Organisatieverordening griffie gemeente Waalre 2023

De raad van de gemeente Waalre;

gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie van 7 september 2023, nr. 2024-13;

gelet op artikel 107a, 107b, 107d, 107e, eerste lid, van de Gemeentewet;

Besluit vast te stellen de volgende verordening:

Organisatieverordening griffie gemeente Waalre 2023

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a. griffier: de op grond van artikel 107 Gemeentewet door de raad benoemde functionaris;

b. griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren;

c. werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd.

Artikel 2. Organisatiedoelen en formatie van de griffie

• 1. De raad stelt op voorstel van de werkgeverscommissie de organisatiedoelstellingen en formatie van de griffie en de op de griffie aanwezige functies vast.

Artikel 3. Aansturing van de griffier

• 1. De werkgeverscommissie is verantwoordelijk voor de aansturing van de griffier.

• 2. De griffier stelt jaarlijks het griffie-jaarplan (inclusief begroting) op en legt verantwoording af aan de raad over het functioneren van de griffie in het griffie-jaarverslag.

Artikel 4. Organisatie griffie

• 1. De griffier geeft leiding aan de griffie.

• 2. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.

Artikel 5. Algemene ondersteuning

• 1. De griffie draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de griffier, de raad en door de raad ingestelde commissies en werkgroepen.

• 2. De griffie is het aanspreekpunt voor raadssleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet.

Artikel 6. Voorbereiding, verloop en verslaglegging vergaderingen

• 1. De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen terzijde bij hun zorg voor het opstellen van de agenda en het verloop van de raads-, werkgroep- en commissievergaderingen.

• 2. De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en vergaderingen van raadscommissies en -werkgroepen.

• 3. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raads-, commissie- en werkgroep leden en zorgt voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.

Artikel 7. Ondersteuning presidium

• 1. De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het presidium en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan.

• 2. Indien het presidium aanvullende ondersteuning behoeft, draagt de griffier ervoor zorg dat deze gegeven wordt.

Artikel 8. Ondersteuning rekenkamer

• 1. De griffier is eerste aanspreekpunt voor de rekenkamer en aanwezig bij de vergaderingen van de rekenkamer.

• 2. De griffier fungeert als liaison naar bestuur en ambtelijke organisatie voor de rekenkamer.

Artikel 9. Verhindering en vervanging

• 1. Indien de griffier meer dan vijf dagen verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.

• 2. Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een daartoe door de raad aangewezen plaatsvervanger.

Artikel 10. Beheer

• De griffier maakt in het driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier afspraken over het gebruik van de binnen de collegeorganisatie bestaande ondersteunende faciliteiten op het terrein van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, automatisering en huisvesting.

Artikel 11. Medezeggenschap

• 1. De griffie kan worden beschouwd als een zelfstandige onderneming.

• 2. De griffier regelt als bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden in overleg met de werkgeverscommissie en de medewerkers van de griffie de medezeggenschap van de griffie.

• 3. De ondernemingsraad van de ambtelijke organisatie van de gemeente behartigt ook de belangen van de bij de griffie werkzame medewerkers.

• 4. De griffier ontvangt een verslag van die overlegvergaderingen, waarin onderwerpen zijn besproken die de griffie en/of het griffiepersoneel rechtstreeks of middellijk aangaan.

Artikel 12. Mandaten

• 1. De werkgeverscommissie mandateert de bevoegdheid tot het nemen van personele besluiten ten aanzien van de bij de griffie werkzame werknemers, met uitzondering van de griffier, aan de griffier.

• 2. Tot het mandaat behoort mede het afdoen en voeren van correspondentie ter zake van de toegekende bevoegdheden, alsmede het (doen) treffen van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen.

• 3. Bij afwezigheid van de griffier oefent de plaatsvervangend griffier de in dit mandaatbesluit aan de griffier gemandateerde bevoegdheden uit.

• 4. De krachtens mandaat te nemen besluiten moeten in overeenstemming zijn met alle ter zake geldende regelingen, het door de raad en de werkgeverscommissie gevoerde beleid en mogen niet leiden tot een budgetoverschrijding.

• 5. Indien redelijkerwijs te verwachten is dat een in mandaat te nemen besluit bestuurlijke of politieke implicaties kan hebben, wordt de mandaatgever in de gelegenheid gesteld zijn wensen of bedenkingen over het ontwerp van het te nemen besluit, vergezeld van een advies van de gemandateerde, naar voren te brengen.

• 6. Indien er sprake is van privaatrechtelijke overeenkomsten ten behoeve van de raad of de rekenkamer, dan is de griffier namens de raad de functionaris aan wie het college en de burgemeester respectievelijk het aangaan en het ondertekenen van die overeenkomsten kunnen mandateren.

Artikel 13. Slotbepalingen

• 1. In gevallen waarin deze verordening niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie resp. de voorzitter van de raad.

• 2. Deze verordening kan worden aangehaald als ‘Organisatieverordening op de griffe van de gemeente Waalre 2023’.

• 3. Deze verordening vervangt de volgende documenten:

  • a. Organisatieverordening van de griffie van de gemeente Waalre (2012)

  • b. Instructie voor de griffier van de gemeente Waalre (2002)

  • c. Mandaatbesluit griffiepersoneel (2012)

• 4. Deze verordening treedt in werking op de dag volgende op die van zijn bekendmaking.

Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Waalre in de openbare vergadering van 19 maart 2024.

De raad van de gemeente Waalre,

de griffier, de voorzitter,

W.A. Ernes M.F. Oosterveer