Gemeente Heerlen - Subsidieregel ‘Buurtorganisaties en Buurtoverstijgende Samenwerkingsverbanden 2024’

De subsidieregel ‘Buurtorganisaties en Buurtoverstijgende Samenwerkingsverbanden 2024’ is gebaseerd op de Algemene Subsidie Verordening van de gemeente Heerlen (afgekort: ASV). In de ASV staan algemene regels. De verklarende toelichtingen bij de artikelen zijn cursief afgedrukt.

Artikel 1 - Begripsomschrijving

In deze subsidieregel wordt verstaan onder:

• 1. Buurtorganisatie: een rechtspersoon waarin vrijwilligers zich door het jaar heen inzetten om de sociale samenhang, de burgerkracht, de leefbaarheid en de sociale veiligheid in hun buurt te versterken.

• 2. Buurtgericht werken: initiatieven en activiteiten die gericht zijn op het versterken van de netwerken in de buurt. Het buurtgericht werken heeft een aantal doelen:

  • Versterken van de sociale samenhang in de buurten;

  • verhogen van de sociale veiligheid;

  • bouwen aan onderlinge relaties;

  • stimuleren en verbinden van meer activiteiten in de buurt;

  • versterken van buurtidentiteit;

  • ondersteunen van vrijwilligers in de buurt;

  • goede communicatie met bewoners;

  • buurtinitiatieven ondersteunen.

• 3. Buurtoverstijgend samenwerkingsverband: een vorm van samenwerking van twee of meer buurtorganisaties.

• 4. College: college van burgemeester en wethouders van Heerlen.

Buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden zetten zich in voor hun buurt om te komen tot goede ideeën en een goede werkwijze. Het is van belang dat andere buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden kunnen leren van goede werkwijzen en ervaringen uitwisselen. Daarom organiseert de gemeente twee maal per jaar een bijeenkomst met alle buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden om ervaringen uit te wisselen en samen na te denken over nieuwe plannen. De buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden zijn gesprekspartner voor de gemeente. Maar ze verwijzen buurtgenoten ook door richting gemeente of helpen hen met vragen.

Artikel 2 - Doelstelling

De subsidieregel ‘Buurtorganisaties en Buurtoverstijgende Samenwerkingsverbanden 2024’ heeft als doel buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden in staat te stellen om de doelstellingen zoals genoemd in artikel 1 onder b te realiseren.

Buurtorganisaties kunnen zelfstandig werken, maar ook samenwerken met andere buurtorganisaties. Als deze samenwerking officieel is vastgelegd, dan is dit een buurtoverstijgend samenwerkingsverband. Zowel een buurtorganisatie als een buurtoverstijgend samenwerkingsverband kan een subsidie aanvragen.

Met deze subsidieregel ondersteunt de gemeente de organisaties om de doelstellingen zoals in artikel 1 onder b omschreven te realiseren. Daarvoor zijn twee soorten subsidies in deze subsidieregel beschreven:

a. een basissubsidie buurtorganisatie én

b. een activiteitensubsidie.

Een basissubsidie is er voor de kosten die de organisatie maakt voor de eigen werkzaamheden. De activiteitensubsidie is gericht op kosten voor de activiteiten in en voor de buurt. In de volgende artikelen staat beschreven wat deze subsidies inhouden en hoe organisaties voor deze subsidies in aanmerking komen.

Artikel 3 – Basissubsidie buurtorganisatie

• 1. Om voor deze basissubsidie in aanmerking te komen moet aan de volgende criteria worden voldaan:

• a. De activiteiten dragen bij aan de doelen van buurtgericht werken, zoals genoemd in artikel 1 onder b.

• b. De buurtorganisatie en het buurtoverstijgend samenwerkingsverband voldoen aan de volgende voorwaarden:

• Om zoveel mogelijk buurtbewoners te bereiken, wordt er op diverse manieren gecommuniceerd over activiteiten van de buurtorganisatie of het buurtoverstijgend samenwerkingsverband. De gekozen communicatievorm wordt in samenspraak met de gemeente ingezet. Dit is maatwerk en is per buurt verschillend;

• er wordt voldaan aan de voorschriften van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (afgekort WBTR).

• 2. Deze basissubsidie kan worden toegekend voor communicatie. Daarbij gelden de volgende voorwaarden:

• a. De hoogte van de aangevraagde subsidie staat in verhouding tot de kosten die de communicatie redelijkerwijs met zich meebrengt voor de betreffende buurt.

• b. De communicatie moet voor zoveel mogelijk buurtbewoners toegankelijk en begrijpelijk zijn. De communicatiekanalen passen daarom bij de inwoners uit de betreffende buurt(en).

• c. Er is per buurtorganisatie of buurtoverstijgend samenwerkingsverband maximaal € 500,- per jaar beschikbaar voor het aantoonbaar gebruik van een privé-laptop en/of privé-telefoon. Dit bedrag wordt naar eigen inzicht onder de bestuursleden verdeeld.

• d. De aanschaf van digitale communicatiemiddelen zoals bijvoorbeeld een laptop, printer en/of telefoon worden niet vergoed.

• 3. Deze basissubsidie kan worden toegekend voor organisatiekosten. Het gaat om noodzakelijke kosten die daadwerkelijk en aantoonbaar zijn gemaakt.

• Deze organisatiekosten bestaan uit:

• a. Bestuurskosten: directie kosten die rechtstreeks samenhangen met de uitvoering het bestuurswerk, zoals:

• Locatiekosten: bestuursvergaderingen worden alleen vergoed als er geen gratis locatie in de buurt is. De buurtorganisatie en het buurtoverstijgend samenwerkingsverband maakt in dat geval gebruik van de goedkoopste, meest geschikte locatie in de buurt voor haar bestuursvergaderingen.

  • Als die voorzieningen er niet zijn dan wordt er in overleg met de gebiedsregisseur gezocht naar een alternatieve locatie;

• vergaderkosten: kosten voor andere vergaderingen dan bestuursvergaderingen; bijvoorbeeld met vrijwilligers, met partijen uit de buurt of met samenwerkingspartners;

• administratiekosten; kosten zoals bijvoorbeeld bankkosten, secretariaatskosten, verzekeringen en (inschrijving)kosten KvK.

• b. Onkostenvergoeding vrijwilligers:

• Deze vergoeding bedraagt maximaal € 750,- per jaar en is op basis van daadwerkelijk gemaakte onkosten.

• c. Kosten samenbindende activiteit vrijwilligers:

• Per jaar is er maximaal € 35,- per vrijwilliger beschikbaar voor een gezamenlijke samenbindende activiteit. Het aantal vrijwilligers dient vermeld te worden bij de aanvraag van de subsidie.

In artikel 3 staat een opsomming van de zaken waarvoor buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden een basissubsidie kunnen aanvragen. Hieronder vallen onder andere organisatie- en communicatiekosten. Buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden kunnen daarnaast ook een subsidie aanvragen voor gezamenlijke materiaalkosten. We willen namelijk graag dat materiaal gedeeld wordt tussen buurtorganisaties. De basissubsidie kan ingezet worden voor de aankoop van nieuw materiaal, de opslag en de verzekering ervan.

Voorwaarden

Buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden bestaan uit bevlogen vrijwilligers die een brug vormen tussen de buurt en de lokale overheid. Het is belangrijk dat de organisatie de buurt goed kent, weet wat er nodig is.

Goed communiceren met de inwoners en andere organisaties is een voorwaarde om voor de basissubsidie in aanmerking te komen. Er zijn verschillende vormen van communicatie, zoals papieren, digitale (zoals een website) en fysieke communicatie. Heb daarbij aandacht voor eenvoudig taalgebruik, zodat de meeste inwoners in uw buurt begrijpen wat u bedoelt. Houd ook zoveel als mogelijk rekening met de diversiteit in de buurt, bijvoorbeeld met leeftijd, etnische afkomst, eventuele beperkingen. Onze medewerkers van team buurtregie kunnen u hierbij helpen.

Op 1 juli 2021 is de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersoon (WBTR) ingegaan voor alle verenigingen en stichtingen. Ook buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden vallen onder deze wet. Werken volgens de WBTR is een voorwaarde om voor een basissubsidie in aanmerking te komen. Meer informatie over de WBTR is te vinden op de website: https://wbtr.nl.

We verstrekken alleen een basissubsidie aan een buurtorganisatie en een buurtoverstijgend samenwerkingsverband als deze statuten heeft en een rooster van aftreden voor bestuurders. De gemeente heeft een voorbeeld van zo’n rooster. Als er geen geschikte opvolging voor het betreffende bestuur gevonden is, wordt er in samenspraak met de gemeente gezocht naar een passende oplossing.

Subsidie:

Een organisatie maakt kosten. Denk daarbij aan materiaal- en administratiekosten (bijvoorbeeld papier, postzegels), kosten voor een bankrekening, verzekeringen en inschrijving KvK en een onkostenvergoeding voor vrijwilligers. De basissubsidie komt tegemoet in deze kosten. De organisatie moet wel aantonen dat de kosten daadwerkelijk gemaakt zijn.

Voor de aanschaf van een laptop, computer, telefoon, tablet of printer is geen subsidie mogelijk. Wel is een bijdrage van maximaal € 500,- per jaar mogelijk voor het aantoonbaar gebruik van privétoestellen voor uw organisatie. De organisatie bepaalt zelf hoe dit bedrag onder de bestuursleden wordt verdeeld.

Buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden worden soms uitgenodigd door partners in de buurt als het gaat om bijzondere gelegenheden, zoals een jubileum. Het is gebruikelijk om daarbij een geschenk mee te nemen. Hier kan subsidie voor worden aangevraagd, waarbij het moet gaan om aantoonbare gebeurtenissen en redelijke bedragen. Bij twijfel is het aan de gemeente om te bepalen of en voor welk bedrag een subsidie wordt gegeven.

We waarderen de inzet van de vrijwilligers in de buurten enorm. Als vrijwilligers onkosten maken voor hun werk in de buurt, kan de organisatie hiervoor subsidie aanvragen. We verlenen maximaal € 750,- per buurtorganisatie per jaar als bijdrage in de onkosten. Bij de subsidieverantwoording moeten de onkosten van de vrijwilligers aangetoond worden. Naast deze onkostenvergoeding kan uw organisatie ook een subsidie van maximaal € 35,- per vrijwilliger per jaar aanvragen. Deze subsidie is bestemd voor een samenbindende activiteit met alle vrijwilligers samen. Toon bij de aanvraag aan hoeveel vrijwilligers de organisatie heeft. Dit kan door een vrijwilligerslijst bij te sluiten.

Het kan zijn dat organisaties voor vergaderingen, etc. een locatie nodig hebben. Alleen als er geen gratis locatie in de buurt is, is subsidie mogelijk. Als er dus al een buurtpunt, gemeenschapshuis of andere voorziening in de buurt is, maakt de organisatie daar gratis gebruik van. Als die er niet is, dan zoekt de organisatie samen met de gebiedsregisseur naar de meest geschikte, goedkoopste mogelijkheid in de buurt. Zo blijft er meer geld over voor activiteiten voor de buurt.

Als u activiteiten voor de buurt organiseert en u moet daarvoor een locatie huren, dan tellen deze kosten niet mee in de basissubsidie, maar in de subsidie voor die betreffende activiteit.

Tenslotte is het voor ons heel belangrijk dat uw organisatie transparant is en laat zien hoe uw organisatie werkt, wat u allemaal doet en waarvoor u de subsidie gebruikt. De subsidie bestaat uit gemeenschapsgeld en moet ook voor de gemeenschap ingezet worden.

Artikel 4 - Basissubsidie buurtoverstijgend samenwerkingsverband

• a. Om voor deze subsidie in aanmerking te komen moet sprake zijn van een buurtoverstijgend samenwerkingsverband.

• b. Deze subsidie kan worden toegekend voor de aanschaf of de noodzakelijke vervanging van materiaal voor initiatieven en/of activiteiten, evenals voor de opslag en verzekering hiervan.

• c. Als het samenwerkingsverband al een vervangingsreserve heeft opgebouwd, moet deze reserve eerst worden ingezet.

• d. Deze subsidie wordt niet verstrekt voor kosten die zijn meegenomen in de subsidie van een of meerdere van de aangesloten buurtorganisaties, deze overstijgen of die anderszins gefinancierd worden.

• e. Nieuwe buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden kunnen een subsidie aanvragen voor de oprichtingskosten van de nieuwe organisatie die door de samenwerking ontstaat.

Als twee of meer buurtorganisaties besluiten om formeel samen te werken en een buurtoverstijgend samenwerkingsverband op te richten, kost dit geld. U moet bijvoorbeeld nieuwe statuten maken. Voor deze oprichtingskosten kunt u een basissubsidie aanvragen.

De basissubsidie buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden kan ingezet worden voor de aankoop van nieuw en te vervangen materiaal, de opslag en de verzekering ervan. We willen namelijk graag dat materiaal gedeeld wordt tussen buurtorganisaties.

We verstrekken geen dubbele subsidie. Als de deelnemende buurtorganisaties al een bijdrage hebben gekregen ten behoeve van het samenwerkingsverband, kan het samenwerkingsverband géén subsidie meer krijgen voor dezelfde kosten.

Bij het beoordelen van de subsidieaanvraag voor een buurtoverstijgend samenwerkingsverband kijkt de gemeente naar de reserves van de organisaties. Als er in de afgelopen periode(s) een vervangingsreserve is opgebouwd, moet deze eerst gebruikt worden.

Artikel 5 - Activiteitensubsidie

Deze subsidie wordt alleen verstrekt als aan alle navolgende voorwaarden wordt voldaan:

• a. Het betreft activiteiten die voor de buurt(en) georganiseerd worden.

• b. De aanvraag gebeurt door middel van het invullen van het formulier ‘Buurtplan’.

• c. De subsidie kan aangevraagd worden voor een eenmalige activiteit of voor een reeks activiteiten in het betreffende jaar.

• d. Alle kosten die betrekking hebben op de betreffende activiteit(en) worden opgenomen in de subsidieaanvraag voor de activiteit(en).

• e. De activiteit(en) zijn gericht op de in artikel 1 onder b genoemde doelen.

• f. De bepalingen van artikel 3 onder a ten aanzien van de locatiekosten zijn ook van toepassing op de activiteitensubsidie.

Initiatieven die worden aangevraagd nadat het buurtplan is ingediend, kunnen doorlopend aangevraagd worden via de subsidieregel ‘Buurtinitiatieven 2024’. Dit valt niet onder deze regeling.

Artikel 6 - Flexibel budget

• 1. Een buurtorganisatie of buurtoverstijgend samenwerkingsverband kan een flexibel budget van € 2.500,- aanvragen om snel te kunnen reageren op ontwikkelingen in de buurt.

• 2. Het flexibel budget wordt alleen in overleg met de gebiedsregisseur ingezet.

Soms is er een snelle reactie nodig vanwege een ontwikkeling of kans in uw buurt. Om dan geld achter de hand te hebben, kan er een flexibel budget van maximaal € 2.500,- worden aangevraagd in overleg met de gebiedsregisseur. U mag dit budget ook inzetten om de periode te overbruggen totdat uw subsidieaanvraag is afgehandeld. Het bedrag wordt in dat geval in mindering gebracht op de toe te kennen subsidie.

Artikel 7 - Weigeringsgronden

• 1. Aanvragen die niet voldoen aan de voorschriften van deze regel worden geweigerd.

• 2. Het college weigert subsidieaanvragen als uit onderzoek blijkt dat een of meer bestuursleden en/of vrijwilligers een direct of indirect financieel belang heeft bij de activiteiten en/of voorzieningen waarvoor de subsidie wordt aangevraagd.

• 3. Het college weigert subsidieaanvragen die een religieus, politiek of commercieel doel hebben.

• 4. Organisaties die al een subsidie van de gemeente of van derden ontvangen voor een activiteit of een onderdeel van een activiteit, komen niet in aanmerking voor een subsidie in het kader van Buurtgericht werken voor dezelfde activiteit of hetzelfde onderdeel van een activiteit.

• 5. Subsidie wordt geheel of gedeeltelijk geweigerd indien de aanvrager een hogere reserve aanhoudt dan bepaald in artikel 8.

Activiteiten die een religieuze oorsprong hebben, zoals carnaval, sinterklaas of paaseieren zoeken, vallen niet onder deze uitsluiting. Heeft u al een subsidie van de gemeente of van derden gekregen voor een initiatief of activiteit, dan geven we geen dubbele subsidie. Subsidies mogen elkaar aanvullen, maar nooit overlappen.

Artikel 8 - Overige voorschriften

• 1. Als buurtorganisaties of buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden zelf inkomsten genereren of inkomsten van derden ontvangen, dient het onderscheid met de gemeentelijke subsidies duidelijk zichtbaar te zijn in de subsidieaanvraag, subsidieverantwoording en administratie.

• 2. Buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden beschikken op het moment van de subsidieaanvraag zoals bedoeld in deze subsidieregel, over een maximaal totale reserve van 20% van de aanvraag voor het betreffende subsidiejaar, met een absoluut maximum van € 5.000,-.

• 3. Organisaties die aan het begin van het subsidiejaar over een reserve beschikken die hoger is dan 20% van de subsidieaanvraag, dienen deze reserve in overleg met de gemeente af te bouwen tot een bedrag van maximaal € 5.000,-. Een te hoge reserve wordt gekort op de subsidie.

• 4. Buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden hebben overzichts-lijst van materialen die zijn aangeschaft uit de subsidie.

Artikel 9 - Subsidieaanvraag

• 1. Buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden stellen jaarlijks een inhoudelijk buurtplan en een begroting op. Het buurtplan en de bijbehorende begroting dienen als onderbouwing bij de subsidieaanvraag.

• 2. De gemeente stelt het formulier ‘Buurtplan’ inclusief begroting ter beschikking voor de subsidieaanvraag. In dit formulier wordt duidelijk welke activiteiten en werkzaamheden er in het betreffende jaar worden georganiseerd. De begroting laat transparant zien hoeveel budget er nodig is.

• 3. Buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen van het buurtplan. Dit plan dient vooraf gaand aan de aanvraag besproken te worden met de gebiedsregisseur. Er wordt rekening gehouden met de maatwerkbehoeften in de buurten.

• 4. De buurtorganisatie en het buurtoverstijgend samenwerkingsverband deelt het buurtplan en de evaluatie met de buurt(en). Dit kan digitaal en/of schriftelijk.

Artikel 10 - Subsidieverantwoording

• 1. Als de gesubsidieerde activiteit of taak niet (volledig) uitgevoerd kan worden, wordt de gebiedsregisseur zo snel mogelijk ingelicht.

• 2. Subsidiegelden die vanwege een gegronde reden in het betreffende subsidiejaar niet worden ingezet, mogen uitsluitend in overleg met de gebiedsregisseur overgeheveld worden naar het daarop volgende subsidiejaar, mits er een duidelijke bestemming aan gegeven wordt. De inzet van deze gelden wordt opgenomen in het buurtplan en de begroting bij de subsidieaanvraag voor dat volgende subsidiejaar.

• 3. Bij de aanvraag van een subsidievaststelling dienen buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden een volledig inzicht te geven in het eigen vermogen en de reserves. De inhoudelijke- en financiële subsidieverantwoording dienen voor 1 maart van het volgende kalenderjaar ingediend te worden bij het college, zodat de subsidie definitief vastgesteld kan worden.

• 4. Als de buurtorganisatie en/of het buurtoverstijgende samenwerkingsverband geen nieuwe subsidieaanvraag doet, dan dient de inhoudelijke- en financiële subsidieverantwoording binnen 12 weken na beëindiging van het subsidiejaar bij het college te zijn ingediend.

• 5. Het college controleert jaarlijks de juistheid van de verstrekte gegevens door middel van een steekproef waarbij de subsidieverantwoording en de boekhouding van een aantal buurtorganisaties en buurtoverstijgende samenwerkingsverbanden worden beoordeeld.

Na het jaar waarin de subsidie is toegekend, wordt de uitvoering van het buurtplan beoordeeld met de gebiedsregisseur. We gebruiken hiervoor het formulier ‘Evaluatie buurtplan’ met een financieel overzicht. Dit formulier dient tevens als uw verantwoording voor de subsidie. Daarna kan de subsidie door het college definitief vastgesteld worden.

Artikel 11 – Subsidietermijnen

• a. De aanvraag tot subsidieverlening bestaat uit het ingevuld formulier ‘Buurtplan’ inclusief begroting.

• b. Subsidie wordt verleend per kalenderjaar en kan tussen 1 januari en 1 maart van het betreffende subsidiejaar worden aangevraagd.

• c. De aanvraag tot subsidievaststelling bestaat uit het ingevuld formulier ’Evaluatie buurtplan’ inclusief financiële verantwoording.

• d. De aanvraag tot subsidievaststelling dient voor 1 maart bij het college te worden ingediend.

Artikel 12 - Inwerkingtreding en citeertitel

• a. Deze subsidieregel treedt daags na publicatie in het Gemeenteblad in werking.

• b. De subsidieregel ‘Subsidiëring buurtgericht werken 2016’ wordt gelijktijdig ingetrokken.

• c. Deze subsidieregel kan worden aangehaald als subsidieregel: ‘Buurtorganisaties en Buurtoverstijgende Samenwerkingsverbanden 2024’.

Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van Heerlen op 12 maart 2024,

de burgemeester,

drs. R. Wever

de secretaris,

drs. V.N. Gosselink-Van Dijk