Verordening onderzoeken doeltreffendheid en doelmatigheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet)

Vastgesteld bij raadsbesluit van 07-12-2023, kenmerk 2023/12-20

De raad van de gemeente West Maas en Waal;

gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van 23-10-2023, kenmerk Z.093632/ D.267422;

gelet op artikel 213a, eerste lid, van de Gemeentewet;

besluit vast te stellen de volgende verordening:

“Verordening onderzoeken doeltreffendheid en doelmatigheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente West Maas en Waal 2023”

Artikel 1. Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

- doelmatigheid: de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen;

- doeltreffendheid: de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen;

- thema: een afgebakend onderdeel van het door het college gevoerde bestuur.

Artikel 2. Onderzoeksfrequentie

1. Het college verricht jaarlijks onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van minimaal één thema.

Artikel 3. Onderzoeksplan

1. Burgemeester en wethouders nemen jaarlijks een onderzoeksplan op in de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting, voor de in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid.

2. Het onderzoeksplan bevat in ieder geval per onderzoek:

a. het onderzoeksobject;

b. de reikwijdte van het onderzoek;

c. de onderzoeksmethode;

d. de doorlooptijd van het onderzoek;

e. de wijze van uitvoering van het onderzoek;

f. het budget in de begroting voor het te verrichten onderzoek;

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

Burgemeester en wethouders rapporteren in de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken over de voortgang van de onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5. Verslag en plan van verbetering

1. De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een verslag. Het verslag bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbetering. Burgemeester en wethouders stellen het rapport vast.

2. Op basis van het verslag stellen burgemeester en wethouders indien nodig een plan van verbetering op.

3. Het verslag en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden.

Artikel 6. Intrekking oude regeling

De ‘Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid (2011)’ wordt ingetrokken.

Artikel 7. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op 01-01-2023.

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening onderzoeken doeltreffendheid en doelmatigheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente West Maas en Waal 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 07-12-2023.

De raad van West Maas en Waal,

C. (Elles) Jansen-Bouwman griffier

V.M. (Vincent) van Neerbos voorzitter

Toelichting

Algemeen

Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Onderzoek naar doeltreffendheid en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid – bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting – is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doeltreffender en doelmatiger te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doeltreffend en doelmatig bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen.

Ook dienen burgemeester en wethouders periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening en de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet.

Burgemeester en wethouders zijn verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a van de Gemeentewet, bevat de kaders voor deze onderzoeken. De raad bepaalt de regels waaraan burgemeester en wethouders op hoofdlijnen moeten voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt.

Relatie met lokale rekenkamer

De controle op en de evaluatie van de doeltreffendheid en doelmatigheid van het bestuur geschieden primair door de raad en burgemeester en wethouders zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers onderzoek naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het beleid en beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a, derde lid, van de Gemeentewet gebruik maken van de onderzoeksresultaten van burgemeester en wethouders. Ook kan de rekenkamer zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven.

Artikelsgewijs

Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht.

Artikel 2.  Onderzoeksfrequentie

In artikel 2 worden burgemeester en wethouders opgedragen onderzoek te doen naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. De raad stelt vast met welke frequentie deze onderzoeken van burgemeester en wethouders minimaal moeten plaatsvinden.

Artikel 3. Onderzoeksplan

Eerste lid

Burgemeester en wethouders stellen een onderzoeksplan op voor het komende jaar.

Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt.

Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Het onderzoeksplan wordt als onderdeel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting aangeboden aan de raad. Het wordt ook door de raad vastgesteld.

Tweede lid

In het tweede lid is aangegeven wat in ieder geval moet worden opgenomen in het onderzoeksplan.

Tweede lid, onder a

Het onderzoeksobject wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij kunnen duidelijke scheidslijnen worden aangegeven met andere beleidsvelden en ten aanzien van te onderzoeken procedures en instrumenten.

Tweede lid, onder b

De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad en burgemeester en wethouders), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen.

Tweede lid, onder c

Hier wordt aangegeven welke onderzoeksmethode per onderzoek wordt gebruikt. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma's, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere 'zachtere' meetmethoden. Naast de vraag of de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking.

Tweede lid, onder d

Er wordt een inschatting van de duur van het onderzoek gegeven, eventueel onderverdeeld in fasen.

Tweede lid, onder e

Onderzoeken kunnen in opdracht van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in het onderzoeksplan waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Dat betekent dat het onderzoek zelf mag worden uitgevoerd door functionarissen die in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. De evaluatie en de aanbevelingen voor verbetering daarentegen moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject.

Tweede lid, onder f

Tot slot wordt jaarlijks vooraf het budget in de begroting bepaald voor het in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoek.

Artikel 4. Voortgang onderzoeken

De paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken dient inzicht te geven in de stand van zaken omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de onderzoeken naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde bestuur en de uitputting van bijbehorende budgetten.

Artikel 5. Verslag en plan van verbetering

Eerste lid

Met de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in verslagen voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, eerste lid, van de Gemeentewet. De verslagen dienen volgens artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die tijdens het betreffende verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de verslagen ontvangt zodra ze zijn vastgesteld.

Systematische aandacht voor doeltreffendheid en doelmatigheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van het verslag.

Tweede lid

Bedrijfsvoering is een zaak van burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders bepalen dan ook of op basis van de onderzoeksresultaten het nodig is een plan van verbetering op te stellen. Het plan wordt – indien van toepassing – opgesteld door burgemeester en wethouders.

Derde lid

Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd.