Financiële verordening gemeente Nuenen c.a. 2023

De raad van de gemeente Nuenen c.a.;

gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 6 juni 2023;

gelet op artikel 212 van de Gemeentewet;

gelezen het advies van de auditcommissie;

BESLUIT

vast te stellen de Financiële verordening gemeente Nuenen c.a. 2023

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

Artikel 1. Begripsbepaling

In deze verordening wordt verstaan onder:

• administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, functioneren en beheersen van de gemeentelijke organisatie en de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• afdeling: iedere organisatorische eenheid binnen de gemeentelijke organisatie met een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan het college.

• rechtmatigheidsverantwoording: de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving.

Hoofdstuk 2. Begroting en verantwoording

Artikel 2. Programma-indeling

• 1. De raad stelt een programma-indeling vast.

• 2. De raad stelt op voorstel van het college de taakvelden per programma vast.

• 3. De raad stelt op voorstel van het college de beleidsindicatoren vast.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting en de jaarstukken wordt onder elk van de programma’s het overzicht van de baten en lasten per taakveld weergegeven.

• 2. In het overzicht van incidentele baten en lasten worden posten boven de € 50.000,- afzonderlijk gespecificeerd en bedragen onder de € 50.000,- worden weergegeven in verzamelposten genaamd ‘overige baten en lasten’.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie in de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven.

• 4. In de jaarrekening worden van de investeringen de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele stand van de totale uitgaven en inkomsten per investering weergegeven.

Artikel 4. Kaders begroting

• 1. Het college biedt de raad een kadernota aan met een voorstel voor het beleid en de financiële kaders van de begroting voor het volgende begrotingsjaar en de meerjarenraming.

• 2. De indexpercentages die worden gehanteerd voor de begroting van het jaar t zijn de percentages die in de Macro Economische Verkenning t-1 (uitgebracht in jaar t-2) zijn opgenomen voor het jaar t-1. Het gaat om de “Loonvoet sector overheid” voor de index van de lonen en de “Prijs netto materiële overheidsconsumptie (imoc)” voor de index van de prijzen.

• 3. Voor de index lonen geldt dat van lid 2 kan worden afgeweken als cao-onderhandelingen/ afspraken hier aanleiding toe geven.

• 4. De gewogen kostenontwikkeling wordt berekend als gemiddelde van de loonindex en de prijsindex en wordt gebruikt als indexpercentage voor de onroerendezaakbelasting, leges en andere inkomsten.

• 5. In de begroting wordt een post onvoorzien opgenomen.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

• 1. De raad autoriseert de baten en de lasten per programma. Van de verleende autorisatie wordt door het college geen gebruik gemaakt, indien sprake is van:

  • a. nieuw beleid;

  • b. wijzigingen in bestaand beleid voor bedragen groter dan € 50.000;

  • c. binnen bestaand beleid voor onderwerpen die majeur zijn met substantiële impact.

• 2. Bij de begrotingsbehandeling geeft de raad aan van welke nieuwe investeringen en/of majeure beleidsonderwerpen die in de exploitatie worden opgenomen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet en/of majeure beleidsonderwerpen wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen en beleidsvoornemens worden bij de begrotingsbehandeling geautoriseerd.

• 3. Als het college verwacht dat de lasten van een geautoriseerd budget, niet zijnde een investeringskrediet, met méér dan € 50.000,- dreigen te overschrijden dan meldt het college dit in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad. Het college voegt hierbij een voorstel voor het wijzigen van het geautoriseerd budget of voor het bijstellen van het beleid.

• 4. Als het college verwacht dat de lasten van een geautoriseerd investeringskrediet met méér dan 10% tot een maximum van € 100.000,- dreigen te overschrijden dan meldt het college dit in de eerstvolgende raadsvergadering aan de raad. Het college voegt hierbij een voorstel voor het wijzigen van het geautoriseerd investeringskrediet of voor het bijstellen van het beleid.

• 5. Het college is gemachtigd om in uitzonderingsgevallen, zonder voorafgaande rapportage aan de raad of een besluit van de raad, de lasten van een geautoriseerd budget of een geautoriseerde investeringskrediet met méér dan € 50.000,- te overschrijden om de belangen van de gemeente naar de inzichten op dat moment zo goed mogelijk te behartigen. Deze uitzonderingsgevallen worden betiteld als “brandzaak” en terstond na het besluit van het college aan de raad voorgelegd.

• 6. Het college informeert vooraf de raad en neemt een voorgenomen besluit over het aangaan van verplichtingen die niet conform de begroting zijn vastgesteld. Dit geldt voor bedragen vanaf € 50.000,-. De raad krijgt hierbij twee weken de gelegenheid om eventuele wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen. Wanneer twee of meer fracties aangeven niet met het voorgenomen besluit in te kunnen stemmen wordt het voorstel via de reguliere procedure zo snel mogelijk aan raad voorgelegd.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

• 1. Het college informeert de raad tussentijds door tussentijdse rapportages over ontwikkelingen en over de financiële stand van zaken in het lopende boekjaar.

• 2. In de tussenrapportages worden afwijkingen op de ramingen van taakvelden van € 25.000,- en meer toegelicht. Bedragen onder deze grens worden niet toegelicht.

Artikel 7. Jaarstukken

• 1. Gelijktijdig met het aanbieden van de jaarstukken biedt het college de raad het voorstel aan over de bestemming van het jaarrekeningresultaat.

• 2. In de jaarrekening worden afwijkingen op de ramingen van taakvelden van € 25.000,- en meer toegelicht. Bedragen onder deze grens worden niet toegelicht.

Hoofdstuk 3. Rechtmatigheidsverantwoording

Artikel 8. Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

• 1. Het college informeert door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, over rechtmatigheid.

• 2. In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert het college aan de raad over afwijkingen met een verantwoordingsgrens van 1% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

• 3. In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan € 50.000,- nader toegelicht.

Artikel 9. Voorwaardencriterium

• 1. Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.

• 2. Het college biedt de raad jaarlijks uiterlijk op 31-12 van het lopende boekjaar ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien.

Artikel 10. Begrotingscriterium

• 1. Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door de raad geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen;

• 2. De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel 5.

• 3. Het college geeft in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting op:

  • a. Alle afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen en eventueel welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

  • b. De normen uit de gids proportionaliteit indien die veelvuldig niet nageleefd worden of slecht gedocumenteerd en/of gemotiveerd zijn.

  • c. Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van bepalingen in de Wet fido en de bijbehorende ministeriële regelingen.

• 4. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties:

  • a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.

  • b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.

  • c. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage.

  • d. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die niet meer in de tussentijdse rapportage verwerkt hadden kunnen worden.

  • e. Kostenoverschrijdingen van activiteiten waarvan na het verantwoordingsjaar achteraf is geconstateerd dat die als onrechtmatig beschouwd moeten worden omdat dit bij nader onderzoek door een derde (bijv. subsidieverstrekker, belastingdienst, toezichthouder) blijkt.

• 5. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van de raad, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

• 6. Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

• 1. Het misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op het voorkomen, detecteren en corrigeren van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden en gemeentelijke eigendommen bij financiële beheershandelingen.

• 2. Het college zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 4. Financieel beleid

Artikel 12. Waardering en afschrijving vaste activa

De raad stelt in een afzonderlijke nota nadere regels voor het beleid over waardering, activering en afschrijving vast. Ook stelt de raad een afschrijvingstabel vast.

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

• 1. Voor openstaande vorderingen betreffende belastingen en heffingen wordt, met uitzondering van individuele vorderingen groter dan € 25.000,-, een voorziening wegens oninbaarheid gevormd ter grootte van het onderstaande percentage van oninbaarheid.

  Uitgangspunten oninbaar publiekrechtelijk (T = Dienstjaar).

  Vorderingen T : 0% oninbaar

  Vorderingen T -1: 25% oninbaar

  Vorderingen T- 2: 50% oninbaar

  Vorderingen T -3: 75% oninbaar

  Vorderingen T -5 of eerder: 100% oninbaar

• 2. Voor de overige vorderingen wordt een voorziening wegens oninbaarheid gevormd op basis van een individuele beoordeling op inbaarheid van de openstaande vorderingen.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

In de begroting en de jaarrekening wordt een toelichting gegeven op het doel en de stand van de reserves en voorzieningen.

Artikel 15. Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, en van goederen, werken en diensten die worden geleverd, wordt een extracomptabel stelsel van kostentoerekening gehanteerd. Bij deze kostentoerekening worden naast de directe kosten, de overheadkosten, de overige toerekenbare lasten, indien van toepassing de btw en de rente betrokken.

• 2. Bij de directe kosten worden betrokken de bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa. Voor de rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden daarbij ook de compensabele belasting over de toegevoegde waarde (btw) en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid betrokken.

• 3. Bij de begroting worden de salarissen zoveel als mogelijk direct toegerekend aan een taakveld. Per afdeling wordt voor iedere medewerker of functie gevraagd welk deel van de tijd aan welk taakveld wordt besteed. Op basis van deze verdeling wordt een gemiddeld percentage bepaald per taakveld per afdeling. Dit percentage wordt afgerond op hele procenten (ter voorkoming van veel cijfers achter de komma).

  Bij de jaarrekening worden de werkelijke salariskosten conform de verdeling van de begroting toegerekend aan de taakvelden. Met uitzondering van de grondexploitatie, investeringen en subsidieprojecten, waarbij toerekening plaatsvindt op basis van de werkelijke uren ten opzichte van een standaard van 1.400 uur per fte.

• 4. Bij de begroting wordt het overheadpercentage bepaald. Voor het bepalen van het overheadpercentage worden de totale overheadkosten gedeeld door het totaal van de geraamde directe lasten van de salarissen. Voor de toerekening van de overheadkosten, zoals bedoeld in lid 1, wordt het overheadpercentage vermenigvuldigd met de aan het taakveld direct toegerekende lasten van de salarissen.

  Bij de jaarrekening wordt het overheadpercentage van de begroting vermenigvuldigd met de werkelijk aan het taakveld toegerekende lasten van de salarissen.

• 5. Bij de begroting wordt in het percentage van de rekenrente de rente over de voorziening verliesgevende complexen meegenomen.

  Het percentage van de rekenrente wordt herrekend bij de jaarrekening op basis van werkelijke rentelasten en de werkelijke boekwaarde op 1 januari. Herrekening van de rente vindt niet tussentijds plaats.

Artikel 16. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het college doet de raad jaarlijks bij de begroting en eventueel in december voor aanvang van het nieuwe jaar (vergezeld van een begrotingswijziging), een voorstel voor de hoogte van de gemeentelijke tarieven voor de belastingen en heffingen.

Artikel 17. Financieringsfunctie

• 1. Het college neemt bij het uitzetten en het aantrekken van middelen de volgende kaders in acht:

  • a. voor het aantrekken van financieringen met een looptijd langer dan één jaar worden ten minste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd; en

  • b. er wordt geen gebruik gemaakt van financiële derivaten als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Wet financiering decentrale overheden.

• 2. Het verstrekken van leningen, het verstrekken van garanties en het verstrekken van risicodragend kapitaal wordt uitsluitend gedaan uit hoofde van de publieke taak. Hierbij bedingt het college indien mogelijk zekerheden.

• 3. Het college stelt regels op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste en tweede lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasurystatuut. Hierbij worden de bepalingen van de Wet Financiering Decentrale Overheden, de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) en de uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden, waarbij prudent beheer een basisvoorwaarde is, in acht genomen. Het college zendt het Treasurystatuut ter kennisgeving aan de raad.

Hoofdstuk 5. Paragrafen

Artikel 18. Paragrafen

• 1. Bij de begroting verstrekt het college de informatie als bedoeld in de artikelen 10 tot en met 16 van het BBV in afzonderlijke paragrafen.

• 2. In het jaarverslag legt het college verantwoording af over wat in de overeenkomstige paragrafen in de begroting is opgenomen.

• 3. De raad kan in een aparte nota het beleid over hoe om te gaan met de risico’s vaststellen.

• 4. De raad kan het college verzoeken om een afzonderlijke nota uit te brengen over een specifiek onderwerp als genoemd in de artikelen 10 tot en met 16 van het BBV.

Hoofdstuk 6. Financiële organisatie en financieel beheer

Artikel 19. Administratie

De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, enz.

• c. het verschaffen van informatie aan budgethouders en voor het maken van kostencalculaties;

• d. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving; en

• e. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.

Artikel 20. Financiële organisatie

Het college draagt zorgt voor:

• a. een eenduidige indeling van de gemeentelijke organisatie en een eenduidige toewijzing van de gemeentelijke taken aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de interne regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie;

• e. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen;

• f. het beleid en de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van goederen, werken en diensten;

• g. het beleid en de interne regels voor de steunverlening en de toekenning van subsidies aan ondernemingen en instellingen; en

• h. het beleid en de interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen, opdat aan de eisen van rechtmatigheid, controle en verantwoording wordt voldaan.

Artikel 21. Interne controle

Het college zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties, voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het college maatregelen tot herstel.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Artikel 22. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

De Financiële verordening gemeente Nuenen (voor het laatst gewijzigd in de raad van 18 mei 2017) wordt ingetrokken, met dien verstande dat zij van toepassing blijft op de jaarrekening en het jaarverslag en bijbehorende stukken van het begrotingsjaar voorafgaand aan het jaar waarin deze verordening in werking treedt.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Deze verordening treedt in werking op 1 januari 2023.

• 2. Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële verordening gemeente Nuenen c.a. 2023.

Aldus vastgesteld in zijn openbare

vergadering van 14 december 2023

DE RAAD VOORNOEMD,

de griffier,

J. Oostdijk

de voorzitter,

M.J. Houben MBA

Toelichting op de artikelen

Vooraf

In z’n algemeenheid is gekozen voor de minimale variant van deze financiële verordening. Dat houdt in dat invulling is gegeven aan dat wat artikel 212 van de Gemeentewet vraagt. Dit houdt tevens in dat niet alles wat in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (hierna: BBV) en diverse raadsbesluiten is vastgelegd onverkort in deze verordening is opgenomen. Met name als het gaat om nadere invullingen van het aantal tussentijdse rapportages, te maken nota’s en de frequentie daarvan geldt dat de raad hier te allen tijde besluiten over kan nemen. De concrete invulling van het financiële beleid krijgt hoofdzakelijk via de reguliere P&C-cyclus vorm. Door hier via deze verordening niet tot in detail afspraken over te maken wordt voorkomen dat bij elke wijziging in de P&C-cyclus of bij elke wijziging van een financiële beleidsregel ook de financiële verordening aangepast moet worden. Ook wordt voorkomen dat er werkzaamheden op basis van deze verordening moeten worden verricht waar de raad, om wat voor reden dan ook, op dat moment geen behoefte aan heeft.

Artikel 1. Begripsbepaling

Het begrip administratie is gedefinieerd ten behoeve van artikel 19 van de verordening.

Het begrip afdeling is gedefinieerd ten behoeve van de artikelen 19 en 20 van de verordening.

Het begrip rechtmatigheidsverantwoording is gedefinieerd ten behoeve van hoofdstuk 3 van de verordening.

Artikel 2. Programma-indeling

Dit artikel bevat bepalingen over de inrichting van de begroting en de jaarstukken. De indeling van de programma’s worden door de raad vastgesteld. Het BBV bepaalt in aanvulling hierop dat de taakvelden aan de programma’s moeten worden toegewezen.

Het tweede lid regelt dat de taakvelden op voorstel van het college aan de programma’s worden toebedeeld.

Het derde lid bepaalt dat op voorstel van het college de raad beleidsindicatoren vaststelt. Wat de verplichte beleidsindicatoren zijn volgt uit de (ministeriële) Regeling vaststelling beleidsindicatoren door gemeenten in programma’s en programmaverantwoording, die zijn grondslag vindt in artikel 25, tweede lid, onder a, van het BBV.

Overigens bepaalt dit artikel niet dat elke nieuwe raadsperiode de gehele begroting en jaarstukken moeten worden herzien.

Artikel 3. Inrichting begroting en jaarstukken

In dit artikel zijn aanvullend op het BBV bepalingen opgenomen voor de inrichting van de begroting. Het artikel schrijft voor, dat de baten en lasten onder de programma’s in de begroting per taakveld worden weergegeven.

In het tweede lid is het advies van de Commissie BBV verwerkt om een grensbedrag op te nemen vanaf welk bedrag incidentele baten en lasten afzonderlijk gespecificeerd worden in het verplicht op basis van artikel 7 BBV op te nemen overzicht van incidentele baten en lasten.

In het derde lid wordt de verplichting in het BBV (artikel 20) om in de begroting aandacht te besteden aan de investeringen nader uitgewerkt. Dit is nodig om ook de autorisatie van investeringskredieten via het vaststellen van de begroting mogelijk te maken.

Artikel 4. Kaders begroting

Artikel 4 biedt de kaders voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Hierin staan een aantal uitgangspunten die het college bij het opstellen van deze stukken in acht moet nemen. Dit in aanvulling op de bepalingen van de artikelen 189 en 193 van de Gemeentewet en het BBV.

Het eerste lid van het artikel bepaalt, dat de gemeenteraad vooraf aan het opstellen van de begroting een nota vaststelt, waarin de hoofdlijnen voor het beleid en de financiële kaders voor de komende jaren zijn vastgelegd. De kaders geven richting aan het college voor het opstellen van de begroting en de meerjarenraming. Deze systematiek wordt in veel gemeenten toegepast en deze nota draagt vaak de naam kadernota of voorjaarsnota.

In lid 2 t/m 4 wordt aangegeven hoe de jaarlijks te hanteren indexen worden bepaald.

Artikel 8 van het BBV zegt, dat het bedrag voor onvoorzien moet zijn opgenomen in het programmaplan. In het vijfde lid van artikel 4 wordt deze wettelijke verplichtingen weergegeven.

Artikel 5. Autorisatie begroting en investeringskredieten

Artikel 5 bevat regels voor de autorisatie van de baten en lasten in de begroting en van de investeringskredieten. Op grond van artikel 189 van de Gemeentewet berust het budgetrecht bij de raad. De raad neemt uiteindelijk de beslissing welke bedragen hij voor taken en activiteiten op de begroting beschikbaar stelt. Gedurende het begrotingsjaar kan de raad op grond van artikel 192 van de Gemeentewet besluiten nemen voor het wijzigen van de begroting. Het college kan slechts uitgaven doen voor de bedragen die hiervoor op de begroting zijn gebracht (derde lid van artikel 189 van de Gemeentewet). De raad kan kiezen op welk niveau hij budgetten beschikbaar stelt. Autorisatie door de raad van de baten en de lasten vindt plaats op het niveau van programma’s (eerste lid).

Naast lopende uitgaven (inclusief beleidsvoornemens die nieuw in de exploitatie worden opgenomen) doet een gemeente investeringen, waaronder investeringen in grondexploitaties. Ook uitgaven voor investeringen moeten door de raad worden geautoriseerd. Voor de autorisatie van deze investeringskredieten is er voor gekozen deze bij de begrotingsbehandeling mee te nemen (tweede lid). Wel kan de raad bij de begrotingsbehandeling aangeven welke majeure beleidsonderwerpen en investeringskredieten hij op een later tijdstip wenst te autoriseren. Zo kan de raad de autorisatie van politiek belangrijke beleidsonderwerpen en investeringen combineren met de behandeling van de inhoudelijke kant van het beleids- en investeringsvoorstel. Het bedrag voor een dergelijk beleidsonderwerp c.q. investering blijft wel op de begroting staan als voorziene uitgaaf, maar de raad autoriseert de uitgaaf nog niet. Het college is nog niet bevoegd verplichtingen voor het beleidsonderwerp c.q. de investering aan te gaan.

Het college dient dreigende overschrijdingen van geautoriseerde lasten en investeringskredieten en dreigende onderschrijdingen van geautoriseerde baten bij het bekend worden aan de raad te melden, zodat de raad kan besluiten of het budget moet worden gewijzigd of dat het beleid moet worden bijgesteld. Als uitzondering kan het college in zogenaamde “brandzaken” budgetten met meer dan € 50.000,- overschrijden. Deze omstandigheden zijn aan de orde wanneer het algemeen belang in een bepaalde situatie (mogelijk) nadelige gevolgen zou ondervinden indien geen beslissing wordt genomen en ingrijpen geen uitstel duldt. Hiervan wordt de raad zo snel als mogelijk over geïnformeerd en uiterlijk voor de eerstvolgende raadsvergadering.

Artikel 6. Tussentijdse rapportage

De tussenrapportages zijn een belangrijk onderdeel van de planning- en controlcyclus voor de raad. Op basis van tussenrapportages wordt de raad geïnformeerd over de uitputting van budgetten en de voortgang van de uitvoering van het beleid. Het tweede lid bevat bepalingen over welke bedragen worden toegelicht in de rapportage.

Artikel 7. Jaarstukken

De jaarrekening zal een positief, dan wel een negatief saldo kennen. In het eerste lid wordt geregeld dat het college een voorstel doet voor de bestemming van het positieve saldo, dan wel de afdekking van een eventueel negatief saldo.

Het tweede lid bevat bepalingen over welke bedragen worden toegelicht in de jaarstukken.

Artikel 8. Uitgangspunten rechtmatigheidsverantwoording

Bij de verantwoording over rechtmatigheid wordt gekeken naar negen criteria. Het college legt verantwoording af over alle negen criteria in de jaarrekening. Zie geldende Kadernota rechtmatigheid. De eerste zes criteria zijn niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze betreffen verantwoording met betrekking tot getrouwheid en rechtmatigheid. Ze komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. Dit zijn het calculatiecriterium, valuteringcriterium, adresseringscriterium, volledigheidscriterium, aanvaardbaarheidscriterium en leveringscriterium.

Daarnaast is er een aantal criteria waarbij de verantwoording specifiek gaat over rechtmatigheid. Deze komen wel tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoording:

• begrotingscriterium: de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting;

• voorwaardencriterium: voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoorwaarden;

• misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: er vindt een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt plaats, met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik.

In het tweede lid stelt de raad de verantwoordingsgrens vast, waarboven het college moet rapporteren aan de raad. Deze grens moet tussen 0 en 3% liggen van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves.

Het derde lid geeft aan boven welk bedrag afzonderlijke afwijkingen nader moeten worden toegelicht (rapportagegrens).

Artikel 9. Voorwaardencriterium

In het eerste lid wordt de definitie weergegeven van het voorwaardencriterium, het zogenaamde “normenkader”.

Het tweede lid geeft aan dat jaarlijks het normenkader ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording door de gemeenteraad moet worden vastgesteld en voor een bepaalde datum aan de raad moet worden aangeboden.

Artikel 10. Begrotingscriterium

Artikel 10 gaat expliciet in op de begrotingsrechtmatigheid. In het eerste lid wordt het begrip begrotingsrechtmatigheid gedefinieerd.

De baten en lasten moeten zich bewegen binnen de door de raad goedgekeurde en vastgestelde budgetplafonds. Indien er een overschrijding plaatsvindt is er in principe sprake van een begrotingsonrechtmatigheid. Dat is geregeld in het tweede lid.

Artikel 11. Misbruik en oneigenlijk gebruik-criterium

Dit artikel voorziet in het zogenaamde “misbruik en oneigenlijk gebruik criterium”. In het eerste lid wordt het criterium gedefinieerd. Van misbruik is sprake bij het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Van oneigenlijk gebruik is sprake indien bij het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, het verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving is maar in strijd met het doel en de strekking daarvan is.

Aan het college wordt opgedragen om regels op te stellen voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen.

Artikel 12. Waardering & afschrijving vaste activa

In het tweede lid, onder a, van artikel 212 van de Gemeentewet is opgenomen, dat de financiële verordening in elk geval de regels voor waardering en afschrijving van activa bevat. Hieraan is in artikel 12 invulling gegeven. Voor de bepalingen over afschrijvingsmethodieken en afschrijvingstermijnen van de immateriële en materiële vaste activa wordt in de verordening verwezen naar de afzonderlijk vast te stellen afschrijvingstabel.

Artikel 13. Voorziening voor oninbare vorderingen

Voor de oninbaarheid van vorderingen moet een gemeente een voorziening vormen. Dit artikel bevat regels voor het vaststellen van de hoogte van deze voorziening. Bij het artikel is onderscheid gemaakt tussen gemeentelijke aanslagen en heffingen die het karakter hebben van bulkfacturen en overige vorderingen.

Vorderingen van de gemeente worden individueel beoordeeld op oninbaarheid. Maar voor de in het eerste lid genoemde gemeentelijke aanslagen, heffingen en bijstandsverstrekkingen wordt een voorziening getroffen op basis van het historisch percentage van oninbaarheid. Een individuele beoordeling per aanslag of heffing is bij dit soort vorderingen namelijk zeer bewerkelijk.

Artikel 14. Reserves en voorzieningen

De raad kan nadere regels over het beleid betreffende reserves en voorzieningen vaststellen. De begroting en jaarrekening voldoen beide in de mogelijkheid om actualisaties op deze onderdelen door te voeren. Hiervoor geldt dat dit niet noodzakelijkerwijs via een aparte nota moet plaatsvinden.

Artikel 15. Kostprijsberekening

Artikel 212 Gemeentewet bepaalt in het tweede lid, onder b, dat de verordening in ieder geval de grondslagen bevat voor de berekening van de door het gemeentebestuur in rekening te brengen prijzen en van tarieven voor rechten als bedoeld in artikel 229b en heffingen als bedoeld in artikel 15.33 van de Wet milieubeheer. De grondslagen voor de prijzen die de gemeente in rekening brengt, en voor de tarieven van rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht, worden gevormd door de opbouw van de kostprijs.

Met de herziening van het BBV met ingang van 2017 moeten de overheadkosten apart worden verantwoord. Ze worden bij de gemeente niet meer doorberekend aan de taakvelden. Daarmee vervalt de mogelijkheid om de integrale kostprijzen in de administratie van de baten en lasten op taakvelden van de beleidsbegroting, de financiële begroting, het jaarverslag en de jaarrekening in beeld te brengen. De kostprijzen moeten daarom extracomptabel worden berekend en vastgelegd.

Onder overige toerekenbare lasten worden bijvoorbeeld verstaan het toerekenen van (een deel van) kosten zwerfafval aan de afvalstoffenheffing en van straatreiniging en het schoonhouden van sloten en watergangen aan de rioolheffing.

Het tweede lid bepaalt, dat ook bijdragen aan en onttrekkingen van voorzieningen voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de afschrijvingskosten van de in gebruik zijnde activa worden betrokken bij de kostprijsberekening. Voor de gemeentelijke rechten en heffingen waarmee kosten in rekening worden gebracht zoals de rioolheffing, worden in de kostprijsberekening ook de compensabele btw en de gederfde inkomsten van het kwijtscheldingsbeleid meegenomen.

In het derde lid wordt aangegeven hoe op begrotingsbasis de salariskosten aan taakvelden worden toegerekend en hoe bij de jaarrekening de werkelijke salariskosten aan taakvelden worden toegerekend. In de oude versie werd per medewerker de toerekening bepaald per taakveld. Bij personeelswisselingen vanaf het moment van opstellen van de begroting tot einde van het boekjaar (in feite dus een periode van anderhalf jaar) moest voor nieuw personeel ook deze uitvraag gedaan worden. Daarnaast zit er veel werk in om de toerekening van de salarissen conform de verdeling per persoon toe te rekenen aan de taakvelden. Om het werk sterk te vereenvoudigen en de administratieve last te verminderen willen we het nieuwe systeem hanteren.

Het vierde lid geeft aan hoe bij de begroting het overheadpercentage wordt bepaald en hoe bij de jaarrekening op basis van de werkelijke salariskosten het overheadpercentage aan het taakveld wordt toegerekend.

In het vijfde lid wordt aangegeven dat bij de begroting in het percentage van de rekenrente de rente over de voorziening verliesgevende complexen wordt meegenomen. Het percentage van de omslagrente wordt herrekend bij de jaarrekening op basis van werkelijke rentelasten en de werkelijke boekwaarde op 1-1. Herrekening van de rente vindt niet tussentijds plaats.

Artikel 16. Vaststelling hoogte belastingen, rechten, heffingen en prijzen

Het vaststellen van de tarieven voor belastingen, rechten, leges en heffingen is een bevoegdheid van de raad. Deze bevoegdheid kan niet worden gedelegeerd (artikel 156 van de Gemeentewet). Artikel 16 bepaalt, dat de raad de tarieven voor de belastingen, rioolheffingen en afvalstoffenheffing jaarlijks vaststelt.

Artikel 17. Financieringsfunctie

Artikel 212 van de Gemeentewet bevat de bepaling, dat de financiële verordening in elk geval regels voor de algemene doelstelling en de te hanteren richtlijnen en limieten van de financieringsfunctie bevat. Het artikel verwijst naar het Treasurystatuut, daarin staan de kaders voor het financieringsbeleid.

Artikel 18. Paragrafen

Het BBV schrijft een aantal verplichte paragrafen voor. In een paragraaf wordt de raad integraal over een bepaald thema dat dwars door de begroting loopt, geïnformeerd. Het BBV geeft in de artikelen 16 tot en met 21 aan wat er in de paragrafen lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, onderhoud kapitaalgoederen, financiering, bedrijfsvoering, verbonden partijen en grondbeleid ten minste moet staan.

Artikel 19. Administratie

Onder artikel 19 zijn algemene bepalingen opgenomen voor de inrichting van de gemeentelijke administratie. Op hoofdlijnen wordt opgedragen welke gegevens systematisch moeten worden vastgelegd en aan welke eisen deze gegevens en de vastlegging er van moeten voldoen.

Artikel 20. Financiële organisatie

Artikel 20 geeft de uitgangspunten voor de financiële organisatie en draagt het college op hiervoor zorg te dragen. Het college is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd regels te stellen over de ambtelijke organisatie. Deze bevoegdheid betreft ook het stellen van regels voor de financiële organisatie, blijkt uit het advies van de Afdeling advisering van de Raad van State en het rapport uit 2003 over de wijziging van artikel 212 van de Gemeentewet.

Artikel 20 geeft een opsomming op welke terreinen van de financiële organisatie het college beleid en interne regels moet stellen. Om hier invulling aan te geven ligt het voor de hand, dat het college een organisatiebesluit en een treasurystatuut vaststelt en dat het college de volmachten en mandaten alsook de kostenverdeelsleutels voor de (extracomptabele) kostentoerekening vastlegt.

Bij het beleid en de interne regels voor de inkoop en aanbesteding kan gedacht worden aan de gemeentelijke inkoopvoorwaarden.

Bij het beleid en de interne regels voor steunverlening en subsidieverstrekking gaat het om procedures die naleving van de Europese staatssteunregels en regels voor diensten van algemeen economisch belang, de Algemene wet bestuursrecht en de gemeentelijke subsidieverordening waarborgen.

In geval van misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het bijvoorbeeld om het treffen van voldoende verificatiemaatregelen vooraf van de antecedenten van een aanvrager van een gemeentelijke subsidie, zodat subsidies wel daadwerkelijk worden verstrekt aan rechthebbenden.

De uitgangspunten voor de financiële organisatie zijn nodig om voor het financieel beheer en het financieel beleid aan de eisen voor rechtmatigheid, controle en verantwoording te voldoen. Ze creëren de randvoorwaarden, waarop de interne controle en de accountantscontrole kan steunen bij het onderzoek naar de rechtmatigheidsverantwoording van het college van de beheershandelingen met een financieel gevolg en de getrouwheid van de jaarrekening.

Artikel 21. Interne controle

De accountant toetst jaarlijks of de gemeenterekening een getrouw beeld geeft van de gemeentelijke financiën en controleert of de collegeverantwoording m.b.t de (financiële) beheershandelingen die eraan ten grondslag liggen, rechtmatig zijn verlopen. Artikel 21 draagt het college op maatregelen te treffen, zodat gedurende het jaar of vooraf aan de accountantscontrole de gemeente zelf nagaat of de cijfers in de administraties een getrouw beeld geven en of de financiële beheershandelingen die aan de baten, de lasten en de balansmutaties ten grondslag liggen, rechtmatig (zijn) verlopen.

Artikel 22. Intrekken oude verordening en overgangsrecht

Bij het inwerkingtreden van de nieuwe verordening moet de oude worden ingetrokken. Volgens de Gemeentewet is een begrotingsjaar gelijk aan een kalenderjaar. In begrotingsjaar t worden de jaarstukken uit het begrotingsjaar t-1 vastgesteld, wordt uitvoering gegeven aan de begroting voor het jaar t en wordt tot slot de begroting voor het jaar t+1 vastgesteld. De nieuwe verordening is van toepassing op alle stukken die betrekking hebben op het begrotingsjaar t+1 en later.

De oude verordening is ondanks het intrekken nog wel van toepassing op de jaarstukken van het begrotingsjaar t-1 en de begroting en jaarstukken van het jaar t. Hiervoor is in artikel 22 een overgangsbepaling opgenomen.

Artikel 23. Inwerkingtreding en citeertitel

Uitgaande stukken van de raad moeten door de burgemeester worden ondertekend (eerste lid artikel 75 van de Gemeentewet). De griffier moet de uitgaande stukken van de raad medeondertekenen (artikel 107c van de Gemeentewet). De financiële verordening moet worden gepubliceerd.

Binnen twee weken na vaststelling door de raad moet het college de verordening aan gedeputeerde staten zenden (artikel 214 van de Gemeentewet). Gedeputeerde staten kunnen te allen tijde een onderzoek instellen naar het beheer en de inrichting van de financiële organisatie en de verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet (artikel 215 van de Gemeentewet).