphonden.

Artikel 9 - Externe (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand

  • 1.

    Het college kan, op verzoek van een aanstaand bruidspaar of aanstaande partners, een externe (B)abs benoemen voor een éénmalige huwelijkssluiting. Deze ambtenaar ontvangt geen vergoeding en valt niet onder de rechtspositieregeling van de gemeente Pijnacker-Nootdorp. De huwelijksleges blijven in zijn geheel verschuldigd. Bovendien gelden aanvullende leges met betrekking tot de benoeming. Dit verzoek tot benoeming moet tenminste zes weken voor de geplande huwelijksdatum worden ingediend bij het college.

  • 2.

    Een externe (B)abs kan alleen een huwelijk in de gemeente Pijnacker-Nootdorp sluiten als de (B)abs een eed heeft afgelegd ingevolge artikel 16, Boek 1 van het Burgerlijke Wetboek.

  • 3.

    Het bruidspaar dient het verzoek tot benoeming van de externe (buitengewoon) ambtenaar van de burgerlijke stand in door middel van een aanvraagformulier.

Artikel 10 – Slotbepalingen

  • 1.

    De Uitvoeringsregeling burgerlijke stand gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021, vastgesteld bij besluit van het college van 01-01-2021, wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid genoemde datum van inwerkingtreding.

  • 2.

    Deze Uitvoeringsregeling Burgerlijke Stand treedt in werking op 9 april 2024.

  • 3.

    Voor huwelijken afgesproken voor 31-12-2024 is de Uitvoeringsregeling burgerlijke stand gemeente Pijnacker-Nootdorp 2021 van kracht. Deze overgangsregeling is geldig tot 31-12-2024.

  • 4.

    Deze regeling kan worden aangehaald als 'Uitvoeringsregeling burgerlijke stand Gemeente Pijnacker-Nootdorp 2024'.

Vastgesteld in de vergadering van 9 april 2024 .

het college van Pijnacker-Nootdorp,

Annelies Kroeskamp

secretaris

Björn Lugthart

burgemeester

Bijlage 1 bij Uitvoeringsregeling Burgerlijke Stand 2024

 

Verantwoordelijkheden en werkafspraken met betrekking tot de huwelijksceremonie

 

Verantwoordelijkheden en werkafspraken buitengewoon ambtenaren burgerlijke stand

  • a.

    De communicatie omtrent de huwelijksceremonie verloopt via het team Gegevensbeheer van de afdeling Ruimte, Belastingen en Gegevensbeheer. De babs verwijst het bruidspaar direct naar team Gegevensbeheer.

  • b.

    Contact met bruidspaar:

    • 1.

      bij de gratis en de eenvoudige ceremonie: geen contact vooraf;

    • 2.

      bij de traditionele ceremonie: persoonlijk voorgesprek ten einde de speech te kunnen opstellen.

  • c.

    De babs is verantwoordelijk voor de identiteitscontrole van het bruidspaar en de getuigen.

  • d.

    Privacy: het doorgeven van alle persoonsgegevens aan de babs is in het kader van de AVG niet mogelijk. Voor het voltrekken van een huwelijk ontvangen de babsen de volgende gegevens:

    • 1.

      gegevens bruidspaar (naam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres);

    • 2.

      namen van de getuigen;

    • 3.

      keuze voor de toga;

    • 4.

      keuze voor muziek;

    • 5.

      trouwringen en wie gaat die overhandigen;

    • 6.

      keuze voor trouwboekje.

  • e.

    De babs heeft de regie tijdens de ceremonie en besluit als gevolg daarvan ook over:

    • 1.

      het niet door laten gaan van de ceremonie als het bruidspaar (veel) te laat op de huwelijkslocatie arriveert;

    • 2.

      het beëindigen van de ceremonie wanneer herhaald geen ja-woord wordt gegeven;

    • 3.

      het uitwijken naar de binnen locatie wanneer een ceremonie in de buitenlucht niet wenselijk is vanwege de weersomstandigheden.

  • f.

    De Babs is verantwoordelijk voor juiste ondertekening op de akte.

  • g.

    Bij een ceremonie zonder bode is de Babs verantwoordelijk voor het terugbrengen van de akte naar het gemeentekantoor.

Verantwoordelijkheden bodes

  • a.

    De bode ondersteunt bij de traditionele huwelijksceremonies zowel in het gemeentekantoor als op de externe locaties.

  • b.

    De bode ontvangt het bruidspaar en begeleid het bruidspaar en de gasten naar de trouwruimte.

  • c.

    De bode is bij de traditionele huwelijken verantwoordelijk voor het aanleveren en terugbrengen van de huwelijksakte en eventueel de toga. De huwelijksakte wordt dezelfde dag nog ingeleverd bij team Gegevensbeheer of in de kluis bij team Gegevensbeheer teruggelegd.

  • d.

    De bode is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de trouwzaal.

Verantwoordelijkheden team Gegevensbeheer

  • a.

    Controleren en verwerken huwelijksaanmeldingen.

  • b.

    Afstemming met bruidspaar over eventuele alternatieve huwelijksdatum/locatie/tijd/Babs.

  • c.

    Aanspreekpunt voor vragen en wijzigingen van het bruidspaar.

  • d.

    Verantwoordelijk voor de maandelijkse huwelijksindeling.

  • e.

    Verantwoordelijke voor toezending van de juiste documenten aan de Babs.

  • f.

    Verantwoordelijk voor het klaarleggen van de akten en trouwboekjes op de huwelijksdag.

  • g.

    Verantwoordelijk voor het passeren van de akten en het afsluiten van het dossier.

  • h.

    Verantwoordelijk voor het doorgeven aan de afdeling personeelszaken welke huwelijken door welke Babs' zijn gesloten, met als doel de uitbetaling van Babsen. De voltrokken huwelijken worden uiterlijk de 5e van de maand volgend op de maand van voltrekking van huwelijk, doorgegeven aan de afdeling Personeelszaken.

Naar boven