Reglement van orde Rekenkamer Koggenland 2024

Op grond van artikel 81i van de Gemeentewet, stelt de rekenkamer Koggenland het Reglement van orde als volgt vast:

Artikel 1 Uitgangspunten werkwijze rekenkamer

  • 1.

    De rekenkamer hanteert voor haar vergaderingen en andere werkzaamheden de volgende uitgangspunten:

    • a.

      de leden geven in gezamenlijkheid vorm aan haar taken (jaarverslag, onderzoeken, etc.);

    • b.

      alle besluiten van de rekenkamer worden genomen bij meerderheid van stemmen van de leden, waarbij consensus wordt nagestreefd. Bij stakende stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Minderheidsstandpunten worden niet naar buiten gebracht;

    • c.

      de leden van de rekenkamer kunnen, indien geen inhoudelijke behandeling noodzakelijk is, buiten de vergadering besluiten nemen, met dien verstande dat het besluit unaniem dient te zijn;

    • d.

      de rekenkamer vergadert in de regel acht keer per jaar. Wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de voorzitter extra vergaderingen uitschrijven;

    • e.

      de vergaderingen zijn besloten, waarbij bij monde van de voorzitter derden worden uitgenodigd;

    • f.

      bij verhindering van meer dan de helft van de leden, wordt de vergadering geannuleerd of verplaatst;

    • g.

      de leden ontvangen de agenda en de bijbehorende stukken zoveel mogelijk uiterlijk een week voor de vergadering.

    • h.

      in het verslag van de vergadering wordt de aanwezigheid van de leden vermeld, de namen van de afwezige leden, een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest, de zakelijke conclusie van het besprokene en de genomen besluiten. Verslagen van vergaderingen zijn uitsluitend bestemd voor de leden van de rekenkamer en de secretaris;

    • i.

      de secretaris zorgt zo spoedig mogelijk na afloop van de vergadering voor een concept-verslag ervan en stuurt deze rond voor commentaar. De leden reageren zo spoedig mogelijk op het concept-verslag. Het concept-verslag wordt met eventuele wijzigingen de eerstvolgende vergadering vastgesteld;

    • j.

      bij verhindering van de secretaris zorgt de voorzitter voor vervanging;

    • k.

      de leden betrachten zorgvuldigheid en zijn terughoudend over de inhoud van vergaderingen en onderzoeken met inachtneming van artikel 2:5 Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 2 Taken voorzitter

  • 1.

    De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeenroepen van de rekenkamer, het leiden van de vergadering, het bewaken van de uitvoering van de onderzoeksopzet en werkwijze, het bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming, het onderhouden van de contacten met de gemeenteraad, ambtelijke organisatie en pers.

  • 2.

    De voorzitter stuurt functioneel de secretaris van de rekenkamer aan.

  • 3.

    De voorzitter fungeert als budgethouder. De voorzitter voert hiertoe regelmatig overleg met de onderzoekers en met de secretaris van de rekenkamer.

Artikel 3 Jaarplan en jaarverslag

  • 1.

    De rekenkamer stelt elk jaar voor 1 april een jaarplan op voor de werkzaamheden van dat jaar en verstuurt het plan ter kennisname aan de gemeenteraad en het college van B en W.

  • 2.

    De rekenkamer maakt in het jaarplan de begrote kosten inzichtelijk van ten minste:

    • a.

      De vergoeding van de leden voor de vergaderingen inclusief de reiskosten;

    • b.

      De kosten per onderzoek, inclusief de reiskosten en inhuur externen;

    • c.

      De overige kosten die de rekenkamer nodig acht voor het uitoefen van haar taak;

  • 3.

    De rekenkamer verstuurt jaarlijks voor 1 april een verslag van haar werkzaamheden van het voorgaande jaar aan de gemeenteraad en het college van B en W.

  • 4.

    Het jaarverslag zoals bedoeld in het voorgaande lid bevat de verantwoording van de begrote en werkelijke kosten over het verslaggevingsjaar.

Artikel 4 Onderwerpselectie, jaarplan, verzoekonderzoek en onderzoeksopzet

  • 1.

    De rekenkamer bepaalt de onderwerpen die zij gaat onderzoeken en vermeldt het onderwerp in het jaarplan.

  • 2.

    Voorafgaand aan het opstellen van het jaarplan gaat de rekenkamer bij de raadsfracties na welke wensen er voor de te onderzoeken onderwerpen zijn.

  • 3.

    De rekenkamer verricht één meer omvangrijk dan wel twee kleinere onderzoeken per jaar, voor zover dat past binnen het budget.

  • 4.

    Indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven kan de rekenkamer gedurende het jaar het jaarplan aanpassen. In dat geval zal de rekenkamer de raad en het college daarover informeren.

  • 5.

    De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de raad binnen zes weken in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan. De kosten voor een extra onderzoek komen voor rekening van de raad. De raad beslist op basis van een voorstel van de rekenkamer over de dekking van de kosten.

  • 6.

    De rekenkamer stelt de opzet van het onderzoek vast en verstuurt dit aan de gemeenteraad en het college van B en W.

Artikel 5 De start van een onderzoek

  • 1.

    De rekenkamer stelt een opzet voor het onderzoek op, waarin het onderwerp, de onderzoeksvraag en deelvragen en de wijze waarop het onderzoek zal worden uitgevoerd worden beschreven.

  • 2.

    De rekenkamer stelt de opzet van het onderzoek vast en verstuurt dit aan de gemeenteraad en het college van B en W. Op verzoek van een van deze bestuursorganen licht de rekenkamer de opzet toe.

  • 3.

    Indien het onderzoek betrekking heeft op een instelling zoals bedoeld in artikel 184 van de Gemeentewet, dan verstuurt de rekenkamer de opzet ook aan deze instelling en de daaraan gelieerde overheden en rekenkamers.

  • 4.

    De rekenkamer verstuurt de opzet van het onderzoek tevens aan de ambtelijke eindverantwoordelijke. Indien gewenst geeft de rekenkamer hierop een mondelinge toelichting.

Artikel 6 Feitelijk wederhoor

  • 1.

    De bevindingen van het onderzoek en de oordelen legt de rekenkamer vast in de nota van bevindingen.

  • 2.

    Ter verificatie van de bevindingen wordt de nota van bevindingen voor feitelijk wederhoor voorgelegd aan de onderzochte bestuursorganen

  • 3.

    Indien het onderzoek ook is gericht op een instelling worden de bevindingen over de onderzochte instelling ter verificatie aan deze instelling voor feitelijk wederhoor voorgelegd.

  • 4.

    De termijn voor het feitelijk wederhoor bedraagt maximaal drie weken.

  • 5.

    De rekenkamer kondigt de periode van het feitelijk wederhoor minimaal twee weken van tevoren aan.

Artikel 7 Bestuurlijke reactie

  • 1.

    Het onderzochte bestuursorgaan en indien van toepassing de onderzochte instelling worden door de rekenkamer gevraagd om schriftelijk te reageren op de conclusies uit het onderzoek en indien van toepassing op de aanbevelingen.

  • 2.

    Indien de rekenkamer deze schriftelijke reactie binnen een termijn van drie weken ontvangt, neemt de rekenkamer deze reactie of reacties op in haar rapport. De rekenkamer voorziet deze reactie of reacties van een nawoord indien de rekenkamer dat nodig acht.

  • 3.

    De rekenkamer kondigt de periode van de bestuurlijke reactie minimaal twee weken van tevoren aan.

Artikel 8 Openbaarmaking rapport

  • 1.

    De rekenkamer bepaalt het moment en de wijze van openbaarmaking van de rekenkamerrapportage.

  • 2.

    De rekenkamer informeert het onderzochte orgaan, de onderzochte instelling en de raad over het moment van openbaarmaking van de rekenkamerrapportage.

  • 3.

    De rekenkamer biedt de raad aan om voorafgaand aan het moment van openbaarmaking een mondelinge toelichting te geven en raadsleden in de gelegenheid te stellen om vragen te stellen over het onderzoek en de rekenkamerrapportage.

  • 4.

    De rekenkamer kan de pers informeren over het moment van openbaarmaking.

  • 5.

    De rekenkamer stuurt de rapportage vóór de openbaarmaking toe aan het onderzochte orgaan, de onderzochte instelling en de raad.

  • 6.

    Na openbaarmaking van de rapportage wordt de rapportage op de website van de rekenkamer geplaatst.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit Reglement van orde treedt in werking op de eerste dag na publicatie in het gemeenteblad.

Artikel 10 Citeertitel

Dit reglement van orde wordt aangehaald als: ‘Reglement van orde Rekenkamer Koggenland 2024.

Aldus vastgesteld door de Rekenkamer van de gemeente Koggenland op 15 maart 2024.

R.J. Anderson, voorzitter

J.E. Appelman, secretaris

Naar boven