Gemeenteblad van Nuenen, Gerwen en Nederwetten
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Nuenen, Gerwen en Nederwetten | Gemeenteblad 2024, 140043 | beleidsregel |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Gerelateerd
Printen
Delen
Reglement van orde en onderzoeksprotocol Rekenkamer gemeente Nuenen c.a.
De secretaris geeft uitvoering aan de organisatie van de Rekenkamer en is ondersteunend aan het onderzoek. De secretaris:
- a.
- b.
- c.
Artikel 4 Verzoek tot onderzoek, QuickScan of Rekenkamerbrief
De Rekenkamer onderhoudt contacten met de fracties/het presidium om verzoeken tot onderzoek te inventariseren en voorstellen tot onderzoek te communiceren.
De Rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de Rekenkamer bij de uitvoering van onderzoeken.
Artikel 6a Rapportage onderzoek en terugkoppeling
- 1.
De Rekenkamer stelt een concept-feitenrapport op. De Rekenkamer stelt de onderzochte partij in de gelegenheid om binnen drie weken een technische/ambtelijke reactie op dit concept-feitenrapport te geven. De conclusies en aanbevelingen (bestuurlijke nota) worden voorgelegd aan het college om binnen vier weken te reageren.
- 2.
- 3.
Na ontvangst van de bestuurlijke reactie sluit de Rekenkamer zijn onderzoek af en stelt een eindrapport op waarin de bevindingen, conclusies en, indien van toepassing, aanbevelingen, alsmede de reacties hierop zijn opgenomen. Een afschrift van het rapport wordt aan de raad, het college en indien van toepassing de betrokken instelling gezonden.
De Rekenkamer stelt elk jaar vóór 1 april een verslag op van zijn werkzaamheden over het voorgaande kalenderjaar. Bovendien wordt er een plan gemaakt voor de werkzaamheden van het onderhevige jaar.
Een lid van de Rekenkamer kan zich van de besluitvorming verschonen indien hij of zij van mening is dat zijn of haar onafhankelijke oordeelsvorming in het geding is. Ook de andere leden kunnen besluiten dat een lid zich van de besluitvorming dient te verschonen. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, neemt het desbetreffende lid van de Rekenkamer geen deel aan de behandeling en besluitvorming over desbetreffende aangelegenheid. Hiervan wordt in de notulen een aantekening opgenomen.
Aldus vastgesteld door de Rekenkamer van de gemeente Nuenen c.a. op 25 maart 2024
Nol van Drunen,
voorzitter
Dit onderzoeksprotocol beschrijft de richtlijnen die de Rekenkamer hanteert bij de inrichting en uitvoering van haar onderzoek. Het doel van dit protocol is om de kwaliteit van de onderzoeken van de Rekenkamer te waarborgen en te zorgen voor een goed verloop van het onderzoeksproces. Daarnaast wil de Rekenkamer met dit protocol inzicht bieden in de werkwijze van de Rekenkamer en helderheid verschaffen over de wijze waarop de Rekenkamer haar taken uitoefent.
In geval van een compact onderzoek – bijvoorbeeld QuickScan, Rekenkamerbrief of vervolgonderzoek – kan de aanpak op onderdelen afwijken.
De taak van de Rekenkamer is het toetsen van het door het gemeentebestuur gevoerde bestuur op drie onderdelen:
- •
- •
- •
Hiertoe voert de Rekenkamer onderzoek uit.
De Rekenkamer wil met haar onderzoeken een positieve bijdrage leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de gemeente Nuenen c.a. en een bijdrage leveren aan de versterking van de controlerende, kaderstellende en volksvertegenwoordigende rol van de gemeenteraad. Dit komt ten goede aan de inwoners en ondernemers van de gemeente Nuenen c.a..
Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar nodig het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst.
2. Keuze van het onderzoeksonderwerp
De Rekenkamer heeft een onafhankelijke positie binnen de gemeente. Dit betekent dat de Rekenkamer zelf bepaalt welke onderwerpen worden onderzocht en hoe het onderzoek wordt ingericht. De Rekenkamer houdt in haar onderzoeksprogrammering rekening met de actuele thema`s en behoeften vanuit de raad.
Indienen van suggesties voor onderzoek
Iedereen kan onderzoeksuggesties indienen bij de Rekenkamer (inwoners, ondernemers, organisaties, raadsleden, college, enz.) De gemeenteraad kan aan de Rekenkamer vragen om een bepaald onderzoek uit te voeren. De Rekenkamer beslist of aan dit verzoek wordt voldaan.
Daarnaast voert de Rekenkamer jaarlijks een gesprek met de fracties om te peilen welke onderwerpen bij de fracties leven. Ook kan de Rekenkamer de raad om onderzoeksuggesties vragen.
Bij de keuze van de onderwerpen geldt dat een zo groot mogelijke bijdrage aan de missie en doelstelling van de Rekenkamer wordt beoogd, rekening houdend met het beschikbare onderzoekscapaciteit en budget van de Rekenkamer. De Rekenkamer kiest op basis van de volgende selectiecriteria:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
3. Onderzoeksopzet en aankondiging
Er kan eerst een oriënterend vooronderzoek gedaan worden, voordat een onderwerp voor onderzoek wordt geselecteerd. Dit kan bijvoorbeeld plaats vinden in de vorm van een analyse van relevante documenten en literatuur. Zo nodig kan de Rekenkamer een aantal oriënterende gesprekken voeren met sleutelpersonen.
Van een vooronderzoek wordt mededeling gedaan aan de gemeentesecretaris. Via de gemeentesecretaris, of een door hem/haar aangewezen functionaris, kunnen stukken voor een vooronderzoek uit de organisatie worden opgevraagd.
Nadat de Rekenkamer het onderzoeksonderwerp heeft bepaald, stelt zij een onderzoeksopzet vast.
De onderzoeksopzet omvat in elk geval de volgende onderdelen:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
De definitieve onderzoeksopzet wordt ter kennisneming toegezonden (bijvoorbeeld in de vorm van een brief) aan de gemeenteraad, het college van B&W, de ambtelijke organisatie en eventueel een derde partij (zoals andere Rekenkamers uit de gemeenschappelijke regeling of andere onderzochte organisaties). Indien bekend, wordt dan ook al aangegeven wie het onderzoek zal uitvoeren.
De definitieve onderzoeksopzet vormt het uitgangspunt voor het onderzoek. Mocht gaandeweg het onderzoek blijken dat de onderzoeksopzet niet (meer) opportuun is, dan behoudt de Rekenkamer zich het recht voor deze aan te passen. Wanneer er substantiële wijzigingen in de onderzoeksopzet worden aangebracht, zal dit worden meegedeeld aan de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie.
Indien de Rekenkamer besluit één of meer van haar leden te belasten met de uitvoering van onderzoek, wordt voorafgaand aan het onderzoek een raming van de te besteden uren en na afronding van het onderzoek een verantwoording van de bestede uren vastgesteld door de Rekenkamer.
4. Uitvoering van het onderzoek
De Rekenkamer hanteert de volgende uitgangspunten bij de rapportage over haar onderzoek:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
Bij de start van een onderzoek vindt een gesprek plaats met de gemeentesecretaris/wethouder en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon. In dit gesprek zal de voorzitter/het gemandateerd lid van de Rekenkamer - en indien van toepassing het extern bureau - een toelichting geven op de onderzoeksopzet en -aanpak.
De gemeentesecretaris en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon kan, in overleg met de Rekenkamer, medewerkers waarvan hij/zij het nuttig acht dat zij ook op de hoogte zijn van het onderzoek, voor dit gesprek uitnodigen. De Rekenkamer zal de gemeentesecretaris en/of manager van de betrokken afdeling en/of contactpersoon vragen om een contactpersoon voor het onderzoek aan te wijzen.
In het startgesprek worden over en weer afspraken gemaakt over de procedure en de planning van het onderzoek, de wijze waarop met gegevens wordt omgegaan, hoe de Rekenkamer de door haar benodigde informatie van de betrokken afdeling zo snel mogelijk kan verkrijgen en hoe de belasting van de afdeling door het onderzoek zoveel mogelijk kan worden beperkt.
De voorzitter/gemandateerd lid is het primaire aanspreekpunt gedurende het onderzoekstraject.
Indien een extern bureau wordt ingeschakeld om het onderzoek uit te voeren, zal zo mogelijk meer dan één extern bureau worden benaderd om aan de hand van de onderzoeksopzet en/of een offerteverzoek een offerte te leveren, conform het gemeentelijke inkoopbeleid.
De Rekenkamer wijst de externe bureaus bij het offerteverzoek op het onderzoeksprotocol van de Rekenkamer. Gekozen kan worden om de externe bureaus hun offerte te laten toelichten. Er kan ook voor gekozen worden bureaus, alvorens een offerte uit te laten brengen, een onderzoeksopzet toe te laten lichten en het bureau van voorkeur een offerte te laten uitbrengen.
Uitgebrachte offertes worden beoordeeld door de Rekenkamer op basis van de volgende criteria:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
De externe bureaus zullen bij het offerteverzoek nadrukkelijk worden gevraagd of zij al werkzaam zijn of waren voor de gemeente. Wanneer dit het geval is en de Rekenkamer vaststelt dat dit het risico van belangenverstrengeling tot gevolg heeft, betekent dit dat de onderzoeksopdracht niet aan het desbetreffende externe bureau kan worden verstrekt.
Externe bureaus/onderzoekers die woonachtig zijn in de gemeente Nuenen c.a. worden niet aangezocht om een onderzoek uit te voeren.
De opdrachtverlening aan een extern bureau vindt plaats onder de voorwaarden van de Rekenkamer. De voorzitter ondertekent de opdrachtverlening.
Het extern onderzoeksbureau neemt de privacyregels conform de AVG en aanvullende regelingen in acht. Het uitgangspunt is om de overdracht van data zoveel mogelijk te beperken. Indien nodig wordt een verwerkersovereenkomst opgesteld. Een eventueel datalek wordt door het extern onderzoeksbureau terstond aan de Rekenkamer gemeld. De Rekenkamer zal in voorkomend geval in overleg treden met de Functionaris Gegevensbescherming (FG) en zo nodig een melding verzorgen aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Bij de contractvorming met het extern bureau hoort ook een geheimhoudingsverklaring.
Het uitgangspunt bij de inschakeling van externe bureaus is dat de eindverantwoordelijkheid, de regie en het uitbrengen van het onderzoeksrapport bij de Rekenkamer blijft liggen. Dit betekent dat belangrijke beslissingen over de inrichting, voortgang en conclusies van het onderzoek door de Rekenkamer worden genomen.
De (inhoudelijke) begeleiding van het onderzoek ligt in handen van de voorzitter of het gemandateerd lid van de Rekenkamer. De voorzitter / het gemandateerde lid is verantwoordelijk voor de praktische voortgang van het onderzoek en vormt daarvoor het aanspreekpunt voor het extern bureau.
6. Voortgang en dossiervorming
Voor de loop van het onderzoek gelden de volgende regels:
- •
- •
- •
In geval van samenwerking met een extern bureau kunnen aanvullend de volgende regels afgesproken worden:
- •
- •
- •
- •
- •
- •
- •
Gedurende het onderzoek vormt de Rekenkamer een onderzoekdossier. Dit bestaat in elk geval uit:
- 1.
- 2.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
- 8.
De Rekenkamer houdt zich bij de bewaring van haar onderzoek dossiers, zoals hierboven wordt bedoeld, aan de termijnen uit de Archiefwet. De dossiers zijn in principe toegankelijk voor derden voor zover zij geen vertrouwelijke gegevens bevatten.
Voor inzage in vertrouwelijke stukken dient een verzoek te worden ingediend bij de Rekenkamer. Dergelijke verzoeken zullen door de Rekenkamer worden beoordeeld op grond van de Wet open overheid (Woo).
De Rekenkamer houdt zich aan de AVG.
Het uitgangspunt in het onderzoeksrapport is transparantie. Het moet helder zijn hoe de Rekenkamer tot haar eindoordeel komt. In de rapportage wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen normen (criteria), bevindingen, conclusies en aanbevelingen. Wanneer in de tekst wordt gerefereerd aan een bepaald document of een gesprek dan zal de bron worden vermeld.
De Rekenkamer hecht eraan dat het onderzoeksrapport bruikbaar en werkbaar is in de gemeentelijke bestuurs- en uitvoeringspraktijk. In zijn algemeenheid geldt dat wordt gestreefd naar een korte, bondige rapportage.
De Rekenkamer is eindverantwoordelijk voor de inhoud van het onderzoeksrapport. Dit betekent dat deze herkenbaar moet zijn als onderzoeksrapport van de Rekenkamer. Wanneer het onderzoek mede is uitgevoerd door een extern bureau, dan wordt dit extern bureau vermeld.
De Rekenkamer volgt normaliter voorafgaand aan de definitieve vaststelling van een onderzoeksrapport, Rekenkamerbrief en QuickScan een procedure van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor.
De Rekenkamer stelt in ieder geval het gemeentebestuur en andere onderzochte instellingen in de gelegenheid om voor de vaststelling en openbaarmaking van de nota van bevindingen (zonder conclusies en aanbevelingen) eventuele fouten te corrigeren. De termijn voor ambtelijk wederhoor (mondeling en/of schriftelijk) bedraagt 3 weken.
Vervolgens wordt overgegaan tot vaststelling van de conclusies en aanbevelingen. Het concept-onderzoeksrapport (inclusief conclusies en aanbevelingen) wordt aangeboden voor een bestuurlijke reactie van 4 weken.
Via de bestuurlijke reactie wordt het college van B&W in de gelegenheid gesteld een inhoudelijke reactie te geven op de conclusies en aanbevelingen van het concept-onderzoeksrapport. Het is mogelijk om het proces van ambtelijk en bestuurlijk wederhoor (gedeeltelijk) samen te voegen.
De bestuurlijke reactie van het college van B&W wordt opgenomen in het definitieve onderzoeksrapport of apart ter beschikking (bijvoorbeeld in een aanbiedingsbrief). Desgewenst wordt een nawoord van de Rekenkamer toegevoegd.
Met het aanbieden van het definitieve onderzoeksrapport aan de gemeenteraad kan de Rekenkamer (afhankelijk van aard en onderwerp) ook een persbericht versturen. Dit persbericht wordt opgesteld in overleg met de communicatieadviseur van de griffie. Het definitieve onderzoeksrapport en het persbericht worden op de website van de gemeente geplaatst. De voorzitter van de Rekenkamer is primair de woordvoerder die de media te woord staat.
Het definitieve onderzoeksrapport wordt aangeboden aan de gemeenteraad, waarna ook het college van B&W en overige betrokkenen een afschrift van het onderzoeksrapport ontvangen.
De griffie of Rekenkamer bereidt een raadsvoorstel voor, eventueel na overleg of inbreng vanuit de Rekenkamer/griffie. Het gemandateerde lid en eventueel het extern bureau is bij de betreffende vergadering aanwezig om een toelichting te geven op het onderzoeksrapport.
Naast het schrijven van onderzoeksrapporten, kan de Rekenkamer ook besluiten een Rekenkamerbrief op te stellen. In een Rekenkamerbrief wordt verslag gedaan van een kort onderzoek, zoals een QuickScan of een doorwerk onderzoek. Het doel van deze brieven is om snel in te kunnen spelen op de actualiteit.
In het jaarverslag vindt jaarlijks een evaluatie plaats, waarbij aandacht wordt besteed aan de afgeronde onderzoeken, opgestelde Rekenkamerbrieven en/of uitgevoerde QuickScans en de doorwerkonderzoeken.
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gmb-2024-140043.html