Reglement van orde van de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalre;

gelet op artikel 12 van de Verordening op de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre;

besluit bekend te maken het volgende algemeen besluit van algemene strekking:

Reglement van orde van de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre

Algemene bepalingen

Artikel 1 Definities

In dit reglement wordt verstaan onder:

• commissie: gemeentelijke adviescommissie als bedoeld in artikel 17.9 van de wet, genaamd de ‘Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre’;

• cultureel erfgoed: als bedoeld in artikel 1.1 van de Omgevingswet: monumenten, archeologische monumenten, stads- en dorpsgezichten, cultuurlandschappen en, voor zover dat voorwerp is of kan zijn van een evenwichtige toedeling van functies aan locaties in het omgevingsplan, ander cultureel erfgoed als bedoeld in artikel 1.1 van de Erfgoedwet;

• goede omgevingskwaliteit: hetgeen daaronder wordt verstaan in artikel 1.3 van de wet;

• verordening: de ‘Verordening op de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre’;

• wet: de Omgevingswet;

• advies: het advies conform de taken en werkzaamheden uit artikel 2 van de verordening dat met het oog op het bereiken en in stand houden van een goede omgevingskwaliteit gegeven wordt.

• college: het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalre;

• raad: de raad van de gemeente Waalre;

• reglement: dit reglement van orde van de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre.

Paragraaf 2. De commissie, haar voorzitter en secretaris

Artikel 2 Onafhankelijkheid

• 1. De verantwoordelijkheid voor de organisatie en het functioneren van de commissie ligt bij het uitvoerend orgaan.

• 2. De leden zijn onafhankelijk ten opzichte van het gemeentebestuur en de gemeentelijke organisatie. Er bestaan geen bindingen of relaties op basis waarvan de adviezen over omgevingskwaliteit worden beïnvloed.

• 3. Indien een commissielid in enige vorm betrokken is bij een te beoordelen plan, maakt het lid deze betrokkenheid tijdig kenbaar en wordt het plan behandeld zonder inbreng van het betreffende lid. Zij zijn tijdens de behandeling van en de besluitvorming over het advies niet in de vergadering aanwezig. Van deze formele stap wordt in het advies melding gemaakt.

Artikel 3 De voorzitter van de commissie

• 1. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter alsmede een secretaris.

• 2. De voorzitter is verantwoordelijk voor het functioneren van de commissie en bewaakt de deugdelijkheid van de advisering in brede zin.

• 3. De voorzitter treedt op als gastheer of -vrouw voor de planindieners, ontwerpers en andere bezoekers.

• 4. De voorzitter geeft leiding aan de vergadering en bewaakt de voortgang van de agenda. In discussies draagt hij of zij er zorg voor dat alle commissieleden hun mening voldoende naar voren kunnen brengen. Na de discussie geeft de voorzitter een korte, heldere samenvatting van het uit te brengen advies, als basis voor de schriftelijke uitwerking.

• 5. De voorzitter draagt naast het college van burgemeester en wethouders medeverantwoordelijkheid voor de relatie met een eventuele supervisor, een kwaliteitsteam of een andere adviseur op het gebied van de omgevingskwaliteit.

• 6. De voorzitter organiseert met de commissie een jaarlijkse, inhoudelijke evaluatie van de werkzaamheden en heeft hiertoe tenminste eenmaal per jaar een evaluerend overleg met de portefeuillehouder. De uitkomsten van het evaluatiegesprek worden opgenomen in het jaarverslag van de commissie.

Artikel 4 Het secretariaat van de commissie

• 1. Een van de leden wordt aangewezen als commissiesecretaris, die verzorgt de verslaglegging. De commissiesecretaris wordt daarin indien nodig ondersteund door de ambtelijk secretaris.

• 2. Burgemeester en wethouders wijzen een ambtenaar aan als de ambtelijk secretaris.

• 3. De ambtelijk secretaris ondersteunt de commissie vanuit de ambtelijke organisatie zodanig dat deze optimaal kan functioneren bij de uitoefening van haar taken als onafhankelijk adviesorgaan van het gemeentebestuur.

• 4. De ambtelijk secretaris van de commissie is betrokken bij de inhoud van de beraadslagingen en de kwaliteit van advisering door de commissie.

• 5. De ambtelijk secretaris van de commissie brengt de organisatorische en budgettaire aspecten in beeld en overlegt deze aan burgemeester en wethouders.

• 6. De ambtelijk secretaris van de commissie is aanwezig bij in ieder geval alle fysieke vergaderingen van de commissie en fungeert als dagelijks aanspreekpunt van de commissie.

• 7. De ambtelijk secretaris van de commissie verzorgt in overleg met de voorzitter de agendering van de fysieke vergaderingen en draagt er zorg voor dat de commissie tijdig kan adviseren.

• 8. De ambtelijk secretaris van de commissie maakt de afspraken voor mondelinge toelichtingen, in overleg met de voorzitter.

• 9. De ambtelijk secretaris van de commissie levert desgevraagd gegevens aan voor het jaarverslag van de commissie.

Paragraaf 3. Werkwijze

Artikel 5.1 Werkwijze bij de advisering

• 1. De commissie regelt zelf haar wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen van de verordening en in dit reglement.

• 2. De commissie volgt bij welstandsadvisering in ieder geval het omgevingsplan van rechtswege, c.q. de aanwijzingen van de welstandsnota en beeldkwaliteitplannen. Zij adviseert op basis van daarin genoemde welstandscriteria en aangegeven welstandsniveaus.

• 3. De commissie houdt bij de advisering over monumenten rekening met het plaatsingsbesluit en de in de betreffende redengevende beschrijving genoemde waarden van het betrokken object.

• 4. De commissie houdt bij de advisering over het beschermd dorpsgezicht Loon rekening met de uitwendige cultuurhistorische en/of architectonische waarden van bestaande bebouwing en/of overige cultuurhistorische en landschappelijke waarden.

• 5. De commissie volgt deze werkwijze tot het moment van vaststelling van een nieuwe werkwijze in verband met het opnemen van welstands- en/of erfgoedregels in nieuw vast te stellen (delen van) het omgevingsplan.

• 6. De commissie vergadert tenminste 1 maal per 21 dagen of zo dikwijls als burgemeester en wethouders, dan wel de voorzitter dit nodig oordelen.

• 7. Op voorstel van de voorzitter kan de besluitvorming over zaken plaatsvinden door toezending van een voorstel aan de leden, die daarover schriftelijk hun mening kenbaar kunnen maken, eventueel na digitaal beraad, bijvoorbeeld via Teams.

• 8. De commissie kan zich overeenkomstig artikel 10 van de verordening laten bijstaan door aangewezen ambtenaren of extra adviseurs. Hun deskundigheid wordt gehoord, maar zij hebben geen stemrecht.

• 9. De commissie adviseert het bevoegd gezag over de welstandsaspecten van aanvragen van omgevingsvergunning voor het bouwen. De commissie is hierbij gebonden aan de vastgestelde beleidskaders, zoals de omgevingsvisie, het omgevingsplan (van rechtswege) en de beleidsregels over het uiterlijk van bouwwerken, bedoeld in artikel 4.19 van de Omgevingswet.

• 10. De commissie draagt zorg voor consistente beoordelingen in de verschillende planfasen. Preadviezen worden opgenomen in het dossier. De commissie geeft aan in welke fase en op basis van welke criteria en niveau het plan werd beoordeeld.

Artikel 5.2 De inrichting van het vooroverleg zoals genoemd in artikel 2, tweede lid, onder f

• 1. De commissie voert, alleen onder regie van de gemeente, noodzakelijk geacht vooroverleg met betrokkenen bij de voorbereiding van een initiatief of een aanvraag omgevingsvergunning.

• 2. De commissie regelt zelf haar wijze van werken bij het voeren van vooroverleg, zulks met inachtneming van de verordening en dit reglement.

• 3. De voorzitter zorgt er daarbij voor dat het proces van initiatieven die de zogenoemde ‘Intaketafel’ volgen, niet door vooroverleg bij de commissie wordt verstoord.

• 4. Indien gewenst kan de commissie zich ook bij vooroverleg laten bijstaan door (een) extra adviseur(s). Vooroverleg kan door de commissie worden opgedragen aan een of meerdere van haar leden of een subcommissie. Besprekingen in het kader van vooroverleg worden in dat geval door hen teruggekoppeld met de commissie. Afspraken gemaakt in vooroverleg worden in de regel overgenomen door de commissie, tenzij dermate afwijkend van het geldende beleid en/of het behouden of bereiken van een goede omgevingskwaliteit.

• 5. Vooroverleg vindt plaats binnen de vastgestelde beleidskaders, zoals de omgevingsvisie, het omgevingsplan (van rechtswege) en andere beleidsregels. Als een plan niet binnen deze kaders past, wordt dit in het advies aangegeven.

• 6. De commissie draagt zorg voor consistente beoordelingen in de verschillende planfasen. Preadviezen worden opgenomen in het dossier. De commissie geeft aan in welke fase het plan werd beoordeeld en op basis van welke beleidscriteria de aanvraag voor een omgevingsvergunning uiteindelijk zal worden beoordeeld.

• 7. Van vooroverleg wordt een beknopt verslag met eventueel gemaakte afspraken gemaakt, dat als leidraad kan dienen voor vervolgoverleg en advisering.

• 8. Als een plan tijdens de vooroverlegfase drie keer negatief wordt beoordeeld door de commissie en als er tijdens het proces geen noemenswaardige vooruitgang wordt geconstateerd, zal de commissie het bevoegd gezag adviseren het vooroverleg te beëindigen.

Artikel 5.3 De wijze waarop de agenda openbaar wordt gemaakt en belanghebbenden worden uitgenodigd

• 1. Op de website van de gemeente wordt algemene informatie verstrekt over de commissie, bijvoorbeeld het tijdstip waarop de fysieke vergadering van de commissie plaatsvindt, en waar of bij wie de agenda van de vergadering kan worden ingezien.

• 2. De vergaderingen waarin een of meer adviezen over aanvragen om omgevingsvergunning door of namens de commissie worden vastgesteld, zijn openbaar. De openbaarheid geldt echter niet voor informeel vooroverleg of bij de beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering.

• 3. Zowel initiatiefnemers, ontwerpers als belanghebbenden worden in de gelegenheid gesteld om de behandeling van een initiatief of aanvraag bij te wonen. Wanneer zij bij de behandeling aanwezig willen zijn, kunnen ze dit aangeven bij de aanvraag of rechtstreeks bij de behandelende afdeling van de gemeente. De gemeente zorgt voor een uitnodiging. Indien het een digitale vergadering betreft, zorgt de gemeente voor een link naar de vergadering.

Artikel 5.4 Het vereiste quorum voor een besluitvormende vergadering

• 1. Voor een besluitvormende vergadering over rijksmonumentactiviteiten of eventuele verzoeken over advisering met betrekking tot het aanwijzen van gemeentelijk cultureel erfgoed worden geen besluiten genomen indien er niet minimaal twee commissieleden met monumentendeskundigheid in de vergadering aanwezig is.

• 2. Over omgevingsplanactiviteiten die betrekking hebben op cultureel erfgoed worden geen besluiten genomen indien er niet minimaal twee commissieleden met monumentendeskundigheid in de vergadering aanwezig is.

• 3. Als ten gevolge van het onder lid 1 en/of 2 gestelde een vergadering geen doorgang kan vinden, wordt zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen zeven werkdagen, een vergadering belegd waarbij de commissieleden met monumentendeskundigheid aanwezig kan zijn.

• 4. De voorzitter of zijn plaatsvervanger opent de besluitvormende vergadering op het vastgestelde tijdstip als het voor het quorum vereiste aantal leden aanwezig is. Wanneer ook de plaatsvervangende voorzitter is verhinderd, wijst de commissie tijdens de vergadering een lid als (plaatsvervangend) voorzitter aan.

Artikel 5.5 De vergaderorde en orde van de beraadslaging

• 1. De ambtelijk secretaris van de commissie verzorgt in overleg met de voorzitter, de agendering van de adviesaanvragen.

• 2. De voorzitter vat, na de planbehandeling, de uitkomst van het overleg of de besluitvorming samen en geeft een eindconclusie, besluit of een aanbeveling.

• 3. Alleen indien de voorzitter dit nodig acht op basis van de inbreng van de afzonderlijke leden kan hij/zij besluiten over te gaan tot een hoofdelijke stemming. Bij gelijke stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag.

• 4. Commissieleden, hun eventuele plaatsvervangers of extra adviseurs nemen niet deel aan de beraadslaging en de vaststelling van een advies waarbij zij direct of zijdelings betrokken zijn of zijn geweest uit andere hoofde dan het commissielidmaatschap. Zij zijn tijdens de behandeling van en de besluitvorming over het advies niet in de vergadering aanwezig.

Artikel 5.6 Onderzoek ter plaatse

De commissie stelt een onderzoek ter plaatse in, indien zij van oordeel is dat dit onderzoek redelijkerwijs voor de vervulling van haar taak nodig is.

Artikel 5.7 Toelichting aanvrager/gemachtigde

• 1. Indieners mogen hun plan toelichten, mits dit voorafgaand aan de vergadering kenbaar is gemaakt aan de ambtelijk secretaris van de commissie.

• 2. De mondelinge toelichting kan namens de indiener van een plan gegeven worden door de ontwerper.

• 3. De commissie kan de indiener van een plan uitnodigen voor een mondelinge toelichting.

• 4. De ambtelijk secretaris van de commissie is verantwoordelijk voor de afspraken met betrekking tot mondelinge toelichtingen.

Artikel 5.8 Notulering en dossiervorming

• 1. De ambtelijk secretaris van de commissie belegt de fysieke vergaderingen en zorgt dat de agenda, bij voorkeur drie dagen van te voren wordt verzonden, tezamen met de voor een goede beoordeling noodzakelijke tekeningen, foto’s en verklarende teksten, alsmede het verslag van de vorige vergadering.

• 2. De commissie adviseert schriftelijk en gemotiveerd. Een van de leden zorgt voor de verslaglegging, daarin ondersteund door de ambtelijk secretaris. Het verslag van de beraadslagingen van de commissie kan worden opgevat als de motivering behorend bij het positieve of negatieve advies. Het advies geeft aan op welke toetsingscriteria de beoordeling is gebaseerd.

• 3. Zodra het advies wordt uitgebracht, wordt het advies gevoegd bij de aanvraag voor een omgevingsvergunning.

• 4. Het advies kan worden gecombineerd met suggesties voor beleid of processen. Deze suggesties zijn vrijblijvend en staan duidelijk los van de conclusie van het advies zelf.

• 5. Bij geïntegreerde omgevingskwaliteit- en monumentenadviezen wordt in het advies zichtbaar onderscheid gemaakt tussen de monumentenbeoordeling en de omgevingskwaliteitsbeoordeling.

Artikel 5.9 De wijze waarop de adviezen openbaar worden gemaakt

• 1. De behandeling van plannen door de commissie is openbaar. De openbaarheid geldt zowel voor de beraadslagingen, de beoordeling, als de adviezen. De openbaarheid geldt echter niet voor informeel vooroverleg of bij de beleidsgerichte, opgavegerichte of ontwerpgerichte advisering.

• 2. Indien het bevoegd gezag – al dan niet op verzoek van de aanvrager – een verzoek doet tot niet-openbare behandeling, dan dient het bevoegd gezag daaraan klemmende redenen op grond van artikel 5.1 van de Wet open overheid ten grondslag te leggen.

• 3. (Een gemachtigde van) het college van burgemeester en wethouders en de gemeentesecretaris kunnen de besloten vergaderingen als toehoorder bijwonen.

• 4. Het bevoegd gezag besluit op welke wijze de adviezen van de commissie openbaar worden gemaakt.

Artikel 5.10 Conclusie van een welstandsadvies

Een welstandsadvies kan de volgende conclusies hebben:

• a. Akkoord: Het plan voldoet naar mening van de commissie aan de van toepassing zijnde toetsingscriteria. Dit advies kan worden gecombineerd met suggesties om het plan op een (nog) hoger niveau te tillen. Deze suggesties zijn vrijblijvend en staan los van de conclusie van het advies zelf;

• b. Akkoord, mits…: Het plan voldoet naar mening van de commissie aan de criteria voor monumenten mits voldaan wordt aan een aantal specifieke voorwaarden zoals aanvullend kleur- of archiefonderzoek of onderzoek ter plaatse aan het monument. Een akkoord onder voorwaarden kan alleen wanneer de aanvrager of initiatiefnemer hier schriftelijk mee instemt;

• c. Niet akkoord: Het plan voldoet naar mening van de commissie niet aan de toetsingscriteria. Dit betekent dat ingrijpende wijzigingen in het planconcept of de uitwerking van het ontwerp noodzakelijk zijn. De negatieve beoordeling wordt beargumenteerd op basis van de criteria;

• d. Aanhouden: Het plan kan op basis van de ingediende gegevens (nog) niet (definitief) van een advies, Akkoord of Niet akkoord, worden voorzien. Aanvullingen c.q. toelichting is noodzakelijk.

Artikel 5.11 Toelichting op het advies

• 1. De indiener van een plan kan een mondelinge toelichting vragen op het advies.

• 2. Deze toelichting wordt in eerste instantie gegeven door de ambtelijk secretaris van de commissie.

• 3. Indien de indiener vervolgens een nadere toelichting wenst, kan een afspraak worden gemaakt met de commissie.

Artikel 5.12 De instelling van subcommissies en afdoening onder verantwoordelijkheid van de commissie

• 1. De commissie kan uit haar midden een lid, enkele leden, een subcommissie of subcommissies aanwijzen die onverminderd het bepaalde in artikel 17.9, eerste lid, van de wet, de advisering over een aanvraag om een omgevingsvergunning of over de voorbereiding van een andere beschikking onder verantwoordelijkheid van de commissie uitvoeren.

• 2. De commissie kan dit ook doen wanneer een specifiek initiatief of aanvraag daarom vraagt of wanneer bepaalde deskundigheid gewenst is.

• 3. Bij het aanstellen van een supervisor, een kwaliteitsteam of vergelijkbare planbegeleiders, zullen burgemeester en wethouders zorg dragen voor een heldere taakomschrijving en een goede afstemming tussen de planbegeleider en de commissie. Bij een dispuut voert de adviescommissie omgevingskwaliteit het doorslaggevende woord.

• 4. De voorzitter van de commissie draagt mede zorg voor de afstemming als bedoeld in het derde lid.

• 5. Burgemeester en wethouders geven hierbij in ieder geval aan of de planbegeleider volledig zelfstandig opereert; dan wel in nauwe samenwerking met een lid van de commissie dat bevoegd is te adviseren namens de commissie; dan wel wordt benoemd als lid van de commissie met de bevoegdheid te adviseren namens de commissie.

• 6. Het verantwoordelijke lid of de leden, de subcommissie of subcommissies regelen zelf hun wijze van werken, zulks met inachtneming van de bepalingen genoemd in de verordening en in het reglement.

• 7. De commissie blijft eindverantwoordelijk.

Artikel 5.13 Adviseur

• 1. Indien de aard van een te beoordelen plan dan wel het beleid daartoe aanleiding geeft, kan het college van burgemeester en wethouders op ad hoc of permanente basis specifieke deskundigen als adviseur van de commissie aanstellen zoals op het gebied van archeologie, landschap of elk ander relevant vakgebied of specialisme. Ook gemeentelijke adviseur(s) stedenbouw, monumenten, groen erfgoed of cultuurhistorie kunnen worden ingeschakeld als adviseur.

• 2. De adviseur is geen lid van de commissie, maar wordt voorafgaand aan de beraadslaging in de gelegenheid gesteld zijn of haar visie op het plan te geven. De adviseur neemt eventueel deel aan de beraadslaging maar heeft geen bijdrage in de oordeelsvorming en geen stem in de eindbeoordeling.

Paragraaf 4. Inwerkingtreding en citeertitel

Artikel 6 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1. Dit reglement treedt tegelijk met de Verordening op de gemeentelijke adviescommissie omgevingskwaliteit Waalre in werking.

• 2. Dit reglement van orde kan worden aangehaald als: ‘Reglement van orde van de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Adviescommissie omgevingskwaliteit gemeente Waalre

Waalre, 19 december 2023

De voorzitter, ir. J.A. Couwenberg