Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2023 van gemeente Leiden

De raad van de gemeente Leiden:

Gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders (Raadsvoorstel RV 23.0025 van 11 april 2023), mede gezien het advies van de commissie Werk en Middelen,

BESLUIT

Het Controleprotocol voor de accountantscontrole jaarrekening 2023 van gemeente Leiden vast te stellen.

Artikel 1. Algemene uitgangspunten voor de accountantscontrole

De door de raad benoemde accountant zal de controle op de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitvoeren en een oordeel afgeven over:

• a) de getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva;

• b) het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten, alsmede balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen als bedoeld in artikel 17 van de Financiële verhoudingswet;

• c) de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• d) het in overeenstemming zijn van de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten);

• e) de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole decentrale overheden), evenals de Nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (Koninklijke Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden.

Artikel 2. Reikwijdte rechtmatigheidscontrole en rechtmatigheidsverantwoording

Met ingang van boekjaar 2023 is het college van burgemeester en wethouders verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) dat “de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen”, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder de gemeentelijke verordeningen".

Het kader van de (financiële) rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende criteria:

• Begrotingscriterium;

• Voorwaardencriterium;

• Misbruik en oneigenlijk gebruik (M&O).

De controle op rechtmatigheid is gericht op de naleving van externe en interne regelgeving, zoals die opgenomen zijn in het normenkader. Het normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld door de gemeenteraad. De controle op rechtmatigheid is uitsluitend van toepassing voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen.

Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de (accountants)controle bij gemeenten en provincies wordt onder meer verwezen naar het Besluit accountantscontrole decentrale overheid (Bado), Notitie Rechtmatigheidsverantwoording (Bado) en de Kadernota Rechtmatigheid van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De commissie BBV heeft een standaardtekst opgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. De standaardtekst wordt door de gemeente opgenomen in de jaarrekening.

De totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is onderdeel van het Algemeen controleplan van de gemeente Leiden. Het ambitieniveau voor de eerste jaren betreft volwassenheidsniveau 1 en is gericht op de wettelijke uitgangspunten (notitie rechtmatigheidsverantwoording Bado). Jaarlijks worden de gemaakte keuzes rondom de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geëvalueerd en waar nodig aangepast.

Artikel 3a. Goedkeuringstoleranties

Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. Deze gaan over getrouwheid van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen en de rechtmatigheid met betrekking tot specifieke uitkeringen. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende controleverklaring, maar één van de drie andere hieronder aangegeven oordelen worden verstrekt door de accountant.

	Goedkeurend	Met beperking	Oordeelonthouding	Afkeurend
Fouten in de jaar- rekening (% lasten)	≤ 1%	>1% en <3%	-	≥ 3%
Onzekerheden in de controle (% lasten)	≤ 3%	>3% en <10%	≥ 10%	-

Artikel 3b. Rapporteringstoleranties:

De rapporteringstolerantie heeft betrekking op het vastgestelde bedrag waarboven geconstateerde fouten en onzekerheden altijd worden opgenomen in de rapportage van controlebevindingen. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. De rapporteringstolerantie is ongeveer 5% van de goedkeuringstolerantie.

Rapporteringstolerantie jaarrekening

• a) Fouten in de jaarrekening worden gerapporteerd indien een fout gelijk of groter is dan € 300.000;

• b) Onzekerheden in de controle worden gerapporteerd indien en voor zover de inschatting van een onzekerheid gelijk of groter is dan € 900.000.

Rapporteringtolerantie single information single audit (Sisa)

In het verslag van bevindingen van de accountant wordt per specifieke uitkering gerapporteerd met een rapporteringtolerantie gebaseerd op de lasten van de specifieke uitkering in het verantwoordingsjaar. In het geval van meerjarige financiële afrekening wordt gerapporteerd over prestatieafspraken, gebaseerd op het totale voorschot per specifieke uitkering. In alle gevallen geldt een ondergrens van te melden bevindingen zoals opgenomen in de Nota verwachtingen accountantscontrole behorende bij de Sisa-circulaire van het betreffende begrotingsjaar.

Artikel 3c. Verantwoordings- en rapporteringsgrens rechtmatigheidsverantwoording

Voor de invulling van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van burgemeester en wethouders moet de gemeenteraad aanwijzingen geven voor het opstellen van deze rechtmatigheidsverantwoording in de vorm van verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens. De raad heeft met raadsvoorstel RV21.0010 de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens als volgt bepaald:

• a) De verantwoordingsgrens voor een goedkeuring wordt gesteld op 1% van de begrote lasten (inclusief de dotaties aan reserves).

• b) Daarnaast wordt de rapporteringsgrens gesteld op € 826.500 voor rechtmatigheidsissues.

Ook heeft de raad aanwijzingen gegeven over zaken waarover de raad in het kader van financiële rechtmatigheid geïnformeerd wil worden in de paragraaf bedrijfsvoering bij de jaarrekening. In de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken wordt informatie opgenomen over:

• de wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen;

• nadere toelichtingen op bevindingen die zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording;

• bewuste afwijkingen van wet- en regelgeving door bijzondere omstandigheden binnen de gemeente;

• beheersmaatregelen ten aanzien van geconstateerde fouten en onduidelijkheden (de leer- en verbeterpunten) om dit in de toekomst te voorkomen;

• bevindingen boven de rapporteringsgrens die niet in de rechtmatigheidsverantwoording zelf zijn opgenomen.

Artikel 4. Communicatie en periodiek overleg

Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt overleg plaats met de accountant. In bijlage 1 is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd.

Artikel 5. Extra accenten

De raad heeft de mogelijkheid om jaarlijks extra accenten mee te geven voor de accountantscontrole. Extra accenten voor de accountantscontrole worden opgenomen in het algemeen controleplan van de gemeente Leiden dat door de externe accountant van de gemeente Leiden wordt opgesteld. De externe accountant van de gemeente Leiden legt via de standaard rapportagemomenten verantwoording af over de conclusies en eventuele bevindingen ten aanzien van de extra accenten.

Artikel 6. Rapportering accountant

In bijlage 2 is een overzicht opgenomen met de standaard rapportagemomenten.

Tijdens en na afronding van de controle rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven in artikel 6a, 6b en 6c.

Artikel 6a. Boardletter na uitvoering interimcontrole

De accountant voert een tussentijdse controle uit (interimcontrole). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag (boardletter) uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. De boardletter is een managementletter op hoofdlijnen en bevat de bestuurlijk relevante zaken op het gebied van administratieve organisatie en relevante aspecten voor de jaarrekening.

Artikel 6b. Verslag van bevindingen na afronding eindejaarscontrole

In overeenstemming met de gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over:

• de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken;

• de extra accenten die door de raad zijn meegegeven voor de accountantscontrole.

Artikel 6c. Controleverklaring bij de jaarrekening

De controleverklaring geeft op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weer, ten aanzien van de getrouwheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van burgemeester en wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

Artikel 7. Intrekking oude regeling

Het controleprotocol gemeente Leiden 2014 wordt ingetrokken na inwerkingtreding van het controleprotocol gemeente Leiden 2023.

Artikel 8. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Het controleprotocol gemeente Leiden 2023 treedt in werking de dag na afkondiging, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en deelverantwoordingen vanaf het verslagjaar 2023.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald als “Controleprotocol gemeente Leiden 2023”.

Gedaan in de openbare raadsvergadering van 8 juni 2023,

de plaatsvervangend griffier,

mw. A.M. Slink

de voorzitter,

drs. H.J.J. Lenferink

Bijlage 1: Communicatie en periodiek overleg gedurende een kalenderjaar

Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor een kalenderjaar. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en ambtelijke organisatie van toepassing zijn.

	Aantal per jaar	Toelichting
Raad	Op verzoek	Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van de raad.
Commissie voor de Rekeningen (CvdR)	Vier tot zes	De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De CvdR is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Met de CvdR zal voorafgaand aan de controle een overleg plaatsvinden om te komen tot een afstemming betreffende de nadere invulling van de controleopdracht. Wellicht kan dit worden gecombineerd met het pré-audit gesprek dat ambtelijk wordt gevoerd. De bestuurlijk relevante bevindingen naar aanleiding van de interimcontrole worden besproken in de CvdR (op basis van de Boardletter). Eventuele tussentijdse belangrijke bijstellingen van de controle zullen worden teruggekoppeld naar de CvdR. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole (op basis van het definitieve verslag van bevindingen) worden besproken in de CvdR.
Griffier	Periodiek	Met de griffier vindt overleg plaats over de opdrachtverstrekking. Tevens vindt informeel voortgangsoverleg naar behoefte plaats.
College van Burgemeester en Wethouders	Op verzoek	Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college van burgemeester en wethouders
Portefeuillehouder Financiën	Op verzoek	Pré-auditgesprek (overleg over aanvullende controleafspraken), bespreking bevindingen interimcontrole (=Boardletter) en eindejaarscontrole (=verslag van bevindingen)
Gemeentesecretaris/ DT/Concerncontroller/ interne accountant	Op verzoek	De gemeentesecretaris, de concerncontroller en de interne accountant zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie de bespreking van de bevindingen van interimcontrole (op basis van concept Boardletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept verslag van bevindingen).

Bijlage 2: Overzicht standaard rapportagemomenten

De volgende standaardrapportagemomenten worden onderkend:

Rapportage	Tijdstip	Inhoud	Gericht aan
Boardletter	Na afronding van de interim-controle	Bestuurlijk relevante zaken rondom mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang ‘Leiden in control’.	Raad in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders
Verslag van bevindingen Jaarrekeningcontrole	Na afronding van de controle van de jaarrekening	Dit wettelijk voorgeschreven verslag beantwoordt de vraag of de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast bevat het verslag een opsomming van resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringtoleranties.	Raad in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders
Controleverklaring	Na afronding van de controle van de jaarrekening	Het accountantsoordeel over de mate waarin de jaarrekening een getrouw beeld geeft.	Raad