Organisatiebesluit gemeente Groningen 2024

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen,

gelet op het gestelde in de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht,

gelet op het advies van de Ondernemingsraad d.d. 13 maart 2024,

stelt vast:

Organisatiebesluit gemeente Groningen 2024

Inleiding

In dit organisatiebesluit stelt het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Groningen de hoofdstructuur en de aansturing van de ambtelijke organisatie vast. Uitgangspunt van dit besluit is dat, binnen deze hoofdstructuur, de gemeentesecretaris de verantwoordelijkheid heeft voor de inrichting en aansturing van de organisatie. Het mandaatstelsel van de gemeente Groningen bestaat uit:

• een Algemeen mandaatbesluit;

• een mandaatbesluit/instructie voor de gemeentesecretaris;

• een mandaatbesluit voor de concerndirectie;

• directiemandaten voor directeuren van organisatieonderdelen;

• de ondermandaatbesluiten per directie.

Samen met de (onder)mandaatbesluiten vormt het organisatiebesluit het formele kader voor de uitvoering van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden door de Groningse ambtelijke organisatie.

1. Begrippenlijst

In dit besluit wordt verstaan onder:

• a. College: het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 5 van de Gemeentewet.

• b. Gemeentesecretaris: de secretaris zoals bedoeld in artikel 100 de Gemeentewet. De gemeentesecretaris is tevens de algemeen directeur en daarmee de hoogste leidinggevende van de ambtelijke organisatie.

• c. Concerndirectie: de gemeentesecretaris en de concerndirecteuren vormen samen de concerndirectie.

• d. Concerndirecteur: de leidinggevende die de gemeentesecretaris bijstaat in de uitvoering van diens taken, die verantwoordelijk is voor de resultaten van het toegewezen domein (en de daartoe behorende directies) en de toegewezen concernopdrachten/-opgaven of (begrotings)programma’s. Daar waar de gemeentesecretaris hiërarchisch verantwoordelijk is voor een onderdeel, wordt de gemeentesecretaris eveneens begrepen onder de aanduiding concerndirecteur.

• e. Directie: de organisatie-eenheid die onder de hiërarchische leiding staat van een of meerdere directeuren. De directie bestaat uit samenhangende afdelingen, teams, projecten en/of programma’s.

• f. Directeur: de leidinggevende die met het management van een directie is belast en die verantwoording aflegt aan één van de concerndirecteuren of aan de gemeentesecretaris.

• g. Programma: samenhangende verzameling van (veelal) maatschappelijke doelen en prestaties (bestaande uit deelprogramma’s, beleidsvelden en activiteiten) met daarvoor vastgestelde middelen.

• h. Project: samenhangende activiteiten die worden uitgevoerd om op een planmatige manier een bepaald doel te bereiken binnen een afgesproken tijd. Een project is tijdelijk en eenmalig en richt zich op een concreet resultaat.

• i. Concerncontroller: de functionaris belast met de toetsing van de informatie(voorziening), het zorgdragen voor controlsystemen en de onafhankelijke advisering van het college en de concerndirectie inzake sturing en beheersing van de organisatie.

• j. Functionaris Gegevensbescherming (FG): de functionaris die als interne toezichthouder bij de gemeente Groningen toe ziet op de naleving van de wet- en regelgeving rond de bescherming van persoonsgegevens. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) zijn de wettelijke basis voor het toezicht van de FG.

2. Hoofdstructuur organisatie

• 2.1. Binnen de gemeente onderscheiden we drie domeinen. Onder elk domein vallen directies die aan specifieke onderwerpen en taken werken. In de bijlage worden de directies kort beschreven.

• 2.2. Sociaal Maatschappelijk domein, met directies:

  • Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO)

  • Inkomensdienstverlening

  • Werk & Participatie

  • iederz

  • SPOT

  • Sport050

• 2.3 Ruimtelijk Economisch domein, met directies:

  • Stadsontwikkeling - Ruimtelijk Beleid en Ontwerp

  • Stadsontwikkeling - Ruimtelijke Ontwikkeling en Uitvoering

  • Vastgoedbedrijf

  • Economische Zaken

• 2.4 Domein Dienstverlening, met directies:

  • Stadsbeheer

  • Publieke Dienstverlening

  • Shared Service Center - Informatie & Services

  • Shared Service Center - Mens, Organisatie en Communicatie

  • Shared Service Center - Financiën, Inkoop en Juridische Zaken

  • Shared Service Center - Facilitair, Services en Huisvesting

• 2.5 Naast de eerder genoemde directies zijn er nog twee andere directies:

  • Veiligheid

  • Concernstaf

3. Gemeentesecretaris

• 3.1 De gemeentesecretaris staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en is tevens algemeen directeur.

• 3.2 De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders, van de burgemeester (als bestuursorgaan) en van de door hen ingestelde commissies. Daarbij komt:

  • a. Onverminderd de verantwoordelijkheid van de burgemeester, is de gemeentesecretaris verantwoordelijk voor goede voorbereiding van de vergaderingen van het college.

  • b. De gemeentesecretaris zorgt ervoor dat de leden van het college over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed te kunnen uitoefenen.

  • c. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen advisering aan het college.

  • d. De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte uitvoering van de besluiten van het college.

• 3.3 De gemeentesecretaris is het aanspreekpunt voor de griffier in contacten tussen de raad of zijn leden met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c van de Gemeentewet.

• 3.4 De gemeentesecretaris bevordert een goede samenwerking en samenhang binnen de ambtelijke organisatie.

• 3.5 De gemeentesecretaris stuurt de ambtelijke organisatie aan en is eindverantwoordelijk voor:

  • a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen;

  • b. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;

  • c. de coördinatie en samenhang van het handelen van de directies;

  • d. de juridische en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;

  • e. de juistheid en volledigheid van aan het college gegeven informatie, onder andere met het oog op de vastgestelde begrotingsdiscipline.

4. Concerndirectie

• 4.1 Er is een concerndirectie bestaande uit de concerndirecteuren en de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris is de voorzitter van de concerndirectie. De concerncontroller neemt als adviseur deel aan de overleggen van de concerndirectie.

• 4.2 Besluiten van de concerndirectie kunnen slechts genomen worden met instemming van de gemeentesecretaris.

• 4.3 Onder politieke verantwoordelijkheid van het college vormt de concerndirectie het gremium dat gezamenlijk (concern)sturing geeft aan de ambtelijke organisatie van de gemeente Groningen voor zaken die de bedrijfsvoering betreffen. Zulks binnen de kaders van (eerdere) raads- en collegebesluitvorming.

• 4.4 De concerndirectie formuleert de gemeentebrede en gemeenschappelijke kaders en bewaakt dat de activiteiten van de ambtelijke organisatie daarbinnen blijven.

• 4.5 De concerndirectie stuurt in gezamenlijkheid en in samenhang op (de uitvoering van) de gemeentelijke taken en de prioritering hierin. Daarmee is de concerndirectie integraal ambtelijk verantwoordelijk voor het in samenhang functioneren van de organisatie als één concern.

• 4.6 In de concerndirectie vindt afstemming plaats over de programma’s en/of projecten die concernbreed zijn, of directies en/of domeinen overstijgen. De verantwoordelijkheid en het ambtelijke opdrachtgeverschap van deze programma’s en/of projecten is verdeeld onder de concerndirecteuren.

• 4.7 De concerndirectie is ambtelijk opdrachtgever voor de met het college overeengekomen werkzaamheden in de vorm van concernopgaven alsmede voor de overige taken en werkzaamheden van de organisatie.

5. Concerncontroller

• 5.1 Het college benoemt een concerncontroller. De concerncontroller is adviseur van het college en de concerndirectie.

• 5.2 De concerncontroller is in het bijzonder belast met het leveren van waarborgen voor:

  • a. juiste, tijdige, volledige en betrouwbare informatie voor management en bestuur;

  • b. de bevordering van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid en beheer in relatie tot de door het bestuur vastgestelde doelen;

  • c. een verantwoord beheer van de middelen, die de organisatie voor het bereiken van de vastgestelde doelen en prestaties zijn toegekend;

  • d. de opzet en de werking van het stelsel van planning en control;

  • e. de naleving van wettelijke kaders, bestuurlijke richtlijnen en rechtmatigheid;

  • f. het inzichtelijk maken en beheersen van risico’s.

• 5.3 De concerncontroller geeft hier invulling aan door:

  • a. vanuit een onafhankelijke, strategische en toetsende rol op het gebied van organisatiebeheersing, de directies, de concerndirectie en het college, gevraagd en ongevraagd, te adviseren;

  • b. college- en raadsvoorstellen te toetsen op juridische en financiële haalbaarheid;

  • c. de inrichting en de uitvoering van de controlfunctie binnen de organisatie op een doelmatige en effectieve manier vorm te geven;

  • d. instrumenten te (doen laten) ontwikkelen voor optimale sturing en beheersing van de organisatie en het stelsel van planning en control;

  • e. het (doen laten) uitvoeren van beleidsevaluerende onderzoeken, audits en doelmatigheids- onderzoeken;

  • f. specifieke taken uit te voeren, waaronder het toezicht op deelnemingen, verbonden partijen, strategische projecten- en programma’s en de werking van de treasuryfunctie.

• 5.4 De concerncontroller handelt als volgt bij gesignaleerde afwijkingen van het gestelde beleid:.

  • a. De concerncontroller treedt in overleg met de concerndirecteuren en/of de gemeentesecretaris over te nemen maatregelen indien er, naar het oordeel van de concerncontroller, een doelmatiger beleid kan worden verkregen.

  • b. Indien dit niet tot het gewenste resultaat leidt, heeft de concerncontroller een zelfstandige verantwoordelijkheid jegens het college ten aanzien van de bevordering en de bewaking van de rechtmatigheid, verantwoording en de controle van het beheer en van de administratie.

  • c. De concerncontroller is, in geval de concerncontroller significante afwijkingen of onregelmatigheden waarneemt of vermoedt, verplicht dit te rapporteren aan het college. De betreffende concerndirecteur en/of de gemeentesecretaris wordt hierover vooraf geïnformeerd.

• 5.5 De concerncontroller heeft voor de uitvoering van taken de beschikking over een team dat bestaat uit meerdere controllers, auditors en (mogelijk) andere toezichthoudende functionarissen. Daarnaast heeft de concerncontroller een functionele relatie met andere control- en toezichthoudende functionarissen.

6. Functionaris Gegevensbescherming

• 6.1 Het college wijst een Functionaris Gegevensbescherming en een vervanger aan voor het toezien op naleving van Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet politiegegevens en andere EU wet- en regelgeving en nationale bepalingen omtrent gegevensbescherming.

• 6.2 De Functionaris Gegevensbescherming is belast met het interne toezicht op en advisering over de bescherming van persoonsgegevens en kan daartoe zo nodig intern onderzoek instellen.

• 6.3 De Functionaris Gegevensbescherming heeft de bevoegdheden conform titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht. De reikwijdte van deze bevoegdheden wordt apart vastgelegd in nadere besluitvorming.

• 6.4 De Functionaris Gegevensbescherming kan voor zaken inzake bescherming van persoonsgegevens, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris en de concerncontroller, rechtstreeks het college adviseren.

• 6.5 De Functionaris Gegevensbescherming is contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens.

• 6.6 Indien in voorgelegde besluitvorming aan het college afgeweken wordt van adviezen van de Functionaris Gegevensbescherming wordt de afwijking voorgelegd aan het college.

• 6.7 De Functionaris Gegevensbescherming voert de taken op onafhankelijke wijze uit. De onafhankelijke positie en de informatiepositie zijn geborgd in de organisatie.

7. Slotbepalingen

• Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking.

• Het ‘Organisatiebesluit 2014’ wordt ingetrokken.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Groningen op 26 maart 2024,

de burgemeester,

Koen Schuiling

de loco-gemeentesecretaris,

Bert Popken

Bijlage Organisatiebesluit gemeente Groningen 2024 - Beschrijvingen directies (artikel 2)

Sociaal Maatschappelijk domein, met directies:

• Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO)

  Zet in op het van betekenis zijn gedurende de levensloop van inwoners zodat inwoners op alle levensdomeinen eigen regie kunnen voeren in het licht van de fysieke, emotionele en sociale uitdagingen van het leven. DMO zorgt voor de randvoorwaarden voor de sociale infrastructuur in de gemeente, zet in op een integrale wijkaanpak om tot sterke wijken en dorpen met sociale veerkracht te komen en DMO speelt in op de actualiteit. De directie ontwikkelt hiervoor het beleid en zorgt dat het beleid uitgevoerd wordt door voorzieningen te subsidiëren of in te kopen. Ook draagt de directie zorg voor de monitoring. DMO is actief op het gebied van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning, Beschermd Wonen, Maatschappelijke Opvang, Zorg & Veiligheid, Jeugd, Gezondheid, Kindermishandeling en huiselijk geweld, Onderwijs, Werk, Inkomen en Maatschappelijke Participatie, Armoede (Brede aanpak armoede en schulden, naar een zeker bestaan met perspectief), Migratie, Sociale Gebiedsontwikkeling (inclusief Diversiteit en Sociale Basis), Sport, Cultuur, Maatschappelijk Vastgoed en Evenementen.

• Inkomensdienstverlening

  Ondersteunt inwoners die hulp nodig hebben op het gebied van inkomen en schulden. Waaronder administratie rond de rechtmatige verstrekking van uitkeringen, voorkomen van fraude en uitvoeren van inkomensondersteunende regelingen voor minima. Schuldhulpverlening bestaat uit het aanbieden van preventie, schuldregelingen, inkomstenbeheer, vroegsignalering, sociale kredietverlening en budgetcoaching.

• Werk & Participatie

  Biedt inwoners perspectief op verbetering van hun maatschappelijke of arbeidsmarktpositie, zodat iedereen mee kan doen naar vermogen. Uitvoering van de Participatiewet, Wet inburgering, de Wet sociale werkvoorziening, de banenafspraak en de centrumgemeenterol (Werk in Zicht/Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen). Onderdelen zijn werkgeversdienstverlening, werken met begeleiding, administratie, gebiedsteams en specialistische teams, trainingscentrum, Werk in Zicht, thuis in 050, basisbanen, Talentperron en innovatie en ontwikkeling.

• iederz

  iederz is het sociaal ontwikkelbedrijf van de gemeente Groningen. Vanuit de Participatiewet en het gemeentelijk participatiebeleid levert de directie iederz een wezenlijke bijdrage aan het realiseren van een inclusieve samenleving waarin iedereen meedoet naar vermogen. Bij iederz krijgen mensen die willen of kunnen werken voorzieningen aangeboden om zo een stap naar loonvormende arbeid of (praktijk)leren te kunnen maken. iederz biedt beschut werk aan mensen die hierop zijn aangewezen en ontwikkelt medewerkers door middel van werk.

• SPOT

  SPOT Groningen is de grootste theater- en concertorganisatie van Noord-Nederland. SPOT presenteert een breed palet aan podiumkunsten, van toneel, cabaret en dans tot muziek, en van beginnende tot gevestigde artiesten, aan een breed publiek. Dat doet SPOT niet alleen in de eigen huizen De Oosterpoort en de Stadsschouwburg maar ook op andere locaties in de stad en in de regio, zoals de Lutherse Kerk, de USVA, de drafbaan en de Machinefabriek. SPOT is een lerende organisatie en werkt dagelijks samen met het noordelijke onderwijsveld.

• Sport050

  Sport050 voert het sportbeleid uit en ontwikkelt, onderhoudt en verhuurt sportaccommodaties, zoals sportparken, gymzalen en dojo’s. Bij Sport050 kunnen inwoners zwemmen en schaatsen, recreatief of door lessen te volgen in de zwembaden en ijsbanen. Bovendien is Sport050 het sportloket van de gemeente Groningen: het eerste aanspreekpunt voor inwoners, verenigingen en bestuurders die vragen hebben over het sport- en beweegaanbod binnen de gemeente.

Ruimtelijk Economisch domein, met directies:

• Stadsontwikkeling - Ruimtelijk Beleid & ontwerp

  Ontwikkelen van beleid en kaders op het gebied van woningbouw, bereikbaarheid, (ruimtelijke) economische ontwikkeling, versterking, energietransitie en vergroening van de leefomgeving. En het vormgeven en uitvoeren van de wettelijke kaders en instrumenten van de Omgevingswet, inclusief het verlenen van vergunningen en toezicht en handhaving.

• Stadsontwikkeling - Ruimtelijke ontwikkeling & uitvoering

  Voorbereiden, uitvoeren en beheersen van (ruimtelijke) projecten en het beheren van grondposities en financiële overeenkomsten.

• Vastgoedbedrijf

  Zet het gemeentelijk vastgoed integraal in om gemeentelijke beleidsdoelen te realiseren en daarbij het maatschappelijk rendement te optimaliseren. Is verantwoordelijk voor beheer en onderhoud, nieuw- en verbouw en verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed. Het gaat hierbij om ruim 500 panden, variërend van buurthuizen, schoolgebouwen, sport- en kantoorlocaties tot cultuurpanden zoals het Groninger Forum en de Kunstwerf.

• Economische Zaken

  Werken met en voor ondernemers, partnerorganisaties en kennisinstellingen aan het creëren van een toekomstbestendige Groningse economie met kansrijke banen nu én in de toekomst. Een inclusieve, bruisende economie, waarbij ruimte is voor creativiteit, ondernemerszin, en oog voor de leefkwaliteit van iedere inwoner. Verbindt partijen, initieert, maakt mogelijk en verleent subsidies. Stimuleert en ondersteunt initiatieven en ondernemers, die bezig zijn met gezondheid, verduurzaming, digitalisering, circulaire en impactvolle economie. Tevens opdrachtgever voor de vrijetijdsmarketing, economische profilering en merkmanagement van de stad Groningen, het verstrekken van vergunningen voor horeca, kansspelen en prostitutie. En verantwoordelijk voor internationale economische betrekkingen en welkombeleid internationals.

Domein Dienstverlening, met directies:

• Stadsbeheer

  Beheer en onderhoud van de openbare ruimte, bijzondere woonvormen, dierenwelzijn, natuur- & duurzaamheidseducatie, water- & rioolzorg, beheer buitenkunst Kunstpunt, fietsenbeheer, verkeersmaatregelen, meldingen openbare ruimte, begraafplaatsen, afvalinzameling, afvalbrengstations & circulariteit, zakelijke dienstverlening en beheer van het gemeentelijk wagenpark. Onderdelen zijn beheer openbare ruimte, wijkonderhoud, afval & circulariteit en bedrijfsvoering.

• Publieke Dienstverlening

  Dienstverlening en uitvoering van gemeentelijke en wettelijke taken ten behoeve van individuele burgers. Onderdelen zijn Burgerzaken (reisdocumenten, rijbewijzen, burgerlijke stand, etc.), Klant Contact Centrum (vragen en verzoeken van burgers, zowel via telefoon, e-mail, whatsapp, etc.) en programma MijnGroningen (verbetering digitale dienstverlening).

• Shared Service Center - Informatie & Services

  Dienstverlening voor de ambtelijke organisatie op het gebied van Informatievoorziening, Geo-informatie en bureau Onderzoek, Informatie en Statistiek (OIS).

• Shared Service Center - Mens, Organisatie en Communicatie

  Dienstverlening voor de ambtelijke organisatie op het gebied van HRM (beheer, service, advies en organisatieontwikkeling), Communicatie (Strategisch advies en specialistische expertise) en PMP (projectmanagement en procesinnovatie).

• Shared Service Center - Financiën, Inkoop en Juridische Zaken

  Dienstverlening voor de ambtelijke organisatie op het gebied van financiën (administratie, advies, verantwoording & control), inkoop en juridische zaken.

• Shared Service Center - Facilitair, Services en Huisvesting

  Dienstverlening voor de ambtelijke organisatie op het gebied van facilitaire dienstverlening, services (receptie, toezicht en schoonmaak) en huisvesting.

Naast de eerder genoemde directies zijn er nog twee andere directies:

• Veiligheid

  Werkt aan een veilige en leefbare gemeente. Veiligheid heeft vier onderdelen: Openbare orde en veiligheid, Toezicht en Handhaving Openbare Ruimte, Markt Haven Precario en Evenementen, en de Staf Directie Veiligheid.

• Concernstaf

  Werkt aan het versterken van strategie, positionering, integraliteit, externe gerichtheid en resultaatgerichtheid binnen de gemeentelijke organisatie. Onderdelen zijn bestuursondersteuning, concernadvies (strategisch en concernbreed), externe betrekkingen (regio, Den Haag en internationaal) en CAS (centraal ambtelijk secretariaat medezeggenschap). Ook concernbrede thema’s zoals het Akkoord van Groningen en organisatieontwikkeling zijn bij de Concernstaf ondergebracht.