Verordening op de raadscommissie Gemeente Vlieland 2023

De raad van de gemeente Vlieland;

gelezen het voorstel van het presidium 17 juli 2023

gelet op artikel 82, eerste lid, van de Gemeentewet;

gezien het advies van de Werkgroep werkwijze gemeenteraad;

besluit de volgende verordening vast te stellen:

Verordening op de raadscommissie Gemeente Vlieland 2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

• commissiegriffier: griffier van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissielid: lid van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• commissievoorzitter: voorzitter van een raadscommissie of diens plaatsvervanger;

• griffier: griffier van de raad of diens plaatsvervanger;

• gemeentesecretaris: de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger;

• wet: Gemeentewet.

Artikel 2. Instelling raadscommissie

Er is een raadscommissie ter voorbereiding van de besluitvorming in de raad.

Artikel 3. Doel

• 1. De raadscommissie is bedoeld voor het uitwisselen van informatie tussen commissieleden, het college, burgers, bedrijven, maatschappelijke organisaties en overige deskundigen;

• 2. Alle onderwerpen die ter besluitvorming aan de raad worden aangeboden komen eerst op de agenda van de raadscommissie, tenzij de agendacommissie anders besluit;

• 3. In de raadscommissie wordt geen debat gevoerd en worden geen besluiten genomen, dat vindt plaats in de raadsvergadering;

• 4. In de raadscommissie kan wel richting worden gegeven bij bespreekonderwerpen in de kaderstellende fase;

• 5. Onderwerpen die gaan over voordrachten of aanbevelingen van personen worden niet in de raadscommissie besproken;

• 6. In de raadscommissie is ook ruimte voor presentaties van burgers, maatschappelijke organisaties en/of bedrijven.

Artikel 4. Taken

De raadscommissie:

• 1. voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de geagendeerde onderwerpen;

• 2. kan advies uitbrengen aan de raad over die onderwerpen die in de raadscommissie besproken zijn;

Artikel 5. Samenstelling; benoeming commissievoorzitter

• 1. De raadscommissie bestaat uit alle leden van de raad die afwisselend met één lid per fractie per agendapunt deelneemt aan de vergadering. Elk raadslid is derhalve automatisch tevens commissielid.

• 2. Elke fractie kan daarnaast één commissielid, zijnde een niet-raadslid voordragen voor benoeming.

• 3. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 14 van de wet alsmede de gedragscode zijn van overeenkomstige toepassing op commissieleden die geen raadslid zijn.

• 4. Voordat de raad overgaat tot benoeming van een commissielid zijnde niet raadslid onderzoekt hij of de betrokkene aan de vereisten voldoet.

• 5. Het onderzoek vindt plaats overeenkomstig het onderzoek geloofsbrieven van nieuwe raadsleden, zoals bepaald in artikel 5 van het Reglement van Orde voor de vergadering en andere werkzaamheden van de raad.

• 6. De raad benoemt de commissievoorzitters uit zijn midden.

• 7. De voorzitter is belast met:

  • a. Het leiden van de vergadering;

  • b. Het handhaven van de orde;

  • c. Het doen naleven van deze verordening;

  • d. Hetgeen deze verordening hem verder opdraagt.

Artikel 6. Zittingsduur en vacatures

• 1. De zittingsperiode van een commissielid en -voorzitter eindigt in ieder geval met het einde van de zittingsperiode van de raad.

• 2. Het lidmaatschap van een commissielid eindigt als niet meer wordt voldaan aan de in artikel 5, derde lid, gestelde eisen.

• 3. De raad kan een commissielid ontslaan op voorstel van de fractie die het lid voor benoeming heeft voorgedragen.

• 4. De raad kan de commissievoorzitter ontslaan.

• 5. Een commissielid en -voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.

• 6. Als door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan.

• 7. Het lidmaatschap van commissieleden, benoemd op voordracht van een fractie die niet langer vertegenwoordigd is in de raad, vervalt van rechtswege.

Artikel 7. De commissiegriffier

• 1. De griffier van de raad wijst ter ondersteuning van iedere raadscommissie een op de griffie werkzame ambtenaar aan als commissiegriffier.

• 2. Een commissiegriffier is aanwezig in vergaderingen.

• 3. Bij verhindering of afwezigheid wordt de commissiegriffier vervangen door een door de griffier van de raad aangewezen op de griffie werkzame ambtenaar of, in samenspraak met de gemeentesecretaris, een niet op de griffie werkzame ambtenaar.

• 4. Een commissiegriffier kan op uitnodiging van de commissievoorzitter aan beraadslagingen in vergaderingen deelnemen.

Hoofdstuk 2. Vergaderingen

Paragraaf 1. Voorbereiding

Artikel 8. Agenda en uitnodiging

• 1. Een verzoek tot agendering van een onderwerp kan bij de griffie worden ingediend door:

  • a. De raad, raadsfracties en commissieleden;

  • b. Collegeleden;

  • c. Burgers, maatschappelijke organisaties, instellingen en bedrijven.

• Onderwerpen kunnen niet gaan over:

  • Een onderwerp waar de raad geen bevoegdheid heeft;

  • Een klacht in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht over gedragingen van het gemeentebestuur;

  • Een bezwaar in de zin van hoofdstuk 7 van de Algemene wet bestuursrecht tegen een besluit van een bestuursorgaan van de gemeente;

  • Een onderwerp waarover in de lopende raadsperiode of korter dan twee jaar voor indiening van het onderwerp door de raad een besluit is genomen.

• 2. De agendacommissie stelt de conceptagenda voor de commissievergadering op onder vermelding van de status van het onderwerp zoals presentatie, kaderstellende informatie ophalen, voorbereiding besluitvorming.

• 3. De agenda en de bijbehorende stukken worden ten minste tien dagen voor een vergadering beschikbaar gesteld en openbaar gepubliceerd op de website van de gemeente.

• 4. In spoedeisende gevallen kan de commissievoorzitter na het beschikbaar stellen van de agenda een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden.

• 5. Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va, van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het derde en vierde lid onder berusting van de griffier.

• 6. De agenda wordt bij aanvang van een vergadering door de raadscommissie vastgesteld.

Artikel 9. Openbare kennisgeving

• 1. Commissievergaderingen worden ter openbare kennis gebracht door aankondiging in Uit het Kastje en plaatsing op de website.

• 2. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs elektronische weg plaatsvinden.

Paragraaf 2. Vergadering

Artikel 10. Presentielijst

• 1. De commissiegriffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van vergaderingen.

• 2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen commissieleden de presentielijst, die aan het einde van elke vergadering door de commissievoorzitter en de commissiegriffier door ondertekening wordt vastgesteld.

Artikel 11. Deelnemers

• • 1. a. Het aantal deelnemers per fractie is vrij;

  • b. Er kan maximaal één woordvoerder per fractie deelnemen aan elk agendapunt;

• 2. Lid 1b geldt niet bij presentaties, daarbij kunnen alle commissieleden deelnemen;

• 3. Het college kan deelnemen aan de raadscommissie, waarbij bij elk agendapunt de betreffende portefeuillehouder deelneemt en daarbij bijgestaan kan worden door de behandelend ambtenaar en/of de gemeentesecretaris;

• 4. Belangstellenden die willen meepraten bij een agendapunt kunnen zich tot 12.00 uur op de dag van de raadscommissie melden bij de griffier;

• 5. De commissievoorzitter kan in het belang van een goede vergaderorde besluiten om een deelnemer, niet zijnde een commissielid of collegelid, van deelname aan de raadscommissie uit te sluiten.

Artikel 12. Procedure

• 1. Deelnemers, niet zijnde commissieleden of collegeleden, hebben de gelegenheid bij het betreffende agendapunt informatie, ideeën en meningen naar voren te brengen.

• 2. De portefeuillehouder heeft de gelegenheid een beknopte toelichting op de stukken te geven en te reageren op de inbreng van de andere deelnemers.

• 3. Commissieleden hebben de gelegenheid aan de andere deelnemers een (nadere) toelichting te vragen op de ingebracht onderwerpen.

• 4. Wanneer de commissievoorzitter vaststelt, dat over een onderwerp alle informatie is uitgewisseld sluit hij het onderwerp af.

• 5. Nadat de bespreking is gesloten, beslist de raadscommissie of er een advies aan de raad wordt uitgebracht.

• 6. Indien de raadscommissie een advies aan de raad uitbrengt beslissen de leden op voorstel van de voorzitter over de inhoud van het advies.

• 7. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van stemmingen over geheimhouding en met betrekking tot de orde.

Artikel 13. Spreekrecht burgers (hiermee vervalt deze mogelijkheid in de raadsvergadering)

• 1. Belangstellenden kunnen in een vergadering het woord voeren over onderwerpen die geagendeerd zijn zoals beschreven onder artikel 11 lid 4 en artikel 12 lid 1;

• 2. Burgers kunnen ook het woord voeren over een onderwerp wat niet op de agenda staat, zij krijgen het woord bij het vaste agendapunt spreekrecht;

• 3. Inspreken kan niet over:

  • a. Een onderwerp waarover een bezwaar- en beroepsprocedure, juridisch- of klachtenprocedure loopt;

  • b. Benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen;

  • c. Onderwerpen waarover de raad een afzonderlijke inspraakprocedure heeft gehouden.

• 4. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt zich uiterlijk 12.00 uur op de dag van de vergadering bij de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover hij het woord wenst te voeren.

• 5. Insprekers kunnen maximaal 5 minuten het woord vragen over een onderwerp.

• 6. Commissieleden kunnen vervolgens vragen stellen of een korte reactie geven.

• 7. Op verzoek van de raadscommissie kan het college om een toelichting of reactie worden gevraagd.

Artikel 14. Handhaving orde en schorsing

• 1. De commissievoorzitter handhaaft de orde in de vergadering.

• 2. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp.

• 3. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten.

• 4. Hij kan de raadscommissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig laat de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd.

Artikel 15. Voorstellen van orde

Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier direct over.

Artikel 16. Verslag

• 1. Een commissiegriffier draagt zorg voor verslagen van vergaderingen.

• 2. Uit een verslag blijkt in ieder geval:

  • a. de namen van de commissievoorzitter, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben;

  • b. een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;

  • c. de toezeggingen die zijn gedaan;

  • d. de adviezen die de commissie over de geagendeerde onderwerpen heeft uitgebracht;

• 3. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier.

• 4. Elektronisch beschikbare verslagen worden op de website van de gemeente geplaatst.

• 5. Van de raadscommissies worden opnamen (beeld en geluid) gemaakt welke op de website terug te zien zijn.

Paragraaf 3. Besloten vergaderingen

Artikel 17. Toepassing verordening op besloten vergaderingen

Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.

Artikel 18. Verslag besloten vergadering

• 1. Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden ter inzage gelegd bij de commissiegriffier.

• 2. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raadscommissie een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag.

• 3. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend.

Artikel 19. Opheffing geheimhouding

Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de wet voornemens is de geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, wordt, als de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd.

Paragraaf 4. Toehoorders en pers

Artikel 20. Toehoorders en pers

• 1. Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare vergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen.

• 2. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden.

• 3. De commissievoorzitter is bevoegd, wanneer de orde in de vergadering op enigerlei wijze door toehoorders wordt verstoord, deze en zo nodig andere toehoorders te doen vertrekken.

• 4. Hij is bevoegd toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering te ontzeggen.

Artikel 21. Geluid- en beeldregistraties

Degenen die van een openbare vergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen.

Hoofdstuk 3. Slotbepalingen

Artikel 22. Intrekking oude verordening

n.v.t.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 12 september 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening op de raadscommissie Gemeente Vlieland 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 september 2023.

De voorzitter,

M. Schrier

De griffier,

M.G. Brinksma-Brandenburg