Reglement van de rekenkamer van de gemeente Edam-Volendam voor de orde van zijn vergaderingen en andere werkzaamheden (Reglement van orde rekenkamer Edam-Volendam 2024)

De rekenkamer van de gemeente Edam-Volendam;

gelet op de artikelen 81i en 182 van de Gemeentewet en de Verordening gemeentelijke rekenkamer Edam-Volendam 2024;

B E S L U I T :

vast te stellen het volgende Reglement van orde rekenkamer Edam-Volendam 2024.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

• a. rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Edam-Volendam;

• b. voorzitter: de voorzitter van de rekenkamer of diens vervanger;

• c. ambtelijk secretaris: de door de griffier aangewezen persoon die adviserende en ondersteunende taken verricht ten behoeve van de rekenkamer;

• d. college: burgemeester en wethouders van de gemeente Edam-Volendam;

• e. griffier: de raadsgriffier van de gemeente Edam-Volendam;

• f. raad: de raad van de gemeente Edam-Volendam;

• g. klankbordgroep: klankbordgroep rekenkamer, leden zijn door de raad aangewezen.

Artikel 2 De voorzitter

• 1. Tot de verantwoordelijkheden van de voorzitter behoren:

• a. het leiden van de vergaderingen van de rekenkamer;

• b. het doen naleven van het reglement van orde en het onderzoeksprotocol van de rekenkamer;

• c. de externe communicatie (woordvoerderschap over werkwijze, aanpak van onderzoek, bevindingen, conclusies en aanbevelingen) zowel naar de gemeenteraad, de gemeentelijke organisatie en/of instellingen die onderwerp zijn van onderzoek;

• d. het aangaan van overeenkomsten met derden ter vervulling van de taken van de rekenkamer (extern onderzoek);

• e. de strategische afstemming met de secretaris van de rekenkamer.

• 2. Bij ziekte of verhindering anderszins wordt de voorzitter vervangen door een door de raad benoemde plaatsvervangend voorzitter.

Artikel 3 De leden

Tot de verantwoordelijkheden van de leden behoren:

Het in gezamenlijkheid met voorzitter en secretaris vorm geven aan het onderzoeksprogramma, de opzet van onderzoek, het formuleren van conclusies en aanbevelingen (in samenspraak met het extern onderzoeksbureau), de eindrapportage en het jaarlijks uitbrengen van een verslag van werkzaamheden;

Artikel 4 De ambtelijk secretaris

• 1. De ambtelijk secretaris van de rekenkamer is in elke vergadering van de rekenkamer aanwezig.

• 2. Bij diens verhindering of afwezigheid wordt de ambtelijk secretaris vervangen door een door de griffier daartoe aangewezen ambtenaar.

• 3. De ambtelijk secretaris kan indien daartoe door de voorzitter uitgenodigd, aan de beraadslagingen als bedoeld in dit reglement deelnemen.

• 4. De ambtelijk secretaris is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van extern onderzoek.

Er vindt jaarlijks overleg plaats tussen de klankbordgroep en de rekenkamer. De rekenkamer kan zich door de klankbordgroep gevraagd en ongevraagd laten adviseren over het onderzoeksprogramma, de groslijst en alle overige aangelegenheden die de rekenkamer betreffen. De rekenkamer kan bij de klankbordgroep informatie inwinnen over wat er leeft bij de raad.

De klankbordgroep fungeert als adviseur bij de werving en selectie van nieuwe kandidaten voor de rekenkamer.

Hoofdstuk 2 Werkwijze en bevoegdheden

Artikel 5 Werkwijze en bevoegdheden van de rekenkamer

• 1. De rekenkamer stelt een onderzoeksprotocol op waarin wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de rekenkamer bij de uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van zaken inzake hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van publiciteit en het nazorgtraject.

• 2. De voorzitter, leden, ambtelijk secretaris en de door de rekenkamer aangewezen deskundigen maken alleen gebruik van de informatie die hun bij de uitvoering van hun functie ter kennis is gekomen, voor zover de vervulling van hun taak voor de rekenkamer dat vereist.

• 3. De eindrapportage wordt inclusief de reacties op de aanbevelingen aan de gemeenteraad, met afschrift aan het college, aangeboden. Met de aanbieding aan de gemeenteraad is de rapportage openbaar.

Hoofdstuk 3 Vergaderingen en communicatie

Artikel 6 Vergaderingen, bijeenkomsten, interne communicatie

• 1. De rekenkamer vergadert in beslotenheid op de door haar te bepalen dagen en uren.

• 2. Van vergaderingen wordt beknopt verslag gemaakt in de vorm van een actiepuntenlijst.

• 3. De actielijst is niet openbaar.

• 4. Een vergadering van de rekenkamer kan slechts gehouden worden indien minimaal twee leden (of een voorzitter en een lid) aanwezig zijn.

• 5. De rekenkamer besluit bij meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken schuift het onderwerp door naar een volgende vergadering.

Artikel 7 Externe communicatie en samenwerking

• 1. Het reglement van orde van de rekenkamer staat op de website van de gemeente.

• 2. Per onderzoek wordt door de rekenkamer bepaald hoe de resultaten extern worden gecommuniceerd, waarbij in ieder geval geldt dat in navolging van artikel 2 onder 1c de voorzitter van de rekenkamer woordvoerder is als het erom gaat informatie te verstrekken over het verloop en de uitkomsten van onderzoek, tenzij na onderlinge afstemming ander lid van de rekenkamer de rol van woordvoerder op zich neemt.

• 3. Het onderzoeksprogramma en de onderzoeksrapporten zijn via de website van de gemeente digitaal beschikbaar.

• 4. De leden van de rekenkamer onthouden zich buiten de vergaderingen van de rekenkamer van uitspraken over de bevindingen aangaande het onderwerp van lopend onderzoek door de rekenkamer; dit met uitzondering van gevallen als genoemd in artikel 7, lid 2, onder b. Ook eventuele verslagen en concept rapporten opgemaakt tijdens het proces zijn niet openbaar. Enkel het definitief

• 5. onderzoeksrapport is openbaar.

Artikel 8 Oproep; agenda

• 1. De secretaris plaatst– spoedeisende vergaderingen uitgezonderd – zoveel mogelijk ten minste twee weken vóór een vergadering de agenda en stukken in Ibabs.

• 2. De agenda vermeldt de onderwerpen, die in de vergadering behandeld zullen worden.

• 3. De rekenkamer kan besluiten op voorstel van de voorzitter of van een lid om onderwerpen, die niet in de agenda zijn vermeld tijdens de vergadering aan de agenda toe te voegen en in behandeling te nemen.

Hoofdstuk 4 De onderzoeken

Artikel 9 Het onderzoeksprogramma

• 1. Het budget van de rekenkamer staat toe om één groot onderzoeken per jaar uit te voeren.

• 2. De leden, de voorzitter en de secretaris onderhouden gedurende het jaar een groslijst van potentiële onderzoeksonderwerpen bij.

• 3. De rekenkamer kan elk jaar een oproep richten aan de gemeenteraad, het college en aan de inwoners van de gemeente Edam-Volendam om geschikte onderzoeksonderwerpen aan te dragen.

• 4. De rekenkamer houdt bij haar werkzaamheden rekening met de onderzoeken die worden ingesteld door het college van burgemeester en wethouders en de externe accountant.

• 5. De raad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer bericht de raad binnen een maand in hoeverre aan dat verzoek wordt voldaan.

• 6. De rekenkamer stuurt in beginsel in januari het onderzoeksprogramma ter kennisneming naar de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en maakt het (door verspreiding aan de pers en plaatsing op het internet) openbaar.

Artikel 10 Keuze onderwerpen van onderzoek (criteria)

Bij de onderwerpselectie spelen de volgende criteria een rol:

• a. het onderzoek moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van het beleid;

• b. er moet sprake zijn van een substantieel maatschappelijk en/of financieel belang;

• c. het moet door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen en moet zoveel mogelijk leiden tot concrete verbeteringen en/of het bevorderen van het lerend vermogen van de organisatie;

• d. er moet zoveel mogelijk sprake zijn van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken;

• e. het onderzoek raakt direct of indirect het belang van de inwoners en de resultaten van het onderzoek moeten communiceerbaar zijn naar inwoners.

Artikel 11 Jaarverslag rekenkamer

• 1. In gevolge artikel 185, vierde lid, van de Gemeentewet stelt de rekenkamer elk jaar vóór 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. Dit verslag bevat:

  • a. verantwoording over verrichtingen met toetsing aan het onderzoeksprogramma; (zie artikel 9);

  • b. eventueel voorstellen tot verbetering van de werkwijze van de rekenkamer;

  • c. een financiële verantwoording.

• 2. Na vaststelling in de rekenkamer wordt het verslag aan de gemeenteraad aangeboden.

Vastgesteld door de rekenkamer in de vergadering d.d. 12 februari 2024,

de voorzitter,

P.M. Bliek

de secretaris,

A. de Boer