Gemeenteblad van Simpelveld
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Simpelveld | Gemeenteblad 2024, 144379 | beleidsregel |
Zoals vergunningen, bouwplannen en lokale regelgeving.
Adressen en contactpersonen van overheidsorganisaties.
U bent hier:
Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
---|---|---|---|
Simpelveld | Gemeenteblad 2024, 144379 | beleidsregel |
Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024
(met toepassing van het VNG-model Inkoop- en aanbestedingsbeleid, herziene uitgave juli 2019 & Europese drempelbedragen 2024 en 2025)
De Raad van de gemeente Simpelveld, in vergadering bijeen op 21 maart 2024.
Gelezen het voorstel van Financiën en controlling d.d. 30 januari 2024 inzake Nota inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 Gemeente Simpelveld.
Gezien de fractieadviezen gegeven in de raadscommissie van 5 maart 2024.
De gemeente Simpelveld spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. De Gemeente heeft, met het vaststellen van dit geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid de plicht om doelmatig en rechtmatig in te kopen.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop in de Gemeente plaatsvindt. De Gemeente leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Gemeente continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Gemeente.
Daarnaast gaat de Gemeente bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van:
Deze nota inkoop- en aanbesteding is opgesteld op basis van de actuele versie van het VNG model inkoop- en aanbestedingsbeleid (2019). De vorige nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Simpelveld is ook opgesteld op basis van dit model. De wijzigingen in deze versie van de nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid hebben dan ook met name betrekking op het aanpassen van de teksten naar 1 gemeente (oude versie i.s.m. de gemeente Voerendaal opgesteld) en het actualiseren van de toe te passen drempelbedragen. Tot slot wordt vermeld dat in bijlage 1 van deze beleidsnota een samenvatting van het aanbestedingsbeleid is opgenomen waarin tevens de actuele drempelbedragen zijn opgenomen.
In onderstaande figuur zijn de relaties tussen de verschillende beleidsuitgangspunten weergegeven.
In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
2 GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN
De Gemeente wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
De Gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zal door de Gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Op grond van artikel 20, lid f, van de Financiële Verordening gemeente Simpelveld 2023 die op 1 januari 2023 in werking is getreden, draagt het college zorg voor het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten.
3.2 UITGESLOTEN OPDRACHTEN VOOR DIENSTEN
Deze beleidsregels zijn, voor zover zij de Europese drempelbedragen niet overschrijden, niet van toepassing op opdrachten voor diensten betreffende:
3.3 ALGEMENE BEGINSELEN BIJ INKOOP
De Gemeente neemt bij haar Inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zal de Gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Hiertoe let de Gemeente, op basis van de beginselen van gelijkheid en transparantie expliciet op dat buiten Nederland gevestigde ondernemers gelijk worden behandeld met ondernemers gevestigd in Nederland. Bijvoorbeeld kan de Gemeente de aankondiging van de te verstrekken opdracht op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen, zodat inschrijvers uit andere lidstaten toegang krijgen tot alle relevante informatie betreffende de voorgenomen opdracht.
De Gemeente streeft ernaar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij inkoop in ieder geval zoveel mogelijk landelijke of branche standaarden toe.
Zonder uitputtend te willen zijn volgen hieronder de meest gebruikte standaarden door de Gemeente:
3.5 PROCESBESCHRIJVING EN AANBESTEDINGSDOSSIER
De gemeente hanteert een procesbeschrijving waarin de handelingen ten aanzien van inkoop worden uitgewerkt. De uitgangspunten van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid, de mandaatregeling en het social return- beleid zijn leidend voor de procesbeschrijving. In gezamenlijkheid leidt dit tot een praktisch toepasbare leidraad voor medewerkers die zich met inkoop en aanbesteding bezighouden.
Na het volgen van de juiste procedure en het aangaan van een contract neemt de gemeente de relevante documenten op in een aanbestedingsdossier. Dit aanbestedingsdossier wordt opgeslagen zodat transparantie te allen tijde geborgd is.
Inkopen vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Gemeente. De Gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. De bevoegdheid te besluiten tot daadwerkelijke gunning van een aanbesteding van een opdracht is een beslissing die op grond van artikel 160 van de Gemeentewet aan het college is voorbehouden. Bij de ondertekening van een overeenkomst wordt de Gemeente in en buiten rechte vertegenwoordigd door haar burgemeester (ingevolge artikel 171 van de Gemeentewet). Via mandaat, volmacht dan wel machtiging kunnen deze taken binnen de Gemeente worden overgedragen aan nader aan te wijzen Gemeentefunctiona-rissen. Bij gebruikmaking van een mandaat, volmacht dan wel machtiging zal altijd een conform de vigerende mandaat- en volmachtregeling getekend schriftelijk besluit genomen worden.
Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd schriftelijk besluit van het college van burgemeester en wethouders en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Een deugdelijk gemotiveerd afwijkingsvoorstel bestaat minimaal uit één van de volgende aspecten:
In het beslispunt van het collegevoorstel dient tevens duidelijk de reden van het afwijken van deze nota inkoop-en aanbestedingsbeleid genoemd te worden. Daarnaast dient ieder afwijkingsvoorstel voorzien te zijn van een goedkeurend advies van de beleidsadviseurs bedrijfsvoering belast met aanbestedingen t.a.v. de afwijking. Dit advies wordt samen met het collegevoorstel als 1 adviesstuk aangeboden aan het college. Deze afwijkingsbevoegdheid kan niet gemandateerd worden.
Onverminderd het bepaalde in artikel 4:84 van de Awb, zijn afwijkingen van dit Inkoopbeleid (bijvoorbeeld het toepassen van een andere procedure dan voorgeschreven in dit inkoopbeleid) slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Bij opdrachten die boven de Europese drempelwaarden uitkomen, is afwijken niet toegestaan. De hierna genoemde uitzonderingsgevallen gelden dus niet voor Europese aanbestedingen.
De volgende redenen geven invulling aan artikel van de 4:84 van de Awb en kunnen aanleiding zijn om af te wijken van deze beleidsregels:
In deze nota is er niet voor gekozen om de redenen die tot afwijking van de algemene regels kunnen leiden, limitatief op te nemen. Deze redenen kunnen namelijk zo divers zijn dat een opsomming nimmer volledig zal zijn en derhalve het risico bergt dat een gegrond verzoek om afwijkend aan te besteden niet gehonoreerd kan worden.
3.8 KLACHTENREGELING & RECHTSBESCHERMING
Gestimuleerd wordt dat de Gemeente en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze de Gemeente de klacht vervolgens zal behandelen.
In het kader van een aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat tussen aanbestedende diensten en ondernemers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in een aanbestedingsprocedure wordt gehandeld. Dit kan leiden tot een klacht.
Voor aanbestedende diensten die tevens een bestuursorgaan zijn, geldt dat zij op grond van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht een klacht behoorlijk en zorgvuldig moet behandelen. Klachten worden ingediend via het e-mailadres info@simpelveld.nl met als vermelding “klachtenmeldpunt aanbesteden gemeente Simpelveld”. Voor de klachtafhandeling door aanbestedende diensten en ondernemers is een landelijke standaard ontwikkeld: ‘Handreiking klachtafhandeling bij aanbesteden’. Deze standaard is onderdeel van flankerend beleid bij de Aanbestedingswet 2012.
Rechtsbescherming/ “Alcalteltermijn”
Ter bescherming van de rechten van partijen die aan een aanbesteding deelnemen zijn Europese rechtsbeschermingsrichtlijnen opgesteld. Deze rechtsbeschermingsrichtlijnen zijn geïmplementeerd in de Aanbestedingswet 2012. De Alcateltermijn is een “stand-still” periode, waarbinnen het mogelijk is om beroep in te stellen tegen het besluit van een overheid om een opdracht te gunnen. In het uiterste geval kan dit beroep leiden tot nietigverklaring van het bestreden gunningsbesluit.
De Gemeente hanteert bij alle door haar uitgevoerde aanbestedingen boven de Europese drempelwaarde een stand-still periode van twintig (20) kalenderdagen. Bij aanbestedingen beneden de Europese drempel hanteert de Gemeente een stand-still periode van tien (10) kalenderdagen. Praktisch gezien wordt eerst een voorlopige gunning dan wel afwijzing verzonden naar de inschrijvers van een aanbesteding, waardoor de dag erna (de dagstempel is hierbij leidend) de stand-still periode start.
Deze termijn dient om de afgewezen inschrijvers de mogelijkheid te bieden de redenen van haar afwijzing te achterhalen, voor zover deze nog niet bekend zijn, en (zich te beraden om) eventueel een juridische procedure te starten. De gunning van de opdracht wordt opgeschort totdat de termijn is verstreken. Na afloop van deze stand-still periode wordt de definitieve gunning dan wel afwijzing verzonden naar de inschrijvers. Inschrijvende partijen worden op de hoogte gesteld van dit beleid in de voorlopige gunningsbrief en eventueel in bijbehorende aanbestedingsdocumenten. Expliciet wordt in de aanbestedingsdocumenten en correspondentie aangegeven (datum vermelden) dat een inschrijver zijn rechten verwerpt als deze niet tijdig klaagt over de voorgenomen gunningsbeslissing.
Als de gunningsbeslissing onvoldoende wordt gemotiveerd, gaat de opschortende termijn van twintig (20) (> Europese aanbestedingen) dan wel tien (10) (< Europese aanbestedingen) dagen niet lopen. Een benadeelde ondernemer kan in dat geval, ook na de termijn van twintig (20) dan wel tien (10) dagen, de rechter verzoeken de overeenkomst te vernietigen vanwege het in strijd met de Aanbestedingswet 2012 sluiten van de overeenkomst. Als tijdens de opschortende termijn een kort geding aanhangig wordt gemaakt tegen de voorlopige gunningsbeslissing, wordt de definitieve gunningsbeslissing opgeschort.
4 ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN
De Gemeente wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. De Gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
De Wet BIBOB (Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur) geeft de Gemeente sinds 2003 een extra instrument in handen om de integriteit te controleren van partners met wie zij, bijvoorbeeld via aanbesteding, direct of via onderaanneming zaken doet. Bij aanbestedingen in de sectoren Bouw, Milieu en ICT van een opdracht met een geraamde opdrachtwaarde boven het Europees drempelbedrag én bij Diensten en Leveringen benenden de drempelwaarde met betrekking tot veiligheidsvoorzieningen, beoordeelt de Gemeente of sprake is van omstandigheden als omschreven in de Wet BIBOB.
Deze beoordeling vindt plaats op basis van de door de inschrijver of gegadigde ingevulde Eigen Verklaring. Indien uit de beoordeling van de Eigen Verklaring Gemeente een aanwijzing heeft dat de gegadigde aan wie zij voornemens is om de opdracht te gunnen of een uitnodiging tot inschrijving te sturen zich bevindt in een omstandigheid zoals beschreven in de Wet BIBOB, maar nog onvoldoende informatie heeft om een uitsluitingsgrond zoals bedoeld in de Aanbestedingsregelgeving van toepassing te verklaren, vraagt de gemeente het Bureau BIBOB om een advies. Het BIBOB-advies kan vervolgens dienen ter onderbouwing van een beslissing van de Gemeente om de opdracht niet aan de betreffende ondernemer te gunnen. De Gemeente doet in de aanbestedingsdocumenten altijd melding indien de Wet BIBOB op de betreffende procedure van toepassing is.
4.2 MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD OPDRACHTGEVEN EN INKOPEN
Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (‘MVOI’) betekent dat de Gemeente de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen worden gerealiseerd (Inkopen met impact). De Gemeente stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen.
De Gemeente heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Daarnaast heeft de Gemeente als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen willen zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. De Gemeente vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende:
In deze beleidsregels is ervoor gekozen om de duurzaamheidscriteria zoals opgesteld door RVO ((Rijksdienst voor Ondernemend Nederland) uitsluitend van toepassing te verklaren op alle openbare aanbestedingen. In praktijk betekent dit, dat leveringen en diensten vanaf € 150.000 en voor werken vanaf € 1.200.000 onderwerp kunnen zijn van duurzaam inkopen. In die gevallen worden respectievelijk:
Sociale, ecologische en economische aspecten kunnen worden vertaald in specifieke MVI-thema’s, waaronder:
De Gemeente onderschrijft het Klimaatakkoord van Parijs (2015) waarin 195 landen afspraken om de opwarming van de aarde te beperken tot ruim onder de 2 graden. De Gemeente wil stappen maken naar een klimaat neutrale bedrijfsvoering binnen de Gemeente (zoals in energie, mobiliteit en materiaalgebruik). Daarnaast worden ook Ondernemers aangespoord tot CO2-reductie.
Bij biobased Inkopen worden producten ingekocht die geheel of gedeeltelijk van hernieuwbare grondstoffen zijn gemaakt. Het gebruik van fossiele grondstoffen wordt teruggedrongen, waardoor de transitie naar een koolstofarme economie wordt ondersteund. De Gemeente streeft ernaar daar waar mogelijk en gewenst biobased producten in te kopen.
Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De Gemeente kan bij Inkopen en aanbestedingen bijvoorbeeld het hergebruik van materialen en afvalreductie vereisen.
Internationale Sociale Voorwaarden
De Internationale Sociale Voorwaarden (ISV), gebaseerd op de fundamentele arbeidsnormen van de International Labour Organisation (ILO), vereisen dat leveranciers analyseren of er risico’s zijn op schendingen van arbeidsnormen en mensenrechten in hun productieketen (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon). Als er risico’s zijn, dan moeten Ondernemers zich inspannen om deze risico’s te voorkomen of te verkleinen. Hiertoe kan de Gemeente bij Inkopen en aanbestedingen de ISV van toepassing verklaren. In de Offerteaanvraag kan de Gemeente de ISV opnemen als uitvoeringseisen.
De Gemeente wil dat Inkopen ook een social return opleveren.
Social return is het principe dat Ondernemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht iets terugdoen voor de Gemeente, op maatschappelijk of sociaal vlak. De Gemeente wil dat haar Inkopen ook een sociale opbrengst (return) opleveren voor de maatschappij. De Gemeente past hiervoor de meest actuele versie van de beleidsregel Social Return Arbeidsmarktregio Zuid-Limburg toe.
Door Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen draagt de Gemeente bij aan het verwezenlijken van de Duurzame Ontwikkelingsdoelen (Sustainable Development Goals) van de Verenigde Naties. Doel 11 van de 17 Doelen gaat specifiek in op het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen. Doel 12 (in het bijzonder doel 12.7) ziet op duurzame praktijken bij overheidsopdrachten. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen draagt onder meer bij aan het zorgen voor duurzame energie (doel 7), het terugdringen van klimaatverandering (doel 13) en het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk (doel 8).
5.1 ECONOMISCH MEEST VOORDELIGE INSCHIJVING
De Aanbestedingswet kent 3 gunningscriteria: Beste prijs-kwaliteit (BPKV), de laagste prijs en de laagste (levenscyclus)kosten. EMVI is de overkoepelende term geworden voor de 3 gunningscriteria. Het toepassen van het gunningscriterium beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) heeft de voorkeur omdat dit een middel kan zijn om een hogere kwaliteit van overheidsopdrachten te verkrijgen. Het gunningscriterium laagste (levenscyclus)kosten kan in voorkomende gevallen een alternatief zijn. Slechts indien dit op basis van objectieve gronden schriftelijk wordt gemotiveerd, kan op de laagste prijs worden gegund.
Motiveringen voor het gebruik van de laagste prijs als gunningscriterium kunnen zijn:
De Gemeente acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De Gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.3 ONAFHANKELIJKHEID EN KEUZE VOOR DE ONDERNEMERSRELATIE
De Gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, product-ontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De Gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers.
5.4 LOKALE ECONOMIE, MKB EN SOCIALE ONDERNEMINGEN
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Gemeente moeten niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. ‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid van Inkoop.
Inkopen beneden de grens van € 5.000,- (zgn “vormvrije” inkopen) worden voor zover mogelijk gedaan bij lokale ondernemers. Enkelvoudige onderhandse aanbestedingen worden in beginsel en voor zover mogelijk bij (een) lokale ondernemer(s) geplaatst. Bij meervoudige onderhandse aanbestedingen zal, indien voorhanden, in beginsel ten minste één (1) lokale ondernemer worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen. Van dit beginsel kan uitsluitend worden afgezien indien het betreffende werk, de dienst of de levering niet door een lokale partij kan worden uitgevoerd dan wel levering c.q. uitvoering evident tegen niet-marktconforme prijzen wordt aangeboden.
Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Gemeente houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Gemeente doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
Bij Inkopen kan de Gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 van de Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De Gemeente kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. De Gemeente zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. Hierbij kan gedacht worden aan de `right to challenge’ en Inkopen bij sociale ondernemingen.
De Gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog hebben voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisaties als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.7 BEPALEN VAN DE INKOOPPROCEDURE
De Gemeente heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Zowel boven als beneden de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren.
Indien de Gemeente kiest voor een bepaalde inkoopprocedure, hanteren zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
De Gemeente zal met inachtneming van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit, de onderstaande procedures toepassen, tenzij de Gemeente gemotiveerd aangeeft waarom zij hiervan wenst af te wijken. Een inkoopstrategie die afwijkt van dit beleid dient vooraf goedgekeurd te worden door het college.
Onderstaande kleurenschema’s uit de Gids Proportionaliteit bieden handvatten voor het bepalen van de te volgen procedure. In deze schema’s is geen rekening gehouden met opdrachten met een grensoverschrijdend belang. Bij dergelijke opdrachten kan het al bij lagere waarden noodzakelijk zijn nationaal openbaar aan te besteden.
Los van de algemene kaders die worden weergegeven in deze balkjes blijft het uiteraard belangrijk om altijd te kijken naar de concrete situatie. In de praktijk zijn concrete drempelbedragen nuttig om eenvoudig de procedure te bepalen; deze zijn dan ook hierna opgenomen. Hierbij wordt opgemerkt dat de drempelbedragen bij werken/diensten/leveringen (tussen “1-op-1”en “meervoudig onderhandse aanbesteding”) sinds de introductie van een nota inkoop- en aanbestedingsbeleid in 2008 nooit geïndexeerd zijn. Derhalve is in deze nota inkoop en aanbestedingsbeleid overgegaan tot verhoging van deze drempels. Vervolgens zijn de overige drempelbedragen verhoogd met de inflatie berekend over de periode 2020 tot en met 2023 en naar boven afgerond op hele tienduizendtallen. De Europese drempelbedragen worden 2-jaarlijks vastgesteld aan de hand van de indexatie.
Wordt voor zover mogelijk gedaan bij lokale ondernemers. Bij vormvrije inkoop is vooraf geen schriftelijke offerte vereist maar kan de opdracht bijvoorbeeld op basis van een mondelinge prijsopgave worden verstrekt.
Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag
De Gemeente vraagt minimaal aan één (1) ondernemer een schriftelijke offerte, voor zover mogelijk bij lokale ondernemers.
Meervoudig onderhands aanbesteden
De Gemeente vraagt-zonder voorafgaande bekendmaking- ten minste aan drie (3) en ten hoogste aan vijf (5) ondernemers een schriftelijke offerte en voor zover mogelijk aan minimaal één (1) lokale ondernemer.
Openbaar / Nationaal aanbesteden
Beneden de Europese drempelbedragen zal de Gemeente nationaal openbaar aanbesteden.
Boven de Europese drempelbedragen zal de Gemeente in beginsel Europees aanbesteden tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
5.8 RAMING EN FINANCIËLE BUDGET
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
Voor alle opdrachten geldt dat de waarde van de opdracht wordt berekend op basis van een reële raming van de totale waarde (exclusief BTW en eventuele andere belastingen zoals BPM) gebaseerd op alle geplande, optionele (dus ook eventuele verlengingsopties van opdrachten) en anderszins redelijkerwijs in te schatten activiteiten of elementen. Een voorgenomen opdracht mag niet worden gesplitst of samengevoegd met het oogmerk om zich aan de van toepassing zijnde aanbestedingsregels te onttrekken.
Als geen totale prijs is vastgesteld geldt als berekeningsgrondslag voor de waarde van de opdracht:
Indien een levering, dienst of werk of een samenvoeging hiervan in verschillende percelen wordt verdeeld, wordt voor de raming van de waarde van de opdracht de waarde van alle percelen opgeteld. Voor de berekening van de waarde van opdrachten voor diensten wordt de totale vergoeding aan de dienstverlener, hoe ook genoemd, in acht genomen. Voor de berekening van de waarde van opdrachten voor werken wordt naast de geraamde waarde van de opdracht ook de geraamde waarde in aanmerking genomen van de voor de uitvoering van het werk noodzakelijke goederen die door de Gemeente ter beschikking van de Aannemer zijn gesteld.
5.9 EERLIJKE MEDEDINGING EN COMMERCIËLE BELANGEN
De Gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Gemeente wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
6. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande figuur geeft het cyclische inkoopproces weer.
Het proces met betrekking tot inkopen is in de Gemeente decentraal georganiseerd waarbij vanaf een meervoudig onderhandse aanbesteding een centrale begin- en eindtoets plaatsvindt.
Inkopen wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijk apparaat. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Voor een succesvolle toepassing van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid is betrokkenheid van bestuurders, budgethouder/opdrachtgever en inkoper essentieel.
Simpelveld, 21 maart 2024
De griffier,
De heer bc. F.G. Simons
De voorzitter,
Mevrouw S.C.J. Scheepers
BIJLAGE 1: Samenvatting Inkoop- en aanbestedingsbeleid
In deze nota inkoop- en aanbesteding wordt het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid 2024 van de Gemeente Simpelveld beschreven dat gebaseerd is op de meest actuele versie van de Aanbestedingswet 2012.
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
In operationele zin ziet het vernieuwde inkoop- en aanbestedingsbeleid er als volgt in tabelvorm uit, waarbij aangegeven wordt dat de bedragen in onderstaande tabel exclusief BTW zijn:
De in bovenstaande tabel genoemde Europese drempelbedragen betreffen de drempelbedragen die gelden voor de jaren 2024 en 2025.
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-144379.html
De hier aangeboden pdf-bestanden van het Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, provinciaal blad, gemeenteblad, waterschapsblad en blad gemeenschappelijke regeling vormen de formele bekendmakingen in de zin van de Bekendmakingswet en de Rijkswet goedkeuring en bekendmaking verdragen voor zover ze na 1 juli 2009 zijn uitgegeven. Voor pdf-publicaties van vóór deze datum geldt dat alleen de in papieren vorm uitgegeven bladen formele status hebben; de hier aangeboden elektronische versies daarvan worden bij wijze van service aangeboden.