Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Middelburg 2023

De raad van de gemeente Middelburg;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 14 maart 2024;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de Financiële verordening Gemeente Middelburg 2023:

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• programma: een samenhangend geheel van taakvelden;

• taakveld: voorgeschreven eenheden die betrekking hebben op de taken en de daarmee gerelateerde activiteiten van gemeenten waar baten en lasten mee gemoeid zijn. De taakvelden worden bij ministeriële regeling vastgesteld;

• afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college;

• overheidsbedrijf: onderneming met privaatrechtelijke rechtspersoonlijkheid, niet zijnde een personenvennootschap met rechtspersoonlijkheid, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon, al dan niet tezamen met een of meer andere publiekrechtelijke rechtspersonen, in staat is het beleid te bepalen of een onderneming in de vorm van een personenvennootschap, waarin een publiekrechtelijke rechtspersoon deelneemt;

• financiële administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

1. De raad stelt met de begroting een programma-indeling vast.

2. De raad stelt op voorstel van het college per programma beleidsindicatoren vast. Deze beleidsindicatoren bevatten ten minste de verplichte beleidsindicatoren, bedoeld in artikel 25, tweede lid, onder a. van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

3. De raad kan vaststellen over welke onderwerpen hij in extra paragrafen naast de verplichte paragrafen in de begroting en jaarstukken kaders wil stellen en wil worden geïnformeerd.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

1. Bij de begroting en de jaarstukken worden onder elk van de programma’s de lasten en baten per taakveld weergegeven.

2. In de jaarstukken wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet weergegeven.

3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt in aanvulling op het bepaalde in artikel 20 en artikel 21 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten inzicht gegeven in de ontwikkeling van de schuldpositie als gevolg van de begroting, de meerjarenraming, de investeringen en de grondexploitatie.

Artikel 4. Kaders begroting

1. Het college biedt in juni/juli aan de raad een nota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming. De raad stelt deze nota voor 15 juli vast.

2. In de begroting wordt een post onvoorzien van minimaal € 200.000 opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

1. De raad autoriseert met het vaststellen van de begroting de baten en de lasten per programma.

2. Bij de begrotingsbehandeling worden tegelijk met vaststelling van de begroting de kredieten voor de vervangingsinvesteringen geautoriseerd als wel de kredieten voortvloeiend uit nieuw beleid met dien verstande dat:

a. het bedrijfsvoerings-gerelateerde investeringen betreft en;

b. de investering niet meer bedraagt dan € 500.000 of;

c. de afschrijvingslast niet meer bedraagt dan € 30.000.

3. Voor een investering, anders dan bedoeld in lid 2, legt het college voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een voorstel voor het vaststellen van een investeringskrediet aan de raad voor.

4. Bij de behandeling van de Bestuurlijke Tussenrapportage en de Najaarsbrief in de raad doet het college voorstellen voor het wijzigen van de geautoriseerde baten en lasten, het wijzigen van de geautoriseerde investeringskredieten en overheveling van budgetten naar volgend jaar.

Artikel 6. Bestuurlijke tussenrapportage

1. Het college informeert de raad door middel van de Bestuurlijke Tussenrapportage over de uitvoering van het beleid en financiële voortgang over het lopende boekjaar. De indeling van deze rapportage sluit aan bij de programma-indeling zoals opgenomen in de programmabegroting.

2. De Bestuurlijke Tussenrapportage omvat de realisatie over de periode 1 januari – 31 mei en wordt in september aan de raad aangeboden.

3. In de Bestuurlijke Tussenrapportage worden afwijkingen op de in de begroting opgenomen ramingen van baten en lasten groter dan € 25.000 en afwijkingen op de ramingen van investeringskredieten groter dan € 10.000 apart toegelicht.

Artikel 7. Najaarsbrief

1. Het college informeert de raad door middel van de Najaarsbrief over budgetafwijkingen in de periode 1 juni tot en met 31 december van het lopende jaar. Deze Najaarsbrief wordt in december aan de raad aangeboden.

2. De Najaarsbrief bevat:

• a. afwijkingen op de ramingen van baten en lasten in de begroting groter dan € 50.000;

• b. afwijkingen op de raming van investeringskredieten groter dan € 10.000.

3. Daarnaast bevat de Najaarsbrief een overzicht van voorgestelde budgetoverhevelingen. Het betreft budgetten die in het lopende begrotingsjaar beschikbaar zijn maar waarvan de activiteiten pas in een volgend begrotingsjaar plaatsvinden. Deze middelen dienen beschikbaar te blijven tot het moment dat de activiteiten daadwerkelijk uitgevoerd zijn.

Artikel 8. Jaarstukken

1.Het college legt verantwoording af over de uitvoering van de programma’s. In de verantwoording geeft het college aan:

• a. wat de realisatie is per programma van de doelstellingen en prestaties;

• b. welke budgetten zijn ingezet om de prestaties te realiseren;

• c. een analyse op hoofdlijnen van de afwijkingen ten opzichte van de ramingen in de begroting.

2. De jaarstukken bevatten afwijkingen op de ramingen van baten en lasten groter dan € 50.000.

3. De programma’s in de jaarrekening bevatten een toelichting waarin oorzaken van afwijkingen worden aangegeven en of deze van structurele aard zijn.

4. In de jaarstukken wordt, geclusterd per taakveld, van de kredieten de actuele raming van de gerealiseerde en de nog te verwachten uitgaven weergegeven. Kredieten van meer dan € 100.000 worden zo nodig afzonderlijk toegelicht.

5. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

Artikel 8a. Informatieplicht

1. Dit artikel verplicht het college vooraf aan het aangaan van bepaalde verplichtingen de raad inlichtingen te verstrekken, indien de raad daar om verzoekt of indien de uitoefening van deze bevoegdheden van het college ingrijpende gevolgen heeft voor de gemeente.

2. De basis voor de wijze waarop en waarover het college verplicht is informatie te verstrekken aan de raad, zodat deze zijn taken goed kan uitvoeren, is vastgelegd in het Protocol actieve informatie.

3. Voor zover het niet bij de begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen of verplichtingen waarover reeds een raadsbesluit is genomen betreft, informeert het college in ieder geval de raad met een raadsvoorstel en voert zijn besluit uit, nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen inzake de aan- en verkoop van goederen, werken en diensten groter dan € 2 miljoen.

Artikel 9. EMU-saldo

Wanneer het Rijk de gemeente bericht dat alle gemeenten samen het collectieve aandeel van gemeenten in het EMU-tekort, bedoeld in artikel 3, zesde lid, van de Wet houdbare overheidsfinanciën, hebben overschreden, informeert het college de raad of een aanpassing van de begroting nodig is. Als het college een aanpassing nodig acht, doet het college een voorstel voor het wijzigen van de begroting.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 9a. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

1. De raad stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid.

2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. De verantwoordingsgrens omvat de grens vastgesteld door de raad waarboven het college aan de raad fouten en onduidelijkheden rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. Voor fouten en onduidelijkheden geldt hetzelfde percentage en deze worden niet bij elkaar opgeteld.

3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan de rapportagegrens van € 100.000 nader toegelicht.

Artikel 9b. Voorwaardencriterium

1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.2. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk in het eerste kwartaal ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan gericht op het voorgaande jaar. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 9c. Begrotingscriterium

1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen.

2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op basis van het programmaniveau.

3. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

4. Van begrotingsonrechtmatigheden is sprake als:

• a. het college bij de realisatie van doelen/activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde lasten van de exploitatiebudgetten inclusief begrotingswijzigingen overschrijdt;

• b. het college bij de realisatie van doelen/activiteiten de door de gemeenteraad vastgestelde lasten van de investeringsbudgetten inclusief begrotingswijzigingen overschrijdt;

• c. toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves inclusief de begrotingswijzigingen die niet door de gemeenteraad zijn vastgesteld;

• d. bij onderschrijdingen van lasten van exploitatie- en investeringsbudgetten en/of lagere of hogere baten dan begroot welke in de begroting niet tijdig met begrotingswijzigingen is aangepast.

5. Een lastenonderschrijding of een batenoverschrijding wordt fundamenteel anders gewogen dan een lastenoverschrijding of een batenonderschrijding. De middelen blijven namelijk beschikbaar aan de raad. Conform Gemeentewet artikel 189 geeft de begroting het mandaat tot de bedragen die hiervoor in de begroting zijn opgenomen. Als gevolg hiervan worden deze afwijkingen die in de jaarrekening aan de raad worden gemeld en toegelicht, als tijdig beschouwd.

6. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

• a. er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren;

• b. er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling;

• c. de overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

7. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Artikel 9d. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 10. Waardering en afschrijving vaste activa

1. Materiële en immateriële vaste activa met een aanschafwaarde van meer dan € 10.000 worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Richtlijn afschrijving vaste activa.

2. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

3. Geactiveerde kosten voor onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen lineair in vier jaar worden afgeschreven.

4. Een saldo voor agio of disagio wordt lineair in vier jaar afgeschreven.

5. De raad kan bij vaste activa met economisch nut besluiten het actief niet geheel af te schrijven, maar rekening te houden met een restwaarde. Aan de bepaling van de hoogte van de restwaarde dient een onderbouwing ten grondslag te liggen.

6. De afschrijving start in het jaar volgend op het jaar van ingebruikname van het actief.

Artikel 11. Voorziening voor oninbare vorderingen

1. Voor privaatrechtelijke en belastingvorderingen op verbonden partijen en derden wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd.

2. De omvang van de voorziening wordt voor alle vorderingen hoger dan € 5.000 bepaald op basis van een individuele beoordeling.

3. Voor alle overige vorderingen wordt de omvang van de voorziening bepaald op basis van het historisch percentage van oninbaarheid.

Artikel 12. Reserves en voorzieningen

1. Het college biedt de raad eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan. Deze nota wordt door de raad vastgesteld en behandeld:

• a. de vorming en besteding van reserves;

• b. de vorming en besteding van voorzieningen;

• c. de rentetoerekening aan reserves en voorzieningen.

2. Bij een voorstel voor de instelling van een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen wordt minimaal aangegeven:

• a. het specifieke doel van de reserve;

• b. de voeding van de reserve;

• c. de maximale hoogte van de reserve;

• d. de maximale looptijd.

3. Indien een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

4. Indien een reserve na realisatie van de bestemming wordt opgeheven, wordt een eventueel restant toegevoegd aan de algemene reserve.

Artikel 13. Niet uit de balans blijkende verplichtingen

In de jaarstukken wordt als toelichting bij de balans een overzicht opgenomen van de niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen, voor zover die verplichtingen consequenties hebben voor toekomstige jaren. Alleen verplichtingen waarvan de financiële omvang per jaar € 100.000 of meer bedraagt worden vermeld.

Artikel 14. Kostprijsberekening

1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden naast de directe kosten de overheadkosten en de rentekosten van de inzet van vreemd en eigen vermogen betrokken.

2. Bij de kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa, de afschrijvingslasten van de in gebruik zijnde activa en voor rioolheffing en afvalstoffenheffing de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (BTW) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid.

3. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken, diensten die worden geleverd aan overheidsbedrijven en derden, wordt uitgegaan van het bij de begroting berekende overheadpercentage. Dit percentage dient als opslag op de directe salariskosten per uur.

4. Het in het lid 3 genoemde overheadpercentage wordt berekend door het totaal aan lasten van het taakveld Overhead te delen op het totaal aan personeelslasten en lasten inhuur derden van de overige taakvelden.

5. Voor de toerekening van de overheadkosten aan de kostprijs van de afvalinzameling wordt op het in lid 3 genoemde percentage een correctie toegepast voor de kosten van huisvesting stadskantoor.

6. De omslagrente voor de rentetoerekening van de kapitaallasten wordt jaarlijks bij de begroting vastgesteld. Zo nodig kan bijstelling van het percentage van de omslagrente plaatsvinden bij de Bestuursrapportage of de Najaarsbrief.

Artikel 15. Prijzen economische activiteiten

1. Voor de levering van goederen, diensten of werken aan overheidsbedrijven en derden en met welke bijbehorende activiteiten de gemeente in concurrentie met marktpartijen treedt, wordt ten minste de geraamde integrale kostprijs in rekening gebracht. Bij afwijking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de activiteit wordt gemotiveerd.

2. Bij het verstrekken van leningen of garanties aan overheidsbedrijven en derden brengt de gemeente de geraamde integrale kosten in rekening. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de lening of garantie wordt gemotiveerd.

3. Bij het verstrekken van kapitaal door de gemeente aan overheidsbedrijven en derden gaat het college uit van een vergoeding van ten minste de geraamde integrale kosten van de verstrekte middelen. Bij afwijking doet het college vooraf een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de kapitaalverstrekking wordt gemotiveerd.

4. Raadbesluiten met de motivering van het publiek belang als bedoeld in de vorige leden zijn niet nodig als sprake is van:

• a. leveringen van goederen, diensten of werken en het verstrekken van leningen, garanties en kapitaal aan andere overheden voor zover deze leveringen en verstrekkingen zijn bedoeld voor de uitoefening van de publieke taak door die andere overheid;

• b. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een bij wet opgedragen publiekrechtelijke taak;

• c. een bevoordeling van activiteiten in het kader van een toegekend bijzonder of uitsluitend recht waarvoor prijsvoorschriften gelden;

• d. een bevoordeling van sociale werkplaatsen;

• e. een bevoordeling van onderwijsinstellingen;

• f. een bevoordeling van publieke media-instellingen; en

• g. een bevoordeling die valt onder de reikwijdte van de staatssteunregels van het Werkingsverdrag van de Europese Unie en daarmee verenigbaar is.

Artikel 16. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen en de tarieven voor rechten en leges.

Artikel 17. Financieringsfunctie

1. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

• a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste drie prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

• b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

2. Bij het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

3. Bij het verstekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal gelden de bepalingen van de “Beleidsregels garanties gemeente Middelburg”.

Artikel 18. Overzichten

In artikel 19, 23 en 28 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten is aangegeven dat de volgende overzichten dienen te worden opgenomen:

• a. een overzicht van de incidentele baten en lasten per programma;

• b. een overzicht van de structurele toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves.

Voor beide overzichten geldt dat bedragen van € 25.000 en hoger afzonderlijk worden gespecificeerd.

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 18a. Basis voor de paragrafen

Bij de begroting en de jaarstukken wordt gerapporteerd over de verplichte paragrafen. De basis hiervoor is opgenomen in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Ten aanzien van een aantal paragrafen gelden nadere bepalingen als invulling van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, welke onderstaand zijn weergegeven.

Artikel 19. Onderhoud kapitaalgoederen

1. Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf onderhoud kapitaalgoederen naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 12 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. de voortgang van het geplande onderhoud;

• b. de omvang van het achterstallig onderhoud.

2. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een integraal onderhoudsplan openbare ruimte aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud en de kosten van het onderhoud voor het openbaar groen, water, wegen, kunstwerken en straatmeubilair. De raad stelt het plan vast.

3. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een rioleringsplan aan. Het plan geeft het kader weer voor het beoogde onderhoudsniveau, de planning van het onderhoud, de uitbreiding van de riolering en de kosten van het onderhoud en de eventuele uitbreidingen. De raad stelt het plan vast.

4. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een onderhoudsplan gebouwen aan. Het plan bevat voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen. De raad stelt het plan vast.

Artikel 20. Bedrijfsvoering

Bij de begroting en de jaarstukken neemt het college in de paragraaf bedrijfsvoering naast de verplichte onderdelen op grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. de tijdelijke en actuele onderwerpen aangaande de bedrijfsvoering die aandacht behoeven;

• b. een toelichting op alle afwijkingen in rechtmatigheid, die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen, voor zover deze de rapportagegrens, zoals bedoeld in artikel 9a van deze verordening overschrijden en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen;

• c. een overzicht van en toelichting op niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet financiering decentrale overheden en de bijbehorende ministeriële regelingen, als deze voorkomen;

• d. rapportage van het veelvuldig niet naleven van normen uit de gids proportionaliteit en/of onjuiste en onvolledige documentatie of naleving hiervan, als deze voorkomen;

• e. geconstateerde fraude door eigen medewerkers, als dit voorkomt.

Artikel 21. Grondbeleid

1. In de paragraaf grondbeleid bij de begroting en de jaarstukken neemt het college naast de verplichte onderdelen op grond van artikel van 16 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten in ieder geval op:

• a. het verloop van de grondvoorraad;

• b. de te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten.

2. Het college biedt de raad ten minste eens in de vier jaar een nota grondbeleid aan. De raad stelt de nota vast. In de nota wordt aandacht besteed aan:

• a. de strategische visie van het toekomstig grondbeleid van de gemeente;

• b. te ontwikkelen en in ontwikkeling genomen projecten;

• c. het verloop van de grondvoorraad;

• d. de uitgangspunten voor de verkoopprijzen van gronden.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 22. Financiële administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten, enz.

• c. het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 23. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidig toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• f. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen;

• g. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 24. Interne controle

1.Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder a van de Gemeentewet, en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, bedoeld in artikel 213, derde lid, onder b van de Gemeentewet, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen rapporteert het college daarover in de rechtmatigheidsverantwoording. Daarnaast informeert het college de raad over genomen maatregelen tot herstel van de tekortkomingen.

2.Het college zorgt voor de systematische controle van de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van de gemeente met dien verstande dat de waardepapieren, de voorraden, de uitstaande leningen, de debiteurenvorderingen, de liquiditeiten, de opgenomen leningen, de kortlopende schulden en de vorderingen van crediteuren jaarlijks worden gecontroleerd en registergoederen en bedrijfsmiddelen ten minste eenmaal in de vier jaar. Bij afwijkingen in de registratie neemt het college maatregelen voor herstel van de tekortkomingen.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 25. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Middelburg 2023 wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de P&C producten van het begrotingsjaar 2023 welke reeds zijn vastgesteld.

Artikel 26. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 14 maart 2024.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Middelburg 2023

Aldus vastgesteld in de vergadering van de raad van 14 maart 2024.

M.A. Fränzel MSc

De voorzitter,

A. Rijpert,

De griffier,